Tự quản lý số lượng sách mua và sách đọc online (kèm file mẫu)

Trong bài viết này, mình muốn chia sẻ về lý do, mục đích cũng như cách mình quản lý số lượng sách mua và sách đọc. Mình đính kèm file mình dùng để quản lý sách trong 1 năm trở lại đây.

1. Lý do mình học cách quản lý số lượng sách

Trước đây mình mua sách rất tùy hứng. Mình thấy cuốn nào vừa mắt là bốc, bốc và bốc. Cảm giác ôm một đống sách, thanh toán rồi lấy quà ở quầy thu ngân nó rất là phê. Nhưng niềm vui đó không kéo dài...

Mua sách cũng vui đấy nhưng chuyện còn lại thì không. Khi mua sách và đọc sách một thời gian, mình đã gặp phải những vấn đề sau:

[1] Không nhớ mình đã mua bao nhiêu sách, và mua những cuốn nào.

[2] Mua phải sách đã mua rồi/ hoặc đọc rồi

[3] Không nhớ mình đã đọc sách gì, nghĩ về sách đó như thế nào

[4] Càng mua nhiều, càng gặp khó khăn trong quyết định mua sách. Nếu không gặp khó khăn, thì việc mua sách được thực hiện một cách bản năng, mà không có lý do cụ thể.

Lúc đó mình nhận ra, những điều trên là dấu hiệu của việc không quản lý được số lượng sách mua và sách đọc.

Sự thật là, chỉ mua sách thôi không đảm bảo chúng ta duy trì thói quen đọc sách lành mạnh và lâu dài. Mua sách, đối với mình, mới chỉ là bước đầu tiên, còn rất nhiều bước sau đó nữa. Một trong số đó là phải biết được bản thân đã mua sách gì và đọc sách gì.

2. Vì sao mình quản lý sách online?

a. Điểm yếu của giá sách:

Cậu đã từng gặp những trường hợp như thế này?

[1] Nhà cậu có nhiều giá sách, ở rất nhiều vị trí khác nhau, cậu thường chạy đi chạy lại khắp nhà để tìm một cuốn sách bất kỳ. Mọi việc sẽ phức tạp hơn nếu các thành viên trong gia đình dùng chung những giá sách đó.

[2] Số lượng sách vượt quá số lượng không gian xếp sách, gây khó khăn trong việc lưu trữ sách. Phổ biến nhất là việc để cuốn này che lấp cuốn kia, rất khó nhìn thấy, dẫn đến việc mua sách trùng nhau.

[3] Ngay cả khi có tư duy sắp xếp sách trên giá (theo thể loại, màu, tác giả....) thì việc quản lý cũng rất khó khăn do bị hạn chế không gian trong nhà. Sau rất nhiều năm bỏ công xếp sách trong nhà thì mình nhận ra, dù phân chia theo kiểu gì thì cũng chỉ có tác dụng ngắn hạn. Mọi thứ sẽ đâu lại vào đấy nếu có sách mới về. Nếu muốn giải quyết về dài hạn thì nên xây cái thư viện.

[4] Dọn dẹp và sắp xếp lại tủ sách là một công việc siêu tốn thời gian. Càng bận thì càng ngại làm. Có những đợt mình mệt đến mức chẳng suy nghĩ gì mà nhét sách vào bất kỳ chỗ nào còn trống trên tủ.

Mình nhận ra cách một cá nhân sử dụng giá sách ở nhà rất khác so với cách nhà sách hay thư viện sử dụng chúng. Thứ nhất, thư viện hay nhà sách thường có lợi thế về mặt không gian. Thứ hai, thư viện và nhà sách sẽ thường theo những tiêu chí rất cơ bản, chẳng hạn như theo chủ đề, theo bảng chữ cái, theo mục tiêu kinh doanh... Tuy nhiên, việc một cá nhân sử dụng giá sách không giống như vậy, mỗi người sẽ có cách quản lý sách khác nhau dựa vào nhu cầu đọc sách của họ tại thời điểm đó.

Chưa kể việc quản lý sách bằng giá sách thường có hiệu quả ngắn hạn. Logic sắp xếp sách ban đầu sẽ bị thay đổi ngay khi người đọc có sự phát triển lớn trong tư duy và thói quen đọc sách.

b. Vài thứ hay ho từ công cụ quản lý online (online management tool):

"Cái gì tốn thời gian thì mình dùng tool"

"Cái gì số lượng lớn thì mình cũng dùng tool"

Đó là một trong những bài học giá trị nhất của mình vào năm 2022 khi làm văn phòng. Mình làm Content Marketing, nhưng công việc của mình không chỉ tạo ra các nội dung mà còn phải quản lý chúng nữa. Có rất nhiều nội dung, chúng ở khắp mọi nơi, trên website, trên tất cả các mạng xã hội, trên email, trên tài liệu gửi cho đối tác... Cũng có vô vàn nội dung từ các bạn creative team chờ duyệt. Và nếu không có sự trợ giúp của các công cụ quản lý online, thì mình sẽ bị đuổi việc mất, bởi vì:

[1] Mình sẽ liên tục bỏ lỡ giờ đăng bài, kéo theo đó là ảnh hưởng tới cả chiến dịch marketing.

