Những điều rút ra khi ghi chép chi tiêu

Ở bài "Cách ghi chép chi tiêu như thế nào", mình đã chia sẻ với mọi người về cách mà mình xây dựng các nội dung để ghi chép chi tiêu trong file Excel. Những nội dung cần ghi cũng rất đơn giản thôi để ai cũng có thể thực hiện theo được. Mình cho rằng điều quan trọng nhất là chúng ta phải thực sự bắt tay vào hành động, chứ nhìn người khác làm thì mình cũng không hiểu được đâu. Bởi nghe thì dễ, còn lúc làm thì mới thấy nhiều vấn đề lắm. Ở đây mình sẽ chỉ ra một vài vấn đề mà mình từng gặp để trao đổi nhé:

Sau khoảng 1-2 tuần hào hứng khi học được cách quản lý tài chính, chúng ta sẽ dễ rơi vào cảm giác "chán" bởi ngày nào cũng phải ghi chép. Rồi nếu vài ngày không ghi chép là quên mất luôn mình đã chi tiêu cho việc gì. Mất nhịp chi tiêu rồi thì tiền trong ví sai lệch với số liệu trong file cũng khiến chúng ta bối rối, chẳng biết làm thế nào. Thế là đâm ra chán. Mà việc này hoàn toàn tự nguyện, chẳng ai thúc ép, không ghi cũng chẳng mất gì nên khi chán rồi thì rất dễ bỏ.

Vậy nên điểm mấu chốt của việc này là "đều đặn". Mỗi ngày bạn dành ra khoảng 5-10 phút cho việc ghi chép thôi. Và hàng ngày khi chi tiêu cái gì thì ghi ngay vào điện thoại cho khỏi quên. Chỉ cần ghi tóm tắt kiểu: Ngày - Mua gì - Bao nhiêu tiền - Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Khi về ghi lại từ điện thoại vào file Excel thì sẽ ghi đầy đủ hơn. Chủ yếu là ghi chép chi tiêu thôi, vì chi tiêu diễn ra hàng ngày và rất nhiều. Còn thu nhập thì ít và thường khá đều đặn hàng tháng.

Nếu có lỡ quên một khoản nào đó (thuật ngữ là Missing Data) thì ghi tạm khoản này vào một mục là "Không rõ khoản chi", và có thể xếp khoản này vào mục "Không thiết yếu", bởi vì bạn cũng không xác định được khoản này là thiết yếu hay lãng phí, nên cứ để tạm ở phần này thôi. Nếu có thể nhớ lại được thì sẽ làm rõ mục này ra, còn không thì cứ chấp nhận và hạn chế tối đa việc này.

- Nó giúp bạn có thông tin, có căn cứ điều chỉnh thói quen chi tiêu. Cái này rất quan trọng. Bởi lúc rút tiền khói ví thì bạn không nghĩ được nhiều đâu. Nhưng vài tuần sau xem lại bạn sẽ thấy rõ mình đã lãng phí thế nào, hay khoản chi nào bạn thấy "đáng đồng tiền bát gạo". Khi có thói quen đánh giá này thì bạn cũng sẽ có được sự "nhạy cảm" trong đầu tư - Đây là yếu tố rất quan trọng mà không dễ có được, cần phải luyện tập nhiều.

- Việc ghi chép cho bạn biết được "lạm phát thật sự" là bao nhiêu. Bạn thường nghe nói kiểu Lạm phát ở VN là 6%/năm, bạn sống ở VN nên bạn nghĩ mức lạm phát bạn đang chịu là 6%? Không, đó chỉ là tính chung cả nước. Bạn sống ở thu đô thì mức biến động giá cả lớn hơn miền núi nhiều chứ. Cách bạn chi tiêu (hay giỏ hàng của bạn) cũng khác với giỏ hàng mà người ta dùng để tính chỉ số tăng giá chứ. Thế nên điều quan trọng là bạn phải biết mức lạm phát thật sự đối với giỏ hàng của bạn. Mà cái này chỉ bạn mới biết được thôi. Chỉ số lạm phát có quan trọng trong quản lý tài chính không nhỉ? tùy bạn cân nhắc nhé.

