Cách ghi chép chi tiêu như thế nào?

Trong bài trước về "Bắt đầu học cách quản lý tài chính cá nhân", mình đã nói về những mindset cơ bản khi bắt đầu tìm hiểu về nội dung này. Sau khi đã có mindset rồi thì bắt đầu hành động thôi. Việc quan trọng nhất ở giai đoạn này là ghi chép các khoản thu, chi để có những thông tin đầu tiên. Tuy nhiên cách ghi chép thế nào lại là việc tưởng dễ mà lại khó đối với rất nhiều người. Do đó mục đích chính của bài viết này là chia sẻ với các bạn cách mà mình bắt đầu ghi chép như thế nào.

Tại sao lại cần lên các danh mục trước? Bởi vì chúng ta sẽ cần khoanh vùng, giới hạn các nội dung cần theo dõi, quản lý. Dựa vào danh mục này thì khi ghi chép mới không bị lộn xộn, để sau này tổng hợp lại cũng chính xác và dễ dàng nữa. Việc ghi chép sẽ áp dụng với cả Thu nhập và Chi tiêu nên sẽ cần các danh mục thu, chi. Ngoài ra việc xây dựng các quỹ dự phòng cũng rất cần thiết trong giai đoạn này nên sẽ cần thêm danh mục các quỹ nữa. Rồi, bây giờ điểm qua một vài danh mục trong file Excel của mình nhé:

Trong này chúng ta có thể liệt kê các nguồn tạo ra thu nhập. Với mỗi người một khác nên các bạn có thể xóa đi và ghi lại theo nguồn thu thực tế mà bản thân có được. Chú ý phân loại hình thức thu nhập là Chủ động hay Thụ động:

+ Thu nhập chủ động: là thu nhập có được do bạn trực tiếp làm việc và được trả công, trả lương. Dễ thấy nhất là các khoản từ tiền lương, các khoản làm thêm freelancer, các khoản thu từ việc bạn bán lại các đồ đạc, vật dụng, hàng hóa...

+ Thu nhập thụ động: là thu nhập do bạn gián tiếp có được từ 1 hoạt động, ví dụ như bạn gửi tiền tiết kiệm ở ngân hàng và có được thu nhập từ lãi tiền gửi; hay bạn có một căn nhà cho thuê và có được thu nhập từ tiền thuê nhà. Thu nhập thụ động không có nghĩa là bạn "không làm mà vẫn có", mà bạn vẫn phải làm việc: quản lý nhà, gửi/rút khoản tiết kiệm... tuy nhiên đó là những việc mang tính chất gián tiếp và công sức bỏ ra cũng khác với hình thức thu nhập chủ động.

Bạn có thể định hướng càng nhiều nguồn thu càng tốt, có thể chưa có thu nhập ngay ở hiện tại nhưng phải trong khả năng có thể đạt được trong tương lai gần (trong khoảng 1 năm đổ lại). Đừng vẽ vời ra những nguồn thu xa xôi quá, kiểu như tiền thu từ hoạt động cho thuê nhà nhưng bạn còn chưa có căn nhà nào để cho thuê, cũng chưa biết bao giờ mới có được căn nhà đó. Hãy xác định các nguồn thu có tính thực tế và khả thi một chút nhé.

- Bạn sẽ biết được cơ cấu thu nhập của mình đang ở hình thức nào là chủ yếu. Càng ít thu nhập thụ động, bạn càng vất vả trong việc kiếm tiền hay bị lệ thuộc vào 1 công việc nhất định. Để từ đó bạn sẽ có dần những mục tiêu điều chỉnh cơ cấu thu nhập này trong tương lai.

- Rồi đánh giá các nguồn thu này đã xứng đáng với khả năng của bạn chưa. Bạn sẽ tập trung cải thiện nguồn thu nhập nào trước, làm gì để cải thiện... Sẽ có rất nhiều ý tưởng cho bạn hành động sau này.

