Tại sao phân tích dữ liệu trong kinh doanh là một kỹ năng quan trọng của thời đại mới?

Tôi vẫn nhớ khi mới lần đầu biết tới Power BI Desktop là vào khoảng 5-6 năm trước đây. Lúc đó khái niệm về BI còn rất lạ đối với tôi. Business Intelligence (BI) dịch tiếng việt ra là "Kinh doanh thông minh", nghe rất khó hình dung nó là như thế nào. Cảm xúc của tôi khi đó như thế nào nhỉ? Bất ngờ và tò mò với một ứng dụng mới của Microsoft cũng có, hoang mang và cảm thấy khó hiểu với một công cụ làm những thứ mà trước đây tôi không biết gì cũng có. Tóm lại thì hồi đó tôi không đánh giá cao công cụ này cho lắm. 

Thế nhưng tôi bị buộc phải học cách sử dụng công cụ này cũng như học tư duy về BI. Lý do là đây là công cụ mới mà Microsoft đầu tư rất nhiều, nó được dự báo là tương lai của ứng dụng tin học văn phòng, bổ sung cho bộ Office đã quá quen thuộc. Công việc của tôi liên quan nhiều tới Office, cụ thể là Excel nên tôi không thể không học Power BI. Tôi được bảo rằng khoảng 5 năm nữa thôi, PowerBI sẽ tràn ngập và được ứng dụng rất nhiều. Ok, thử xem thế nào. Nền tảng của tôi lúc ấy là cũng khá thành thạo về Excel, VBA. Những báo cáo bằng hàm hay PivotTable không làm khó được tôi. Chart tôi cũng có thể vẽ được. Dashboard tôi cũng biết một chút nhưng ít khi dùng. VBA cũng đủ để xử lý và tự động hóa những công việc hay làm trên Excel. Với nền tảng đó, tôi khá là tự tin trước một ứng dụng được phát triển từ gốc là Excel.

Đến khi thực sự tìm hiểu thì tôi mới biết PowerBI thực chất được phát triển từ Excel, bao gồm Power Query, Power Pivot, Pivot table và Chart. Những chương trình này không phải là mới: Power Query, Power Pivot đã có từ phiên bản Office 2010, tức là cách đây ít nhất cũng từ 13-15 năm nhưng nó không hề phổ biến. Và dựa trên những kinh nghiệm mà mình trải qua khi dùng Excel, tôi cũng ít khi cần tới những tính năng này. Điều đó khiến tôi cảm thấy do dự và đặt ra các câu hỏi như:

- Liệu dự báo kia có đúng không khi mà xung quanh tôi mọi người vẫn đang phải vật lộn với excel cơ bản, với hàm, với PivotTable thì bao giờ mới đạt tới cấp độ sử dụng Power Pivot nhỉ?

Một vấn đề nữa mà tôi thấy trở ngại trong giai đoạn mới bắt đầu là Power BI không dễ học (ít ra là đối với bản thân tôi). Để tóm tắt lại một cách ngắn gọn nhất vì sao nó khó thì tôi chỉ có thể mô tả bằng hai ý: Power BI đòi hỏi bạn phải thành thạo về công cụ, kỹ thuật (tôi gọi là phần Technical) đồng thời phải giỏi cả về tư duy quản trị (tôi gọi là phần Business). Giỏi một thứ thì dễ, nhưng giỏi cả hai thứ này cùng một lúc rất khó.

+ Với Technical, bạn có thể tìm hiểu một cách khá dễ dàng, nhất là với những người còn đang đi học, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, có nhiều thời gian mày mò tìm hiểu, chưa bị áp lực thời gian, deadline (mà đối tượng phù hợp nhất là sinh viên, người mới ra trường). Tuy yếu tố Technical ở đây khá nhiều, bao gồm tư duy về xử lý dữ liệu, về code, và kết nối đa phương tiện, về vẽ biểu đồ, dashboard nhưng không khó. Chỉ cần dành nhiều thời gian và chăm chỉ là làm được.

+ Với Business, bạn lại rất khó để tự học được. Nó chỉ có khi bạn đi làm, có một công việc cụ thể mà thường phải liên quan tới dữ liệu, tới báo cáo, tới việc ra quyết định, phải chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh. Mà những người ở vị trí này ít có điều kiện tìm hiểu những thứ không liên quan tới công việc của họ, lại thường xuyên bị áp lực về deadline nên không có nhiều thời gian học cái mới. Họ có thể rất chăm chỉ, rất tự giác, rất giỏi nhưng khó để học Power BI xong mà áp dụng ngay lập tức vừa đúng với công việc của họ chỉ với phương pháp tự học. Họ thậm chí còn không biết mình đang có nhu cầu học về BI mặc dù dữ liệu, báo cáo họ làm việc hàng ngày chính là những gì mà Power BI có thể đáp ứng (Phần này tôi nhận định dựa trên những người mà tôi quen biết, họ làm các vị trí như Kế toán trưởng, Trưởng phòng... có thể không phải là tất cả nhưng có tới 9/10 người tôi gặp là chưa biết về ứng dụng PowerBI có thể làm được những thứ họ đang cần).

