Gen Z ngày nay phải đối mặt với quá nhiều áp lực. Chúng ta đang ngày càng có nhiều thứ công việc, trách nhiệm hơn, không chỉ đơn thuần là việc học hành như ngày trước nữa. Việc này, ngoài những mặt tích cực ra, còn tạo ra tâm lý "bận". Lúc nào cũng bận, lúc nào cũng có deadline treo lơ lửng. Thời còn đi học đại học, lúc nào mình cũng có cảm giác căng như dây đàn vì có quá nhiều tasks bổ xuống đầu mà không biết phân bổ thế nào cho hợp lý. Kết quả là với gen Z tụi mình, việc thức đêm chạy deadline bù đã là 1 cái gì đó quá là bình thường thời sinh viên rồi.
Đó là 1 điều không hề tốt khi bước và môi trường làm việc công sở. Công việc văn phòng không có những kỳ nghỉ hè, nghĩ cuối kỳ để bạn xả stress. Việc lúc nào cũng phải căng như dây đàn chạy deadline, đặc biệt là những bạn làm truyền thông/marketing, trong một thời gian dài, rất dễ tạo ra tâm lý kiệt sức, chán nản, mệt mỏi, và cuối cùng là nghỉ việc.
Tin mình đi, mình cũng đều đã trải qua những áp lực này rồi. Chính những áp lực này chính là lý do mình muốn giới thiệu các bạn phương pháp Getting Things Done - GTD, một phương pháp quản lý luồng công việc thế hệ mới vô cùng hiệu quả.
Vì sao bạn nên quản lý công việc theo phương pháp GTD - Getting Things Done
1. Vì não bạn ngu hơn bạn nghĩ
Sự thật phũ phàng: bộ não con người, dù cực kỳ phức tạp và tinh vi, lại không được sinh ra để ghi nhớ mọi thứ. Đặc biệt khi mạng xã hội đang ngày càng trở nên phổ biến, thông tin chúng ta nhận vào trong 1 ngày là quá nhiều, khả năng tập trung của con người bị giảm xuống, càng khiến cho việc ghi nhớ những công việc cần làm giảm đi.
Chính vì vậy, để làm việc hiệu quả hơn chúng cần có một "bộ não thứ hai" làm công việc nhắc nhở chúng ta về những đầu việc cần làm.
Việc viết ra những thứ cần làm là một phương pháp không hề mới. Các triết gia, nhà trí thức thời xưa thường xuyên có một quyển sổ bên người để ghi chép lại những việc cần làm, những ý tưởng trong đầu. Trong thời đại số ngày này, việc giữ một cuốn sổ vẫn là một phương pháp ghi nhớ hiệu quả với nhiều người.
Bạn mình là đứa cực kỳ thích dùng sổ tay để ghi chú
Tất nhiên, phương pháp GTD mà mình sắp giới thiệu với các bạn vẫn có thể áp dụng chỉ với một cuốn sổ mà thôi. Nhưng, sự ra đời của smartphone và các thiết bị công nghệ đã thực sự cất cánh cho phương pháp này, khiến việc áp dụng GTD trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
2. Vì cuộc sống đang diễn ra với một tốc độ quá nhanh
Ngày trước, anh sếp cũ của mình đã chỉ cho mình cách này: mỗi buổi sáng khi đi làm, em hãy viết hết ra những công việc mà em phải làm trong ngày hôm ấy, sau đó, cứ làm theo thôi.
Đây là một phương pháp đơn giản và cực kỳ phổ biến. Đặc biệt là trong môi trường công sở truyền thống, khi mà các công việc của bạn có thể làm xong trong ngày. Tuy nhiên, trong các môi trường năng động hơn, mọi việc sẽ trở nên phức tạp hơn. Bạn sẽ có nhiều task cần thực hiện dài ngày, hay những công việc deadline bất chợt mà sếp giao. Trong trường hợp này, nhiều khả năng, các công việc mà bạn dự tính ban đầu sẽ không như kế hoạch. Và như 1 hệ quả tất yếu, bạn sẽ rất dễ nản khi nhìn vào 1 đống tasks chưa được hoàn thành cuối ngày. Lại còn nản hơn khi 1 đống tasks ấy kèm theo những due date cụ thể dài dằng đặc.