Chúng ta có nhiều nơi để lưu giữ tiền như: Ví tiền mặt, tiền trong tài khoản ngân hàng, tiền trong App, tiền trong thẻ tín dụng... Nếu không theo dõi tiền theo từng ví thì rất khó để đánh giá đúng các khoản tiền đang có, khả năng huy động tiền, hay các khoản chi tiêu tín dụng (bị âm) mà không biết. Do đó nên có danh sách các ví này để ghi chép cho chính xác, đầy đủ.

Cái này không phải yếu tố quan trọng trong tư duy về quản lý tài chính cá nhân, nhưng với mình thì mình lại coi trọng. Bởi mình thấy việc chi tiêu qua thẻ, dù có sao kê thông báo rõ ràng nhưng rất hay quên, không đánh giá, so sánh với tổng thể các khoản tiền có thể tiêu của mình. Điều đó dễ dẫn tới việc chi tiêu mất kiểm soát. Do vậy trong giai đoạn đầu, mình muốn tập trung vào đánh giá thói quen tiêu dùng thì mình sẽ muốn xem xét đủ lượng tiền có trong các ví biến động ra sao.

Đây là nội dung rất quan trọng trong quản lý chi tiêu. Bạn cần phải phân loại các khoản chi ra theo 3 loại tính chất là:

- Thiết yếu: Phát sinh đều hàng tháng, phục vụ các nhu cầu thiết yếu, cơ bản nhất.

- Không thiết yếu: Không thường xuyên, giúp duy trì, mở rộng mối quan hệ và đầu tư cho bản thân.

Có thể ở giai đoạn đầu bạn sẽ khó để phân biệt được đâu là Thiết yếu, đâu là Lãng phí. Bản thân mình cũng thấy có rất nhiều câu hỏi xoay quanh chủ đề này, kiểu như: Đi uống cà phê với bạn thì có lãng phí không? Dẫn người yêu đi xem phim thì có phải là lãng phí không... Mà những câu hỏi này không phải dễ mà trả lời ngay được. Nó cần phải xuất phát từ mindset, từ thói quen chi tiêu, từ mục đích và cảm nhận của từng người, ở từng thời điểm nữa. Đoạn này thì trong thời gian tới mình sẽ có những bài viết đánh giá sâu hơn, còn bây giờ tạm thời đi vào chủ đề chính đang nói đã.

Nếu bạn không tập phân loại, bạn sẽ không thể nào phân loại đúng ngay được. Nếu bạn không dành thời gian suy nghĩ về nó, đặt nó vào trong các bối cảnh, trong mục tiêu tài chính của mình, bạn sẽ thấy hầu như khoản chi nào cũng là thiết yếu cả. Mình và vợ mình từng tranh luận với nhau rất nhiều về vấn đề này, thậm chí còn tới mức gay gắt. Mỗi người sẽ có những quan điểm riêng, nên mình cũng không muốn hướng dẫn hay phân tích quá chi tiết chỗ này ngay. Ở đây chúng ta sẽ tôn trọng thói quen chi tiêu của nhau, chỉ là nhắc nhở nhau tập phân loại các khoản chi tiêu mà thôi.

Thực ra phần này mình thấy không quan trọng lắm. Mục đích ban đầu của mình là muốn chia nhóm ra các yếu tố tác động tới hành vi, thói quen chi tiêu để giúp mình có căn cứ điều chỉnh. Tuy nhiên thực tế sau một thời gian thì mình thấy không giúp ích gì nhiều. Do đó nếu bạn nào thấy nó có ích thì dùng, còn không thì bỏ qua cũng được.

Một ví dụ: Chi cho Yêu đương, nhất là giai đoạn mới có người yêu thì việc gặp nhau, đi chơi, ăn uống, giải trí là "Thiết yếu". Nếu không thì sao duy trì được tình yêu. Nhưng vào giai đoạn khác (như yêu lâu rồi hay cưới nhau rồi) thì mức độ chi tiêu cho việc "hâm nóng tình cảm" sẽ thấp lắm, không như hồi mới yêu, hoặc có thể nó vẫn cao nhưng cách chi tiêu sẽ khác. Nên nhóm chi cũng có thể là căn cứ giúp bạn đánh giá tính chất là thiết yếu hay không.