Từ khi biết tới PowerBI, chẳng hiểu sao tôi nhận được nhiều hơn các nhu cầu làm báo cáo dạng dashboard, phân tích đánh giá dữ liệu, với những câu hỏi ngày càng khó hơn. Ví dụ như là team Digital marketing trong công ty tôi đã phát triển riêng một báo cáo dashboard để phục vụ cho các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng. Khi tôi hỏi: Thế các nền tảng chạy quảng cáo như Facebook, Youtube không có báo cáo dashboard à mà phải phát triển riêng như thế? Câu trả lời tôi nhận được là: Nó chỉ chung chung thôi, không đủ chi tiết cho nhu cầu hoạt động hàng ngày của team. Bọn em cần cụ thể hơn, nhanh hơn, chủ động hơn thì mới đáp ứng được công việc. Không chỉ trong Digital marketing, tôi cũng gặp những nhu cầu tương tự trong các công việc khác như Kế toán quản trị - nâng cấp hệ thống báo cáo của phòng kế toán để giúp ban giám đốc nắm bắt vấn đề về doanh thu, chi phí một cách hiệu quả hơn; hay như đánh giá tình hình Tuyển dụng và Nghỉ việc cho một người quen của tôi đang phụ trách phòng nhân sự ở một công ty có gần 400 người.

Tôi nhận ra rằng nhiều người hỏi tôi vấn đề này hơn không phải vì bây giờ họ mới có nhu cầu, mà là vì bây giờ người ta mới biết là mình có học, có biết về dashboard nên mới hỏi. Điều đó khiến bản thân tôi nhận ra là những điều này vẫn luôn tồn tại trong công việc, chỉ là mình chưa tiếp cận tới, chưa có năng lực giải quyết. Khi phải trả lời những câu hỏi ấy, tôi thấy nó rất khó nếu không căn cứ vào dữ liệu. Các báo cáo trước đây thường chỉ mang tính thống kê đơn thuần sẽ không đáp ứng được các câu hỏi thực tế kinh doanh. Để trả lời được, cần có dữ liệu không chỉ 1 tháng mà là nhiều tháng, thậm chí nhiều năm để vừa theo dõi diễn biến, vừa so sánh cùng kỳ, vừa phải nắm bắt được tình hình hiện tại và cả những xu thế mới hoặc dự đoán những gì sẽ xảy ra trong tương lai gần. Những nhận định, đánh giá này không thể chỉ dựa trên cảm tính mà phải có những số liệu dẫn chứng, chứng minh để làm tăng độ tin cậy. Chúng ta thường chỉ nhớ được những gì xảy ra ở hiện tại hoặc trong khoảng thời gian ngắn (một vài tháng gần nhất). Nhưng như thế là không đủ cơ sở để đảm bảo cho những quyết định, bởi có nhiều thông tin phải được kiểm chứng qua thời gian dài (hàng năm) hay so sánh trong những chu kỳ nhất định (ví dụ như so sánh thời điểm trước khi xảy ra dịch covid-19 với thời điểm 2 năm sau dịch, bởi nếu chỉ so sánh cùng kỳ năm trước sẽ bị rơi vào tình trạng 1 năm có dịch, 1 năm chưa có dịch, diễn biến 2 năm này rất khác nhau và không có cơ sở để nhận định).

Những ai hay hỏi, hay gặp yêu cầu này? Tôi thấy có đủ mọi thành phần, từ giám đốc cho tới trưởng bộ phận, hay từ những nhân viên được sếp đưa ra yêu cầu. Trước đây tôi nghĩ rằng chỉ có những vị trí cấp cao trong công ty như giám đốc thì mới cần các loại báo cáo mang tính “quản trị” như thế này. Thế nhưng thực tế là trong môi trường kinh doanh hiện đại, ở bất kỳ 1 vị trí nào trong công việc cũng cần sự chủ động đưa ra quyết định. Người ta không còn ngồi chờ “được giao việc” nữa, mà phải luôn chủ động tìm việc mà làm, nhìn ra vấn đề để mà hành động. Có như thế thì tâm lý làm việc cũng như hiệu quả công việc mới được cải thiện. Vị trí có trách nhiệm càng cao thì sự chủ động càng nhiều. Bạn muốn thăng tiến trong công việc ư? Đừng chỉ dừng lại ở việc hoàn thành tốt công việc được giao, mà phải chủ động nhìn ra được những việc mà sếp chưa giao, hay những thứ đem lại hiệu quả cho công ty mà sếp chưa biết, để chủ động đề xuất được giải quyết chúng. 

