How to Manage Negative Employees - Soren Kaplan Ph.D.

Xin phép được dịch lại bài viết của Ph.D. Soren Kaplan

7 bước để tạo ra môi trường làm việc tích cực (ít nhất là năng lượng mình tích cực cũng sẽ kéo mọi thứ tích cực lên >.<)

Bạn đã bao giờ gặp ai đó luôn tiêu cực chưa (Thy cmt: đặc biệt hơn nếu đó là "sếp" bạn)? Họ có thể liên tục nói những câu như “Bạn không thể làm điều đó”, “Làm việc này không hiệu quả đâu” và những câu nói mất động lực khác. Họ có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể và cơ mặt để lan tỏa năng lượng này ra xung quanh. Sự hiện diện của họ trong cuộc họp khiến những người khác cảm thấy khó chịu.

Sự hiện diện của một nhân viên tiêu cực liên tục có thể làm suy yếu hiệu suất của một nhóm và dẫn đến tinh thần giảm sút, năng suất làm việc thấp và có thể gây thiệt hại lâu dài cho văn hóa doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để bạn hỗ trợ đồng nghiệp này đảm bảo hành vi của họ không tác động tiêu cực đến team và công ty?

Sự tiêu cực dai dẳng ở nơi làm việc thường bắt nguồn từ sự tương tác phức tạp của các yếu tố tâm lý. Burn-out (kiệt sức) có thể khiến mọi người thể hiện sự thất vọng thông qua sự tiêu cực khi họ cảm thấy choáng ngợp, không được đánh giá cao hoặc cảm thấy gánh nặng khi công việc quá sức. Những căng thẳng bên ngoài từ cuộc sống cá nhân, chẳng hạn như khó khăn tài chính hoặc bất hòa gia đình có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hành vi của một cá nhân tại nơi làm việc, có khả năng khiến họ biểu hiện quan điểm "tiêu cực nhất quán" như một cơ chế đối phó (Thy cmt: bản năng sinh tồn của con người sẽ có xu hướng né tránh những điều gây khó chịu nên hoàn toàn có thể hiểu được).

Những xung đột và hiểu lầm chưa được giải quyết giữa các nhân viên cũng có thể đóng vai trò tạo ra tầng tầng lớp lớp tiêu cực. Thay vì giải quyết vấn đề một cách trực tiếp, mọi người có thể trở nên "hung hăng thụ động", mang hình thức tiêu cực. Đối với một số người, những đặc điểm tính cách như hoài nghi hoặc khuynh hướng bi quan tự nhiên có thể dẫn đến sự tiêu cực nhất quán.

Người quản lý trực tiếp có thể giải quyết sự tiêu cực trong nhóm của mình thông qua lăng kính tâm lý, giúp các cá nhân giải quyết nguyên nhân gốc rễ của sự tiêu cực và từ đó thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ và đổi mới hơn.

Sự tiêu cực trong các cuộc họp có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, từ việc liên tục chỉ trích và hoài nghi đến những nhận xét bác bỏ và phản đối những ý tưởng mới (Thy cmt: không mang tính phản biện để giải quyết vấn đề mà đặt nặng thành kiến để công kích cá nhân). Trong khi liều lượng lành mạnh của "căng thẳng sáng tạo" hoặc "xung đột lành mạnh" có thể kích thích tư duy đổi mới và đưa ra quyết định tốt hơn, thì sự tiêu cực không được kiểm soát có thể làm bào mòn sự gắn kết của team và gây tổn hại cho các mối quan hệ.

Thiệt hại tâm lý do sự tiêu cực gây ra cho một team có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:

- Sự lây lan văn hóa: tiêu cực có xu hướng lan rộng như cháy rừng. Khi một thành viên trong nhóm liên tục thể hiện sự bi quan, những người khác có thể làm theo, tạo ra văn hóa hoài nghi.

- Cạn kiệt cảm xúc: Sự tiêu cực liên tục có thể làm cạn kiệt cảm xúc của cá nhân và những người xung quanh, ảnh hưởng đến tinh thần của cả team.

