Kiểm Toán 101: Bộ kỹ năng của bạn đã hoàn chỉnh chưa? (phần 1)

Trong rất nhiều câu hỏi mình nhận được liên quan đến nghề kiểm toán, ngoài những câu hỏi về kiến thức, về con đường/cơ hội nghề nghiệp, có một chùm các câu hỏi liên quan đến kỹ năng mà một kiểm toán viên cần có. Trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ nói về bộ kỹ năng mà những kiểm toán viên mới vào nghề hoặc những kiểm toán viên đã làm được 1,2 năm nên có. Có 1 điểm mình cũng nhấn mạnh rằng vì đây là kỹ năng nên bạn hoàn toàn có thể học và rèn luyện được nếu bạn chú tâm và dành đủ thời gian để rèn luyện.

Trong các series bài viết trước của mình, đâu đó mình đã nhắc về bộ kỹ năng này. Một lần nữa mình nhấn mạnh về tầm quan trọng của các công cụ này trong kiểm toán, cụ thể như sau:

a. Excel: khi đi làm kiểm toán, công việc chính của bạn là thu thập các bằng chứng kiểm toán để phục vụ cho việc đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính của khách hàng. Khi thu thập xong, bạn cần trình bày các thu thập của mình dưới dạng excel file (gọi là working paper) để trưởng nhóm/trưởng phòng review (một nguyên tắc quan trọng của kiểm toán là No documentation, no work done - ý là làm xong mà không có file thể hiện ra thì coi như là không làm). 90% các working paper sẽ được thể hiện dưới dạng excel, trong đó mỗi file cũng cỡ khoảng 5-7 sheets liên kết các số liệu với nhau, chưa kể việc kiểm toán viên đôi khi phải thực hiện các thủ tục tính toán lại để so giữa số mình tính có khác gì số khách hàng tính không. Nên excel là kỹ năng phải nắm vững để thực hiện những công việc căn bản này. Nếu bạn được 1 hôm đi thăm quan văn phòng của một công ty kiểm toán, sẽ thấy mọi người làm trên excel như múa luôn. Mình vẫn nhớ ngày xưa được dùng con Thinkpad T430, với quả bàn phím siêu chất của nó, nhiều khi tay mình thao tác xong mà máy còn chưa tính xong. Cũng là mình của 3 năm trước, ngày mới vào kiểm toán, thấy kinh ngạc khi 1 ông anh gõ 3 phím gì mà nó mất hết số liệu, chút nữa bấm gì lại hiện ra (thì ra là Alt+A+T để lọc, Alt+A+C để bỏ lọc) :))

- Công thức: Sum, Sumifs, V/H lookup, Pivot table, If, count, countifs, mid, left, right, len

- Kỹ năng: in ấn, dàn trang, conditional formatting, lọc, group, remove duplicate...Trình bày 1 file sao cho đẹp, dễ hiểu cũng là 1 yếu tố cần thiết.

- Các phần này cần rèn làm sao để làm mà ko cần nghĩ quá nhiều, như vậy bạn mới đáp ứng được nhu cầu công việc.

Ngày xưa mình không có điều kiện như các bạn, bây giờ trên excel chắc là vô vàn kênh để các bạn tự học excel. Cứ lên mạng gõ 1 công thức/kỹ năng excel mà mình vừa nêu ra bên trên, trên mạng chắc chắn có, vì đó là những thứ hết sức cơ bản chứ không cao siêu chút nào. Tuy nhiên cái các bạn thiếu có lẽ là cơ hội được trải nghiệm, được làm thật chứ không đơn giản như những bài tập mẫu mà trong video thường đưa ra. Theo mình cách hiệu quả nhất là xin được thực tập sinh vào phòng kế toán, kể cả không lương. Cái bạn cần là cơ hội được làm chứ không hẳn là lương. Chỉ cần 2-3 tháng mà được làm nhiều là sẽ tiến bộ ngay, không gặp tình huống "quê" như trường hợp của mình.

So với Excel, word bạn sẽ dùng ít hơn, chủ yếu gặp khi làm/hỗ trợ trong quá trình lập báo cáo tài chính. Đến đây sẽ một số bạn hỏi sao kiểm toán lại làm báo cáo tài chính, việc này của kế toán khách hàng chứ. Đúng theo chuẩn là thế, tuy nhiên ở VN mình thường gặp kiểm toán viên và kế toán của khách hàng chốt số liệu, còn lại lập báo cáo là việc của kiểm toán, tiện đưa cả ý kiến của kiểm toán vào luôn.