Như đã nói ở trên, kỹ năng BI đòi hỏi bạn phải đáp ứng được hai yếu tố: Technical và Business. Technical dễ học, nhiều tài liệu, có thể tự học được nếu bạn có kỹ năng tự học tốt (nói là dễ nhưng hiểu là dễ tiếp cận thôi, chứ học cũng khá lâu với lượng kiến thức nhiều). Business khó học, không thể tự bịa ra dữ liệu hay học trên dữ liệu không phù hợp với công việc bạn đang làm hoặc đang muốn ứng dụng. Vấn đề ở đây là chúng ta phải ứng dụng kết quả Power BI để giúp đưa ra các quyết định trong kinh doanh. Mà quyết định này phải dựa trên việc hiểu về mô hình kinh doanh, hiểu về các đối tượng có liên quan, hiểu về các vấn đề, các mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Những yếu tố này thay đổi liên tục theo thời gian, phụ thuộc vào quy mô, chiến lược kinh doanh, vào đặc điểm thị trường trong từng giai đoạn... Chính vì vậy mà để hiểu về BI, chúng ta cần phải có thực tế.

Có những dự án tôi từng tham gia như ứng dụng Power BI trong phân tích biến động nhân sự, tôi đã phải làm đi làm lại hàng chục phiên bản khác nhau trong suốt 2-3 năm trời để có được những báo cáo sát với thực tế công việc nhất. Khi làm thực tế tôi mới nhận ra:

+ Dữ liệu không sạch, không dễ làm như lúc học. Dữ liệu thiếu tùm lum bởi nhân sự vào ra liên tục, số lượng lớn, người phụ trách quản lý thông tin nhân sự cũng thay đổi. Không phải nhân sự nào trong công ty cũng ý thức được về tầm quan trọng của việc lưu trữ và quản lý dữ liệu. Ngay cả khi có sử dụng phần mềm quản lý thì việc nhập thiếu thông tin, nhập sai thông tin vẫn xảy ra (bản thân tôi cũng khá bất ngờ vì điều này)

+ Nhu cầu không rõ ràng. Bởi mỗi công ty sẽ có nhu cầu về báo cáo quản trị nhân sự khác nhau. Quy mô khác, tính chất báo cáo cũng khác. Chưa kể người làm báo cáo lại không phải người đưa ra quyết định cuối cùng, không nắm hết được các chiến lược của công ty nên tính chủ động chưa cao, thiếu những thông tin quan trọng giúp đưa ra quyết định. Do đó quá trình xây dựng báo cáo mất rất nhiều thời gian và phải thay đổi nhiều sau mỗi phiên bản báo cáo.

+ Dữ liệu có tính bảo mật cao nên khó để người ngoài tiếp cận. Đây cũng là một trở ngại lớn đối với người học. Kỹ năng BI chỉ hữu dụng khi nó giúp trả lời những câu hỏi khó, đưa ra những quyết định giúp doanh nghiệp giảm được chi phí, tăng được doanh thu hay vận hành tốt hơn, các chỉ số kinh doanh được cải thiện hơn. Do đó nếu không có các yêu cầu thực tế để giải quyết, sẽ rất khó để biết được những gì mình học có ý nghĩa đến đâu.

Từ trải nghiệm của bản thân trong quá trình học, nghiên cứu và ứng dụng Power BI trong thực tế, tôi nhận thấy rất nhiều người đang gặp khó khăn trong việc tiếp cận bộ môn Power BI nói riêng và phân tích dữ liệu nói chung. Để học tốt được kỹ năng này, tự học thôi là không đủ. Rất nhiều kiến thức khó, đòi hỏi kinh nghiệm thực tế và phải gắn vào 1 mô hình dữ liệu cụ thể thì mới có thể hiểu và làm được. Bạn sẽ cần sự trợ giúp của những người đã có kinh nghiệm để giúp bạn có thể hiểu cách vận hành của công cụ một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc học. Bạn cũng cần được làm việc với những bộ dữ liệu trong một công việc cụ thể, có những yêu cầu báo cáo, phân tích cụ thể, được người có kinh nghiệm hướng dẫn để hiểu về mô hình kinh doanh. Bởi nếu không có kinh nghiệm thực tế, bạn rất dễ hiểu sai các nhu cầu, mục tiêu của công việc, khiến kết quả bạn làm ra không có giá trị ứng dụng thực tiễn.

Nhằm giúp các bạn có mong muốn chinh phục Power BI để trang bị cho mình kỹ năng phân tích dữ liệu trong kinh doanh, tôi đã mạnh dạn hợp tác với Spiderum Academy để đem tới cho các bạn khóa học "Mastering Power BI - từ tư duy đến thực hành phân tích dữ liệu". Khóa học được kết hợp giữa bài giảng tiêu chuẩn Quốc tế (đã được việt hóa để giúp những ai "lười" đọc tiếng anh vẫn có thể học được một cách dễ dàng) và những kinh nghiệm thực tế trong nhiều năm làm việc và ứng dụng Power BI của tôi trong các ngành Marketing, Sales, Kế toán, Nhân sự... Các bạn sẽ được tiếp cận với những dữ liệu thực tế, bài toán thực tế hay gặp phải trong kinh doanh để có cái nhìn chân thực nhất về khả năng ứng dụng kỹ năng này vào công việc ngay sau khi hoàn thành khóa học để đạt hiệu quả cao nhất.