Ở đây mình đưa ra 4 quỹ chính (giữ theo tên tiếng anh cho dễ gọi vì mình quen gọi như vậy rồi):

- Daily: Là khoản tiền bạn trích ra để chi tiêu hàng ngày, hàng tháng. Bạn chi tiêu chính ở đây và không nên động vào các quỹ kia. Hay nói cách khác là tuyệt đối không nên rút tiền từ các quỹ dự phòng, quỹ đầu tư để đi chi tiêu hàng ngày.

- Emergency và Sinking: Đây là 2 quỹ dự phòng cho các mục đích: Emergency là để chi khẩn cấp lúc ốm đau, thất nghiệp, thu nhập bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Sinking là để chi tiêu những khoản lớn mà bạn có kế hoạch từ trước như sửa nhà, đổi xe... Không nên trích tiền ăn hàng tháng ra để đổi điện thoại mới, mà bạn nên có kế hoạch tích góp quỹ này từ trước, để đến khi đủ rồi thì dùng quỹ để mua. Hai quỹ này có giới hạn nhất định để có thể lấp đầy được, có thể tính như sau:

Quỹ Emergency = Chi tiêu tối thiểu * X1 (trong đó X1 là từ 6 đến 12 tháng tùy theo mức độ an toàn mà bạn mong muốn)

- Invest: Là quỹ đầu tư. Khi bạn có tiền nhàn rỗi thì phần tiền đó sẽ được dùng để đầu tư. Trong giai đoạn mới bắt đầu quản lý tài chính cá nhân thì mình nghĩ chưa nên quan tâm ngay tới đầu tư (vì ít ai thực sự có tiền nhàn rỗi ngay giai đoạn này). Chúng ta sẽ cần quản lý trước, xây dựng thói quen chi tiêu tốt, tăng thu nhập chủ động, lấp đầy các quỹ dự phòng, có dòng tiền tốt, sức khỏe tài chính ổn định thì mới đầu tư. Trong thời gian chưa đầu tư thì chúng ta có thể tranh thủ vừa quản lý, vừa học thêm kiến thức. Có kiến thức và có năng lực tài chính thì đầu tư mới hiệu quả.

Do các nguồn thu và cơ cấu thu nhập mỗi người một khác nên mình sẽ lấy ví dụ để mô tả thôi, các bạn có thể tự liên tưởng tới bản thân để có cách ghi phù hợp nhé:

- Hàng tháng khi có thu nhập từ tiền lương (mà đây thường là nguồn thu chủ yếu nhất, các nguồn khác không đáng kể), chúng ta sẽ trích một phần vào Quỹ Daily, một phần vào Quỹ Emergency. Sau khi lấp đầy quỹ Emergency bạn sẽ lấp đầy tiếp quỹ Sinking. Khi hai quỹ này đầy rồi thì khoản tiền dư ra sẽ đưa vào quỹ Invest (đây là tiền nhàn rỗi).

Tỷ lệ trích thì cũng tùy từng người nhé. Với bản thân mình thì mình trích 80% cho daily, 20% cho dự phòng - đầu tư. Việc trích này phải đảm bảo là đủ tiêu dùng hàng ngày, không được lạm vào quỹ khác. Đừng cố gắng tiết kiệm quá nhiều ở giai đoạn đầu, bởi khoản tiền tiêu dùng của bạn sẽ bị thu hẹp đáng kể, ảnh hưởng tới thói quen chi tiêu, tâm lý, các mối quan hệ. Bạn cũng có thể đưa ra chiến lược là 90% daily cho 3 tháng đầu, 80% daily cho 3 tháng sau, và sau 6 tháng thì là 70% cho daily.

