Trải nghiệm NGOs-NPOs (5): Thuyết phục nhà tài trợ với bản đề xuất dự án xuất sắc

Lời tựa: [như trong bài dưới]

Hồi năm nhất đại học mình có may mắn quen một chị năm cuối, girl crush của mình. Chúng mình cũng thực hiện một dự án xã hội và nuôi mộng mở một doanh nghiệp xã hội. Cuối cùng cũng không đi đến đâu nhưng thời gian đó mình học được rất nhiều từ chị, từ những gì chúng mình cùng làm. Nói về bà chị này chắc phải nói cả ngày (có lẽ sẽ viết một bài về những người ảnh hưởng đến mình :/). Một lần bả nói với mình em cần học cách viết, vì nó rất quan trọng, sau này dù làm gì chắc chắn em vẫn sẽ cần đến. Hồi đó mình không nghe vào tai lắm. Thứ nhất là mình ghét học văn, dù cũng không phải học quá kém (thậm chí từng được giáo viên chọn đi thi HSG Văn cấp trường dù mình không hiểu lắm cô nhìn thấy gì ở mình nữa :v). Thứ hai, mình cho rằng mỗi người có một điểm mạnh, mỗi công việc cũng có tính chất khác nhau kiểu gì chẳng có những việc không yêu cầu kỹ năng viết.  (Và giờ thì xem mình đang làm gì đây :) 
Lớn lên mới thấy viết quan trọng thật :)). Nói hay viết là kỹ năng giao tiếp cơ bản, là công cụ để truyền tải thông tin từ người này tới người kia. Vì vậy suy cho cùng, bất kể công việc gì có sự tham gia từ 2 người trở lên (nói cách khác là mọi việc), những kỹ năng này sẽ là thiết yếu. Ở bài viết trước, mình có chia sẻ về cách thiết kế dự án. Khi đã có một ý tưởng và kế hoạch sơ bộ, bước tiếp theo chính là VIẾT chúng ra trên giấy. Sau 1 năm làm ở vị trí cũ mình cũng được trải nghiệm phần nào công việc của 1 copywriter. Cùng một dự án mình đã viết không biết bao nhiêu bản mô tả, nhiều khi chỉ khác nhau một xíu thôi. Bản này gửi nhà tài trợ thì thế này, bản gửi đối tác lại cần bỏ bớt một số thông tin, bản báo cáo gửi cơ quan nhà nước lại phải thay đổi cách diễn đạt cho bớt nhạy cảm, bản gửi ra ngoài để MKT lại phải khác,...
Với đề xuất dự án (proposal), đối tượng hướng đến là nhà tài trợ, vì vậy điều tối quan trọng là tài liệu được viết ra giúp họ thấy ý tưởng đó đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của họ như thế nào. Đề xuất dự án thường dài khoảng 10-15 trang, ít khi dài đến hơn 20 trang. Một số nhà tài trợ sẽ có yêu cầu cụ thể về hình thức, độ dài, format, các phần nội dung phải tuân thủ. 