Việc lập báo cáo mặc dù chỉ chiếm 5-10% thời gian của 1 job kiểm toán nhưng ngược lại rất quan trọng, do đó là sản phẩm, thành quả của cả mấy tuần liền. Vì thế mà báo cáo này được các sếp soi rất kỹ. Format cần chuẩn, font chữ theo đúng nguyên tắc của cả công ty (ví dụ PwC, EY dùng Arial cỡ chữ 10, Deloitte dùng Times new Roman cỡ 11/12), dấu chấm, dấu cách, căn chỉnh thẳng hàng thẳng cột...đều phải để ý. Các sếp có thói quen in báo cáo ra nên đừng để báo cáo chi chít bút mực có "lời phê"

- Thông thường mỗi công ty đều có format báo cáo sẵn rồi, nên việc bạn cần làm là làm sao mang số liệu từ excel sang word mà không bị vỡ format, không chỗ nào bị lệch lạc quá, ví dụ trang ngắn trang dài, chỗ vắt sang không phù hợp, kiểu như này:

- Các kỹ năng căn bản trong word như: tạo header/footer/page number, xoay ngang trang, cách dùng track change, thêm bảng biểu,

- Một kỹ năng cũng cần thiết là mail merge. Đôi khi kiểm toán cần gửi 1 lượng lớn thư tới những đối tác của doanh nghiệp mà mình kiểm toán để họ xác nhận một điều gì đó (ví dụ số dư các khoản nợ, số dư tài khoản ngân hàng). Các thư này không khác nhau nhiều về format, chỉ khác nhau tên/địa chỉ/số tiền. Vì thế thường dùng công cụ mail merge để soạn 100 lá thư chỉ mất thời gian của soạn 1-2 thư

Khác với excel, bạn có thể rèn luyện word tương đối dễ dàng. Cứ tìm kiếm 1 văn bản dài dài, nhìn cách trình bày, giãn dòng, format...là làm được.

Trong 2-3 năm đầu làm kiểm toán bạn sẽ không phải dùng nhiều đến Powerpoint, nên kỹ năng này chưa cần nhiều. Sau này ra ngoài sẽ dùng nhiều hơn. Theo ước tính của mình, Excel, Word, Powerpoint cho 3 ngành kế toán, kiểm toán, tài chính như sau:

Kỹ năng quan trọng này mình xếp số 2. Đâu đó bạn cũng nghe về việc làm kiểm toán sẽ cực kỳ bận, nhất là vào mùa tháng 12-tháng 3 hàng năm, văn phòng luôn tắt điện sau 10h tối (trừ tết :))). Lượng công việc dồn dập do gần như tất cả các công ty đều phải nộp/công bố báo cáo kiểm toán trước 31/3. Đối với các bạn mới đi làm 1,2 năm, số lượng job mà bạn phải làm trong "mùa bận" này sẽ rơi vào khoảng 10-15 jobs trong vòng 12 tuần, mỗi job cần vừa làm working paper, chốt số liệu, làm báo cáo, hoàn thiện các hồ sơ khác, trong vòng trung bình 1 tuần. Vì thế mà lượng công việc đổ lên đầu các bạn là cực kỳ nhiều. Nếu không kiểm soát tốt thời gian, việc mà bạn bị lụt job là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra. Mà lụt job là dễ kéo theo nhiều thứ khác lắm, tình yêu, sức khỏe có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng

Như một trang hảo hán đã từng thốt lên

Hoặc bạn của trang nam tử hán đó cũng ngậm ngùi

Do đó bạn cần rèn luyện các kỹ năng sau:

- Quản lý thời gian theo ma trận ưu tiên/quan trọng.

- Khi làm việc với bất kỳ ai (kể cả trong trường ĐH, các CLB mà bạn sinh hoạt), nếu có một công việc giao cho bạn, cần làm rõ deadline là khi nào, và kỳ vọng người khác cần ở sản phẩm của bạn. Nếu cần thiết, có thể cùng thống nhất với nhau về form mẫu cần làm, các tiêu chí chính...

- Khi không đạt được thời gian như mong muốn/hoặc như đã hứa, cần báo lại sớm với người giao việc cho mình để xin thêm thời gian, và để đối tác sắp xếp thời gian làm việc khác hơn là đợi bạn.

- Tập thói quen đúng giờ. Bằng mọi giá

Trên đây mình đã giới thiệu về 2 kỹ năng đầu tiên mà mình nghĩ là cần thiết đối với những bạn muốn theo đuổi nghề kiểm toán, cũng như với những ai chuẩn bị dấn thân vào con đường này. Trong phần tới, mình sẽ chia sẻ cách thức xử lý email, và những kỹ năng liên quan đến quy chuẩn đạo đức mà mỗi kiểm toán viên phải tuân theo.

Các series của mình về

- Nghề kế toán kiểm toán, tài chính: link

- ACCA: link

- Kênh youtube: link

- Blog: link