Để đánh giá 1 khoản chi tiêu có phải là lãng phí hay không thì nó phải căn cứ vào mục tiêu và tiêu chí đánh giá của từng người. Ở đây mình sẽ đánh giá trên mục tiêu và tiêu chí của bản thân mình để các bạn tham khảo nhé:

Mục tiêu:

Khi quản lý tài chính cá nhân, mục tiêu của mình là muốn xác định thật sát khoản chi tiêu tối thiểu và khoản tiền mà mình sẽ tiết kiệm được mỗi tháng.

Việc trích ra khoản tiền tiết kiệm đưa vào quỹ dự phòng cũng phải thực hiện ngay khi có thu nhập (kiểu nhận lương là phải trích tiền tiết kiệm luôn, chứ không phải cuối tháng dư bao nhiêu mới đưa vào tiết kiệm). Do đó cần đảm bảo được 2 khoản này là một mức ổn định.

Như thế mình có thể dễ dàng khoanh vùng giới hạn số tiền có thể chi cho phần này. Trong đó mình sẽ hạn chế chi tiêu lãng phí hết sức có thể.

Chi tiêu không thiết yếu: là các khoản chi mang tính chất "đầu tư" vào bản thân như:

+ Học tập thêm kiến thức mới => Để cải thiện hiệu quả làm việc hoặc có cơ hội thăng tiến, làm thêm các công việc khác để có thêm thu nhập trong tương lai.

+ Mua sắm, sửa chữa nhỏ các thiết bị, vật tư phục vụ công việc: Xe cộ, máy tính, điện thoại, balo, quần áo... => Để giúp có trạng thái làm việc tốt nhất, không bị ảnh hưởng tới công việc. Tuy nhiên đây là các khoản chi hàng ngày hoặc phát sinh đột xuất thôi. Còn các khoản chi lớn như bảo dưỡng định kỳ xe máy 1 năm 1 lần, hoặc kế hoạch mua laptop mới thì mình sẽ trích từ quỹ Sinking ra (quỹ chi tiêu có kế hoạch - đã nhắc tới ở bài trước).

+ Hay mở rộng mối quan hệ trong công việc như gặp khách hàng, kết bạn... việc này cũng giúp vòng ảnh hưởng của mình tăng lên, có thêm nhiều cơ hội mới, hoặc học hỏi được kiến thức từ bạn bè, khách hàng. Không phải khách hàng đến sử dụng sản phẩm dịch vụ rồi thôi, mà mình cố gắng biến họ thành khách quen hoặc có thể học hỏi từ họ những điều mà mình chưa biết.

Do đó một tiêu chí quan trọng để đánh giá không thiết yếu là nó có tính chất đầu tư, tức là sẽ duy trì nguồn thu nhập hoặc tạo ra cơ hội gia tăng thu nhập trong tương lai. Mọi khoản chi mà không đảm bảo yếu tố trên thì mình sẽ xếp vào "lãng phí", dù cùng là 1 khoản chi nhưng nếu mục tiêu khác nhau thì cách xếp loại cũng khác nhau.

Một vấn đề nữa là trong cuộc sống có rất nhiều khía cạnh: Tình cảm-cảm xúc, sức khỏe, trách nhiệm, công việc... Đôi khi các vấn đề đan xen nhau chứ không rõ ràng, tách bạch nên khó để phân loại rõ được. Ví như việc chi tiêu cho con cái - tiền học phí. Rõ ràng đây là khoản thiết yếu với con - không đi học thì không được, nhưng không thiết yếu với mình. Bản thân mình cũng mất tiền học phí khi học thêm kiến thức, nhưng đó không phải thiết yếu, vì mình có quyền không học cũng không sao.

Một ví dụ mà hay được đưa ra để tranh luận khi bàn về quản lý tài chính cá nhân: Tiền cà phê có lãng phí không?