1. Những nội dung mà đề xuất dự án cần có


a. Tổng quan về dự án
Phần này nên trình bày được ngắn gọn về những yếu tố cơ bản nhất của dự án bao gồm: 
- Tên dự án
- Mục tiêu của dự án
- Địa bàn hoạt động
- Đối tượng hưởng lợi
- Thời gian thực hiện
- Chiến lược thực hiện
- Kết quả kỳ vọng
b. Hồ sơ tổ chức
Đây là phần để tổ chức quảng bá cho bản thân, trình bày ngắn gọn về lịch sử tổ chức, chiến lược và tầm nhìn, lĩnh vực hoạt động và trên hết là những kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự. Mục đích của phần này để chứng tỏ năng lực, uy tín của tổ chức để nhà tài trợ yên tâm giao dự án cho mình.
c. Cơ sở và ý nghĩa dự án
Phần này sẽ đi sâu hơn vào từng yếu tố đã nêu trong phần tổng quan, giải thích tại sao dự án này lại cần thiết, bắt đầu bằng việc phân tích ngắn gọn tình hình thực tế. 
Những thông tin này sẽ làm mạnh thêm nhận định ban đầu về vấn đề. Đoạn mô tả tình hình thực tế cần cho người đọc hiểu rõ được về vấn đề hướng tới cũng như nguyên nhân của chúng. Đây chính là lý do chúng ta cần xây dựng cây vấn đề ở phần trước. Phần phân tích tình hình cũng cần có liên kết với mục tiêu dự án và chiến lược triển khai sau này. 
Một số câu hỏi phần này cần trả lời được: 
- Vấn đề và thách thức ở đây là gì? Tại sao nó đáng để được quan tâm và giải quyết? Một số số liệu để tham khảo
- Đối tượng bị ảnh hưởng nhiều nhất là ai? (Đây cũng chính là một trong những đối tượng hưởng lợi sau này)
- Nguyên nhân của vấn đề đến từ đâu?
- Chiến lược và cách tiếp cận của bạn để giải quyết vấn đề? Địa bàn hoạt động lựa chọn là ở đâu và tại sao? Dự án nhắm tới đối tượng trực tiếp là ai, tại sao?
- Những biện pháp đã và đang được thực hiện? Tại sao cách tiếp cận của bạn lại khác biệt và hiệu quả hơn hoặc cần thiết?
d. Mô tả dự án
Đây là phần trọng tâm của đề xuất dự án. Ở đây, bạn cần trình bày chi tiết về cách thức thực hiện dự án, từng hoạt động được thiết kế như thế nào và có đóng góp gì tới mục tiêu chung. 
Ở phần trước mình có nói về khung logic (logical framework - logframe), khung kết quả (result framwork), mô hình kết quả logic (outcome logic model) thì đây chính là phần chúng ta chỉ cần sao chép lại khung/mô hình đã thiết kế ở khâu trước và diễn giải những khung này một cách chi tiết kỹ càng hơn. Tùy vào yêu cầu của nhà tài trợ, bản đề xuất sẽ sử dụng mô hình và khung khác nhau nhưng khung logic thường được sử dụng nhiều nhất. 
Những mô hình này đã cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích (cả output, outcome và impact), hoạt động dự án sẽ triển khai và kết quả mong muốn sau mỗi hoạt động. 
e. Tiến trình thực hiện dự án
Sau khi liệt kê các hoạt động dự án sẽ thực hiện, ta cần có một bản mô tả trực quan về trình tự và các mốc thời gian của dự án. Đồ thị hay bảng tiến trình sẽ là công cụ để tổ chức theo dõi tiến độ sau này đồng thời cũng là điều mà nhà tài trợ nhìn vào trong suốt dự án để đánh giá.
Công cụ thường được sử dụng ở đây là Gantt Chart.
f. Giám sát và đánh giá (M&E)
Phần này sẽ mô tả chi tiết các chỉ tiêu dự án cần hoàn thành và cách để đo lường, đánh giá dự án. 
Để viết phần này trong hồ sơ dự án, bạn cần có một bảng hoặc mô hình mô tả các chỉ tiêu dự án và phương pháp để đánh giá chỉ tiêu đó đã đạt được hay chưa (thu thập dữ liệu ở nguồn nào, phương pháp thu thập, phân tích,...)
Tiếp theo, mô tả quy trình thực hiện giám sát và đánh giá: Ai sẽ theo dõi và thu thập, xử lý số liệu; Công cụ nào được sử dụng; Số liệu được thu thập khi nào; Tần suất báo cáo,...
g. Nhân sự và quản lý dự án
Ở phần này, bạn cần mô tả cơ cấu tổ chức nhân sự để quản lý và thực hiện dự án như thế nào cùng các đối tác liên quan nếu có. 
Về nhân sự, dự án sẽ cần bao nhiêu nhân sự, giữ vị trí gì, họ dành bao nhiêu thời gian cho dự án và trách nhiệm của họ là gì. 
Có một lưu ý nhỏ là việc quản lý chi tiêu của nhà tài trợ đối với NGO-NPO thường là rất khắt khe. Hiển nhiên là họ sẽ muốn tiết kiệm chi phí cho mảng hành chính nhất có thể để có tiền thực hiện dự án. Khi trình bày về nhân sự, quản lý dự án, các tổ chức phải ước lượng chi tiết đến số giờ mà nhân sự dành cho dự án: ai sẽ là nhân sự toàn thời gian, vị trí nào bán thời gian, vị trí nào chỉ làm thời vụ 2-3 tháng. Sau này khi triển khai nếu có thay đổi về số giờ làm việc sẽ đều phải báo cáo và giải trình lại với nhà tài trợ. Hồi mới vào, nhìn bảng lương với cách tính lương mình hoa hết cả mắt vì thường một nhân sự sẽ làm nhiều dự án, thời gian nào làm cho dự án nào thì lương được trích từ ngân sách dự án đó. Ví dụ 20% lương là từ ngân sách dự án A; 40% lương lấy từ ngân sách dự án B; 40% lương từ ngân sách dự án C...
Bên cạnh đó, tổ chức cũng trình bày về các đối tác khác có liên quan (bởi vì đối tác làm cùng cũng cần trả lương cho nhân viên của họ) nếu có. Giải thích tại sao hợp tác với đối tác đó là cần thiết với dự án, hồ sơ của đối tác (danh tiếng, kinh nghiệm của họ ra sao) cũng như nhiệm vụ của họ là gì.
h. Ngân sách
Ngân sách cung cấp bức tranh toàn cảnh về cách mà tổ chức sẽ chi số tiền tài trợ để thực hiện dự án như thế nào.
Ngân sách có thể được chia theo từng năm, theo từng nhóm hoạt động hoặc các mảng khác nhau như: chi phí hành chính, trả lương nhân sự, chi phí cho hoạt động,...
Trong ngân sách, sử dụng đúng đơn vị tiền tệ được yêu cầu (thường là USD). Với những khoản tiền lớn, phải có kèm một số báo giá hoặc giải trình cách tính chi phí cũng như số lượng dự kiến. Nhiều nhà tài trợ khi kêu gọi đề xuất dự án cũng sẽ ghi rõ tiền tài trợ không được sử dụng cho một số mục đích nhất định (mua quà cảm ơn, không được mua bia rượu,...) nên tổ chức cũng cần lưu ý những điều này.