[2] Mình sẽ mải chạy theo số lượng mà quên mất việc kiểm soát chất lượng nội dung.

[3] Mình sẽ thất bại trong việc kiểm tra tiến độ sản xuất nội dung của team cũng như training kỹ năng cho các bạn ý.

Sau một thời gian làm việc, mình rút ra một vài lợi ích của việc ứng dụng những công cụ quản lý online vào công việc như sau:

[1] Tool tổng hợp mọi thông tin và cất trữ ở một chỗ, giúp cậu nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công việc, thay vì phải chạy đi chạy lại khắp nơi để tìm kiếm tư liệu.

[2] Tool có thể cập nhật thông tin mới một cách nhanh chóng khi có sự thay đổi, chỉ với vài cú nhấp chuột.

[3] Có khả năng lưu trữ dài hạn, có thể mở ra xem lại phòng trường hợp quên mất, và có tính năng hỗ trợ làm việc đó.

Nếu như nội dung là thứ có thể quản lý số lượng lớn bằng tool thì mình nghĩ sách cũng có thể làm tương tự. Đó là lý do vì sao mình dùng tool để quản lý số lượng sách mua và sách đọc, thay vì dùng giá sách.

À tất nhiên vẫn phải có giá sách trong nhà nhé, không thì làm gì có chỗ để sách.

3. Giới thiệu về file quản lý sách của mình:

a. Tổng quan về mindset xây dựng file quản lý sách:

Mình dựng file theo 2 tiêu chí: tiêu chí giải quyết vấn đề và tiêu chí ứng dụng. Khi làm file này, mình cố gắng suy nghĩ đơn giản nhất có thể và tránh việc tạo ra một file quá màu mè, đẹp đẽ.

Tiêu chí giải quyết vấn đề bao gồm:

[1] Nhìn được tổng số lượng sách đã mua, danh mục cụ thể của sách.

[2] Kiểm soát được trạng thái đọc sách của bản thân: bao gồm sách đọc xong, sách chưa đọc...

[3] Giúp mình ra quyết định mua sách/đọc sách/chọn sách dễ dàng hơn trong lần tiếp theo.

Tiêu chí ứng dụng bao gồm:

[1] Đơn giản hết sức có thể, phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân: Vì dành cho một cá nhân sử dụng nên mình không muốn file bị phức tạp như Goodreads hoặc hệ thống quản trị sách của thư viện.

[2] Có giả định về bối cảnh, trường hợp sử dụng file.

[3] Vừa đáp ứng việc quản lý sách ở mức độ cơ bản, phù hợp với nhiều người; vừa có không gian để mọi người chỉnh sửa sao cho phù hợp với một vài nhu cầu đọc sách đặc thù.

b. Về tool mình sử dụng:

Mình chọn Notion, bởi vì nó miễn phí, dễ dùng, có nhiều mẫu dashboard phục vụ cho việc quản lý và lập kế hoạch, và các mẫu cũng không xấu lắm.

Lúc ở văn phòng, mình từng thử qua nhiều loại tool khác nhau như ClickUp, Trello, Airtable... Mỗi tool có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, cá nhân mình thấy Notion phù hợp nhất.

Thông tin về Notion, cách đăng ký và các bước sử dụng cơ bản, các cậu có thể tìm kiếm trên Google và Youtube nha, có rất nhiều.

4. Cách sử dụng file

a. Tổng quan:

Bên trái là tên của 3 dashboard: Bookshelf, Reading Status và Reading List. Cả 3 dashboard này đều lưu trữ cùng một loại dữ liệu bao gồm thông tin sách và note về sách. Điểm khác biệt là mỗi dashboard sẽ trình bày dữ liệu theo các góc nhìn khác nhau, tùy vào mục tiêu quản lý sách. Chi tiết, mình sẽ nói kỹ hơn trong từng dashboard. Mọi người cứ hiểu đơn giản như sau:

- Dashboard Bookshelf: dùng để lưu trữ thông tin và ghi chép

- Dashboard Reading Status: dùng để theo dõi tiến độ

- Dashboard Reading List: dùng để thống kê và cập nhật dữ liệu

Bên phải là các chức năng: filter, sort và search, phục vụ cho việc tìm kiếm, lọc. phân loại thông tin.

b. Dashboard Bookshelf:

Dashboard Bookshelf (phần khoanh đỏ): mình dùng mẫu tạo cho giống một giá sách online

Mục đích:

Mình đặt tên là Bookshelf vì chức năng của dashboard này giống hệt với giá sách online. Cậu sẽ lưu trữ mọi cuốn sách trong nhà tại đây. Cái lợi của việc này là, cho dù nhà cậu có bao nhiêu giá sách, sách cất ở chỗ nào, vị trí khó nhìn nào thì cậu cũng có thể nắm được. Bởi vì thông tin sách đều được tập trung ở một chỗ - dashboard Bookshelf.

