Để trở thành một người khéo léo trong giao tiếp

Jim Rohn – nhà diễn thuyết nổi tiếng người Mỹ đã chia sẻ bí quyết thành công rằng “Nếu bạn chỉ giao tiếp, bạn có thể tồn tại. Nhưng nếu bạn giao tiếp khéo léo, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu”.

Tôi được may mắn tiếp xúc với nhiều người rất giỏi về giao tiếp. Hầu hết trong các cuộc hội thoại, tôi để ý thấy họ đều thường đạt được mục đích giao tiếp, hướng đối tác hội thoại tham gia vào cuộc trò chuyện một cách say sưa, thoải mái nhất. Cá nhân tôi, tôi cũng luôn rất thích được nói chuyện với những người như vậy. Tôi tự hỏi, điều gì đã khiến họ được nhiều người yêu quý, thích hợp tác với họ? Sau khi để ý quan sát nhiều một chút, nghiên cứu một số tài liệu về ngữ dụng học, dưới đây là vài chia sẻ nhỏ của tôi. Hy vọng sẽ có ích cho bạn! 

Quy tắc này được áp dụng tốt vào giao tiếp các vấn đề trong công việc. Điều này có nghĩa là trong công việc, muốn có ý kiến về một vấn đề gì đó, chúng ta hãy cố gắng tập trung vào vấn đề sự việc đó, tránh đang bàn đến công việc mà suy luận, đánh giá nhân cách con người. 

Ví dụ như thế này: giao tiếp, ứng xử hướng vào vấn đề sẽ là: “Tôi muốn chúng ta hãy cùng bàn bạc để tìm ra giải pháp khắc phục tình trạng doanh thu của cửa hàng liên tục giảm….”. Còn giao tiếp, ứng xử hướng vào con người sẽ là: “Sự vô trách nhiệm của anh đã làm cho tình trạng doanh thu của cửa hàng giảm liên tục…”. 

Một ví dụ khác như thế này, không phải trong công việc mà là trong mối quan hệ bạn bè. Tôi tìm đến đứa bạn để than thở với nó về chuyện tình yêu tình báo gian nan trắc trở của mình. Hãy tưởng tượng, nếu nó nói: "Tại mày cứ dễ tính như thế nên bồ mày cứ tùy tiện hành động theo ý ổng mà không hỏi ý kiến của mày đấy...Tại mày cứng đầu không chịu nghe lời tao...". Nhưng quả thật là "sự đã rồi", nếu nó cứ chì chiết mãi, thì tôi thực sự sẽ thấy mệt mỏi và chán cuộc đối thoại đến nhường nào. Trong khi thứ tôi cần lúc này là những lời chia sẻ, là được "kể khổ". Vậy nên, nếu bạn tôi nói: "Ừa.. ừa.. tao hiểu rồi... Chắc lúc đó mày tủi thân lắm hả... Rồi mày nói gì với ổng... Rồi ổng trả lời mày sao?..." thì tôi sẽ thoải mái hơn trong cuộc hội thoại rất nhiều. 

Hãy nhớ, hướng vào vấn đề, không hướng vào con người. Hướng vào câu chuyện, đừng hướng vào việc chỉ trích đối phương. 

Trong giao tiếp, lắng nghe mang lại rất nhiều lợi ích: Giúp bạn nắm bắt đầy đủ nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin hơn, đánh giá nội dung thông tin chính xác hơn. Ngoài ra, lắng nghe còn tạo ra sự liên kết giữa các đối tượng giao tiếp. Nó còn giúp bạn khám phá ra những tính cách mới mẻ của đối phương. 

Lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu thuẫn. Bằng sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe, bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng và họ cũng sẽ cởi mở với bạn hơn. Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận thông tin mới, vì thế họ sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh. Thành quả mà họ thu được chính là lòng tin của mọi người, khả năng nắm được thông tin, khả năng cập nhật hóa thông tin và khả năng giải quyết tốt mọi vấn đề.

