Chuyện quản lý thời gian

Con người chúng ta, dù có khác biệt về giới tính, tuổi tác, địa vị,... đến thế nào, đều có chung một thứ, giống nhau ở tất cả mọi người: THỜI GIAN

Cùng là 24 giờ mỗi ngày nhưng cách mỗi chúng ta sử dụng quỹ thời gian khác nhau sẽ khiến cuộc sống chúng ta trở nên khác nhau.

Bài viết này đáng lý có thể hoàn thành xong từ trước, nhưng thói trì hoãn và kĩ năng quản lý thời gian chưa thật tốt của mình đã khiến câu chuyện dưới đây bây giờ mới được kể. Tuy vậy, mình vẫn mạnh dạn chia sẻ những điều bên dưới, vì mình tin rằng khi viết về những điều bản thân chưa thật hoàn thiện sẽ là cơ hội để chính mình hoàn thiện nó. 

Chúng ta cùng bắt đầu nhé!

Nhiều khi mình mong muốn một ngày có nhiều hơn 24h. Đơn giản bởi mình nghĩ, nếu có thêm thời gian, chắc chắn mình sẽ hoàn thành thật tốt các công việc.

Nhưng đó là một mong muốn sai lầm. Vì dù mỗi ngày có đến 30h, nếu không biết sử dụng thời gian một cách hợp lý, mình vẫn sẽ thiếu thời gian như thường =))

Quản lý thời gian là một kĩ năng quan trọng với bất kì ai, nó là chân đế quan trọng trong quản trị cá nhân hay cũng là quản trị cuộc đời của bạn. Trước tiên, để cùng học cách quản lý thời gian, chúng ta hãy thống nhất với nhau rằng: 

Bạn luôn có đủ thời gian nếu biết cách quản lý chúng!

Để tiện cho việc theo dõi, mình sẽ ngắn gọn những công việc cần làm như sau

1. Mục tiêu cụ thể - Ưu tiên rõ ràng

2. Tăng tập trung - Giảm trì hoãn

3. Đánh giá - Tối ưu hoá

4. Duy trì - Đường dài

Xác định mục tiêu của bạn trong từng giai đoạn của cuộc đời là một công việc quan trọng. Khi biết đang cố gắng vì điều gì, chúng ta sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đúng trọng tâm hơn. Nó giống như vẽ một đường phác thảo cho lộ trình của chuyến tàu cuộc đời của bạn vậy, ở chặng này nó cần đi đến đây, nếu có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ tới đó nhanh hơn.

Từ những mục tiêu cần đạt, bạn cần xây dựng cho mình một thứ tự ưu tiên. Mục đích của danh sách này là giúp bạn quyết đoán hơn giữa các lựa chọn và tránh sa lầy vào những công việc không thật sự có ích cho mục tiêu. Ngoài ra, nó cũng giúp chúng ta ước lượng khối lượng công việc cần làm trong mỗi giai đoạn.

Sau khi đã có mục tiêu cụ thể và danh sách ưu tiên rõ ràng, hẳn các bạn đã nắm được những công việc cần làm. Vậy thì chúng ta cần trả lời câu hỏi tiếp theo,

Từ “việc để làm” đến “để làm việc” cần thêm 1 bước quan trọng: “Lập kế hoạch đi kèm deadline”. Giống như việc bạn nói với đứa bạn chung lớp cấp 3: “Ê hôm nào đi cafe nha mày.” thì việc bạn nói với tâm trí: “Chúng ta sẽ học từ mới tiếng Anh bằng cách nghe podcast” sẽ rất khó để thực hiện nếu như không có một kế hoạch và thời hạn nhất định cho nó. Dĩ nhiên để thực hiện điều này đòi hỏi bạn cần thêm khả năng ước lượng công việc, theo cá nhân mình thì kinh nghiệm sẽ mách bảo bạn, vậy nên đừng lo lắng nhé ^^.

Bài học mình rút ra được khi xác định mục tiêu và xếp ưu tiên là:

- Bạn dành thời gian của mình cho thứ gì, điều đó sẽ tạo nên bạn. 