Cách sắp xếp các công việc cố định theo ngày không còn phù hợp với nhịp sống hiện đại
Phương pháp GTD giải quyết vấn đề này bằng 1 hệ thống kết hợp những tasks cố định theo lịch biểu, và những tasks linh động hơn, để bạn thoải mái làm những tasks này trong một ngày mà không cảm thấy gấp gáp.
3. Vì bạn không nên bị kiệt sức vì công việc
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân chính là nỗi trăn trở của thế hệ trẻ ngày nay. Khi mà bạn quá tập trung cho công việc, sẽ rất dễ để chúng ta lãng quên đi chăm sóc cho bản thân. Ăn uống không điều độ khi chạy event là một ví dụ cụ thể nhất. Hay thức khuya để chạy deadline và sáng dậy uể oải không đi học, đi làm đúng giờ được cũng là một ví dụ điển hình. Điều này không phải là một điều gì đấy quá tệ nếu nó chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn (khi bạn đã chạy nước rút cho 1 dự án, hay ra mắt sản phẩm mới), nhưng về lâu về dài, nó hoàn toàn có những hệ quả vô cùng nghiêm trọng. Ăn uống ngủ nghỉ không điều độ là nguyên nhân chính khiến cho những bệnh về viêm loét dạ dày đang ngày càng có dấu hiệu trẻ hoá. Theo Hội khoa học Tiêu hóa, tại Việt Nam có tới 26% dân số mắc bệnh viêm loét dạ dày tá tràng. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân? Có thể không cơ chứ?
Dĩ nhiên, khi sức khoẻ bị ảnh hưởng, thì chất lượng công việc của bạn cũng sẽ đi xuống 1 cách chóng mặt.
Phương pháp GTD, khác với các phương pháp khác, đòi hỏi bạn kiểm soát toàn bộ những khía cạnh của cuộc sống, từ đó giúp công việc của bạn suôn sẻ và thoải mái hơn, không còn cảm giác bị vội vội nữa. Bạn lúc nào cũng biết được là tại thời điểm này, trong bối cảnh này, mình có những tasks gì cần làm và bao giờ cần làm đến nó.
Làm thế nào để quản lý công việc theo phương pháp GTD - Getting Things Done
Phương pháp GTD hoạt động theo một nguyên tắc rất đơn giản: não của bạn, như đã nói ở trên, không dành cho việc ghi nhớ. Vậy nên hãy giải phóng não bộ của bản thân khỏi công việc ghi nhớ. Phương pháp GTD khuyến khích mọi người lưu trữ những công việc cần làm (cả cá nhân và nghề nghiệp) ra khỏi đầu bạn. Hay như David Allen mô tả, "hãy lưu trữ nó trong một bộ não thứ hai".
"Bộ não thứ hai" này có thể là một thứ đơn giản như một quyển sổ nhỏ, ghi chép lại các công việc hàng ngày. Nó cũng có thể là những ứng dụng tạo to-do list trên máy tính và điện thoại như là Todoist, Notion, hay Tick Tick.
Cơ mà nghe đến đây thì vẫn thường quá nhỉ 🤔 Mình cá là nhiều bạn cũng đã từng thử viết ra những việc mình cần làm, cố gắng làm theo, và bỏ cuộc sau một thời gian ngắn.
Vậy điều gì khiến phương pháp GTD nổi bật hơn những phương pháp khác?
Đó nằm ở việc cách hoạt động của phương pháp này rất hợp rơ với cách não bộ chúng ta tư duy. David Allen đã mổ xẻ chúng ra thành 5 bước:
CaptureClarifyOrganizeReflect/ReviewEngage
Rồi, giờ thì hãy phân tích bước một nhé:
1. Capture (everything) - Nắm bắt mọi thứ
Hãy viết hết MỌI THỨ xuống quyển sổ/ứng dụng nhắc việc mà bạn sử dụng. Và hãy nhớ làm nó THƯỜNG XUYÊN. Bất kỳ khi nào bạn có một ý tưởng gì, dù hay ho hay tệ hại đến đâu, việc đầu tiên cần làm, là viết chúng ra. Đừng nghĩ ngợi nhiều. Đừng băn khoăn là mình sẽ làm gì với nó, hãy cứ viết đã. Bạn hãy đảm bảo việc lưu trữ này càng nhanh gọn, càng tức thì, càng thường xuyên, thì càng tốt.
