[Chuyện tuyển dụng] HR nghĩ gì?

Trước khi viết bài này, mình đã dạo qua một vòng những bài viết về chủ đề này trên Spiderum và thấy có một số góc nhìn khá thú vị như:

Khi đọc xong, mình đã nói chuyện với một vài người bạn làm trong nghề nhân sự (cả bạn bè và anh chị), mình đặt câu hỏi là: Thế thực sự người làm HR họ nghĩ gì? Hay khi tìm kiếm 1 nhân sự, họ muốn điều gì ở nhân sự đó? Và câu trả lời mình nhận được là (xin được trích nguyên văn từ một người bạn):

Câu trả lời này khá thống nhất với luận điểm nêu ra trong các bài viết mình đã tham khảo ở trên. Đó là tìm kiếm người phù hợp nhất chứ không phải người tốt nhất, giỏi nhất. Theo góc nhìn của mình, công ty (hay tổ chức) là một hệ thống đã được hình thành và hoạt động, họ cần người để đặt vào các vị trí giúp vận hành hệ thống đó, như một "mắt xích" trong cỗ máy. Mắt xích càng phù hợp thì cỗ máy hoạt động càng trơn tru, hiệu quả. Khi có nhu cầu tuyển nhân sự, các trưởng bộ phận thường phải mô tả được vị trí, công việc, năng lực cần thiết, phẩm chất cốt lõi của nhân sự cần tuyển để từ đó HR xây dựng JD và tìm kiếm nhân sự phù hợp. Tiêu chuẩn để đánh giá nhân sự thường căn cứ theo mô hình ASK (Attitude - Skill - Knowledge):

- Vị trí tuyển dụng yêu cầu những gì? Làm sao biết mình có phù hợp với vị trí đó hay không? Nếu mình chưa có kinh nghiệm thì mình có đáp ứng được các yêu cầu của vị trí làm việc không?

- Văn hóa của tổ chức là gì? làm sao biết được văn hóa của tổ chức? Làm sao biết mình có phù hợp với văn hóa của tổ chức không, trong khi mình còn chưa vào tổ chức đó?

Rồi, mục tiêu của bài viết này là: chúng ta hãy cùng nhau trả lời các câu hỏi trên. Mình xin đưa ra câu trả lời trước, dựa trên quan điểm và góc nhìn của bản thân. Mong được các bạn góp ý thêm.

Cách đơn giản nhất để biết vị trí tuyển dụng cần gì là đọc JD (Job Description - bản mô tả vị trí công việc). Không phải công ty nào cũng có sẵn JD hoặc mô tả chính xác vị trí công việc thông qua JD, mà thường các vị trí công việc có sự tương đồng nhau trong cùng 1 nhóm ngành, cùng 1 quy mô công ty, do đó có thể tham khảo của công ty khác. Dựa trên mô tả công việc chung của nhóm ngành, họ (HR) sẽ điều chỉnh lại một vài tiêu chí để phù hợp với đặc điểm của công ty. HR thường có mạng lưới, cộng đồng những người làm nghề nhân sự nên họ có thể dễ dàng thu thập JD của công ty khác. Việc "chế biến" lại JD theo đặc thù công ty không phải là chuyện khó. Cái khó ở đây là ngân sách tiền lương cho vị trí này. Đây là một bí mật mà các HR thường giấu nhau, bởi tiền lương là thứ vũ khí cạnh tranh rất hiệu quả trong quá trình tuyển dụng, từ việc thu hút cho tới đàm phán, chốt deal.

Có một câu hỏi mà người ta cho là nhạy cảm trong phỏng vấn tuyển dụng: "Bạn kỳ vọng mức lương cho vị trí này là bao nhiêu". Với những ứng viên ít kinh nghiệm, không đủ tự tin thường muốn né câu hỏi này. Họ chỉ dám trả lời chung chung mà không có con số cụ thể, hoặc không có mục tiêu cụ thể trong việc xác định mức thu nhập. Thế nhưng với HR đây lại là câu hỏi quan trọng. Nó vừa có tính sàng lọc cao: biết ngay ai tự tin vào năng lực, ai có kinh nghiệm thực sự - bởi những người này họ sẽ nói ngay một con số khá chính xác với những gì họ thể hiện; vừa giúp HR cân nhắc xem họ có phù hợp với vị trí không.