Có bài báo giật tít: Tiết kiệm tiền cà phê mỗi tháng, tôi tiết kiệm được xxx triệu. Trong đó xxx có khi lớn hơn 5, thậm chí lên tới 1000 (tức là 1 tỷ). Nghe có vẻ cường điệu quá nhỉ?

Có quan điểm khác lại cho rằng: Tôi ra quán cà phê học/làm việc tiết kiệm được khối tiền so với học/làm ở nhà/công ty. Hay ly cà phê có vài chục ngàn thì ảnh hưởng gì? Tiết kiệm chỗ đó có giàu hơn được không? Hãy nghĩ đến việc kiếm tiền thay vì dành tâm trí lo tiết kiệm vài đồng bạc lẻ.

Nếu bản thân không có những tiêu chí rõ ràng, chúng ta sẽ dễ bị hoang mang bởi ý kiến nào cũng có lý đúng của nó. Với các tiêu chí của mình, mình sẽ đánh giá theo từng bối cảnh cụ thể:

- Đầu tiên mình xếp khoản này Không phải là chi tiêu thiết yếu. Tức là có thể cắt giảm được nếu muốn.

- Nếu ngồi cà phê để làm việc/học mà tiết kiệm chi phí hơn là làm việc/học ở nơi khác thì không phải lãng phí. Khoản này có thể chi được. Tuy nhiên nếu có nơi nào tiết kiệm chi phí hơn thì mình sẽ thay đổi: Chọn quán rẻ hơn, hoặc tần suất ít hơn.

- Nếu ngồi cà phê để gặp khách hàng, nói chuyện với bạn bè thì phải xem cụ thể gặp để làm gì, nói chuyện gì. Nếu chỉ là chuyện phiếm thì mình sẽ coi là lãng phí và tiết giảm bớt. Có thể vẫn đi gặp kiểu này nhưng thay vì 1 tuần 1 lần thì mình sẽ giảm xuống 1 tháng 1 lần chẳng hạn. Còn chuyện công việc hay có thể mở ra cơ hội hợp tác làm ăn, hay chỉ cho nhau những kiến thức mới, kinh nghiệm khi làm việc gì đó hay ho thì mình sẽ coi buổi cafe như học phí, và xếp vào mục Không thiết yếu.

- Khi mới thực hiện việc này, các bạn có thể thấy nó phức tạp, mất thời gian, khó làm đúng. Không sao cả. Mình cũng loay hoay rất nhiều với việc phân loại này. Nhưng càng làm nhiều thì sẽ càng quen, càng chính xác và nhanh hơn.

- Cuối mỗi tuần, mỗi tháng bạn có thể mở bảng chi tiêu ra xem và đánh giá lại. Đôi khi ban đầu bạn xếp 1 khoản chi là Lãng phí, nhưng đến cuối tháng đánh giá lại thì thấy nó không hề lãng phí chút nào. Cái quan trọng là bạn tìm ra được tiêu chí nào khiến bạn thay đổi cách đánh giá. Như thế hệ thống đánh giá của bạn sẽ ngày càng hiệu quả hơn. Đó mới là mục đích chính. Khi bạn xây dựng được hệ thống đánh giá này thì thói quen chi tiêu của bạn cũng sẽ được cải thiện rất nhanh (mình nghĩ sẽ cần khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng để bạn cải thiện hệ thống này để nó trở nên ổn định. Do đó rất cần sự kiên trì ghi chép trong thời gian đầu).

