Tự quản lý tài chính cá nhân trên Excel?

Chủ đề Quản lý tài chính cá nhân là một chủ đề rộng, mình rất muốn viết về nó nhưng lại chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Nhân dịp hôm nay có một bạn hỏi về việc làm sao quản lý tài chính cá nhân trên excel? Anh có mẫu nào không cho em tham khảo với? Mình rất sẵn lòng chia sẻ với bạn file excel mà mình đang sử dụng. Tất nhiên là file này mình đã giản lược đi so với file thực tế của mình, dữ liệu cũng để ở dạng chung chung thôi. Mình sẽ hướng dẫn cách dùng file này để các bạn có thể tự nhập vào và dùng được. Còn muốn update thêm thì mình sẽ chia sẻ dần ở những bài viết sau này. Trước mắt là cứ có cái để bắt đầu đã nhỉ?

À lưu ý một chút: file này mình có sử dụng add-in Power Pivot trong Excel. Bạn nào chưa biết về cách tải và cài đặt add-in này thì có thể lên youtube có rất nhiều nhé.

Mục đích quản lý tài chính cá nhân là gì? Chúng ta cần có câu trả lời rõ ràng thì mới xác định được là file này có phù hợp với nhu cầu không. Ở đây mình tạo file với mục đích quản lý tình hình chi tiêu hàng ngày, thu nhập hàng tháng để theo dõi một vài chỉ số quan trọng như: Chi tiêu tối thiểu, chi tiêu tiêu chuẩn, tình hình thu nhập, dòng tiền. Với những bạn mới bắt đầu thì mình nghĩ cứ bám vào mấy chỉ tiêu này đã, để tập trung điều chỉnh thói quen chi tiêu, có định hướng về dòng tiền để cải thiện sức khỏe tài chính. Có như thế mới đi xa hơn được. Còn ngay từ đầu mà muốn quản lý nhiều quá e là khó, dễ bị loạn trong các chỉ số.

Tại sao dòng tiền lại quan trọng? Dòng tiền = tổng thu - tổng chi + lũy kế cuối kỳ trước. Dòng tiền là thứ phản ánh sức khỏe tài chính của bạn. Nó hướng lên (dòng tiền dương) thì tốt, còn đâm đầu xuống dưới (dòng tiền âm) thì nguy hiểm. Nó cho bạn ý thức, động lực để bạn theo đuổi các mục tiêu, hành động nhằm cải thiện sức khỏe tài chính.

+ Để tăng thu nhập, bạn sẽ nhìn vào tổng thu nhập, các nguồn tạo ra thu nhập. Từ đó đánh giá khả năng của bản thân, có thể cải thiện nguồn nào ngay, nguồn nào cần thời gian => cụ thể là sau bao lâu thì cải thiện. Như thế các câu hỏi nối tiếp nhau sẽ dẫn dắt bạn hành động một cách hiệu quả hơn, dễ dàng hơn trong việc ra quyết định, chứ không phải cứ ngồi vẽ vời, tưởng tượng đủ thứ mà chẳng làm gì. Chỉ có hành động mới giúp bạn tăng thu nhập thôi.

Rất nhiều người khi mới học về quản lý tài chính cá nhân cứ làm ngược lại thứ tự này. Họ nghĩ ngay tới giảm đi lại, giảm ăn uống, giảm học hành... những thứ khiến họ mất tiền mà không phân biệt được những thứ đó cái gì là lãng phí, cái gì có thứ tự ưu tiên cao hơn. Nên mình nghĩ quan trọng là bạn bắt đầu làm quen với việc phân loại các khoản chi tiêu này, để có các mục tiêu hành động giảm chi rõ ràng hơn, tránh việc vừa giảm vừa phải suy nghĩ xem nó có đáng hay không.

Mục tiêu của giảm chi là cố gắng đảm bảo tổng mức chi tiêu luôn thấp hơn tổng mức thu nhập. Cứ so sánh 2 chỉ số với nhau rồi bạn tự quyết định thôi.

Ngoài ra mình thêm cái Tổng tài sản để bạn có động lực mà tiết kiệm, tích lũy, đầu tư. Nhìn tổng tài sản lớn dần lên là một cảm giác rất vui, giúp bạn có động lực mà theo đuổi hành trình quản lý tài chính, để biết mình đang đi đúng hướng. Đây là hành trình dài, dễ bị nản, dễ bị ức chế vì suốt ngày nghĩ đến tiền bạc. Nên mình muốn các chỉ số rõ ràng, ít, tinh gọn, để không phải nghĩ nhiều, dễ hành động. Cứ làm đi rồi thấy hiệu quả, thì bạn sẽ có động lực mà đi tiếp. Đi càng lâu, càng xa càng tốt. Tài chính cá nhân thực ra chỉ có vậy.