- Hãy nói “không” nhiều hơn. Có nhiều thứ không cần thiết như bạn nghĩ. Nếu cảm thấy bản thân đang làm những điều không quan trọng, mạnh dạn nói với chính mình rằng bạn đang chơi. Đừng kiếm bất kì lí do nào để bào chữa cho nó.

- Lựa chọn điều gì không quan trọng bằng việc sẽ sống với lựa chọn đó như thế nào. “No pain, no gain”. “Practice makes perfect”. Thời gian bạn bỏ ra càng nhiều thì thành quả thu được càng lớn.

Có công việc, có kế hoạch, có thời hạn. Và khó khăn cũng bắt đầu xuất hiện. Đó là khi bạn lập được một kế hoạch hoàn hảo cho một năm mới nhưng lại không thực hiện được đến một nửa =))

Từ trải nghiệm của mình trong việc này thì bạn có thể lưu ý vài điều sau:

Khả năng tập trung của mình không hề tốt, nếu vừa nấu cơm vừa đọc sách thì thường mình sẽ chẳng nhớ được điều gì và phải đọc lại từ đầu, vừa nấu cơm vừa cầm điện thoại lướt fb thì mấy món bữa đó ăn không hề ngon. Khi bạn là chuyên gia trong nấu ăn có thể bạn sẽ làm tốt cả 2 việc chăng? Mình không chắc. Mình chỉ nghĩ rằng, nếu không thực sự thiếu thời gian, xin đừng ép bản thân phải làm nhiều hơn 1 việc.

Sự nhanh chóng và tức thời của thời đại 4.0 mang đến hệ luỵ là càng ngày khả năng tập trung của chúng ta càng suy giảm. Không còn dễ để chúng ta dành thời gian và tập trung suy nghĩ về điều gì đó nữa.

Vì có những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Hãy loại bỏ kẻ đánh cắp thời gian của bạn như: “Ting ting” từ điện thoại. Tiếng ồn. Những suy nghĩ chớm đến chớm đi. Tất cả những thứ có khả năng gián đoạn quá trình làm việc của bạn đều cần loại bỏ tối đa.

(Khả năng tập trung sâu có thể là một tài nguyên quan trọng trong tương lai, học thiền là một trong những cách để sở hữu nó)

Bạn có thể tham khảo phương pháp tập trung Pomodoro. 1 pomodoro = 25’ tập trung cao độ + 5’ nghỉ ngắn. Cứ 4 pomodoro có 1 nghỉ dài 15’.

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm những phương pháp khác.

Có một hiệu ứng tâm lý cho rằng mọi người khi bắt đầu việc gì sẽ có khuynh hướng hoàn thành nó. Vậy thì, nếu bạn muốn đánh bại sự trì hoãn của bản thân, hãy bắt đầu công việc ở... bất cứ đâu. Bài tập về nhà mãi không làm? Hãy bắt đầu từ việc dọn dẹp bàn học, mở một quyển sách và rồi những công việc sẽ nối tiếp theo sau.

Cái này còn gọi là “phương pháp Phô mát Thuỵ Sĩ” (?). Lý thuyết động lực chỉ ra rằng những thành quả nhỏ sẽ đẩy chúng ta tiếp tục hoàn thành công việc. Chia nhỏ công việc phục vụ cho mục đích này.

- Bài học mình luôn muốn ghi nhớ và thực hiện tốt trong phần này: Kỉ luật là sức mạnh!

Ở 2 phần trên, bạn dường như đã bắt gặp những lưu ý quen thuộc mà ngày thường chúng ta bỏ quên. Tuy vậy, không phải ai dành đủ thời gian và sự tập trung trong công việc cũng có thể đạt được thành quả lớn. Tại sao cùng ôn thi trong 3 ngày nhưng trả điểm thi thì kẻ 5 người 8?

