BỘ NÃO THỨ 2: Hệ thống ghi chú hỗ trợ sáng tạo - bảo vệ sự tập trung, thời gian và năng lượng của bạn.

Đã bao giờ bạn nghĩ rằng, người tuân thủ kỷ luật nghiêm khắc sẽ là người có ý chí kiên cường khi đương đầu trước khó khăn? 

Nếu bạn tin như vậy, thì một nghiên cứu ở Đức đã cho thấy điều ngược lại. Những người mà bạn cho là có kỷ luật tự giác với sức mạnh ý chí cao, thực chất lại gặp khó khăn khi chống lại cám dỗ. Sau khi các đối tượng nghiên cứu bị buộc dùng ý chí để kiềm chế cơn thèm ăn, họ ăn kẹo nhiều hơn người bình thường. [1]

Bí quyết của người sống có kỷ luật là tạo ra thói quen tốt và tránh xa các nguyên nhân kích hoạt thói quen xấu. Thói quen thì không cần dùng sức mạnh ý chí, nên là họ không có bất kỳ dấu hiệu đấu tranh nội tâm nào dẫn đến tinh thần kiệt quệ trước khó khăn.

Deep work là một kỹ thuật giúp tạo ra thói quen tốt. Bởi vì:

- Thứ nhất, deep work tiết kiệm sức mạnh ý chí vì kỹ thuật này yêu cầu bạn tránh xa các công việc đa nhiệm, và các nguyên nhân kích hoạt cám dỗ như internet và mạng xã hội. - Thứ hai, với sức mạnh ý chí tiết kiệm được, thuỳ não trước trán sẽ dùng nguồn năng lượng dư thừa này để học kỹ năng mới nhằm biến nó thành thói quen.

Cứ duy trì một vòng tròn khép kín như trên, bạn dễ thích ứng nhanh với nhiệm vụ khó khăn trên con đường phát triển sự nghiệp của mình.

Tuy nhiên, lịch sử nước Đức đã ghi nhận một cá nhân đặc biệt nằm ngoài các nguyên tắc trên. Tên của ông ta là Niklas Luhmann - một ông bố đơn thân nuôi ba người con, kiêm giáo sư - nhà nghiên cứu - nhà văn ngành xã hội học của đại học Bielefeld. Trong cả sự nghiệp vừa gõ đầu sinh viên vừa viết lách, Niklas Luhmann đạt được thành tích khủng với 70 cuốn sách và 400 bài báo chất lượng cao được xuất bản. Những tưởng ông có đồng nghiệp và sinh viên trợ giúp trong khi nghiên cứu và viết lách. Nhưng Luhmann chưa bao giờ nhận sự trợ giúp từ bất kỳ ai.

Trong khi đa số nhà văn chia sẻ kinh nghiệm làm việc theo khuôn phép, hay là cách tạo thói quen tốt để phục vụ viết lách. Thì Luhmann lại trả lời một câu trái ngược với quan niệm của của đám đông:

Thực tế, Luhmann đã duy trì năng suất viết lách bằng bộ não thứ hai - một tủ đựng 90.000 tờ ghi chú lộn xộn. Ông luôn cởi mở trong việc chia sẻ bí quyết này đến với mọi người, nhưng chẳng mấy ai tin. 

Vậy, bộ não thứ hai là gì? Nó có gì để một người bận rộn trong đơn độc như Luhmann có thể duy trì được năng suất khủng khiếp đến vậy? 

Trước khi tìm hiểu sâu về bộ não thứ hai và cách vận hành của nó. Chúng ta hãy tìm hiểu lý do tại sao, deepwork lại không hoàn hảo, và tại sao, bộ não thứ hai  là công cụ san lấp những bất cập của deep work.

Trước đây, khi mới thực hành deep work, tôi chỉ chìm vào dòng chảy khi học thụ động, chẳng hạn như đọc sách. Còn đối với viết lách, dòng chảy chỉ xuất hiện khi tôi trình bày những gì thuộc kinh nghiệm của mình.

Điểm yếu của deep work chỉ phơi bày khi tôi viết một chủ đề nào đó ngoài tầm kiến thức. Tôi phải tiếp cận kẻ thù của deep work là internet, để truy ra nhiều tài liệu khác nhau nhằm phục vụ bài viết của mình. Rồi sau đó, tôi bị lôi kéo vào những tin tức chả liên quan. Một khi năng lượng ý chí cạn kiệt vì tin tức hấp dẫn, thuỳ não trước trán của tôi "đứt bóng" nên tôi không thể viết tiếp.

Rút kinh nghiệm, tôi tạo ra thói quen tổng hợp tài liệu vào mỗi buổi tối, và điều này sẽ giảm bớt khả năng tạo ra những dòng chảy ngắt quãng vào sáng hôm sau. Rồi tổng hợp bao nhiêu tài liệu là đủ? Có chắc rằng tôi sẽ đi đúng hướng trong quá trình viết? Rốt cuộc, tôi không thể deep work đều đều được. Một khi đã rơi vào cạm bẫy của các công việc kém chất lượng, tôi gặp rất nhiều khó khăn để trở lại guồng quay deep work.