Hãy tránh sự phân tâm bằng cách đóng cửa lại, tắt điện thoại di động, và tiến gần tới người nói chuyện hơn. Tiếp đến, hãy tìm kiếm thông tin không lời. Thường thì giọng nói, ánh mắt, cử chỉ của đối phương sẽ bộc lộ thông tin nhiều hơn là bằng lời. Nhớ lưu ý những điểm quan trọng, đừng bỏ qua những chi tiết cần thiết. Hãy cố gắng khách quan khi lắng nghe để bạn giảm được ảnh hưởng của cảm xúc khi nghe và kiên nhẫn cho đến khi bạn nghe được toàn bộ thông tin. Ngoài ra, hãy để đối phương biết rằng bạn đang theo dõi cuộc nói chuyện bằng những cái gật đầu, mỉm cười nhẹ,... Nếu đối phương đang kể về một vấn đề gì đó khó khăn, bất cập, bạn có thể nhăn trán, tặc lưỡi,... như một cách thể hiện sự đồng cảm với vấn đề mà họ đang gặp phải. 

Hiểu đối tác giao tiếp là nguyên tắc hết sức quan trọng khi đưa ra phản hồi. Khi phản hồi một ai đó, bạn cần hiểu biết về trình độ, tính cách, tâm trạng… của họ để lựa chọn cách thức phản hồi cho phù hợp. Ví dụ: Khi biết người chúng ta cần phản hồi là người có lòng tự trọng cao, khi phê bình họ cần hết sức khéo léo, tế nhị hay phản hồi người có tính bảo thủ chúng ta không nên tranh cãi… Khi biết đối phương chỉ là đang muốn được bày tỏ những cảm xúc buồn bã của mình, bạn chỉ cần phản hồi bằng cách thể hiện sự đồng cảm, nếu họ không tìm đến bạn để hỏi xin lời khuyên, bạn không cần phải cho họ bất kỳ lời khuyên nào cả. 

Trước khi đưa ra thông tin phản hồi, chúng ta cần xác định rõ mục đích của việc phản hồi. Bên cạnh đó, khi đã quyết định phản hồi, cần phải suy nghĩ kĩ về nội dung phản hồi, cách thức phản hồi, thời gian phản hồi, cảm nhận của người được phản hồi… để phản hồi cho hiệu quả.

Một điều nữa, sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác không tin cậy bạn. Để tạo được lòng tin, hãy cân nhắc những biện pháp sau đây nhằm tạo ra không khí thiện cảm để giúp người ta dễ chấp nhận. Dưới đây là những hướng dẫn đưa ra thông tin phản hồi.

+ Đơn giản hóa những gì bạn muốn nói.
+ Khởi đầu bằng sự tích cực (đa số người ta cần được khích lệ)
+ Cụ thể (tránh nói chung chung)
+ Đưa tới sự thực hiện có thể thay đổi được (hãy nhớ: người ta có thể thay đổi tư thế của họ chứ không thay đổi được chiều cao). Nên đừng đưa ra những thứ phi thực tế.
+ Đưa ra sự lựa chọn (thông tin phản hồi tiêu cực cũng chấp nhận được nhưng chỉ khi có kèm theo gợi ý khắc phục).
+ Đưa ra thông tin phản hồi kịp thời, đúng thời điểm. 

Một cuộc giao tiếp hiệu quả chính là những đường thẳng cắt nhau tại những điểm giao thích hợp. Đừng bao giờ biến cuộc giao tiếp thành hai đường thẳng song song không tìm được điểm chung.

Hãy bắt đầu cuộc giao tiếp bằng một điểm chung nào đó, chẳng hạn như nghề nghiệp, quan điểm sống, sở thích, âm nhạc,… Việc bắt đầu cuộc trò chuyện từ điểm chung của cả hai sẽ là cơ sở để cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và thành công tốt đẹp.

 Bạn luôn có ít nhất một điểm chung với hầu hết mọi người, thậm chí là cả những điểm nhỏ nhất. Tìm ra được một lĩnh vực mà bạn có thể kết nối với mọi người là điều vô cùng quan trọng. Chính sự kết nối này có thể làm cuộc nói chuyện trở nên thoải mái và thân thiết hơn khi bạn đang giao tiếp với một ai đó.

