Giao tiếp - Communication

Mình mới nghĩ, thế quái nào lúc đó mình lại điền cụm từ này vào CV nhỉ, trong khi chính bản thân mình ở thời điểm hiện tại vẫn còn mơ hồ về nó. Hơn hết, khi mà ai cũng biết giao tiếp là 1 trong 10 kỹ năng quan trọng nhất ở thế kỷ 20, nhưng khi nói sâu hơn về bản chất, phương thức trong giao tiếp thì không ít người ấp úng.

Bạn có giống mình không? Hãy cùng mình bàn về những điều cơ bản nhất của giao tiếp mà ai cũng nghĩ bản thân đã rõ nhưng thực sự ra lại thật mơ hồ.

Giao tiếp về cơ bản là làm sao để truyền đạt thông điệp từ người này sang người khác, từ chỗ này sang chỗ kia.

Với một thế giới đang không ngừng thay đổi, giao tiếp cũng từ đó đa dạng cách thức để giúp con người truyền đạt thông điệp tốt hơn. Hiện tại, có 4 kênh giao tiếp giữa người với người đó là:

Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói: Cách phổ biến nhất, là những cuộc gặp mặt trao đổi, gọi điện, radio, TV, hay những thiết bị thu phát âm thanh khác.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ không lời: Ngôn ngữ hình thể, cử chỉ, phong cách, hành vi.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết: Viết thử, E-mail, báo chí, Internet, mạng xã hội, các kênh truyền thông bằng tin nhắn.

Giao tiếp bằng hình ảnh: Biểu đồ, logo, hình ảnh của thương hiệu hay bất kỳ điều gì nhằm phục vụ mục đích truyền tải thông điệp.

Về cơ bản quá trình giao tiếp bao gồm 2 chiều sau đây:

Nhìn vào đó có thể hiểu được hành trình của thông điệp từ khi được gửi cho đến người nhận, rồi sau đó là phản hồi của người nhận lại cho người gửi thông điệp.

Theo lý thuyết thì càng rườm rà, càng nhiều bước thì càng nhiều rủi ro, đơn giản là yếu tố quan trọng nhất để đạt được mục đích giao tiếp. Ở đây, sẽ có 4 điểm dễ gặp rủi ro nhất có thể làm ảnh hưởng đến mục đích giao tiếp mà chúng ta nên biết.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đó chính là thông điệp, không có thông điệp thì không có giao tiếp. Người gửi thông điệp phải là người hiểu rõ về thông điệp nhất, khi anh hiểu rồi thì phải biết cách diễn đạt, trình bày, cấu trúc sao cho thông điệp đến người nhận một cách dễ hiểu nhất.Trình bày mà không rõ ràng, mạch lạc, theo thứ tự sắp xếp thì sao người nhận có thể hiểu được?

Vấn đề này Đạt gặp nhiều nhất khi trao đổi email công việc với người khác, hồi xưa khi mới đi làm, viết 1 cái email còn không có đầu đuôi, đoạn thì quá dài không ngắt dòng, đoạn thì lủng củng, nói chung là đọc lại email mình viết xong mà không biết vấn đề là gì, lại còn rối rắm khó hiểu nữa. Nhưng khi đọc email của sếp gửi thì lại rất rõ ràng, bố cục từng phần đâu vào đó mà lại rất ngắn gọn để mình có thể bắt đầu vào việc ngay. Điều này, mình học được rất nhiều qua thời gian liên tục thực hiện báo cáo ngày, tuần, tháng khi còn làm việc tại HPEdu.

Điều quan trọng thứ 2 là bước mã hóa và giải mã thông điệp. Đơn giản là nhiều khi bạn bè ngồi nói chuyện với nhau bằng tiếng Việt thôi mà cũng không hiểu được nhau chứ chưa nói đến việc mã hóa và giải mã cho phức tạp. Hay chuyện mấy anh mãi chẳng theo nổi thông điệp sâu xa nằm trong caption của những bức hình mấy chị em hay đăng ảnh thả thính (Mình nghĩ là đọc thôi chứ đừng cố hiểu làm gì cho đau đầu, thích thì Inbox hẹn đi chơi luôn không phải vòng vo). Việc mã hóa và giải mã cần đúng cách thức, đúng người, nhiều khi đúng người rồi nhưng sai cách giải cũng sẽ gây ra hiểu lầm.

