Đây là loạt bài viết của tác giả học được và biên soạn, bổ sung thêm bằng những ví dụ của chính mình để dễ hiểu hơn cũng như để lưu lại những kiến thức mình đang học và thực hành, nếu muốn tự nghiên cứu, tự chiêm nghiệm về việc Quản lý thời gian bạn đọc có thể mua cuốn "1 ngày bằng 48 giờ". Mong mọi người có những ngày tháng sắp tới thật có giá trị.

Bạn thấy một ngày của mình trôi qua thật vô giá trị, hay những lúc đi làm về bạn nhìn đồng hồ rồi tự hứa với chính bản thân mình rằng: "Bây giờ là 17giờ30 phút, mình vừa đi làm về và mình cần giải trí sau 8 tiếng làm việc quần quật, mình sẽ lướt tiktok trong 30 phút sắp tới sau đó vào sẽ vào bếp để nấu bữa tối, đi tắm và chuẩn bị những việc cần làm cho ngày mai..." Và sau đó thì sao? chẳng có 30 phút nào ở đây cả, 30 phút của bạn giờ đã trở thành 3 tiếng, trên bàn ăn lúc này không phải một bữa tối tự nấu mà là một túi đồ ăn nhanh mà anh Shipper vừa mang đến cho bạn cách đây vài phút. 10 giờ tối sau khi tắm bạn quyết định ngồi vào bàn làm việc với mục đích "Chuẩn bị kế hoạch cho những công việc ngày mai", 5 phút sau trên bàn làm việc tắt đèn cùng với đó là cuốn sổ Kế hoạch mới cứng còn chưa được mở ra. Bạn đang tự hỏi rằng là mình đang ở đâu à? À thì hiện tại bạn đang nằm đắp chăn và tiếp tục lướt Tiktok hoặc đang chìm đắm trong một cuộc tán gẫu với đồng nghiệp về chuyện của anh A chị B tại nơi công ty mình đang làm, bạn vẫn tiếp tục thực hiện những hành động ấy cho đến khi cơ thể quá mệt mỏi và tự chìm vào giấc ngủ.

Sau một đêm ngủ muộn tinh thần bạn xuống dốc, uể oải thiếu sức sống. Bước chân ra khỏi nhà bạn không tìm thấy chiếc chìa khóa mình mở cửa hôm qua ở đâu, bạn bắt đầu cuống cuồng vì chỉ còn 30 phút nữa là đến giờ làm việc của mình mà khoảng cách đến nơi làm việc là 10 cây số. 40 phút sau bạn đến nơi làm việc và chậm mất 10 phút so với quy định, bạn bị xếp bắt gặp cảnh cáo bằng hình thức trừ một nửa ngày lương. Mang trong mình sự bực bội, bạn ngồi trước bàn làm việc và bật máy tính lên và nhìn vào mớ công việc mới được giao, kèm theo đó là cả đống báo cáo ngày hôm qua chưa hoàn thành, bạn mất phương hướng không biết bắt đầu từ đâu, làm việc gì trước việc gì sau mọi thứ quá khổng lồ so với lượng thời gian làm việc của mình, hậu quả là những ngày tăng ca đến tận đêm liên tục diễn ra trong hàng tuần.

Sau một ngày vật lộn với chiếc chìa khóa và đống công việc như núi tại công ty, chưa kể việc phải chiến đấu cả tiếng đồng hồ với con đường tắc nghẽn, về đến nhà mở cửa nhà với thần sắc mệt mỏi, bạn thấy thất vọng về bản thân, rồi tự hứa với bản thân rằng "Mai mình sẽ không để tiktok, facebook.... làm chủ chi phối". Đó là lúc bạn thấy rằng bản thân mình cần thay đổi, cần học hỏi và bồi dưỡng thêm cho bản thân mình đó là lúc bạn bước nửa chân vào số "20% top người lội ngược dòng".

Thời gian ngắn trong ngày có thể hiểu là khoảng thời gian rảnh hoặc thời gian trống là những khoảng thời gian từ 1 phút cho đến 10 phút chưa được sắp xếp công việc. Hàng ngày chúng ta có rất nhiều thời gian trống nếu biết tận dụng linh hoạt khoảng thời gian này ta có thể thu về kết quả bất ngờ.