Nhỏ bạn tôi đã rất thành công với việc kết nối với mẹ người yêu trong lần đầu ra mắt. Hỏi thăm đôi ba điều, nó biết được mẹ người yêu rất giỏi uống bia. Thế là nó gợi gợi để bác gái kể về thời son trẻ oanh liệt của mình. Và bác gái "kết" đứa con dâu này luôn vì nhỏ bạn tôi cũng uống bia khá là giỏi. Xong chuyện nhậu, hai bác cháu lấn sang vấn đề "kể xấu" người yêu nó. Người yêu bạn tôi thì có tật ở dơ, ngủ nướng. Đấy, cứ chăm vào đấy, người tung người hứng, vậy là bác cháu bắt sóng nhau nhanh như chớp luôn. Nếu bạn chọn liên kết với phụ huynh người yêu bằng cách "kể xấu" người yêu, hãy chọn "tính xấu" nào đáng yêu một chút, không quá là nghiêm trọng, chính phụ huynh cũng không thích tính đó ở người yêu thì hẵng thực hành phương pháp này. Thường là bác gái sẽ mở màn trước, nếu bạn thấy bác gái có kể xấu người yêu, thì hãy bám vào đó, mở rộng câu chuyện. Chứ khơi khơi mà kể xấu con trai người ta thì nguy hiểm lắm. Lưu ý thái độ của phụ huynh cũng như ngôn từ mà bạn dùng. Nếu thấy người ta không vui khi con trai người ta bị chê thì phải đổi chủ đề ngay. 

Ai cũng thích được khen, đặc biệt là khen những điểm mạnh, điểm tốt của mình. Khi nhận được lời khen, đặc biệt những lời khen chân thành thì ai cũng vui, cũng thích, cũng cảm mến người trao tặng lời khen. Hãy gieo vào lòng họ niềm tin vào khả năng, sự cố gắng và những thành tích của họ. Lời khen là một xúc tác tinh thần khích lệ người ta vươn lên trong cuộc sống. Trái lại, sự chê bai không tế nhị làm cho người ta nhụt chí khi gặp những khó khăn trở ngại. Khen những khả năng, sự gắng sức và tiến bộ của người ta là thừa nhận tài năng của người ta, làm cho họ phấn chấn, tự tin vào sự cố gắng vươn lên của mình. Tất nhiên không phải chúng ta chỉ có khen, mà không phê bình, chỉ trích những khuyết điểm mà người khác mắc phải. Vấn đề là phê bình như thế nào để người ta dễ tiếp nhận, tiếp nhận một cách vui vẻ, không trách oán gì ta. Và chỉ khi đó, sự phê bình, khiển trách của ta mới có giá trị làm thay đổi hành vi, nếp nghĩ của người khác. Trên thực tế, có những khi sự phê bình nhắc nhở không cần nói ra bằng lời, mà chỉ cần cái nhìn, một thái độ, một cử chỉ cũng có sức mạnh làm chuyển biến người khác.

Một vấn đề cần lưu tâm là mọi lời khen phải thực tâm tự đáy lòng phát ra, và hoàn toàn không vụ lợi. Hãy nhớ, người được khen đủ sáng suốt để biết đâu là lời thật lòng, đâu là lời giả dối đó. 

Ví dụ như thế này, bạn hẹn hò với một chàng trai trong buổi đầu. Rõ ràng anh ấy không có gương mặt nam thần và cơ bắp không vạm vỡ mà bạn khen "anh đẹp trai quá" thì đúng là dối lòng dối người. Vậy thì, hãy quan sát trang phục, phụ kiện đi kèm của anh ấy. Tuy nhiên, khen quần áo phụ kiện cũng cần để ý một chút. Bạn muốn khen cái áo sơ mi ảnh mặc, hãy cẩn thận, vì khen không khéo sẽ thành bạn khen cái áo chứ không phải khen anh ấy. Hãy khen phong cách của anh ấy, khả năng lựa chọn trang phục của anh ấy. Một cách khen khác nữa, hãy khen về một lĩnh vực thành tựu của anh ấy. Bạn có thể tìm ra điểm mạnh của anh ấy, ví dụ như ảnh chơi đàn rất hay/ ảnh chụp hình rất "nghệ"/ ảnh giỏi thể thao/ ảnh am hiểu về các thiết bị điện tử,... Nhớ rằng, đừng nên là một lời khen như muôn lời khen: "Ồ, anh chơi đàn hay quá!". Biết sao không, lời khen đó anh ấy chắc chắn đã nghe nó đến nhàm chán lắm rồi. Hãy đầu tư thêm một chút xíu để lời khen có chất lượng hơn. Bạn biết rằng để có thể chơi đàn điêu luyện như hôm nay, anh ấy đã phải tốn rất nhiều thời gian để tập luyện, đã trải qua quá trình thực hành rất gian khổ. Vậy thì hãy khen tính kỷ luật của anh ấy, thể hiện sự ngưỡng mộ thật sự của bạn về đức tính bền bỉ và phẩm chất tuyệt vời: "Để chơi đàn xịn được như vầy chắc là anh phải luyện tập nhiều lắm phải không anh. Em khâm phục tinh thần kỷ luật của anh quá!". 

