Internal Communication Masterclass

Khi tìm hiểu về truyền thông nội bộ, mình thấy có những video khá thú vị, hữu ích và thiết thực của Staffbase.

Cho những bạn chưa biết, Staffbase là công ty cung cấp nền tảng giúp quản lý thông tin liên lạc của nhân viên, dễ dàng tiếp cận và thu hút nhân viên trong công ty, được coi là công cụ đắc lực cho truyền thông nội bộ.

Mình có thấy Masterclass của Staffbase tại đây, cùng học về Internal Communication cùng mình nhé.

Internal Communication Masterclass – Staffbase | Blog

This Internal Communication Masterclass is designed to show internal communicators how to unlock the full power of their role.

staffbase.com

Dưới đây là recap của mình về khóa học (cho bạn nào chưa kịp xem hoặc chưa kịp tổng hợp lại kiến thức), cùng những ví dụ mình tự rút ra sau mỗi video bài học.

A. VỀ CHIẾN LƯỢC

1. Setting Goals for Internal Communications

4 bước xây dựng mục tiêu cho IC

A 4-step roadmap to reach your internal communication goals

- Nghiên cứu 🧪 Việc hiểu các bên liên quan, những vấn đề họ quan tâm và muốn cải thiện là cách tốt để từ đó xây dựng mục tiêu

- Trao đổi với các bên liên quan

Một vài gợi ý khi trao đổi với stakeholder để tìm ra cái họ thực sự mong muốn về mục tiêu cần đạt

- Xác định Communication Goal Dựa vào những trao đổi, thông tin bạn có được -> set goal

Dựa vào mong muốn chiến dịch/kế hoạch sẽ cung cấp thông tin, đưa đến cảm nhận và hành động gì cho KH để set goals

- Xác định kết quả đạt được Dựa theo phương pháp SMART: specific, measurable, attainable, relevant, and time-bound.

Ví dụ về SMART outcome

Cảm nhận cá nhân: Khi xem video, khi nhắc đến stakeholder, mình liên tưởng đến các cổ đông, giám đốc công ty. Tuy nhiên việc xác định goal của 1 chiến dịch/ kế hoạch IC theo mình nghĩ không chỉ nên dựa vào nhu cầu từ 1 cá nhân, leader mà còn là các bên liên qua như từ chính nhân viên. Nên mình nghĩ stakeholder hiểu theo nghĩa dưới sẽ chính xác hơn. Hơn nữa goal của 1 chiến dịch có thể không chỉ xuất phát từ những vấn đề, mong muốn của nội tại doanh nghiệp mà có thể từ mong muốn cải thiện, phát triển tốt hơn của chính nhân sự IC.

Tra cứu tại từ điển Cambridge

Bước 3 và bước 4 có sự hơi nhập nhằng và gây confused. Nếu có anh,chị nào có kinh nghiệm đọc đến đây, mong anh,chị giải thích giúp Lia phần này nhé.

2. Understand Your Internal Audience

Một tổ chức có sự khác nhau về vai trò, văn hóa, nhóm tuổi, sự am hiểu về công nghệ, v.v. -> nhu cầu thông tin khác nhau.

Bằng cách chia toàn bộ nhân viên thành các nhóm nhỏ -> thông tin đến đúng người & phù hợp/mang tính cá nhân hóa cao. Tuy nhiên, để làm tốt điều này, điều cần thiết là bạn phải thực sự hiểu các ace nhân viên trong doanh nghiệp của mình.

- Hiểu về nhân viên trong doanh nghiệp của bạn

Điều đó giúp bạn được coi là cố vấn đáng tin cậy và giúp bạn điều chỉnh nội dung tốt hơn để phù hợp với nhu cầu của từng người.

Bạn có thể tìm hiểu dựa vào các thông tin cơ bản như:

🏢 Look at the organization overall. What are the departments, locations and how many people do they include?

📐 Look at their demographics. What are their genders, age-groups, languages, ethnicities, and lengths of service

📊 Get to know their work patterns. Do they work in shifts? Are they frontline, field, factory or desk workers?