- Thiếu an toàn về mặt tâm lý: Những "góp ý" tiêu cực có thể ngăn cản người khác chia sẻ ý tưởng và dễ bị tổn thương, cản trở sự đổi mới và hạn chế tiềm năng giải quyết vấn đề.

- Sự tách rời: Môi trường tiêu cực kém hiệu quả hơn vì chúng thường liên quan đến tranh chấp và phiền nhiễu, đây là 2 nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sự suy thoái chung của doanh nghiệp.

Leader của những nhân viên tiêu cực có thể đồng cảm và hỗ trợ, đồng thời nỗ lực giảm bớt sự tiêu cực thông qua các phương pháp cụ thể sau:

Có những cuộc thảo luận riêng tư. Bắt đầu bằng việc trò chuyện riêng với "nhân viên tiêu cực". Sử dụng sự lắng nghe tích cực và sự đồng cảm để hiểu mối quan tâm và động lực của họ. Đặt những câu hỏi mở để khuyến khích họ thể hiện bản thân.

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Chia sẻ những hành vi tiêu cực cụ thể như những câu nói và ngôn ngữ cơ thể mà leader đã quan sát và nhìn ra. Đưa ra những ví dụ cụ thể về mức độ tiêu cực của họ đã ảnh hưởng đến động lực và kết quả của team như thế nào. Gợi mở thêm về mối quan tâm của leader đối với nhân viên một cách xây dựng, không phán xét.

Đặt kỳ vọng rõ ràng. Xác định rõ ràng hành vi leader mong đợi trong các cuộc họp. Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp tôn trọng và cởi mở trong việc đạt được các mục tiêu của team.

Để nhân viên tự soi chiếu lại bản thân. Khuyến khích nhân viên tự suy ngẫm về tác động tiêu cực của họ đối với sự phát triển nghề nghiệp và hạnh phúc của chính họ. Thảo luận về tầm quan trọng của trí tuệ cảm xúc trong phát triển nghề nghiệp.

Can thiệp bằng sự tạo điều kiện. Trong các cuộc họp, hãy can thiệp khi nảy sinh những bình luận tiêu cực. Thừa nhận quan điểm của nhân viên trong khi hướng cuộc trò chuyện tới các giải pháp mang tính xây dựng. Sử dụng sự củng cố tích cực khi họ đóng góp tích cực.

Nuôi dưỡng một nền văn hóa hỗ trợ. Thúc đẩy văn hóa đánh giá cao và công nhận. Khuyến khích các thành viên trong team bày tỏ lòng biết ơn đối với những đóng góp của nhau. Nêu bật những ví dụ về hành vi tích cực trong các cuộc họp.

Theo sát. Thường xuyên kiểm tra để đánh giá sự tiến bộ của họ. Ghi nhận và tôn vinh những nỗ lực đóng góp tích cực của họ. Giải quyết mọi trở ngại một cách xây dựng.

Giải quyết sự tiêu cực trong các cuộc họp/các task bình thường không chỉ mang lại lợi ích giữa các cá nhân; đây còn là lợi ích cụ thể cho toàn doanh nghiệp. Trong bầu không khí tích cực, các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau gắn kết hơn, tham gia vào các cuộc thảo luận hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt hơn. Một môi trường cởi mở và khẳng định sẽ nuôi dưỡng tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, nuôi dưỡng văn hóa đổi mới liên tục. Với các cuộc họp tập trung và hiệu quả hơn, thời gian và nguồn lực quý giá sẽ được tiết kiệm, góp phần cải thiện năng suất tổng thể. Hơn nữa, nhân viên có xu hướng trung thành hơn với các tổ chức ưu tiên phúc lợi của họ và nuôi dưỡng một nền văn hóa tích cực.

Giải quyết vấn đề tiêu cực là một bước chiến lược nhằm đạt được kết quả kinh doanh hữu hình. Những manager tiếp cận vấn đề này từ góc nhìn tâm lý có thể tạo ra một nền văn hóa nuôi dưỡng thúc đẩy sự đổi mới, năng suất và thành công lâu dài.