2. Đọc lại, kiểm tra và chỉnh sửa


Sau khi viết, trước khi gửi cho nhà tài trợ, bản đề xuất dự án cần được duyệt bởi cấp trên cũng như soát lại tất cả những sai sót có thể có từ chính tả đến nội dung.
Về chính tả và hình thức thì đơn giản chỉ cần sự cẩn thận và chuyên nghiệp của người viết. Về nội dung, các bạn có thể đọc lại và tự đặt một số câu hỏi sau đây để xem những gì được viết ra có đủ làm hài lòng bản thân và nhà tài trợ hay không. 


3. Lời kết


Đây cũng là bài cuối cùng trong series này mình viết. Om bài này cũng khá lâu rồi :'( Tội lỗi ghê. Nói thật thì viết đến bài này mình đang hơi chán rồi =)) mong là nó không quá tệ. Thỉnh thoảng định viết series mới hoặc về cái khác nhưng cứ thấy như kiểu đang phản bội bài viết của mình tại mình không thích để việc dang dở.
Dù sao thì chắc cũng sẽ giúp ích một phần nho nhỏ cho các bạn. 
Nota.

Tài liệu tham khảo:
Brock, Susan, and Rita Columbia. “Project Design & Proposal Writing” International Youth Foundation.
“Project Design Guidance.” Child Fund International, June 2012.

23
1820 lượt xem
23
1
1 bình luận