Ví dụ: Thu nhập hiện tại của bạn là 10 triệu, bạn trích 20% cho dự phòng là 2 triệu, còn 8 triệu để chi tiêu. Nhưng nếu thu nhập của bạn tăng lên 14 triệu, thì vẫn trích 20% cho dự phòng, bạn có 2,8 triệu, còn 11,2 triệu để chi tiêu hàng ngày (còn vượt cả tổng thu nhập của giai đoạn trước). Do đó tỷ lệ trích quỹ không đổi, nhưng lượng tiền để tiêu đã tăng lên, bạn sẽ không gặp khó khăn với việc thiếu tiền sinh hoạt. Vì vậy mấu chốt ở đây là bạn duy trì đều đặn được tỷ lệ này để hình thành thói quen kiểm soát chi tiêu và tiết kiệm, còn nhiệm vụ chính vẫn phải là tìm cách tăng thu nhập mới giải quyết được vấn đề ít tiền tiêu.

1) Dòng 1 - nhận lương vào tài khoản ngân hàng, số tiền 10 triệu, bạn cho luôn vào quỹ Daily

2) Dòng 2+3: bạn chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B để trích vào quỹ Emergency với số tiền 2 triệu (20%). Khi đó ngân hàng B tăng 2 triệu, ngân hàng A giảm 2 triệu.

3) Dòng 34+5: bạn rút 1,5 triệu tiền mặt ra để tiêu dùng hàng ngày. Vẫn là quỹ Daily, nhưng ngân hàng A giảm 1,5 triệu, ví tiền mặt tăng 1,5 triệu.

Với cách ghi này, tổng số tiền thu nhập không đổi, nhưng cơ cấu và các ví lưu trữ đã thay đổi.

Hàng ngày khi chi tiêu thì các bạn có thể ghi lại các khoản chi tiêu đó vào phần ghi chú của điện thoại vì không phải lúc nào cũng có thể nhập ngay trên file excel. Mà nếu không ghi lại ngay thì rất dễ quên. Mình đã từng gặp tình trạng tổng kết mỗi tuần bị lệch mất tầm 200-300k mà không thể nhớ là đã tiêu vào đâu. Cảm giác lúc kiểm kê tiền mà bị lệch thì rất khó chịu, kiểu như mình bị mất tiền vậy (dù thực ra không mất mà chỉ là không nhớ đã tiêu vào đâu). Cảm giác này thực ra là một cảm giác tốt. Bởi trước đây bạn không ghi chép, việc không nhớ tiêu vào đâu là rất bình thường. Cái cảm giác bình thường đó làm bạn không kiểm soát được thói quen chi tiêu đấy.

Khi ghi chép các khoản chi, bạn không nhất thiết phải ghi quá chi tiết kiểu như: Ăn sáng bao tiền, ăn trưa bao nhiêu, mà có thể gộp chung tiền ăn cả ngày vào luôn thành 1 khoản để khỏi mất nhiều công ghi. Tuy nhiên chỉ nên gộp các khoản giống nhau như tiền ăn, tiền cà phê, tiền xăng + gửi xe... chứ không nên gộp quá nhiều, kiểu như cộng hết các khoản chi tiêu trong ngày rồi ghi 1 lần thì không nên. Bởi mục đích của việc ghi này chính là phân loại các khoản chi xem đó là Thiết yếu, không thiết yếu hay lãng phí.

Việc điều chỉnh thói quen chi tiêu trước nhất là tập trung vào các khoản lãng phí và giảm thiểu hết mức có thể những khoản này. Do việc phân loại cũng không phải ngay lập tức xác định được là lãng phí hay không, nên bạn có thể ghi nhận tạm thời lại ngay ở thời điểm đó là 1 tính chất cụ thể. Sau đó cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng bạn có thể xem lại, đánh giá lại để điều chỉnh dần.

Rồi, phần hướng dẫn cách ghi như vậy là khá đầy đủ rồi. Bài viết sau mình sẽ nói về việc tổng hợp kết quả lên báo cáo như thế nào, cách đọc báo cáo ra sao, khi cập nhật thêm thông tin thì cần làm gì. Hẹn gặp lại các bạn ở bài sau nhé. Rất mong nhận được góp ý của các bạn để series bài viết về quản lý tài chính cá nhân của mình được hoàn thiện hơn.