Đây chính là một suy nghĩ mà mình đã trải qua và tự nhận thấy đấy là sai lầm. Về mục tiêu thì điều này rất tốt. Bởi cải thiện thu nhập thì bạn sẽ giải quyết ngay được những khó khăn về tài chính ở hiện tại. Nhưng hãy bình tình và suy nghĩ một số vấn đề sau:

- Hướng cải thiện thu nhập là gì? Bạn sẽ nhận thêm job hay rút tiền tiết kiệm để đi đầu tư cái khác? Hay bạn dự định học thêm một kiến thức nào đó để mong có cơ hội trong tương lai? Hãy suy nghĩ kỹ và đánh giá phương án bạn thấy hiệu quả nhất một cách cẩn thận. Nếu được thì hỏi những người đã, đang làm điều đó xem để làm việc này thì cần gì, có rủi ro gì. Đừng vội đem tiền ra ngay, bởi bạn rất dễ mất tiền để rồi phải đuổi theo tiền, trong khi vừa mới bắt đầu học cách quản lý tiền. Giai đoạn này là giai đoạn bạn nên ít sử dụng tiền nhất, để đánh giá toàn bộ thói quen chi tiêu, khả năng tạo ra thu nhập. Càng ít biến động thì càng nhanh chóng nắm được.

- Khi triển khai một hướng cải thiện thu nhập, hầu hết bạn sẽ phải bỏ tiền ra, ví dụ như: Nộp học phí, mua "thứ mà bạn nghĩ là tài sản", hay đơn giản hơn là mua thêm công cụ làm việc, bởi khối lượng và tính chất công việc có thể sẽ tăng lên. Vậy nên giai đoạn này nó sẽ có xu hướng làm giảm khả năng tiết kiệm của bạn, có ít tiền hơn để tiêu khiến bạn thấy khó khăn hơn (do chi tiêu không thiết yếu đang tăng lên, mà bạn chưa ổn định được phần chi tiêu thiết yếu, quỹ dự phòng nên rất dễ tiêu lấn sang khoản này). Việc này vô tình tạo ra tâm lý căng thẳng, áp lực tiền bạc nặng hơn bình thường. Nó khiến bạn dễ mất tập trung, không đủ kiên trì để hình thành thói quen mới. Khi mình nhận ra vấn đề này và điều chỉnh lại kỳ vọng, mong muốn của bản thân thì thấy mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều.

- Cắt giảm lãng phí cũng là một cách gia tăng thu nhập. Về bản chất thì câu chuyện vẫn xoay quanh Số tiền bạn có để tiêu, có để tiết kiệm. Thu nhập không tăng nhưng giảm chi phí thì số tiền đó vẫn lớn hơn trước. Càng ít mục tiêu thì càng tập trung và dễ đạt được mục tiêu. Hãy làm đơn giản vấn đề, đừng ôm đồm nhiều thứ cùng lúc.

Mục tiêu chính của bài này là mình muốn chia sẻ với mọi người về tâm lý của 1 người mới bắt tay vào quản lý tài chính cá nhân. Ngay trong việc đơn giản nhất để bắt đầu là Ghi chép chi tiêu cũng có lắm vấn đề rồi nhỉ? Chính vì thế nên mình càng có động lực để chia sẻ, bởi những điều này các bạn ít khi được tiếp xúc, được nói ra, hay có ai hiểu khó khăn mà mình đang gặp phải để đồng cảm không. Tài chính cá nhân là chuyện của cá nhân mỗi người, nhưng tư duy quản lý, cách nhìn nhận, đánh giá cùng một vấn đề sao cho tốt hơn là thứ chúng ta có thể học hỏi từ người khác được.

"Người giàu ngày càng giàu lên, còn người nghèo ngày càng nghèo đi". Câu nói này khiến mình suy nghĩ rất nhiều. Nếu những người giàu, họ xây dựng được thói quen tiêu dùng tốt, họ sẽ tích lũy được ngày càng nhiều, thì họ ngày càng giàu lên cũng đúng thôi. Còn người nghèo - khi không có tư duy về quản lý tài chính, khi không biết rằng mình đang lãng phí nhiều như thế nào, thì chuyện họ ngày càng nghèo đi là đúng. Ở chiều ngược lại, người giàu có thể nghèo đi và người nghèo có thể giàu lên. Vấn đề ở đây là cách họ đang quản lý tài chính của họ như thế nào mà thôi. Mình nghĩ vậy.