Gần đây mình đang xây dựng một cộng đồng về viết lách (Link nhóm https://bom.to/ENMErX), khi chứng kiến những cuộc tranh cãi về những bài viết không cùng quan điểm, mình hiểu rằng người viết bài đã truyền tải thông điệp chưa đến được với người đọc, hoặc là do người đọc chưa giải mã đúng thông điệp của bài viết, từ đó mâu thuẫn xảy ra là điều tất yếu. Trong hoạt động cộng đồng, nếu bạn hiểu vấn đề nằm ở đâu trong việc giao tiếp giữa các thành viên thì có thể giải quyết mâu thuẫn rất đơn giản và êm đẹp.

Điều thứ 3, không kém phần quan trọng chính là kênh giao tiếp, mỗi mục tiêu giao tiếp phù hợp với từng kênh giao tiếp khác nhau của nó. Tại sao mà Email lại là kênh giao tiếp trong công việc tốt nhất, bởi vì nó sinh ra chỉ để phục vụ việc giao tiếp trong khuôn khổ công việc giữa người với người và hạn chế cho việc mất tập trung tối đa của người dùng. Nhưng đôi khi, gặp mặt lại là kênh giao tiếp hiệu quả nhất, tránh được hiểu lầm nhiều nhất. Ví dụ như điều bất thành văn là như chuyện công việc, tình cảm nhớ là phải gặp mặt, không nên gọi điện hay nhắn tin.

Và cuối cùng là người nhận, cá nhân hay đám đông, nam hay nữ, người lớn hay trẻ nhỏ, người yêu hay động nghiệp… Mỗi đối tượng lại có sở thích, tư duy, khả năng tiếp nhận thông tin, thông điệp khác nhau cho nên cần phải linh hoạt và khéo léo trong việc gửi thông điệp.

Vây bạn đã biết “Có kỹ năng giao tiếp” ở đây cụ thể là gì chưa?

Mình sẽ tóm lược lại nhen.

Với mỗi từ khóa bạn hãy tự tìm hiểu về nó nhé.

Sau đây là 3 tuyệt chiêu trình bày hiệu quả cho bạn nào hay phải thuyết trình, trình bày trước người khác:

1. Phương pháp 3I: Sử dụng trong những buổi thảo luận, đối thoại, tư vấn

Issue – Vấn đề: Nêu vấn đề ngắn gọn, dễ hiểu

Illustration – Minh họa: Dùng câu chuyện, hình ảnh, ví dụ minh họa cho người nghe dễ nắm bắt vấn đề

Invitation – Mời tham gia: Đặt câu hỏi cho người nghe

2. Phương pháp 3W: Sử dụng trong những buổi thuyết trình, lớp huấn luyện, giảng dạy (Khá giống với TED Talk)

What? – Vấn đề gì?: Nêu vấn đề

So What? – Rồi sao nữa?: Giải thích vì sao người nghe lại cần biết về điều bạn đang nói để dẫn dắt vấn đề đi xa hơn

Now What? – Rồi bây giờ làm sao?: Cuối cùng, khi người nghe đã được dẫn dắt, đưa ra giải pháp và kết thúc.

3. Phương pháp PSB: Sử dụng vào việc đưa ra giải pháp cho 1 vấn đề, mang tính họp hành, học thuật

Ploblem – Vấn đề: Trình bày vấn đề

Solution – Giải pháp: Đưa ra giải pháp cho vấn đề

Benefit – Lợi ích: Đưa ra lợi ích khi giải quyết vấn đề bằng giải pháp bạn đưa ra.

Cuối cùng, mình muốn nói về 7 chứ C giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn:

Phần này bạn cũng tự tìm hiểu thêm nếu muốn biết vì sao cần như vậy nhé!

Hơn cả, muốn giao tiếp tốt thì phải giao tiếp nhiều, liên tục sửa và hoàn thiện sau mỗi lần chưa làm tốt, không có thực hành thì việc học lý thuyết hoàn toàn vô nghĩa. Với những bạn đã lên đại học, việc chọn những công việc làm thêm về những ngành dịch vụ sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp giữa người với người, nâng cao hơn thì bạn có thể đi làm chăm sóc khách hàng hoặc làm sale. Những lần đầu có thể hơi ngại nhưng càng va chạm nhiều, bạn mới dần cứng cáp và hoàn thiện bản thân để tiếp tục bước đến với những thử thách mới.

Chúc bạn và tôi may mắn trên chặng đường của mình.