Với phương pháp “hộp ghi chú” của Niklas Luhmann, tôi đã tìm ra ý tưởng ở mọi lúc mọi nơi. 
A filing cabinet with an open drawer with many index cards inside.

Tôi luôn là một con nghiện ghi chép – trích các ý tưởng từ sách là suối nguồn cảm hứng cho những bài viết của tôi. Nhưng phần lớn những ghi chép của tôi rất lộn xộn, chủ yếu được lưu trữ ở dạng số hóa trên Pocket, Evernote, Google Docs, Trello, hoặc dưới dạng một chồng thẻ ghi chú. Việc đào lại thông tin đúng là khổ, và khả năng cao là tôi sẽ không xem lại hoặc thậm chí là không xem 99% số ghi chép từ hồi đó giờ. 
Một năm trước, tôi tình cờ vớ được quyển sách How to take smart notes (Ghi chép thông minh) của Sönke Ahrens – cuốn sách liệt kê chi tiết hệ thống ghi chép của nhà xã hội học quá cố người Đức Niklas Luhmann. Ông gọi phương pháp đó là “hộp ghi chú” và đây là hệ thống giúp Luhmann viết 60 cuốn sách (và 6 cuốn nữa được xuất bản sau khi ông qua đời), đồng thời hoàn thành học thuyết khổng lồ “The society of society” (Lối sống xã hội của xã hội). Tôi biết tôi cần phải thử phương pháp này.
Nhìn bề ngoài, hộp ghi chú giống như một chồng thẻ ghi chú viết tay. (Luhmann đã viết cả thảy 90.000 tờ). Thẻ được chất đầy trong những cái hộp, được chia theo chủ đề và được đánh số tăng tiến. Nhưng những học giả đã nghiên cứu hệ thống này đều biết rằng đây không phải là một bộ sưu tập ghi chép đơn thuần, mà là một cộng sự cần giao thiệp. Nhà khoa học xã hội Johannes F.K. Schmidt viết quá trình này khiến “sự tình cờ xảy ra theo một cách kết nối thông tin có hệ thống và tính lý thuyết.”
Đây là nguyên lý hoạt động của hệ thống này: Nền tảng của phương pháp hộp ghi chú của Luhmann là viết các ý tưởng thành câu hoàn chỉnh trên các tấm thẻ. (Chỉ viết trên một mặt để không cần phải lật sang mặt sau.) Mỗi thẻ chứa một ý tưởng, và những tấm thẻ liên kết với nhau thành các chủ đề. Ví dụ, thẻ 1 và thẻ 2 có thể là hai chủ đề khác biệt, nhưng nếu sau này bạn viết một thẻ mới muốn kết nối với thẻ 1, bạn có thể đánh dấu nó là 1a. Rồi thẻ 1b, 1c, vân vân. Và nếu bạn viết một thẻ liên kết với 1a, bạn có thể đánh dấu 1a1. 
Theo cách này, dòng ý tưởng sẽ tràng giang đại hải, và bạn có thể kết nối ý tưởng ở bất cứ đâu trong hệ thống. Bạn có thể tóm tắt tư tưởng bằng một chuỗi thẻ chính.
Bạn không cần phải là một nhà văn mới được lợi từ phương pháp hộp ghi chú này – nó có ích cho bất cứ việc gì cần sáng tạo. Tôi đã sử dụng hệ thống này tầm một năm nay và nó thúc đẩy quá trình tìm kiếm ý tưởng mới và kết nối ý tưởng với nhau thú vị hơn và bổ ích hơn. 
Dưới đây là một số lời khuyên để tận dụng phương pháp tốt nhất: 
  • Ghi lại ý tưởng mọi nơi. Tôi thường ghi chép trên iPhone, thỉnh thoảng chuyển âm thanh thành chữ viết, tôi viết ý tưởng thành câu trên thẻ ghi chú khi tôi ở nhà. Kể từ lúc tôi chuẩn bị viết thêm các bài về tầm quan trọng của số lượng trong quá trình vươn đến đột phá sáng tạo hơn, tôi viết hơn 80 thẻ về chủ đề này. Trong một chủ đề con, có một thẻ về 1000+ bằng sáng chế của Edison, một thẻ khác về 600 sáng tác của Mozart, và một thẻ nữa về những tác phẩm Joe Perez dành riêng cho Kanye West.
  • Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm. Nhưng hãy nhớ đến những xao nhãng trên máy tính, tôi thích viết bằng tay, và chỉ viết trên thẻ cỡ 4×6. Nhưng với những người thích lưu trữ online, không khó để tìm ra những phần mềm giúp phụ trợ và nâng cao phương pháp này. Trong cuốn sách của mình, Ahrens giới thiệu một chương trình có tên Zettakelstein, mặc dù bây giờ nó đang trỏ về trang Zotero. 
  • Bạn cần biêt rằng điều kỳ diệu không cứ là ở việc viết ghi chú, mà ở việc đọc lại chúng, tạo ra kết nối. Cho dù tôi thường ghi chú khi đọc sách, nhưng với phương pháp này, tôi thấy mình thực sự ngó lại thường xuyên hơn. Để thêm thắt vào mỗi chủ đề, tôi ép bản thân xem lại để ghi nhớ những gì tôi đã viết trước kia, và để tìm ra chỗ kết nối các thẻ mới. 
Một trong những chủ đề của tôi như thế này: 

  • Hãy để bộ não kết nối các thẻ với nhau. Trong một bài phỏng vấn với Wired, Steve Jobs từng nói: “Sáng tạo chỉ là kết nối mọi thứ với nhau.” Luhmann cho rằng hộp ghi chú của ông giống như một hệ thống mạng lưới. Không có hộp ghi chú, việc ghi nhớ thông tin tôi từng đọc rất lâu trước hay định vị nó trong đống ghi chú hỗn loạn của tôi trở thành một việc đắng lòng. Giờ thì khi thêm một ý tưởng, tôi gần như ngay lập tức tìm ra các kết nối với các ý tưởng khác.
  • Tạo dựng hộp ghi chú hàng ngày. Luhmann có 90.000 thẻ trong hộp ghi chú, nghe thì đúng là giật mình, nhưng Ahrens cho biết con số này chỉ tương đương với khoảng 6 thẻ một ngày, trong suốt cuộc đời của ông. Bước từng bước nhỏ, ta sẽ đi được chặng đường dài. 
Tôi không sử dụng hộp ghi chú theo đúng cách mà Luhmann đã làm, nhưng tôi khao khát đạt được mục tiêu thông qua thực hành. Tôi cũng đặt mục tiêu chỉ học những cái có hiệu quả với mình. Hệ thống của bạn có thể hơi hơi khác tôi, có sao đâu. Khi viết về việc ghi chép hiệu quả, Clay Skipper giải thích: “Thực tế, hệ thống của bạn làm việc thế nào không quan trọng. Điều quan trọng là bạn cần có một hệ thống.” 
Kỹ năng nghề nghiệp Kỹ năng mềm