- Năng lực đáp ứng yêu cầu, thậm chí vượt kỳ vọng (thường từ 90% trở lên). Với những người này thì mức lương kỳ vọng của họ đưa ra cũng vượt quá ngân sách mà công ty có thể trả. Tình huống này thường HR phải mặc cả để kéo mức lương kỳ vọng xuống vừa mức ngân sách. Nếu ngân sách có thể co dãn thì mặc cả được là tốt nhất. Còn không thì vẫn fail như thường.

- Năng lực không đáp ứng yêu cầu (thường đáp ứng từ 60-90% yêu cầu). Điều này dễ xảy ra bởi rất khó tìm được người đáp ứng vừa đủ. Thường là thiếu hoặc vượt. Nếu thiếu thì HR sẽ đo xem mức thiếu là bao nhiêu. Sau đó họ sẽ hạ mức lương kỳ vọng xuống để deal với ngân sách của công ty. Do năng lực không đáp ứng thì mặc cả dễ hơn. Chính sự co dãn về năng lực và mức lương sẽ giúp tìm ra điểm phù hợp trong vị trí. Khi nhận vào làm rồi thì năng lực có thể điều chỉnh được (training thêm). Điều này dễ thực hiện hơn so với việc Tăng/Giảm lương.

- Năng lực thấp (thường đáp ứng 30-60% là thấp), mức lương kỳ vọng thấp hơn so với ngân sách. Điều này cũng thường xảy ra với ứng viên chưa có kinh nghiệm, chưa thực sự hiểu về năng lực bản thân và những gì mô tả trong JD. Nếu nhận những nhân sự này, chi phí đào tạo là rất lớn, rủi ro cao. Thường những công ty có quy trình làm việc rõ ràng thì họ không có thời gian, nhân sự cho việc đào tạo nhân sự dạng này. Do đó dù mức tiền lương thấp nhưng chi phí khác lại cao nên họ thường từ chối.

- Nếu năng lực quá thấp (dưới 30%) là loại ngay. Bởi năng lực vẫn là yếu tố được xét đến đầu tiên, năng lực phải đáp ứng được một mức tối thiểu thì mới xét tiếp các vấn đề khác.

Chú ý: các con số 30-60-90% là do mình đánh giá chủ quan thôi, chưa dựa trên nghiên cứu cụ thể nào. Nếu bạn nào có số liệu có căn cứ rõ ràng hơn vui lòng bổ sung giúp mình nhé.

Hầu hết mọi người đều thấy các JD rất đề cao vấn đề kinh nghiệm. Câu quen thuộc trong JD là: "Có ít nhất x năm kinh nghiệm trong việc abcxyz". Thực tế trả lời rằng: Làm gì có sẵn ứng viên thế? Những người có kinh nghiệm đáp ứng như thế thường đòi mức lương cao hơn ngân sách của công ty. Mình nghĩ vấn đề của câu này là:

- Trước hết phải khẳng định công ty cần người có kinh nghiệm thật sự. Kinh nghiệm ở đây là kinh nghiệm làm đúng trong ngành nghề đang tuyển. Bởi vì CÔNG TY CHƯA KINH DOANH HƯỚNG NÀY BAO GIỜ nên cần người có kinh nghiệm ở nơi khác về làm. Khi đó ưu tiên hàng đầu là kinh nghiệm, kỹ năng làm việc. Những vị trí này thường là trưởng nhóm, trưởng bộ phận, hoặc nhân viên làm việc ở một thị trường mới.

- Tiếp theo là công ty cần người biết việc để không mất nhiều thời gian, công sức đào tạo. Lúc ấy công việc đang rất cần người làm, deadline dí đến đít rồi, phải tuyển nhanh, tuyển người làm được việc ngay.

