Rút ra gì khi lên leader khi chỉ mới làm 1 năm?

Hi, mình là Hoàng. Sau 1 năm làm việc với vị trí Product Business Analyst, mình đã được promote lên Product Lead. Câu chuyện mình nhận được vị trí Fresher ở công ty hiện tại mình cũng đã chia sẻ ở Chập chững tìm việc.

Product Lead là một vị trí đòi hỏi cao về kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng quản lý. Thực tế mà nói, mình không đủ khả năng. Tuy nhiên, sếp đã tin tưởng thì ngại gì không bắt lấy cơ hội? Mình nhận offer và tới thời điểm hiện tại mình đã cũng có gần 1 năm ở vị thế gọi là có thể cầm đầu người khác :D

Dưới đây là những điều mình rút ra được sau gần 1 năm đảm nhận vị trí leader của một team 10 người.

Và điều đầu tiên:

Trước khi được promote thì công việc chủ yếu của mình là nghiên cứu và viết tài liệu để chuyển cho Devs (Lập trình viên) làm tính năng hoặc sửa lỗi.

Khi đảm nhận vị trí mới, phạm vi công việc mình tăng khá nhiều. Điều này khiến mình nghĩ rằng trước đây viết tài liệu cho 3 sản phẩm, giờ sẽ là 7, scope tăng tầm hơn 100% gì đấy :D chưa kể công việc quản lý khác.

Do đó, mình luôn cố gắng tối ưu công việc của mình, làm nhanh và đúng nhất có thể. Giai đoạn này mình bị stress vì khối lượng công việc rất nhiều trong khi thời gian bị giới hạn.

Mình cố gắng hạn chế các đầu việc quản lý mang lại ít kết quả rõ ràng để có nhiều thời gian thực hiện công việc mà mình nghĩ là quan trọng và nhìn rõ được đầu ra - viết tài liệu.

Khi đến các buổi họp báo cáo với sếp, mình rất tự tin báo cáo về việc trong 2 tuần vừa qua các tính năng gì đã được chuyển cho Devs làm, tìm được vấn đề gì của apps,...

Tuy nhiên, sếp mình chả quan tâm gì đến hiệu quả công việc cá nhân của mình mà thường sẽ hỏi các vấn đề xoay quanh hiệu quả của cả team nói chung và tình hình phát triển sản phẩm đến đâu.

Từ đó mình nhận ra việc cần làm của mình không phải là tối ưu đóng góp cá nhân mà là tối ưu đầu ra của cả team từ đó tạo ra giá trị tốt nhất cho sản phẩm.

Đây là những điều mình đã thực hiện sau đó:

- Thảo luận với team để tìm ra những vấn đề làm giảm hiệu quả công việc từ đó nghĩa ra cách khắc phục.

- Tối ưu lại quy trình để các công việc được thực hiện, phân chia một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.

- Tổ chức những buổi sharing và training để nâng tầm kiến thức chung của các thành viên.

Sau khi đọc các cuốn sách và bài blog về quản lý thì mình thấy đây là một lỗi mà một người khi mới được thăng chức quản lý dễ mắc phải. Hi vọng thông tin này hữu ích với bạn.

Micro-management, không biết dịch là gì, đại khái nói về việc người quản lý kiểm soát công việc của thành viên một cách chi tiết thái quá. Một số dấu hiệu của micro-management:

- Hay hỏi thành viên là ngày, tuần vừa rồi làm cái gì.

- Bắt thành viên thực hiện công việc theo phương pháp của mình.

- Không phân quyền và đặt niềm tin vào thành viên.

Khi mới đảm nhận công việc liên quan tới quản lý. Mình đã mắc phải tất cả các ý bên trên, chỉ khác ở chỗ thay vì mình hỏi mọi người làm gì thì mình kiểm tra công việc trên hệ thống admin (hướng nội nó thế).

Mặc dù micro-management là một việc không nên nhưng nó cũng chỉ đơn giản phản ánh mong muốn biết được tình hình công việc nhân viên của một người quản lý.

Ngoài việc micro-management có thể tạo ra trải nghiệm không tốt cho thành viên, nó cũng tốn rất nhiều thời gian và suy nghĩ của mình nữa. Giả sử như mình phát hiện có member thực hiện những đầu việc lạ không như kỳ vọng của mình thì lúc đó lại cần kiểm tra thời gian dài hơn xem bạn đó đã làm việc này lâu chưa, tại sao làm,... Nhìn chung một team 10 người mà ai cũng phải làm như thế thì rất mắc công.

Vì vậy, bắt buộc cần có một phương pháp quản lý khác.

Phương pháp đó là: Đặt mục tiêu.

