Luận bàn về tính hiệu quả

Hiệu quả là một trong những yếu tố tạo nên sự vĩ đại. Những con người vĩ đại, những công ty vĩ đại, những quốc gia vĩ đại đều được tạo nên bởi tính hiệu quả. Hiệu quả (effectiveness) - làm đúng việc (doing the right things); hiệu năng (efficiency) – làm việc đúng (doing the things right). Lợi ích của tính hiệu quả là không thể bàn cãi. Vậy, câu hỏi đặt ra là: “làm thế nào để đạt được sự hiệu quả?”

Không gì vô ích hơn việc cố công thực hiện hiệu quả những điều lẽ ra chẳng nên làm. (Peter F. Drucker)

Nếu chỉ xét về riêng về tính hiệu quả, nhận định trên gần như là một chân lý. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra là: “Đâu là những việc nên làm, và đâu là những việc không nên làm?”

Không có một quy tắc cụ thể nào để giải quyết vấn đề này. Điều duy nhất cần làm, đó là căn cứ vào từng hoàn cảnh để đưa ra những quyết định đúng. Xác định đúng bản chất vấn đề là cơ sở để tạo nên những quyết định đúng.

Lấy một ví dụ: Trái đất bị người ngoài hành tinh xâm chiếm và nền văn minh đang đứng trên bờ vực diệt vong. Một chiếc khinh khí cầu bay qua đại dương, chở 3 người có khả năng cứu loài người khỏi thảm cảnh ấy. Trên đó, bao gồm: nhà toán học, nhà vật lý, nhà văn. Khinh khí cầu cạn dần nhiên liệu và chưa kịp vào đất liền. Sau khi đánh giá tất cả các giải pháp, 3 người cùng kết luận: cần phải hi sinh một người để cứu trái đất, trong trường hợp này: bạn sẽ loại bỏ ai? (Đáp án ở cuối bài).

Mọi công việc đều tạo ra giá trị. Tuy vậy, giá trị của mỗi công việc là khác nhau. Nguyên lý 80/20 chỉ ra điều này.

Khi tập trung vào những công việc mang lại giá trị lớn, một cá nhân hay tổ chức có thể tận dụng được hiệu suất làm việc và giảm hao phí về thời gian. Nếu lượng hóa thời gian thành một quỹ tài khoản, thì mỗi người sẽ có một tài khoản như nhau khi bắt đầu một ngày mới. Và tài khoản này giảm dần đến cuối ngày. Về một khía cạnh thì cuộc sống là một khoản đầu tư thời gian, giá trị của thời gian được xác định bằng kết quả công việc đạt được tương ứng với thời gian làm việc đó. Vì thế, tuy quỹ thời gian của mỗi người/tổ chức giống nhau nhưng giá trị tạo ra của quỹ đó lại khác nhau. Điểm đặc biệt của quỹ thời gian so với quỹ tiền tệ, là quỹ tiền tệ có thể được tăng thêm về lượng và thời hạn sử dụng là vô thời hạn, trong khi quỹ thời gian không thể tăng thêm và luôn giảm. Ví dụ thực tế rằng, khi bạn đọc bài viết này, bạn đang sử dụng quỹ tài khoản thời gian trong ngày của bạn và khoảnh khắc này là độc nhất và duy nhất.

Tập trung vào những công việc tạo ra giá trị lớn không có nghĩa là được phép lơ là những công việc tạo ra giá trị thấp hơn. Trong nhiều trường hợp, chi phí để khắc phục hậu quả do lỗi của những việc nhỏ còn tốn kém hơn cả giá trị mà những việc lớn tạo ra.

Đâu là thước đo của sự hiệu quả? Thời gian là thước đo để đánh giá sự hiệu quả. Khái niệm thời gian gần như bất biến trong mọi hệ quy chiếu. Với cùng một kết quả, cùng một mục tiêu và cùng một nguồn lực, thời gian là yếu tố tạo ra sự khác biệt. Tuy nhiên, trên thực tế giả định về sự giống nhau tuyệt đối giữa các nguồn lực là bất khả thi. Sự khác nhau giữa các nguồn lực là động lực tạo ra điểm mạnh và điểm yếu. Thông qua việc sử dụng điểm mạnh, mỗi cá nhân, tổ chức đều có thể tận dụng tối ưu hóa nguồn lực; từ đó giảm thời thời gian đạt được mục tiêu (đồng nghĩa với việc tăng tính hiệu quả).

“Nếu bạn đánh giá một con cá bằng khả năng leo cây, con cá đó sẽ dành cả cuộc đời còn lại để tin rằng nó là một đứa ngu đần”. (Albert Einstein). Rõ ràng rằng, nếu biết sử dụng đúng điểm mạnh của bản thân, chú rùa cũng có thể thắng được thỏ trong cuộc đua. Một tổ chức hoạt động hiệu quả bởi nó tập hợp điểm mạnh của nhiều người và bù đắp điểm yếu của mỗi cá nhân.

Hi vọng bài viết này có thể giúp ích gì đó cho bạn.