- Tiếp theo nữa mới là có kinh nghiệm theo kiểu "đã đi làm, đã quen môi trường văn phòng, đã quen với áp lực công việc" để từ đó dễ dàng thích nghi và đào tạo. Bởi có 1 điều mà hầu như ai làm HR cũng biết: Kinh nghiệm ở nơi khác không áp dụng được ở nơi này, bởi con người khác (lãnh đạo, sếp), văn hóa khác, khách hàng khác, sản phẩm có đặc điểm khác... nên chỉ cần một số điểm chung nhất của kinh nghiệm để rút ngắn thời gian thích nghi, làm quen với công việc mới mà thôi.

- Một điểm nữa trong yếu tố "cần kinh nghiệm" là tránh nhân viên mới bị shock văn hóa, khiến họ nghỉ việc ngay sau khi vừa được tuyển. Những người chưa có kinh nghiệm rất hay xảy ra tình huống này, khi mà họ chưa hiểu rõ bản thân muốn gì. Họ tưởng tượng về môi trường làm việc 1 kiểu, đến khi vào làm thực tế 1 kiểu nên bị vỡ mộng. Sau một thời gian có "kinh nghiệm", họ sẽ nhận ra: thực tế không như tưởng tượng, ở đâu cũng có vấn đề. Lúc đó họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn.

Tuyển được rồi nghỉ ngay sau đó còn nguy hại hơn là không tuyển được, bởi điều này đẩy HR vào tình thế bị động, phải "chữa cháy" để tuyển người thay thế. Lúc đó thì chi phí phát sinh, kế hoạch công việc bị phá vỡ, mất niềm tin vào ứng viên "chưa có kinh nghiệm", ảnh hưởng tới KPI tuyển dụng... Bởi HR cũng có công việc của họ, mà tuyển dụng chỉ là một phần trong đó thôi.

Khi nhắc đến bằng cấp, học vấn, chứng chỉ, một số vấn đề chính trong mắt HR là:

1. Chi phí mà ứng viên bỏ ra để có được bằng cấp, chứng chỉ. Chi phí này vừa là công sức, thời gian, tiền bạc, ngoài ra còn kể tới việc không phải ai cũng đạt được điều đó. Có những người cùng học một lớp nhưng kết quả đạt được khác nhau. Nếu một người làm trái ngành, họ sẽ cần phải tự học thêm, tự làm thêm để lấy kinh nghiệm bù vào nền tảng học vấn.

2. Bằng cấp, chứng chỉ phản ánh một phần những "năng lực" của ứng viên mà họ không cần thể hiện ra. Nó như một "sản phẩm" của việc học tập, nghiên cứu, thi tài. Sản phẩm này được một đơn vị có uy tín xác nhận nên nó có thể tin tưởng được, giúp HR bớt nhiều thời gian sàng lọc, kiểm tra, đánh giá năng lực của ứng viên. Công việc cũng thường bắt buộc ứng viên phải có kiến thức nền đã qua đào tạo thì mới làm việc được. Công ty sẽ không đào tạo lại kiến thức này. Bằng cấp là một dạng "điều kiện cần", còn trong quá trình đi làm, bạn vẫn cần học thêm nhiều thứ khác, có thêm các chứng chỉ, chứng nhận khác nữa để cải tiến năng suất, hiệu quả làm việc. Vậy nên khi thể hiện vấn đề Học vấn, bằng cấp, bạn không nên chỉ dừng lại ở học Đại học, mà câu hỏi HR thường quan tâm là: sau khi ra trường bạn còn học thêm gì khác không?

Việc đánh giá tầm quan trọng của kỹ năng làm việc hiện có nhiều tranh cãi. Khi mình xem CV của nhiều bạn (kể cả đã được nhận vào làm) đều không thể hiện rõ được phần kỹ năng làm việc. Mình hỏi 1 bạn làm HR:

Bạn bảo: Phải hỏi trực tiếp mới rõ. Viết trên CV thì cứ viết thế thôi chứ cũng chẳng có gì chứng minh được, chỉ nhìn cho đẹp thôi.

Mình nhận ra là: Sao một thứ quan trọng như vậy lại không được thể hiện rõ ngay từ đầu? Điều gì chứng minh được kỹ năng làm việc?