Một tập hợp bừa bộn những thứ mà mình ghi lại nhanh trong ngày
Đây chính là điểm nổi bật nhất của phương pháp GTD. Chúng ta có sự phân định rất rõ ràng giữa việc nắm bắt, và phân loại thông tin. Với những phương pháp khác, chúng vốn thường đòi hỏi bạn thu thập và phân loại công việc ngay tại thời điểm đó, khiến cho chúng ta có tâm lý ngại làm, "để sau cũng được". Phương pháp GTD giảm thiểu việc "ngại" của não bộ bằng cách thúc đẩy người học ghi lại mọi thứ ngay tại thời điểm vừa nghĩ ra, sau đó rồi mới phân loại, khiến cho việc ghi lại mọi thứ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều. Kết quả là bạn sẽ có động lực tiếp tục duy trì hệ thống hơn, dần dần khiến cho việc ghi chép nhanh lại những việc cần làm như là một phần trong cuộc sống của mình vậy.
David Allen gọi nơi lưu giữ tất cả những đầu việc bừa bộn này là hòm Inbox. Trong lần đầu áp dụng phương pháp GTD này, hãy dành ra 10 phút để mind-sweep, tức là viết hết mọi thứ mà bạn cần phải làm bây giờ vào hòm Inbox này. Từ những thứ nhỏ nhất đến thứ lớn lao hơn, cứ viết hết ra. Bạn sẽ nhận thấy là sẽ có những thứ mà mình đã bỏ quên đâu đấy từ rất là lâu rồi tự nhiên trồi lên.
Sau đó, hãy cố gắng duy trì việc ghi chép các công việc của bản thân lại ngay khi mình vừa mới được giao/mới nhận ra cần phải làm vào hòm Inbox. Như mình đã nhắc đi nhắc lại ở trên, đừng cố suy nghĩ xem mình sẽ làm gì với nó, hãy cứ viết thôi.
2. Clarify - Làm rõ các đầu việc
Tất nhiên, tất cả những đầu việc ở bước một sẽ không ở yên trong hòm Inbox của bạn mãi mãi. Khi bạn rảnh rang, hãy tiến đến bước thứ 2: dọn dẹp hòm Inbox của bản thân. Việc mà bạn cần làm bây giờ là làm rõ những đầu việc ở bước 1 theo các tiêu chí sau:
Nếu công việc đó có thể làm nhanh trong vòng 2 phút, hãy làm nóNếu công việc đó có thể nhờ người khác, giao họ làm giúp công việc của bạnNếu đây không phải là 1 đầu việc mà là một file tài liệu, một mẩu thông tin → chuyển nó đến nơi bạn lưu trữ tài liệuNếu công việc đó có deadline, đặt lịch cho nóNếu công việc đó không còn cần thiết nữa/bạn đã làm rồi, xoá nó điNếu công việc đó có nhiều bước, tạo hẳn một project và xác định rõ những bước cần phải làm là gìNếu công việc đó chỉ cần 1 bước và bạn không cần thực hiện nó quá gấp, cho nó vào danh sách "next action"
Thứ mà mình cực kỳ tâm đắc ở bước này, chính là việc bạn không nhất thiết phải đặt due date cho mọi thứ. Các task có due date là những việc được fix cứng, còn những task ở next action là những việc linh động hơn, nó không đến nỗi gấp lắm thì bạn có thể làm bất cứ khi nào rảnh. Đây là một cách tiếp cận linh hoạt, giúp cho chúng ta có một cảm giác đỡ bị nản trí khi nhìn vào đống task list dài dằng dặc mà mình cần hoàn thành.
Chả hạn như việc bạn có 1 cái deadline viết bài vào thứ 5. Đây là việc có nhiều bước, vậy nên, đây sẽ là một project, với nhiều task nhỏ, trong đó nộp bài viết được đặt due date vào thứ 5. Mình đặt các next action là viết mở bài và nghiên cứu thông tin cho bài viết. Vậy nên khi thứ 2, khá rảnh rỗi (vì mình đâu có 1 đống due date cụ thể và kỹ càng đâu), mình có thể ngồi làm công việc này trước luôn.