+ 04 bảng màu vàng là các góc nhìn, chiều, hướng phân tích (dimension - viết tắt là dim_), gồm thu nhập, chi tiêu, các quỹ, thời gian. Ở đây mình đã khai báo sẵn một số nội dung liên quan tới theo dõi thu nhập, chi tiêu, xây dựng quỹ, thời gian theo dõi. Nếu cần thay đổi gì bạn có thể thao tác trực tiếp vào các mục này. Nó cũng rất là cơ bản, đơn giản thôi, và mình cũng đã mô tả rõ về Mục đích, ý nghĩa khi theo dõi các nội dung này. Các bạn có thể đọc kỹ một chút là hiểu ngay thôi. Nếu có gì chưa hiểu thì bạn có thể comment vào bài viết này nhé.

+ 02 bảng màu xanh để bạn nhập các nội dung về Thu nhập, chi phí phát sinh hàng ngày. Không nhất thiết phải là nhập dữ liệu quá khứ, mà bạn có thể nhập cả các dữ liệu giả định, có thể dự đoán được từ trước vào đây để xem thực tế diễn ra đúng như vậy không. Ví dụ như các khoản thu nhập từ tiền lương thường đều và cố định hàng tháng, các chi phí thiết yếu như tiền nhà, tiền điện nước, internet... cũng cố định hàng tháng (chênh lệch cũng ít và có thể dự đoán được gần đúng). Cứ chịu khó theo dõi, ghi chép mọi khoản thu-chi vào đây trong thời gian tầm 3-6 tháng, bạn sẽ thấy lợi ích rất lớn đó. Bởi càng nhiều dữ liệu, bạn sẽ càng đánh giá chính xác hơn về các thói quen chi tiêu của mình, thấy hiệu quả của các kế hoạch tăng thu-giảm chi. Còn không có dữ liệu, dữ liệu không chính xác thì bạn cũng không hành động chính xác, không thấy hiệu quả đâu.

Ở đây mình ghi lại các công thức đo lường mà mình sử dụng để tính toán, đưa ra báo cáo. Mục này chủ yếu để cho những ai quan tâm tới việc cải tiến file, muốn hiểu rõ kết quả tính thế nào có thể tự xem được. Bạn nào biết một chút về Power Pivot, Power BI thì cũng có thể căn cứ vào đây để cải tiến, tự làm thêm công thức được.

Thực ra để tạo được dashboard thì cần phải thông qua bước tạo Pivot table, mà bước này chính là cái sheet Report. Nhưng ở đây mình tạm thời không nhắc tới, vì bản chất 2 cái này là một. Chỉ là Dashboard giúp chúng ta hình dung kết quả báo cáo rõ hơn mà thôi.

Mục đích của dashboard là làm rõ các chỉ số mà chúng ta muốn biết, nằm trong mindset ở đầu bài viết này. Khi bạn nhập thêm dữ liệu vào các bảng data, chỉ cần (1) bấm vào thẻ Data, (2) chọn Refresh All, đợi một lát để báo cáo cập nhật là xong.

Để xem báo cáo, bạn có thể bấm vào các năm, các tháng ở góc dưới bên trái báo cáo để xem kết quả những tháng trước, hoặc số liệu tổng cộng của nhiều tháng (dành cho việc đánh giá lại các thời kỳ).

Nói chung là dashboard mình vẫn chưa thể hiện được nhiều, mục đích chính là để những bạn mới bắt đầu có thể theo được. Còn khi đi xa hơn thì chúng ta sẽ có thêm nhiều chỉ số hơn, nhiều biểu đồ hơn, so sánh đánh giá phức tạp hơn, nhất là đoạn phân tích đầu tư. Những nội dung này mình sẽ chia sẻ thêm sau này.

Mình sẽ rất vui khi giúp ích được cho mọi người trên hành trình quản lý tài chính cá nhân. Mọi ý kiến đóng góp thì cứ comment thẳng vào đây hoặc inbox cho mình là được rồi, gạch đá xin nhận hết. Thanks!