- Kinh nghiệm thì được viết rất rõ: làm ở đâu, làm việc gì, kết quả ra sao, hiệu suất thế nào...

- Qua file mẫu nếu làm trên các phần mềm, ứng dụng: như có kỹ năng viết (content writer) thì bài viết mẫu thế nào? kỹ năng thiết kế chỉnh sửa ảnh thì một ảnh mẫu (hay kho ảnh mẫu, video mẫu) mà bạn đã làm như thế nào? Kỹ năng tin học văn phòng thì một file excel quản lý dữ liệu & báo cáo ra sao? file power point đã dùng trong cuộc họp, thuyết trình như thế nào?

- Bạn đã áp dụng kỹ năng đó vào việc gì? việc này có trong phần học vấn và kinh nghiệm làm việc không?

- Quá trình bạn học và rèn luyện kỹ năng ra sao? trong bao lâu, có gì công nhận không?

Hiện nay hầu hết trong các công việc đều cần tới công cụ. Ngay trong việc học thì bạn cũng đã sử dụng các công cụ đó rồi. Bản chất các công cụ phục vụ cho: Quản lý công việc, Làm việc nhóm, Viết, Vẽ, Video, Báo cáo... thông qua việc sử dụng công cụ sẽ phản ánh tư duy làm việc, tầm nhìn, khả năng kết nối, khả năng lãnh đạo... nên kỹ năng cứng hay kỹ năng mềm đều được thể hiện một cách rất rõ ràng. Để đánh giá kỹ năng, tay nghề của 1 người thợ, ta có thể không được biết quá trình họ làm như thế nào, nhưng nhìn sản phẩm họ làm ra cũng phản ánh khá chính xác rồi.

Trong JD cũng có thể mô tả rõ 1 vị trí cần biết sử dụng công cụ gì, kỹ năng gì. Để chứng tỏ sự phù hợp, bạn cần có thứ để chứng minh là bạn biết sử dụng công cụ, có kỹ năng. Chẳng có điểm số nào đánh giá đúng được kỹ năng của bạn, nhưng chỉ cần đó là sản phẩm do chính bạn làm ra thì bạn sẽ tự tin nói về nó, kể được chi tiết quá trình làm ra sản phẩm. Bạn làm được sản phẩm này thì bạn có thể tạo được sản phẩm tương tự thôi, và HR sẽ bị thuyết phục bởi điều đó.

Văn hóa của tổ chức (công ty) thường được hiểu là giá trị, niềm tin, hình thức mà các thành viên trong doanh nghiệp cùng công nhận và suy nghĩ, hành động như một thói quen, quy tắc đã ăn sâu vào quá trình hoạt động. Hình thái biểu hiện của văn hóa thường thông qua:

- Hữu hình: thể hiện qua những khẩu hiệu (sologan), quy tắc, đồng phục, các nghi thức chào hỏi, bắt tay ...

- Vô hình: phong cách, thái độ, cách suy nghĩ và thói quen của những người trong nội bộ công ty.

Để xét một người có phù hợp với văn hóa công ty hay không, HR thường tập trung vào yếu tố thái độ (Attitudes trong bộ ASK). Yếu tố này thể hiện qua:

- Mục Giới thiệu bản thân, Sở thích, Thói quen được mô tả trong CV

- Thái độ, cách hành xử trong buổi phỏng vấn, nói chung là cuộc gặp mặt trực tiếp (Kỹ năng ứng xử face-to-face)

- Văn phong, cách trình bày, xưng hô trong email, đoạn chat, cuộc điện thoại, nói chung là không gặp mặt trực tiếp (Kỹ năng ứng xử face-to-text)

Thông tin cá nhân sẽ liên quan một chút đến sự cởi mở, sự an toàn. Cởi mở thì rõ rồi, bạn càng cung cấp nhiều thông tin thì càng đánh giá cao về sự cởi mở. Còn an toàn là sao? Khi bạn giới thiệu mình với 1 công ty, 1 môi trường làm việc mới, bạn sẽ cần phải cung cấp một số thông tin cá nhân, thông tin riêng tư, có thể nhạy cảm như: số điện thoại, địa chỉ nơi ở, email, trang cá nhân trên mxh... mà chẳng có gì chắc chắn là bạn sẽ trúng tuyển. Điều này vô tình khiến bạn bị "lộ thông tin cá nhân" và có thể khiến bạn thấy không an toàn, thậm chí bị làm phiền, bị sử dụng thông tin vào mục đích không mong muốn (như những công ty xấu, HR xấu sẽ share thông tin của bạn cho nơi khác).

