Ảnh Mario Calvo từ Unsplash
Một điều hiển nhiên là nếu làm nhanh hơn, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một đơn vị thời gian. Nhưng không chỉ có thế, việc tối ưu tốc độ làm việc còn mang lại nhiều lợi ích khác nữa. Nếu bạn làm việc nhanh hơn, cái giá của việc làm điều đó sẽ thấp hơn, và bạn sẽ muốn được làm nhiều hơn nữa.
Và điều ngược lại cũng đúng. Nếu mỗi lần bạn viết một bài blog mất 6 tháng, và bạn chỉ quanh quẩn ở nhà mấy ngày cuối tuần để nghĩ xem viết cái gì và như thế nào, thì chắc hẳn bạn sẽ không còn muốn viết nữa, vì cái giá của nó quá đắt.
Thật sự là khi giải quyết một mớ công việc nào đó chậm chạp, thì một sự khó chịu không hề nhẹ sẽ len lỏi vào trong đó. Bạn cứ thế thêm vào những công việc mới trong khi việc cũ không được xóa khỏi danh sách. Nếu việc này cứ tiếp diễn, một ngày đẹp trời bạn sẽ chẳng còn muốn giữ danh sách đó nữa.
***
Tôi nhận thấy rằng nếu mình phản hồi email của mọi người nhanh chóng, họ sẽ gửi cho tôi nhiều email hơn. Người gửi sẽ kỳ vọng nhiều hơn vào thư phản hồi, và kỳ vọng đó sẽ hối thúc họ viết tiếp. Chính tốc độ trả lời mail đã kéo hết các con chữ ra khỏi đầu họ, vì giá trị (cost) của việc trao đổi qua lại này khá thấp. Họ biết rằng họ sẽ nhận được thứ gì đó ngay khi họ bỏ công ra làm. Nó diễn ra quá nhanh, và họ có thể cảm nhận được điều đó.
Ở một khía cạnh khác, ai cũng biết nếu tốc độ phản hồi của máy chủ chậm thì người dùng chắc chắn sẽ không sử dụng sản phẩm nữa. Một website chậm rề sẽ mang lại cảm giác lởm khởm. Có khi nó còn tước đi sự hào hứng của người dùng với sản phẩm.
Google nổi tiếng với việc ưu tiên tốc độ như là một tính năng. Họ nhận ra rằng nếu tìm kiếm mà có kết quả nhanh, bạn sẽ có xu hướng tìm kiếm nhiều hơn. Lý do chính là nó hối thúc bạn thử những điều mới, nhận lại phản hồi, và thử lại tiếp lần nữa. Khi một suy nghĩ vụt qua, bạn biết ngay là Google đã đứng ở đó đợi bạn từ chiều. Giữa suy nghĩ và hành động dường như không còn khoảng cách nữa, và không có gì có thể ngăn bạn tìm thêm những điều mới mẻ. Chi phí cho việc “google” ý tưởng đó gần như bằng 0. Cảm giác như Google là phần mở rộng cài thêm cho não của bạn vậy.
Công việc ở văn phòng cũng như vậy. Nhân viên làm việc nhanh hơn sẽ được giao nhiều việc hơn. Tất nhiên rồi. Con người vốn dĩ đã lười mà. Họ luôn muốn bảo toàn năng lượng. Và giao việc cho một người chậm chạp sẽ mang lại cảm giác vô cùng mệt mỏi. Chỉ cần nghĩ đến việc giao đầu mục này cho một người chậm chạp, bạn đã cảm thấy như phải lội qua một vũng lầy trong tâm trí; bạn thấy nguyên một ngày mà cả bộ máy làm việc phải trì trệ lại. Bạn tưởng tượng ra những nguồn lực mà người chậm chạp này lãng phí trong một ngày làm việc. Thực sự rất mệt mỏi, kể cả khi đó chỉ là suy nghĩ. Nhưng nếu đó là một người cộng sự nhanh nhẹn, thì thời gian lúc đó lại quá rẻ. Bạn giao việc cho họ, và sớm thôi họ sẽ lại sẵn sàng nhận việc mới từ bạn. Bạn không hề “lạm dụng sức mạnh” của họ bằng cách cho họ thêm việc. Cho nên bạn đẩy hầu hết các công việc qua cho những đồng nghiệp hoàn thành chúng nhanh nhất. Nhưng trớ trêu thay, là nguồn lực đáng quý nhất của công ty lại chính là nguồn lực tiêu thụ các thứ nhiều nhất - vì họ hoàn thành mọi thứ quá nhanh.
Quy luật chung tựu lại là: Hệ thống nào ăn việc quá nhanh thì sẽ được cho ăn nhiều hơn. Những hệ thống chậm chạp thì nhịn đói.