Ai đã từng đọc qua sách DeepWork của Cal Newport thì đều biết, sự nghiệp của một giáo sư thành công như Cal là nằm ở chỉ số h. Chỉ số h là một chỉ số đo lường cả năng suất và tác động trích dẫn của ấn phẩm, được sử dụng cho một nhà khoa học hoặc học giả. Nếu chỉ số h trên 40 thì giáo sư đó có một sự nghiệp viên mãn [3]. Hiện tại, theo Google Scholar, Cal Newport có chỉ số h là 31. Không dừng lại ở đó, Cal hiện đang duy trì kênh youtube với tốc độ ra 5 video/1 tháng. Đồng thời, anh đã xuất bản 9 quyển sách với tốc độ trung bình 4 năm/1 quyển.

Deep work kiểu quái vật gì mà năng suất đến vậy? Cal là đấng sáng tạo Brahma có 3 đầu 4 tay? Rồi 1 ngày làm việc 8 tiếng như Cal nói có thật sự khả thi?

Sự thật phũ phàng là Cal không bao giờ làm việc sâu một mình. Trong sách DeepWork, anh ta đã trình bày rất nhiều ý tưởng về việc thuê người khác hỗ trợ những công việc đa nhiệm kém chất lượng. Spiderum user Lâm Duệ Nghi - hiện là một co-author cho các dự án nghiên cứu ở Canada - chị Nghi đã xác nhận với tôi rằng: Chị phải đảm nhận những công việc kém chất lượng như tổng hợp tài liệu nghiên cứu. Đổi lại, những sinh viên như chị được trả lương, nhận thư giới thiệu và được học hỏi kinh nghiệm nghiên cứu từ các giáo sư.

Đối với các sinh viên mới ra trường, người phải chấp nhận tuyệt đối những nhiệm vụ kém chất lượng của cấp trên. Thì lấy tiền đâu ra để thuê ai đó làm việc hời hợt thay họ?

Chỉ có một cách duy nhất thôi. Họ phải chấp nhận sống theo "triết lý nhà báo" - triết lý làm việc sâu khó nhất. Đây là một phong cách deep work ngẫu hứng, người này có xung hướng nắm bắt bất kỳ ý tưởng nào trong đầu rồi sau đó lao vào deep work ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc ngẫu hứng như vậy, sẽ rất khó khăn trong quá trình làm việc sáng tạo. Nếu một khi ý tưởng hiện tại không trùng lặp với ý tưởng trong quá khứ, bạn phải bỏ thời gian ra chỉnh sửa lại mọi thứ để nó đi đúng với ý tưởng hiện tại.

Tuy nhiên, "triết lý nhà báo" không khó như bạn tưởng. Thực vậy, những người đi theo triết lý nhà báo không tập trung tạo ra sản phẩm. Mà họ tạo ra vô số bản thảo ý tưởng, cùng rất nhiều bài phỏng vấn được thực hiện. Rồi sau đó, họ dùng một hệ thống tập hợp chúng lại thành một sản phẩm hoàn chỉnh.

Vậy, hệ thống nào giúp họ quản lý được đống thông tin phi tuyến tính như trên để tạo ra sản phẩm chất lượng cao?

Trong giai đoạn chiến tranh lạnh, Niklas Luhmann (1927 -1998) là một giáo sư ngành xã hội học người Đức đã có thành tích bất hảo như sau:

- Trong cả sự nghiệp vừa gõ đầu sinh viên vừa viết lách, Luhmann có 70 cuốn sách và 400 bài báo khoa học được xuất bản. Lý thuyết xã hội học từ sách và báo của ông được phổ biến ở Đức, được đón nhận nồng nhiệt tại Nhật Bản, Scandinavia, Đông Âu và kể cả ở Nga [4].  - Vợ của Luhmann mất sớm. Nghĩa là một mình ông phải nuôi 3 con tàu há mồm. Nhưng hoàn cảnh đau buồn này không làm ông bận thêm gấp đôi hay gấp ba lần. - Trong khi đồng nghiệp của Luhmann thuê trợ lý viết lách cho công trình nghiên cứu của họ. Thì trái lại, Luhmann không có sở thích làm phiền người khác. Người cuối cùng làm việc với Luhmann đã thề rằng, việc của người đó là sửa lỗi chính tả cho bản thảo của ông.

Điều gì tạo ra một con người làm việc trong đơn độc mà vẫn giữ năng suất khủng khiếp đến vậy? Thực ra, ông đã tạo ra bộ não thứ hai bằng hệ thống tủ hộp trượt zettelkasten. Hệ thống tủ hộp trượt chứa tới 90.000 tờ giấy ghi chú trích xuất các ý tưởng từ sách, báo của các tác giả khác và cả ý tưởng của chính ông. Các tờ ghi chú được liên kết với nhau thông qua một hệ thống mật mã, giúp ông kết nối các ý tưởng dường như không liên quan thành một bài viết hoàn chỉnh [2].