Một điểm lưu ý nữa ở giai đoạn này là các đầu việc sau khi được xử lý thì phải đạt đủ 2 tiêu chí: cụ thể, và là một hành động. Chả hạn như đầu việc "kem tươi vị chocolate & chip" là hoàn toàn ok ở giai đoạn Capture, nhưng khi bạn ở giai đoạn Clarify, nó phải trở thành "mua kem tươi vị chocolate & chip" khi đi siêu thị, giá 200k"
3. Organize - Sắp xếp các công việc
Mình thường làm bước 2 đi kèm với bước 3 luôn. Sau khi bạn đã hiểu được bạn cần làm gì, bước tiếp theo sẽ là phân loại chúng vào từng mảng khác nhau trong hệ thống ghi chú của bạn
Project cá nhân của mình gồm nhiều project nhỏ linh động
Mình tránh việc tổ chức công việc theo kiểu "phòng ban", tức là theo những nhiệm vụ thường được nêu ra trong JD. Bản thân mình đã từng thử quản lý theo cách này rồi và nhận thấy rằng, cách làm này không hề hiệu quả. Nó thiếu đi sự linh động cần có khi chúng ta làm việc thực tế.
Sau đó, bạn có thể gắn kèm những công việc này bằng các hashtag mô tả bối cảnh cụ thể mà bạn sẽ làm với từng công việc. Chả hạn như "on the road" sẽ chỉ những công việc như mua sắm, rút tiền, đổ xăng, "waiting for" là những công việc mà bạn đang đợi người khác làm xong, "ask" là những điều mà bạn cần hỏi người khác trước khi bắt tay vào làm việc gì, "read/review" là những việc mà bạn cần đọc qua để duyệt, hiểu rõ hơn.
4. Reflect/Review - Đánh giá hiệu quả
“If you’re not doing a review, you’re not doing GTD.” – David Allen
Đây là một công việc rất là quan trọng. Không có một hệ thống nào hoạt động hoàn hảo cả và nhiều lúc, danh sách công việc của bạn sẽ không theo kịp tiến độ công việc của chính bản thân bạn. Chính vì vậy, mục review được sinh ra là để bắt kịp tiến độ công việc, củng cố lại những lỗ hổng xuất hiện trong suốt một tuần làm việc.
Template Weekly Review lấy trên mạng về :v
Và để biến việc này trở thành một thói quen, David Allen cũng khuyên chúng ta rằng nên dành ra khoảng 1-2 tiếng cố định mỗi cuối tuần để thực hiện hoạt động review này. Hãy thực sự chú ý đến nó, giành thời gian để nghĩ xem trong tuần vừa qua bạn đã làm được những gì, còn những gì đang giang dở, công việc nào đang làm chậm tiến độ của bạn, etc., Sau đó, hãy dành thời gian lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Đặc biệt, hãy dành thời gian để lên lịch cho những đầu việc cố định, như lịch họp, lịch đi chơi, lịch đi xem phim etc., và sắp xếp những công việc còn lại (trong danh sách next action của bản thân) xoay quanh những công việc trên lịch biểu đó.
5. Engage - Thực thi
Tất cả những thứ mình vừa kể ở trên, tất cả những hệ thống phức tạp mà mình xây dựng cho chính bản thân mình, cuối cùng cũng chỉ để nhằm 1 mục đích: làm việc hiệu quả hơn, trong cả công việc và cuộc sống
Nếu bạn làm theo những bước mình vừa kể trên, thì khá chắc kèo là bạn cũng đã nắm bắt được những công việc mà mình cần làm trong những tình huống cụ thể là gì rồi. Bạn có thể xem những công việc của mình theo những danh sách mà mình đã từng phân loại trước đó ở bước 3.
Chẳng hạn như mình thường duy trì hai danh sách công việc, một là những danh sách những thứ mình cần làm trong ngày hôm ấy + danh sách next action của bản thân trên công ty, và một danh sách tương tự cho các công việc cá nhân. Trong danh sách việc trên công ty, mỗi ngày, mình sẽ chọn ra một công việc, khoai nhất, khó khăn nhất và thực hiện nó ngay buổi sáng ngày hôm ấy. Bạn cũng có thể tự do sáng tạo cách tiếp cận này theo nhiều hướng khác nhau, sao cho mỗi danh sách công việc nó ứng với từng môi trường, hoàn cảnh cụ thể của bản thân trong một ngày.