📲 Know their channels. Which channels already exist? And how are they used?

🙌🏽 Understand their engagement. Can you see any patterns to their motivation and engagement?

Dựa vào những research ở trên để xây dựng persona

Chỉ nên tạo từ 3 - 8 persona đại diện cho những kiểu người đặc trưng trong doanh nghiệp, mô tả các đặc tính, nỗi đau/ động lực, thánh thức, nhu cầu,...

Với mỗi persona khác nhau, tuy cùng 1 content chính nhưng nên có những cách diễn đạt khác nhau cho phù hợp

- Phân chia nhóm audience (Audience segmentation)

Việc phân chia thành các nhóm nhỏ giúp truyển tải đúng thông điệp đến đúng người, tránh overload

Một số cách phân loại điển hình

Ngoài ra, một cách phân loại khác là nhờ nhân viên chủ động chọn topic họ quan tâm để nhận bản tin.

Tuy nhiên, 1 số người sẽ thích tự động hiển thị những phần liên quan đến họ hơn

Ví dụ về việc phân chia nhóm nhân viên

Cảm nhận cá nhân: Mình thấy phần này phân tích dễ hiểu, vd rõ ràng. Chủ yếu là cần bắt tay hành động thôi ạ.

3. Creating Powerful Messages

Thông qua 3 bước sau:

Framing is all about getting into your audience’s head and understanding their point of view. Có thể hiểu nhân viên thông qua nói chuyện, comments & discussions tại internal channels, feedback của nhân viên trên external platforms, như LinkedIn or Glassdoor.

Narrative: this is the story that you tell through your message. Một số câu hỏi gợi ý: - What’s your current challenge? - Where would you like to be instead? - How do you get there? - How will it benefit you in the end?

Ví dụ về cách tạo Narrative

Message

Khi tạo thông điệp nên chú ý đến việc nhân viên sẽ cần biết thông điệp gì, cảm nhận như thế nào và có hành động gì sau đó:

1. What should your employees do after reading your message? 2. What should your employees know after reading your message 3. What should your employees feel after reading your message?

Ví dụ về tạo message để đạt communication goals cho doanh nghiệp

Với những thông tin xấu, 1 số điều cần chú ý như sau:

Truyền thông trung thực, nhanh chóng (Để tránh những tin đồn thất thiết gây hoang mang, thể hiện sự quan tâm thực sự đến nhân viên khi có những hoạt động làm ảnh hưởng tiêu cực đến họ, lắng nghe phản hồi thông qua bình luận/ trao đổi trực tiếp, đưa ra kế hoạch về những gì cty sẽ thực hiện và nhân viên cần thực hiện & phối hợp cùng trưởng bộ phận các phòng ban để đảm bảo tin xấu ảnh hưởng tối thiểu đến DN bạn.

4. How to Get More Resources for Internal Communication

Khi xác định được rõ vai trò trong tổ chức của team bạn, bạn sẽ nhận ra những tác động tích cực lên doanh nghiệp, từ đó là cơ sở để xin thêm resources (không chỉ bao gồm tiền, nhân lực mà còn rộng hơn thế)

Vai trò của IC trong doanh nghiệp:

- Tạo content: Đây là nền tảng của công việc. - Điều chỉnh hành vi: nhờ những chiến dịch và thông điệp tích cực -> hỗ trợ sự thay đổi từ nhân viên (DO, FEEL, KNOW) và có thể được đo lường tác động. - Hỗ trợ và thúc đẩy nhu cầu giao tiếp hiệu quả của các thành viên trong tổ chức -> thúc đẩy doanh nghiệp - Hỗ trợ phát triển văn hóa doanh nghiệp - được coi là tài sản vô hình quan trọng của công ty.