Phần này tạo ra 1 tranh cãi: nếu bạn không cởi mở, làm sao chúng tôi biết về bạn, làm sao chúng tôi tuyển bạn được? Ngược lại: làm sao tôi tin tưởng công ty không sử dụng thông tin cá nhân của tôi vào mục đích khác?

Với góc nhìn của mình, mình đề cao việc mỗi cá nhân tự biết bảo vệ thông tin cá nhân. Việc bạn quá hồn nhiên cung cấp thông tin rồi nghĩ "chẳng HR hay công ty nào tệ vậy đâu" thì lỗi là ở bạn rồi. Tuy nhiên việc cung cấp thông tin thế nào cho khéo sẽ là yếu tố quan trọng:

- Những thông tin nhạy cảm mà bạn ngại cung cấp ngay, bạn có thể viết trong 1 mục khác (như Cover Letter hoặc ghi trong nội dung email khi gửi CV qua email), trong đó bạn nên có ghi chú nhắc nhở là bạn chỉ cho phép dùng thông tin này trong mục đích tuyển dụng tại công ty, ngoài ra không được dùng cho mục đích khác. Ít nhất như vậy thì bạn đã có ý thức bảo vệ thông tin cá nhân, và có một bằng chứng để tạo lợi thế khi có xung đột xảy ra.

- Những HR không tôn trọng thông tin cá nhân của bạn thì cũng không đáng tin cậy. Tuy nhiên bạn không nên làm quá gay gắt về vấn đề này. Gay gắt sẽ khiến HR có suy nghĩ tiêu cực về bạn. Trong cách sử dụng câu từ nên thân thiện, xã giao để đủ an toàn trước 1 nơi lạ "có thể trở thành quen".

Mục tiêu của bản thân cũng là 1 yếu tố để HR đánh giá thái độ: mục tiêu càng rõ ràng, có mốc thời gian cụ thể, kết quả cụ thể thì khả năng đạt được mục tiêu càng dễ. Mục tiêu cũng thể hiện một phần quyết tâm, tầm nhìn của bạn. Tất nhiên để kiểm chứng mục tiêu có khả thi hay không thì HR sẽ có cách đánh giá: Dựa trên nền tảng học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng bạn đang có, họ sẽ biết được hành trình của bạn trong quá khứ, từ đó dự đoán được chặng đường tiếp theo của bạn như thế nào.

Thử hình dung bạn có năng lực, mục tiêu rõ ràng, nhưng công ty lại không có chung mục tiêu, hoặc công ty không giúp bạn đạt được mục tiêu mà bạn đề ra từ đầu (họ sẽ hướng bạn sang mục tiêu khác mà bạn không muốn) thì liệu bạn có muốn gắn bó với công ty không? Đó là không phù hợp về văn hóa. Những người không cùng mục tiêu thì khó để đi cùng nhau, bất kể năng lực thế nào đi nữa.

Kỹ năng ứng xử là một phần trong các kỹ năng, thuộc nhóm kỹ năng mềm (kỹ năng làm việc là kỹ năng cứng, kỹ năng xã hội là kỹ năng mềm). Kỹ năng này phản ánh thái độ, văn hóa và thường được đánh giá nhiều lần trong suốt quá trình tuyển dụng: Từ gửi CV, hẹn phỏng vấn, gặp mặt nói chuyện, chờ nhận thông báo kết quả.

Nhiều HR đánh giá kỹ năng ứng xử, văn hóa ứng xử còn cao hơn cả năng lực, trình độ. Điều này nhắc mình nhớ tới câu chuyện:

Trình độ tạo ra niềm tin là bạn làm được việc, giải quyết được vấn đề trong công việc (mình nghĩ nó như dạng "lý trí").