Ví dụ đối với cá nhân mình là một giáo viên, sau mỗi tiết dạy học 45 phút mình sẽ có 5 phút ra chơi để nghỉ ngơi và di chuyển lớp, đối với mình việc di chuyển lớp mất khá ít thời gian khoảng 1 phút, 4 phút còn lại mình có thể sử dụng để check lại giao án cũng như bài giảng của tiết tiếp theo hay đơn giản hơn là có thể nhỏ thuốc mắt để bảo vệ đôi mắt của mình sau 45 phút giảng dạy bằng máy tính và máy chiếu. Tùy vào tính chất công việc của từng người mà sẽ có những khoảng thời gian chuyển việc ngắn hay dài, biết tận dụng tốt khoảng thời gian này bạn sẽ có một cuộc sống gọn gàng, và lành mạnh hơn rất nhiều.

Đây là một phương pháp rất hữu ích cũng như ưa thích đối với mình nhưng đây cũng là một phương pháp rất khó để áp dụng thành công.

Trong một ngày ta đều có những công việc cần xử lý. Tùy thuộc mức độ công việc, độ lớn của mục tiêu đề ra, mà mỗi công việc sẽ chiếm hữu một phần nhỏ trong quỹ thời gian một ngày của ta. (Cụ thể hơn cho bạn đọc hiểu là một ngày có 24 giờ, và chỉ có 24 giờ, mỗi đầu việc sẽ chiếm dụng một phần nhỏ của quỹ thời gian này nên việc phân bổ sao cho hợp lí là một điều thiết yếu trong việc quản lý thời gian.)

Việc liệt kê các đầu việc cần làm trong một ngày và sắp xếp chúng một cách phù hợp là hết sức quan trọng nhưng chỉ liệt kê và sắp xếp các đầu việc cũng không khiến bạn tiết kiệm được quỹ thời gian của mình, nó chỉ giúp bạn không quên việc mình cần làm trong một ngày mà thôi, còn việc tiết kiệm thời gian lại phụ thuộc nhiều vào hiệu quả làm việc của bạn. Hiệu quả làm việc càng cao, các đầu việc hoàn thành càng nhanh, quỹ thời gian dành cho công việc càng được rút ngắn.

Nếu cứ làm theo các đầu việc trên và tuân thủ theo mốc thời gian ấn định một cách máy móc thì ta không thể gọi đó là tiết kiệm quỹ thời gian, mà đó là kế hoạch thời gian. Ở đây mình sẽ lấy ví dụ ở nhiệm vụ làm giao án điện tử, mình của 3 tháng trước không có kiến thức về thiết kế giao án điện tử, phải ngồi mò mẫm làm hiệu ứng, gõ máy các nội dung bài học để hoàn thành một giao án, thời gian bỏ ra có thể mất đến 1 tiếng đồng hồ, nhưng sau 3 tháng quen với việc làm giao án điện tử, thông thạo các kỹ năng cơ bản đến bán chuyên thì việc hoàn thành một tiết học trong vòng 20 phút là điều hoàn toàn có thể đối với mình. Ở đây hiệu quả làm việc của mình được rút ngắn xuống 1/3 so với lúc trước, nên mình đã tiết kiệm được 2/3 thời gian cho việc thiết kế giao án điện tử. Tùy thuộc vào độ khó của bài giảng mà định mức được quỹ thời gian mình sẽ bỏ ra là bao nhiêu để lên kế hoạch một cách chuẩn xác nhất. Với kĩ năng làm giao án điện tử , mình tự tin rằng chỉ mất 30 phút để hoàn thành một giao án và kế hoạch của mình sẽ được lên lại trông như vầy : 20h-20h30p: Làm giao án điện tử. Khoảng thời gian còn lại mình có thể dùng để làm những việc khác, có thể là đọc vài ba trang sách hoặc ngồi nghe vài ba bài nhạc... Hãy luôn nhớ rằng "Kỷ luật trước, rảnh rỗi ở phía sau"

Phần tiếp theo mình sẽ có đề cập đến vấn đề giúp bạn nhận biết rõ nhất về hiệu quả công việc của chính bản thân. Còn để hiểu rõ hơn về vấn đề này mình sẽ có một bài viết riêng.

Ở bên trên mình có đề cập đến Hiệu Quả Công Việc, thì ở phần này mình sẽ đưa ra phương pháp giúp bạn nhận biết và hiểu rõ hơn về khả năng cũng như khoảng thời gian bạn cần bỏ ra để hoàn thành một công việc nào đó.

Phương pháp này hết sức đơn giản, bạn chỉ cần ghi chép lại việc mình đã làm là gì? Công việc mình làm hết bao nhiêu thời gian?Đã tối ưu hóa hay chưa? Cần làm gì để cải thiện việc sử dụng thời gian? Để thực hiện được phương pháp này hết sức đơn giản bạn chỉ cần 1 tờ giấy và một cái bút, cứ 1 tiếng hoặc khi hoàn thành một nhiệm vụ nào đó bạn hãy tự ghi lại một cách chung thực về: Thời gian bắt đầu - Thời gian kết thúc, công việc phát sinh (có thể là ngồi thẫn thờ không làm gì, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp....), Đã tối ưu hay chưa?, Giải pháp để ối ưu hóa thời gian như thế nào?