Dashboard này mình dùng mẫu Gallery để tạo, tạo cảm giác trông cho giống với giá sách thật.

Cách dùng:

- Kéo chuột xuống dưới, ấn vào "+New"

- Một cửa sổ hiện lên, ở đây cậu sẽ điền những trường thông tin cơ bản như sau:

+ Mục chữ in đậm: điền tên sách

+ Mục Author (s): điền tên tác giả

+ Mục Cover: tải bìa sách

+ Mục Publisher: điền tên NXB

+ Mục Status: điền trạng thái đọc sách

+ Mục Finish Date: điền ngày đọc xong sách

+ Mục Total pages: điền tổng số trang

+ Mục Read: điền số trang đã đọc

+ Mục Progress: không cần điền

+ Phần khoảng trắng bên dưới: ghi chú cảm nhận sách

Lưu ý:

+ Ở mục Cover, để update bìa sách, cậu search tên sách trên Google, click chuột phải vào hình bìa sách bất kỳ và chọn Copy Image Address. Sau đó quay lại file, click và chọn Embed Link để paste link ảnh vào.

Tìm ảnh và chọn Copy Image Address

Mục Cover để tải bìa sách, chọn Embed Link và paste link ảnh vào

+ Ở mục Publisher, mình có để sẵn tên một vài NXB tiêu biểu, cậu chỉ cần click và chọn. Trong trường hợp không có tên NXB, cậu click thẳng vào mục Search for an option và viết tên NXB vào. Tên NXB mới sẽ tự động cập nhật vào hệ thống.

+ Ở mục Status, mình để sẵn 3 trạng thái đọc sách là Not Started, In Progress và Done. Chọn Not Started cho sách cậu chưa đọc, chọn In Progress cho sách cậu đang đọc dở và chọn Done cho cuốn cậu đọc xong.

+ Ở mục Total Pages, cậu có thể search tổng số trang của cuốn sách đó trên Google và điền vào cho nhanh, đỡ phải mở sách ra xem.

+ Mục Progress là mục theo dõi tốc độ đọc sách của cậu (đã đọc xxx trang trên tổng số trang sách). Mục này mình đã thiết lập công thức sẵn, cậu chỉ cần điền total pages và read là hệ thống sẽ tự cập nhật.

Nếu cậu điền đủ phần total pages (tổng số trang) và read (số trang đã đọc) thì mục Progress sẽ tự động tính toán tốc độ đọc của cậu dưới dạng %, biểu thị ở dạng biểu đồ thanh như này

+ Ngoài các trường thông tin cơ bản, Notion có để cho bọn mình khoảng trắng ở phía dưới. Cậu có thể tận dụng phần này trong quá trình đọc sách, để ghi chú cảm nhận của cậu về sách; hoặc lưu giữ các quotes hay trong sách.

Các mục trên hoàn toàn dựa theo nhu cầu của mình khi thống kê sách. Tuy nhiên, cậu có thể chỉnh sửa tùy vào việc cậu thấy trường thông tin đó quan trọng đến mức nào với bản thân. Ví dụ, cậu có thể thêm mục về thể loại sách, chủ đề sách...

Dùng lúc nào:

- Mình dùng dashboard này mỗi khi thấy bất kỳ cuốn sách nào xuất hiện trong nhà. Trường hợp phổ biến nhất là sau khi mua sách về, mình sẽ không vội cất đi luôn mà sẽ cập nhật thông tin vào Dashboard này.

- Trường hợp khác là khi cậu vô tình tìm thấy một cuốn sách cũ, mà không có ý niệm gì về nó trước đây. Cậu có thể sử dụng mục Search để kiểm tra lại trong dashboard Bookshelf, nếu chưa có thì bổ sung vào.

- Ngoài ra, cậu cũng có thể giữ file này bên mình trong quá trình đọc sách nhằm ghi lại những suy nghĩ của cậu. Chức năng này rất hữu ích bởi nó giúp cậu ghi nhớ những điều cốt lõi về cuốn sách đó, đồng thời cho cậu những gợi ý hữu ích khi đọc lại hoặc đọc những cuốn sách khác cùng chủ đề.

c. Dashboard Reading Status:

Mục đích:

Đây là dashboard sẽ cho cậu thấy tổng thể tình trạng đọc sách của cậu với những cuốn sách cậu đang có trong nhà.