Một mẹo nhỏ là hãy cố gắng tạo thành thói quen mỗi khi làm xong một task nào đó, hãy đánh dấu hoàn thành và check xem công việc cần làm sắp tới là gì ngay lúc đó. Cảm giác tích hoàn thành 1 task nào đó sướng lắm mọi người ạ, nó sẽ giúp anh em có rất nhiều động lực để tiếp tục áp dụng GTD vào trong cuộc sống.
Dùng công cụ gì để quản lý bản thân theo phương pháp GTD - Getting Things Done một cách hiệu quả?
Lý thuyết mà nói, phương pháp GTD hoàn toàn có thể thực hiện được chỉ bằng một vài tập tài liệu và một cuốn sổ tay nhỏ. Tuy nhiên, do hầu hết công việc ngày nay đều được thực hiện và quản lý online, một ứng dụng kỹ thuật số sẽ là lựa chọn phù hợp hơn với hầu hết mọi người. Có rất nhiều ứng dụng nhắc việc giúp chúng ta quản lý công việc theo phương pháp GTD này.
Bản thân mình đang sử dụng hoàn thiện hệ thống GTD cho bản thân và đang sử dụng Todoist. Bạn có thể dùng luôn ứng dụng này giống mình. Ứng dụng này có bản Free lẫn bản Pro. Theo mình thì khi mới bắt đầu, bản Free cũng khá là đầy đủ tính năng rồi. Tuy nhiên, anh em nào thực sự nghiêm túc thì có thể upgrade lên bản Pro, link giới thiệu ở bên dưới để nhận thêm 2 tháng sử dụng bản Pro miễn phí nhé ;)
Ngoài ra Todoist ra, dạo gần đây, mình thấy Notion đang khá làm hot trong như một ứng dụng all-in-one, take note lẫn quản lý công việc. Anh em dạo một vòng sẽ thấy rất nhiều Youtuber giới thiệu về Notion. Đây là một ứng dụng gần như là free với nhu cầu cá nhân, Notion chủ yếu tính phí với các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm, vậy nên anh em dùng thoải mái đi 🙂 Bản thân mình thì cũng đã dùng thử Notion theo phương pháp GTD rồi, nhưng do app trên điện thoại Android cùi quá (không đáp ứng được nhu cầu capture của bản thân) nên đã đào tẩu sang Todoist.
Một thời mê mẩn Notion do bị mấy anh Youtuber thuốc 🥲
Mình cũng sẽ để một vài ứng dụng khác ở đây để anh em xem thêm nhiều lựa chọn nhé. Mình sẽ không liệt kê ra 2 ứng dụng Microsoft To Do với cả Google Tasks đâu các bạn nhé, chúng không đủ linh động để bạn có thể xây dựng hệ thống nhắc việc GTD hiệu quả (thà anh em chuyển qua dùng giấy bút còn OK hơn)
Một ứng dụng có giá lên đến $80 nếu anh em muốn mua toàn bộ, chỉ dùng được trên những thiết bị của Apple mà thôi. Thượng đẳng vl 🙂 Tất nhiên là mình không dạy nhà giàu cách tiêu tiền, và rõ ràng là có lý do khi mà Things 3 vẫn được rất nhiều người yêu thích... cơ mà mình dùng điện thoại Android.
Một ứng dụng khác, cũng đắt và thượng đẳng không kém Things 3 là Omnifocus. Đây là ứng dụng được chính tác giả David Allen. Nó có giá $100 cho bản dành cho macOS. Nếu bạn muốn dùng cả bản cho điện thoại lẫn laptop thì có thể trả theo tháng, giá là $10. Đúng là đồ xịn thì bao giờ cũng đắt đỏ.
Sếp mình dùng app này và vẫn đều đặn cống cho nó $40 một năm, trong suốt 6 năm gì đó. Chắc là cũng khá là ngon.
Đôi lời cuối về GTD - Getting Things Done
Biết cách học, biết cách làm là một kỹ năng mà bạn thực sự phải học đó. Mình cũng mới chỉ là một đứa mới chập chững áp dụng phương pháp GTD này để làm việc hiệu quả hơn mà thôi, anh em còn có mẹo để tăng hiệu quả công việc hơn không? Comment bên dưới nhé.