Khi mỗi member đều có mục tiêu được đặt ra cho riêng mình, bạn sẽ luôn biết từng người và cả team hướng tới điều gì. Từ đó bạn sẽ có một bức tranh tương lai rõ ràng hơn về công việc.

Bên cạnh đó, việc quản lý theo mục tiêu thay vì chi tiết công việc cũng khiến thành viên có thể tự do lựa chọn cách thực hiện công việc sao cho tối ưu nhất và chịu trách nhiệm cho đầu ra của mình. Ngoài ra việc để thành viên chủ động thực hiện công việc của mình cũng làm tăng sự hứng thú của họ đối với đầu việc mình nhận.

Dưới đây là một số điều mình đã thực hiện sau khi "ngộ" ra về phương pháp đặt mục tiêu:

- Đặt mục tiêu rõ ràng cho sản phẩm trong tương lai gần thay vì chỉ tập trung làm random các tính năng.

- Đề xuất chuyển đổi mô hình làm việc từ Waterfall sang Scrum.

- Trao quyền và hỗ trợ member thực hiện những dự án vừa và lớn.

Nhìn chung khi thay đổi quy trình thì tốn khá nhiều thời gian, công sức cũng như phải trả lời khá nhiều câu hỏi từ phía trên và thành viên. Nhưng cuối cùng, nó vẫn rất đáng.

Khi nhận vai trò mới, ở giai đoạn đầu mình stress khá là nhiều. Tuy nhiên, mình luôn cố gắng giấu nó đi và thể hiện một cảm xúc tích cực và năng lượng hơn ra bên ngoài. Lý do cho việc này là mình không muốn sự tiêu cực lây lan ra team và từ đó ảnh hưởng tới công việc chung.

Mình nghĩ thế là ngầu, một người leader chịu khổ chịu khó luôn cố gắng giữ tinh thần của cả team ở mức tốt nhất bằng cách giấu đi những suy nghĩ tiêu cực =))

Trước khi lên leader , team mình không có các buổi họp nội bộ để mọi người thảo luận các vấn đề xung quanh cá nhân và công việc. Do đó một trong những điều đầu tiên mình đề xuất với sếp là được tổ chức các buổi họp nội bộ này, khoảng 1 tháng 1 lần.

Có câu hỏi mà mình hay thường hỏi thành viên là "Dạo này mọi người có thấy công việc có vấn đề hay stress gì không?". Mình có nhận được câu trả lời, nhưng không nhiều và cũng cảm thấy vấn đề không to tát lắm. Lúc đó mình cũng không để ý nhiều.

Cho đến ngày đánh giá công việc, mình được nói chuyện trực tiếp với anh Trần (Hoàng) - một thành viên trong team. Ngoài những vấn đề liên quan tới công việc, anh có nói thêm với mình rằng:

Câu nói này khiến mình dừng một lúc để suy nghĩ. Từ trước đến giờ mình rất muốn mọi người chia sẻ những khó khăn, vấn đề mọi người gặp phải. Tuy nhiên, chính mình là người đầu tiên không muốn chia sẻ thì làm sao mình có thể đòi hỏi mọi người chia sẻ được?

Sau cuộc trò chuyện này, mình bổ sung ngay một phần mới để chia sẻ những khó khăn của mình và bộ phận quản lý trong thời gian gần đây ở phần khung nội dung của buổi đánh giá công việc.

Kết quả là mọi người chia sẻ nhiệt tình hơn rất nhiều. Mình được nghe những điều mà trước các thành viên đều không nói ra. Ngoài những thông tin ở trên công ty, mọi người cũng rất nhiệt tình chia sẻ một số câu chuyện khác của cá nhân.

Đối với một người leader, khi được các thành viên tin tưởng và chia sẻ là một điều rất vui và đáng tự hào. Cảm ơn anh Trần vì lời khuyên này.

Sau đó mình mở lòng và chia sẻ nhiều hơn với mọi người về những điều có thể chia sẻ được, những thông tin kín kín thì chịu thôi :vv. Ngoài ra mình cũng hay thỉnh thoảng inbox riêng các member để nói những chuyện cá nhân hơn và đổi lại mình cũng biết thêm nhiều thông tin mới.

Tóm lại, là một người leader, bạn muốn thành viên làm gì thì chính bạn phải là người làm điều đó trước.

- - -

Đó là 3 trong những điều mà mình nhận ra được trong thời gian đầu bỡ ngỡ làm leader. Nếu bạn thấy chia sẻ hữu ích thì rất mong nhận được sự ủng hộ của bạn để mình có thêm động lực chia sẻ tiếp :vv

Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn một ngày vui.

Nếu bạn muốn đọc thêm một số bài viết thú vị khác thì có thể ghé qua trang blog cá nhân của mình - mankaistep.com.