Với phụ nữ, những người yêu bằng tai thì lại càng thích được khen. Tôi thấy khen phụ nữ thì dễ hơn khen đàn ông nhiều. Vẫn nguyên tắc đặt lên hàng đầu là đừng khen giả tạo, người ta mập mà nói người ta gầy, người ta mặt mụn mà bảo da đẹp. Hãy tìm ra "điểm sáng" về ngoại hình, tính cách của người ấy. 

Nếu bạn là nữ, thì cứ thoải mái: "Tóc chị/em đẹp quá, kiểu này đang là hot trend à nghen, chỉ chỗ cho em/chị bữa nào ghé làm tóc với". Nếu bạn là nam, có thể khen như thế này: "Kiểu tóc này hợp với em quá, nhìn dễ thương lắm". Nếu chị em phụ nữ với nhau, khen tôi đẹp thì tôi thấy bình thường nhưng không hiểu sao, khi giao tiếp với phái nam thì, cá nhân tôi thích được khen "dễ thương" hơn là khen "đẹp". Nếu một người nam khen tôi: "Em rất đẹp" (dù biết đó là lời khen đúng sự thật ^^), nhưng lạ lùng là tôi vẫn thấy nó sáo rỗng và kì cục. Vậy nên, nếu được khen "đáng yêu, dễ thương" thì tôi lại thích hơn. Một vài người bạn nữ của tôi cũng chung cảm nhận ấy. Vậy nên, các anh có thể khen như này: "Em có cái đồng điếu rất duyên!", "Em chọn màu của bộ váy này nhẹ nhàng thanh thoát quá!", "Giọng em ngọt ngào lắm!", "Anh cảm thấy em nói chuyện rất dễ thương và vui tính, chắc em có nhiều bạn lắm phải không". 

Đến chơi nhà người yêu thì hãy quan sát kỹ một xíu, tìm ra điểm nào đó. Nói chuyện với người lớn thì nên đầu tư hơn một chút. Nói vừa đủ thôi nhưng mà nói câu nào "ăn điểm" câu đó nha. Bạn có thể nói với mẹ người yêu: "Con để ý thấy mấy bình hoa nhà mình kiểu dáng sang, hoa văn sắc sảo quá. Là cô lựa kiểu hả cô?". Hoặc là: "Trà tía tô này lần đầu con uống luôn đó cô. Cô làm ngon quá ạ. Cô chỉ con cách pha để vài bữa con về nhà, thực hành liền cho bố mẹ con uống thử được không cô?". Nếu mẹ người yêu đãi món ăn nào bạn thấy cực kỳ ngon luôn, hãy hỏi công thức, rồi nói: "Hôm nay nhờ cô chỉ mà con biết bí quyết cho món này rồi. Mai mốt con về nhà làm thử chắc bố mẹ con bất ngờ với tài năng của con gái lắm luôn!". 

Tôi sẽ kết thúc bài này bằng một câu chuyện:

Vào những năm 1920, Tổng thống Hoa Kỳ Calvin Coolidge phát hiện ra rằng, tuy thư ký của ông rất xinh đẹp nhưng năng lực làm việc lại chưa hoàn hảo, thường phạm sai lầm.
Một buổi sáng, khi thư ký bước vào văn phòng, ông đã nói: “Quần áo của cô hôm nay thật đẹp, rất phù hợp với một người trẻ trung và xinh đẹp như cô.”
Nữ thư ký nghe vậy rất vui.
Calvin Coolidge tiếp tục nói, “Và tôi tin rằng công việc mà cô xử lý cũng có thể xinh đẹp như cô vậy.”
Kể từ ngày hôm đó, công tác của nữ thư ký đã đạt hiệu quả cao hơn hẳn.
Phương pháp này được gọi là “Quy tắc sandwich”: Nếu chúng ta kẹp nội dung phê bình vào giữa sự khẳng định và kỳ vọng, người bị phê bình sẽ tiếp nhận vấn đề trong tâm trạng vui vẻ và thành khẩn thay đổi hơn hẳn.

 Trên đây là vài bí kíp nho nhỏ mà tôi gom nhặt được. Nếu bạn có bí kíp nào nữa, hãy bổ sung cho tôi học hỏi với nhé!