Tác động tích cực lên doanh nghiệp thông qua 1 số phần sau:

- Phát triển chiến lược truyền thông: Điều này giúp chia sẻ những gì được lên kế hoạch và chỉ ra các sáng kiến phù hợp với kết quả kinh doanh tổng thể như thế nào. - Các nhà truyền thông cũng có thể tận dụng ảnh hưởng bằng cách kiểm soát các kênh hoặc nền tảng liên kết nội bộ hiệu quả. - Các nguồn ảnh hưởng cũng có thể bao gồm bộ kỹ năng của nhóm truyền thông nội bộ hoặc kiến thức họ có về công ty và nhân viên của công ty. Mối quan hệ rộng khắp với các nhân viên trong công ty, cũng như khả năng của họ để hoạt động như những cố vấn đáng tin cậy cho ban lãnh đạo vì kiến thức và chuyên môn độc đáo của họ. - Xử lý khủng hoảng nội bộ - IC team hoạt động tốt trước đó sẽ tạo dựng niềm tin với ban lãnh đạo.

Từ những ảnh hưởng tích cực đến DN, IC team có thể xin thêm resource tương ứng với những tác động to lớn mà họ đóng góp cho công ty. Resource không chỉ đơn thuần là ngân sách, nhân sự team IC, mà còn là sự tin tưởng, ủy quyền thực hiện công việc mà không cần xin ý kiến cấp trên quá nhiều, sự support từ các phòng ban khác

B. VỀ TRUYỀN THÔNG

5. How to Master Internal Communication Planning

Nhân viên có thể dễ dàng bị overload khi có quá nhiều thông tin được truyền tải cùng một lúc đến nhân viên với những thông điệp đôi khi bị trái chiều (vd có người vừa đăng 1 bức ảnh hài hước trong phòng ban, và công ty vừa đưa ra chính sách cắt giảm lương).

Kiểm soát IC có thể được ví như kiểm soát sân bay, các thông điệp từ các phòng ban khác nhau như máy bay, sẽ được kiểm soát để tránh gây tắc nghẽn.

5.1. Tạo một bộ quy tắc tổng thể cung cấp hướng dẫn cho tất cả những ai muốn "bay" trong vùng trời thông điệp của công ty. Hãy khiến mọi người đồng ý với bức tranh tổng thể: chiến lược truyền thông, bao gồm các mục tiêu và kết quả, các thông điệp chính, đối tượng hướng tới, có lịch biên tập hàng năm và dành một lượng thời gian phát sóng nhất định cho các sáng kiến lớn.

5.2. Thiết lập "phương pháp tiếp cận newsroom" để đảm bảo sự đồng bộ thường xuyên và ưu tiên các chủ đề giữa truyền thông nội bộ và bên ngoài.

Tập trung vào chủ đề thay vì kênh truyền thông, như vậy sẽ đảm bảo không bị trùng lặp, thể hiện đúng theo chiến lược.

5. 3. Tìm cách thu hút và hướng dẫn "phi công" cách sử dụng và quy chuẩn IC đã đặt ra.

Nhóm truyền thông nội bộ cung cấp quyền truy cập và đào tạo cho các "pilot"/ người publisher nội bộ, những người đại diện cho các đơn vị kinh doanh, sáng kiến từ quốc gia và địa điểm khác nhau - hoặc từ nhân sự hoặc những người có ảnh hưởng. Các nhà xuất bản nội bộ (publisher) cần được đào tạo về các nguyên tắc, cách sử dụng các nền tảng, chiến lược truyền thông tổng thể và cách tạo nội dung tốt. -> Cung cấp nội dung có liên quan, củng cố cục bộ các thông điệp cốt lõi và giúp thúc đẩy sự tương tác.

6. How to Find the Most Effective Internal Communication Channels

6.1. Why do comms need a mix of effective internal communication channels? Its purpose is to set up your comms in the channels best suited to the types of messages you’re sharing.

2. How do you choose the right channel for your message?

<to be updated...> Quay lại vào ngày mai và bạn sẽ thấy mình đang bổ sung thêm các content thú vị từ Masterclass của Staffbase <3 <3 <3