Cách dùng:

Ở dashboard này, cậu không cần phải phải làm gì hết, vì toàn bộ thông tin đã được lưu lại trong dashboard Bookshelf. Cậu chỉ cần theo dõi số lượng sách mà cậu đã đọc/ đang đọc/ chưa đọc sau đó rút ra kết luận sau:

- Số lượng sách chưa đọc còn nhiều hay ít, đã cần mua thêm chưa

- Kiểm tra số lượng trùng nhau giữa sách cậu đã có và sách cậu định mua thêm.

Ví dụ như ảnh này. Hiện tại trong tủ sách của mình có 15 cuốn sách chưa đọc, 1 cuốn sách đang đọc dở, và 17 cuốn sách đã đọc xong. Trung bình 1 tháng mình đọc được 2 - 3 cuốn sách, vậy thì mình sẽ chưa cần mua thêm sách trong vòng 5 tháng tới.

Dữ liệu được trình bày kiểu khác ở dashboard Reading Status

Dùng khi nào:

Vì dashboard này liên quan đến quyết định mua hàng, mình nghĩ mọi người có thể review lại dashboard trước mỗi mùa sale sách - vì đây là thời điểm chúng ta dễ mua nhiều hơn.

d. Dashboard Reading List

Mục đích:

Nếu như ở dashboard Reading Status trả lời câu hỏi "có nên mua thêm sách hay không?", dashboard Reading List trả lời câu hỏi "nếu mua thì nên mua thế nào, chọn ra sao?".

Nếu ở dashboard Bookshelf cần nhập liệu thì Dashboard Reading List cần cậu suy nghĩ nhiều hơn (vì cậu đã viết khá nhiều ở Bookshelf rồi).

Như đã nói ở phần đầu, để có thể quản lý được sách và ra quyết định mua sách, chọn sách, đọc sách tốt hơn; chúng ta cần phải biết được mình đã mua gì, đọc gì, và đọc như thế nào. Dashboard này sẽ sử dụng các công cụ thống kê như count, filter... giúp cậu nhìn ra những dấu hiệu đặc trưng nhất trong cách đọc sách của bản thân.

Cách dùng:

Ở dashboard này, mình sắp xếp thông tin sách theo dạng danh sách, kèm theo 4 filter bên dưới.

- Để thống kê số lượng sách có trong nhà: Đọc số liệu ở mục Count, nằm ở cuối trang Reading List

- Để thống kê tác giả hay đọc/ít đọc nhất, tác giả hợp gu nhất: Click vào filter Author(s) và gõ tên tác giả để xem số lượng sách cùng tác giả mà cậu đã mua/ đã đọc

- Để biết được mình hay đọc sách của NXB nào: Click vào filter Publisher và chọn NXB để xem số lượng sách cùng NXB mà cậu đã mua/ đã đọc

- Để thống kê số lượng sách đọc/ mua trong một khoảng thời gian nhất định: Click vào filter Finish Date và chọn mốc thời gian cần xem

- Để thống kê số lượng sách đã đọc/ đang đọc/ chưa đọc: Click vào filter Reading Status và chọn trạng thái đọc cậu muốn xem

Dùng lúc nào:

Dashboard Reading List cung cấp các thông tin định hướng bước tiêp theo trong quá trình mua sách/chọn sách/đọc sách của cậu, vì vậy nó nên được dùng để tổng kết hành trình đọc sách định kỳ. Có thể là theo tháng, theo quý hoặc theo năm.

5. Cách lấy file

Để lấy file, cậu vào instagram @manh.di.viet.thue. Ở phần bio, click vào biolink của mình, kéo xuống tìm file quản lý sách. Click vào link và ấn Duplicate File là dùng được. Chi tiết hướng dẫn bên dưới:

Ấn vào biolink trên Instagram của minh

Kéo xuống, tìm file quản lý sách và bấm vào

Ấn vào Duplicate là dùng được liền nha

Kết

Hiện tại, file quản lý sách này mình phát triển dựa trên những gì mình biết và trải nghiệm liên quan tới việc quản lý sách. Mục đích của mình là cố gắng tạo một chiếc file có thể định hình những bước đầu tiên trong hành trình quản lý sách, đồng thời dễ sử dụng và phù hợp với phần lớn tình huống chúng ta sử dụng sách tại nhà.

Chiếc file và cách sử dụng chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu xót, vì vậy mình rất mong nhận sự góp ý của mọi người để cải thiện tốt hơn. Mời mọi người góp ý dưới mục bình luận nha.

---

Xin chào, mình là Manh Đi Viết Thuê, mình viết về sách, văn hóa đọc và những quan điểm về cuộc sống. Mời mọi người ghé qua Instagram @manh.di.viet.thue để đọc thêm các nội dung về sách của mình nha.