Thái độ sẽ củng cố niềm tin ấy, hiện thực hóa niềm tin. Nếu thái độ không phù hợp, nó sẽ phá vỡ niềm tin và khiến bạn bị fail (mình nghĩ nó như dạng "cảm xúc").

- Tới cuộc hẹn đúng giờ. Tới sớm quá cũng không tốt đâu nhé, bởi như thế là bạn đang lãng phí thời gian một cách không cần thiết. Khi bạn đúng giờ, bạn biết tôn trọng bản thân, tôn trọng người khác, và nó cũng thể hiện tính kỷ luật trong đó nữa.

- Phản hồi email sớm. Thường khi nhận được email, trong vòng 8h bạn nên có sự phản hồi. Tại sao lại là 8h? Bởi đó là khung giờ làm việc thông thường, đủ thời gian xử lý 1 công việc nhỏ cần giải quyết trong ngày. Với những người có kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp thì trong 1-2h là đủ.

- Cách xưng hô tế nhị. Khi chưa rõ tuổi tác đối phương, nên xưng hô chung chung xã giao là anh/chị. Khi biết rõ giới tính thì xưng hô đúng theo giới tính, tránh việc khi nghe điện thoại, giọng nói đối phương là nam mà mình lại gọi họ là chị sẽ không tốt chút nào.

- Tác phong đi đứng. Khi tới phỏng vấn hay gặp mặt trực tiếp, tác phong đi đứng sẽ thể hiện sự tự tin. Mình gặp rất nhiều bạn đi đứng một cách khép nép, khúm núm và nhận ra ngay là họ thiếu tự tin, chưa có kinh nghiệm, năng lực yếu dù chưa vào cuộc nói chuyện. Đến khi nói chuyện chỉ hỏi 1-2 câu kiểm tra là rõ luôn.

- Giọng nói, ánh mắt, thái độ khi nói: thể hiện sự tự tin, nói theo điều bạn thực sự biết, thực sự hiểu hay là nói theo dạng học thuộc lòng. Nó cũng thể hiện bạn lắng nghe người khác như thế nào, có hiểu rõ câu hỏi của người tuyển dụng không, cách bạn phản hồi lại câu hỏi đó.

- Sự quan sát và đánh giá, nhận xét của bạn. Bởi môi trường đó có thể sẽ là nơi bạn vào làm việc. Cảm nhận ban đầu của bạn về môi trường, con người ở đây như thế nào, bạn thấy điều gì, ấn tượng gì... những điều này sẽ cho bạn thấy là bạn có "hợp" với nó hay không.

Có một "mánh" rất hay để tìm hiểu về văn hóa của công ty mà mình nghe qua chia sẻ của Scalet trong buổi AMA livestream trên Spiderum là:

Mình không phải người làm HR, chỉ là mình có nhiều bạn bè, anh chị, học viên làm HR thôi. Góc nhìn của mình dựa trên việc lắng nghe chia sẻ từ họ, quan sát cách họ làm việc, hỗ trợ công việc của họ, đặt mình vào vị trí HR để suy nghĩ. Mình nói ra để củng cố những gì mình biết, đồng thời lắng nghe góp ý để phát hiện những lổ hổng, những thiếu sót trong cách suy nghĩ, nhìn nhận của mình. Đồng thời cũng muốn các bạn sinh viên, ứng viên đang tìm việc làm có 1 góc nhìn rõ ràng hơn, chi tiết hơn về những gì mà HR suy nghĩ, quan tâm. Ở đây mình làm vai trò cầu nối giúp HR và ứng viên gần nhau hơn, hiểu nhau hơn. Quan điểm của mình là: Tại sao chúng ta không ngồi xuống nói chuyện để hiểu nhau hơn? như thế chẳng phải tốt cho cả hai hay sao? Kỳ tiếp theo mình sẽ chia sẻ góc nhìn của ứng viên. Họ đang nghĩ gì, làm gì khi tìm 1 công việc mới?