Lấy thêm hai ví dụ nhỏ khác. Những gì đúng với cá nhân thì cũng sẽ đúng với toàn bộ tổ chức. Nếu khách hàng biết rằng bạn mất 2 tháng chỉ để đóng khung bức ảnh của họ, thì chắc chắn họ sẽ mang nó sang cửa hàng khác chuyên đóng khung tranh. Nếu các lập trình viên thấy bạn chậm cập nhật những đoạn code mà họ đóng góp cho dự án, sẽ đến lúc họ chẳng muốn đóng góp nữa. Những hệ thống không có phản hồi thật là nhàm chán. Chúng giống như những tòa nhà bị phủ dần bởi rêu phong. Chúng như một dạng memento mori vậy. Mọi người đều muốn được gợi nhớ về sự sống. Họ sẽ đi đến nơi nào có thể cho họ câu trả lời nhanh nhất.
Kể cả ngay lúc này, tôi đang làm việc trên một phần mềm soạn thảo mà việc Undo (thao tác quay lại) trở nên cực kì chậm, không hiểu tại sao. Nó đang giết chính tôi. Nó từ chối không cho tôi làm việc của mình. Nhưng theo cách nào đó thì nó lại thay đổi chính cách tôi làm việc. Tôi nhận ra rằng mình không thể dựa vào việc Undo nữa. Nên nếu như tôi muốn xóa thứ gì đó mà tôi nghĩ rằng sau này sẽ cần đến, tôi copy nó vào phần cuối của văn bản, giống như hồi những năm 80 vậy. Tất cả những việc này xảy ra chỉ vì tính năng Undo bị chậm…
Động lực làm việc bắt nguồn từ những hình ảnh bạn tưởng tượng ra khi làm những việc đó. Ví dụ như đi chạy thể dục có thể không quá tốn thời gian, nhưng bạn cảm thấy là nó tốn thời gian khi tưởng tượng ra những gì phải trải qua, và khi đó bạn sẽ cần một động lực lớn hơn để bù đắp cho nó.
Sự chậm chạp dường như đóng một vai trò rất quan trọng đối với những hình ảnh đó. Thời gian là một thứ vô cùng giá trị. Vì vậy chúng ta học được rằng nếu làm việc chậm, thì một cái giá đặc biệt sẽ phải trả cho nó. Mỗi khi chúng ta nghĩ đến việc làm lại công việc ấy, chúng ta sẽ thấy nó đắt thế nào, và rồi sẽ lại quyết định bỏ qua nó.
Đó là lý do tại sao tốc độ lại quan trọng.
***
Kết lại bài thì chỉ có một điều là nếu bạn muốn làm gì đó thật nhiều và thật tốt - như viết bài hay sửa lỗi phần mềm - thì bạn nên làm nó thật nhanh.
Nó không có nghĩa là bạn làm một cách cẩu thả. Nó mang nghĩa là bạn cần làm nó với tốc độ nhanh hơn mức cần thiết. Khi ấy, bạn sẽ nghĩ rằng công việc này phải trả ít giá trị, và bạn sẽ hiểu là nó tốn ít năng lượng hơn. Và rồi bạn sẽ làm nó nhiều hơn. Và khi bạn làm nó nhiều hơn (tất nhiên là phải làm toàn tâm toàn ý nhé), thì bạn sẽ trở nên tốt hơn. Và cuối cùng thì bạn sẽ trở nên vừa nhanh và vừa giỏi.
Làm việc nhanh cũng khá vui nữa. Nếu bạn viết nhanh hơn, bạn sẽ có thể thử nghiệm những ý tưởng mới nhanh hơn. Bạn sẽ không bị sa lầy trong những nỗ lực tuyệt vọng để hoàn thành nó. Và bởi vì danh sách việc-phải-làm của bạn dần được xóa bỏ, bạn sẽ luôn nghĩ ra nhiều thứ khác để điền vào đó. Càng làm được nhiều thứ, thì thế giới cũng sẽ càng rộng mở hơn. Bạn sẽ cảm thấy bản thân trở nên linh hoạt hơn, tự tin hơn và trải nghiệm nhiều hơn. Đến khi có một thứ dài ngoằng, nặng gánh trút xuống bàn làm việc của bạn, bạn sẽ không còn chùn bước vì sợ hãi nữa.
Và giờ, tôi nên khuyến cáo với bạn một điều, đó là bất kỳ ai viết blog khuyên không nên làm gì đó thì ở ngoài đời anh ta còn vướng vào thứ tệ hại hơn như thế. Ở chỗ làm, tôi có một quá khứ đau đớn với những dự án dài lê thê, và tôi thường là người nộp bài muộn nhất trong nhóm. Viết bài cũng vậy, tôi đã bắt đầu bài viết ngắn này, không đùa nhé, từ khoảng 6 năm trước rồi.




Tác giả James Somers