Lí do của hiện tượng trên chính là quy tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, rằng: 20% những việc quan trọng nhất sẽ mang lại 80% hiệu quả của toàn bộ công việc. Như vậy, nếu như nhận biết được 20% đặc biệt đó, nếu có thể tập trung nguồn lực để nâng cao hiệu quả của riêng chỉ 20% đó thôi, toàn bộ hiệu quả của công việc đã nâng lên một lượng đáng kể.

Không có bất cứ mẹo mực gì, tất cả điều bạn cần làm bao gồm:

- Luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhất trong mọi công việc. Vì chỉ có làm hết sức trong mọi việc mới giúp bạn nhận ra được đâu là phần việc quan trọng nhất. Ngắn gọn tức là, hãy “cầu toàn trong khả năng” (tư tưởng này cũng rất hữu ích cho phát triển bản thân).

- Lặp lại công việc với số lượng nhất định

- Đánh giá hiệu quả của công việc đó

- Tìm ra phần việc quan trọng (khoảng 20%)

- Tối ưu hoá. Chú tâm những phần quan trọng. Hạn chế phần thừa

- Thực hiện công việc đó (lúc này hiệu quả chắc chắn đã tăng lên rất nhiều nè ^^)

Lưu ý, mình không hề nói đến “hào hứng ba giây” trong phần này, nó không phải kiểu duy trì với những thứ bạn vạch ra ban đầu mà không làm được do thiếu tập trung và thói quen trì hoãn (đã trình bày ở phần 2). 

Kiểu duy trì mà mình muốn nhắn nhủ ở đây là, nhiều khi, chúng ta quá nghiêm khác với bản thân mình, và vạch ra một kế hoạch quá nặng.
Tức là, bạn có thể làm được nó trong 1 tuần nhưng không thể làm tốt như thế trong 1 tháng

Quản lý thời gian không chỉ là quản lý công việc, bạn cần quản lý cả sức khoẻ và trí lực của bản thân để thực hiện khối lượng công việc đã vạch ra.
Nhiều khi mình lập kế hoạch với số giờ ngủ 1 ngày khoảng 6.5h và sau hơn 1 tuần thì mình thường xuyên buồn ngủ giữa chừng, không đủ tỉnh táo để làm việc. Sau khi đánh giá lại thì mình quyết định thay đổi để có thể duy trì một kế hoạch phù hợp hơn.

Hãy chắc chắn bạn đủ sức lực để hoàn thành tốt với hầu hết nhiệm vụ, lưu ý ăn tập trung (để hấp thu tốt hơn), ngủ đủ giấc (để giữ gìn sức khoẻ) và nghỉ ngơi điều độ (cả về tinh thần với các hoạt động gia đình, bạn bè). Bạn muốn dành toàn bộ sức lực cho công việc?

Cũng được thôi, nhưng hãy chắc chắn bạn không hối tiếc về điều đó.

Đường dài còn một ý nữa mà có thể bạn sẽ quan tâm. Mình gọi là "điểm rơi phong độ". Tức là, mọi thứ trong cuộc sống không ổn định duy trì mà sẽ dao động quanh một vị trí cân bằng nào đó theo đồ thị hình sin. 

Bài học ở đây là, hãy để ý đến chu kì dao động của bạn, bạn đang nằm ở pha nào của dao động? Nhận biết nó để có những kế hoạch đường dài phù hợp

Sau này khi hiểu rõ rồi, bạn sẽ có thể điều chỉnh điểm rơi phong độ cho chính bản thân mình Ví dụ đơn giản là thi cuối kì thì không được ốm, não luôn trong đầu; sắp đến Tết phải xinh đẹp,...

Quản lí thời gian là một kĩ năng self-help, tức là tự bạn phải giúp đỡ và rèn luyện cho chính mình. Mọi quan điểm lí thuyết đều chỉ mang tính gợi ý và hướng dẫn. Tự mình thực hiện, kiểm chứng và rút kinh nghiệm sẽ giúp bạn tốt lên mỗi ngày.

Chúc bạn mỗi ngày đều hạnh phúc với thời gian của chính mình ^^