Sau vài năm làm việc trong môi trường công sở, tôi nhận ra rằng có những kỹ năng không chỉ giúp bạn làm tốt công việc mà còn tạo nên sự khác biệt giữa một nhân viên bình thường và một nhân viên tốt. Dưới đây là ba kỹ năng quan trọng mà tôi nghĩ bất kỳ ai cũng nên rèn luyện để phát triển sự nghiệp và làm việc hiệu quả hơn.

Câu hỏi không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề mà còn phản ánh tư duy và sự chủ động của bạn trong công việc. Một câu hỏi tốt không chỉ đơn thuần là tìm kiếm câu trả lời mà còn thể hiện rằng bạn đã có sự tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi đi tìm sự giúp đỡ từ người khác.

Hãy thử đặt mình vào vị trí của cấp trên hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn. Nếu ai đó liên tục hỏi bạn những câu chung chung như:

Những câu hỏi này có thể khiến họ cảm thấy bạn đang đẩy trách nhiệm tìm kiếm giải pháp lên họ. Ngược lại, nếu bạn đặt một câu hỏi chi tiết, chứng tỏ bạn đã có sự nghiên cứu nhưng vẫn còn khúc mắc ở một điểm quan trọng, thì họ sẽ đánh giá cao sự chủ động của bạn hơn:

Thậm chí, nếu bạn có thể đưa ra một câu hỏi hay mà chưa ai từng nghĩ đến, bạn sẽ ghi điểm ngay lập tức. Một nghiên cứu của Harvard Business Review [1] cho thấy rằng những người biết cách đặt câu hỏi thông minh có xu hướng được đánh giá cao hơn về năng lực và mức độ đáng tin cậy. Việc đặt câu hỏi đúng không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp với đồng nghiệp và cấp trên.

Không một doanh nghiệp nào tuyển bạn vào để "dạy" bạn, họ tuyển bạn để v̶ắ̶t̶ làm việc và mang lại giá trị. Do đó, kỹ năng tự học hỏi là yếu tố quan trọng quyết định bạn có thể phát triển trong môi trường công sở hay không.

Theo nghiên cứu của LinkedIn Learning năm 2023 [2], 74% nhân viên thừa nhận rằng họ đã phải tự học hỏi rất nhiều trong công việc vì doanh nghiệp chỉ đào tạo những điều cơ bản. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi bạn được nhận vào làm một vị trí mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, điều quan trọng không phải là bạn sẽ được dạy gì, mà là bạn có thể tự học bao nhiêu.

Quá trình học hỏi trong công việc thường được gọi là on-the-job training (học qua công việc thực tế). Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dựa vào những gì công ty cung cấp, bạn sẽ bị giới hạn trong phạm vi rất hẹp. Thực tế, 80% kiến thức mà bạn cần để giỏi trong công việc sẽ đến từ sự tự học, chỉ 20% còn lại đến từ hướng dẫn của công ty hoặc đồng nghiệp (đây là con số ở khía cạnh lạc quan mà tôi lấy từ nguyên lý 80/20, thực tế tôi nghĩ nó ít hơn 20% rất nhiều).

Có một câu chuyện, tôi có một anh bạn muốn ứng tuyển vị trí Content Creator (bạn tôi thật, không phải tôi :))). Buổi phỏng vấn diễn ra khá suôn sẻ cho đến khi nhà tuyển dụng hỏi:

Bạn tôi trả lời:

Ngay lập tức, sắc mặt nhà tuyển dụng thay đổi, và kết quả như bạn có thể đoán, bạn tôi không được nhận. Tại sao? Vì công ty không tuyển một người đến để học, họ tuyển một người đến để làm. Bạn có thể tự học trong quá trình làm việc, nhưng đừng mong đợi ai đó cầm tay chỉ việc cho bạn từng bước.

Ngày nay, với internet và các công cụ AI hỗ trợ, việc tự học không còn hề là một thách thức lớn. Nếu bạn gặp khó khăn, thay vì ngay lập tức đi hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên, hãy thử tìm kiếm thông tin, thử nghiệm các cách giải quyết khác nhau, thậm chí nếu cả các công cụ AI cũng không thể cung cấp được cho bạn một đáp án chính xác.

Chỉ khi bạn đã thử mọi cách mà vẫn không tìm ra câu trả lời, lúc đó đặt câu hỏi mới thực sự hiệu quả. Điều này như đã kể trên không những giúp bạn ghi điểm ở công ty và còn rèn giũa về khả năng tư duy, khả năng tự học và xử lý vấn đề.

Một ngày bạn có 8 tiếng để làm việc, nhưng nếu không biết cách tổ chức công việc hiệu quả, bạn sẽ luôn cảm thấy quá tải. Kỹ năng quản lý công việc giúp bạn không chỉ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà còn giảm thiểu căng thẳng và tăng hiệu suất làm việc.

Không phải tất cả nhiệm vụ đều quan trọng như nhau. Sử dụng phương pháp Ma trận Eisenhower, bạn có thể phân loại công việc thành bốn nhóm:

Quan trọng & Khẩn cấp: Cần giải quyết ngay (ví dụ: deadline gấp, xử lý sự cố lớn).

Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Cần lên kế hoạch trước (ví dụ: nghiên cứu chiến lược, nâng cao kỹ năng).

Không quan trọng nhưng Khẩn cấp: Cố gắng ủy quyền hoặc xử lý nhanh (ví dụ: các cuộc họp không cần thiết).

Không quan trọng & Không khẩn cấp: Nên loại bỏ hoặc làm vào thời gian rảnh (ví dụ: kiểm tra mạng xã hội quá thường xuyên).

Hiện nay có nhiều công cụ giúp bạn theo dõi công việc hiệu quả như Trello, Asana, Notion hoặc đơn giản là Google Calendar. Việc sử dụng các công cụ này giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần tránh rơi vào cái bẫy của việc cố gắng tổ chức công việc một cách hoàn hảo và vội vã. Trước khi dành thời gian sắp xếp và lưu trữ, hãy đánh giá xem công việc đó có lặp lại thường xuyên và có giá trị sử dụng lâu dài hay không. Một hệ thống lưu trữ tốt giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin, nhưng nếu không cân nhắc kỹ, bạn có thể tốn quá nhiều công sức cho những thứ hiếm khi cần đến.

Nhiều người nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc giúp tăng năng suất, nhưng thực tế thì ngược lại. Nghiên cứu từ Đại học Stanford [3] cho thấy những người thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc có hiệu suất làm việc thấp hơn 40% so với những người tập trung vào từng nhiệm vụ một. Vì vậy, hãy tập trung hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.

Tôi biết còn có rất nhiều kỹ năng quan trọng khác trong môi trường công sở, nhưng với tôi, đây là ba kỹ năng cốt lõi đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn và phát triển bản thân. Hy vọng chúng cũng sẽ hữu ích với bạn!

1. Harvard Business Review - The Surprising Power of Questions

2. LinkedIn Learning Workplace Report 2023 https://learning.linkedin.com/content/dam/me/learning/en-us/pdfs/workplace-learning-report/LinkedIn-Learning_Workplace-Learning-Report-2023-EN.pdf

3.Stanford University Study on Multitasking and Productivity