Ta cùng nhau vào ví dụ cụ thể nhé. Bản thân mình người viết bài này khi mới bắt đầu đọc sách và tìm hiểu về quản lý thời gian cũng luôn mặc phải lỗi trì hoãn, và tốn thời gian. Chẳng hạn trên lịch làm việc của mình đã đề ra nhiệm vụ đọc sách : [13h-13h45: Đọc sách]. Nhưng mình lại không thực hiện nhiệm vụ ấy thay vào đó mình lại có những cuộc nói chuyện không đầu không đuôi với đồng nghiệp kiểu như: "Mày yêu con bé nào..." "Gia đình mày...", nếu không phải là những cuộc nói chuyện vô nghĩa thì cũng là khoảng thời gian mình ngồi thẫn thờ trong đống suy nghĩ rối bời của chính bản thân. Sau khi tìm áp dụng phương pháp này, cứ sau 30 phút cho đến 1 tiếng mình sẽ ngồi tổng kết lại việc mình vừa làm và tự đánh giá bản thân mình, xem việc phát sinh ấy có lợi ích gì hay không, có mang lại bài học nào hay không, tốt với mình hay không nếu tốt thì làm gì? Không tốt thì giải quyết nó thế nào? Sau vài ngày thực hiện mình cũng đã có cải thiện hơn, nhưng thành thật mà nói thì mình là một người sống dựa vào cảm xúc nên tình trạng thẫn thờ, trì hoãn vẫn còn rất thường xuyên, đúng hơn thì liên tục :)) nhưng mình vẫn hoàn thành những công việc quan trọng trong ngày bằng các cách áp dụng những phương pháp làm việc hiệu quả mà mình sẽ đề cập đến sau.

Đây là bước dễ nhất cũng là bước khó nhất trong quá trình "Quản lý thời gian". Kiên trì thực hiện ở đây không phải là máy móc thực hiện mà là sự cần cân đối giữa các đầu việc cũng như là tối ưu hóa thời gian khi giải quyết những đầu việc đó.

Việc kiên trì là một thử thách lớn đối với những người mới bắt tay vào việc lên kế hoạch chi tiết cho một ngày, sẽ là rất dễ dàng để một người ngồi suy nghĩ, tưởng tượng mình sẽ làm gì từ khi thức dậy cho đến khi lên giường đắp chăn và đi ngủ, nhưng có hoàn thành những việc mà người đó đề ra hay không thì lại là một chuyện khác. Bên cạnh việc thực hiện kế hoạch bạn phải tổng kết, rút kinh nghiệm 1 tiếng một lần để thấy mình đang gặp phải những lỗi gì trong quá trình quản lý thời gian và đề ra các phương án để giải quyết lỗi ấy một cách triệt để, nếu không thể kiên trì trải qua những việc này bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian không có hiệu quả. Nếu bạn chỉ chăm chăm áp dụng theo những gì mình đặt ra và không có sự cải tiến và đúc kết thì 2 tuần là khoảng thời gian sẽ bỏ cuộc.

Bạn có thể hiểu đơn giản rằng, khi việc quản lý thời gian tốt thì các đầu việc trong danh sách của bạn sẽ được giải quyết rất nhanh, sẽ không tồn tại hiện tượng công việc chất đống thành núi, hoàn thành các đầu việc khiến ta dư giả về thời gian từ đó giúp ta có thêm quỹ thời gian để đầu tư cho bản thân mình về mặt trí tuệ, thể chất, mối quan hệ.v.v.

P/S: Bài này mình viết trong 2 ngày, 1 ngày mình bị trì hoàn do cảm xúc nên mình chỉ muốn nói rằng : "Quản lý thời gian đi đôi với quản lý cảm xúc, khi cảm xúc chiếm hết lý trí thì việc lên kế hoạch cũng sẽ trở nên vô nghĩa" Nếu bài viết này có phản hồi tích cực thì mình sẽ viết sâu hơn về vấn đề này, nếu không được chào đón thì mình xin phép thôi vì ngồi viết một bài như vậy khá là tốn thời gian và công sức. Hì hì mình mong là được mọi người chào đón và góp ý cùng nhau tiến bộ. Cảm ơn ai đã đọc đến đây.