Với bộ não thứ hai, triết lý làm việc sâu theo kiểu nhà báo của Cal Newport hoạt động hoàn hảo trong trường hợp của Niklas Luhmann. Khi bước vào phòng làm việc, nơi đặt bộ não thứ hai của mình, ông ngay lập tức chìm đắm vào công việc mà không có bất kỳ nỗ lực tinh thần nào. Có nghĩa là ông ta chẳng bao giờ cố gắng tạo ra các thói quen cứng nhắc hay nguyên tắc kỷ luật nào để viết sách như các nhà văn khác.

Hiện tại, bộ não thứ hai được Tiago Forte phát triển trên các ứng dụng ghi chú theo hướng mới, để thay thế hệ thống tủ kéo zettelkasten cồng kềnh của Niklas Luhmann. Đặc biệt, Bộ não thứ hai không giới hạn trong việc viết lách và nghiên cứu nữa, mà nó phù hợp với tất cả các ngành nghề khác nhau.

Để vận hành trơn tru bộ não thứ hai. Tiago Forte liệt kê tiêu chí của ứng dụng ghi chú như sau:

- Đa phương tiện: Ứng dụng ghi chú có thể chứa đa dạng loại file văn bản và hình ảnh. - Không quá quan trọng: Bản thân các ghi chú vốn đã lộn xộn nên không cần trình bày cẩn thận. - Kết thúc mở: Ghi chú là một quá trình liên tục không có hồi kết. Vì nó phục vụ cho sự sáng tạo, nên nó không cần yêu cầu tạo ra bất kỳ sản phẩm cụ thể nào như các phần mềm chuyên dụng khác. - Định hướng hành động: Giúp bạn nắm bắt nhanh các ý tưởng vẩn vơ ở đâu đó.

Theo đó, Tiago cho rằng Notion, Evernote, OneNote, Google Keep và Apple Note đáp ứng đủ 4 tiêu chí trên.

Trong bài viết trước, tôi đã hướng dẫn sơ bộ phương pháp quản lý thông tin bằng PARA của Tiago Forte. Còn bộ não thứ hai thực chất là quy trình vận hành trơn tru phương pháp PARA mà thôi. Theo đó, quy trình này có tên gọi là CODE và được Tiago Forte phác thảo như sau.

MỞ RỘNG: Capture (Thu Nạp) - Giữ lại những gì truyền cảm hứng. Organize (Sắp Xếp) - Lưu trữ để hành động.

HỘI TỤ: Distill (Chắt Lọc) - Tìm ra cốt lõi của ý tưởng. Express (Vận Dụng) - Cụ thể hóa ý tưởng của bạn.

Đầu tiên, hãy tạo ra thư mục "hộp thư đến" (inbox) trong ứng dụng ghi chú để lưu trữ thông tin thô.

Để giúp việc lưu trữ tiết kiệm thời gian. Hãy cài đặt thêm các ứng dụng đọc sau, ứng dụng cắt web (Web clipper), ứng dụng chuyển đổi âm thanh và hình ảnh thành văn bản.

Mỗi khi bạn bắt gặp một kiến thức truyền cảm hứng giúp bạn mở rộng đầu óc từ sách, báo, podcast, hình ảnh, video. Hãy cắt phân đoạn bạn yêu thích nhất, ghi rõ nguồn và lưu chúng vào thư mục Inbox.

Tiếp theo là tạo ra các thư mục PARA. Trong đó: 

- Dự Án (Project) là các mục tiêu ngắn hạn, có nhiệm vụ hiện thực hoá những mục tiêu dài hạn nằm trong Lĩnh Vực và Tài Nguyên. 

- Lĩnh Vực (AREA) là những trách nhiệm của bạn với công việc và cá nhân. Đây là các mục tiêu dài hạn và có chu kỳ lặp lại.

- Tài Nguyên (resource) là nơi lưu trữ các thông tin về sở thích cá nhân của bạn. Để tránh thói nghiện sưu tầm thông tin vô ích, Tiago khuyên bạn nên tập trung vào số ít các sở thích có thể hữu ích trong tương lai.

- Lưu Trữ (archive) là “tủ đông lạnh” các thông tin thuộc Dự Án, Lĩnh Vực và Tài Nguyên đã hoàn thành hoặc bị trì hoãn. Hiện tại bạn không có dự định gì về chúng. Nhưng về sau, bạn sẽ cần dùng đến chúng trong các dự án hoàn toàn mới.

Khi có thời gian rảnh, hãy phân loại các thông tin thô trong thư mục "hộp thư đến" và sắp xếp chúng vào 4 thư mục PARA.

Trước khi đặt thông tin vào PARA, hãy trả lời các câu hỏi sau:

- "Thông tin này giúp cho dự án nào tiến triển?" Nếu có, hãy bỏ thông tin vào thư mục Dự Án. Nếu không, hãy tự hỏi: - "Thông tin này có bổ sung cho các trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm công việc nào không?" Nếu có, hãy đặt nó vào thư mục Lĩnh Vực. Nếu không, bạn lại tự hỏi xem: - "Thông tin có hỗ trợ sở thích cá nhân không?" Nếu có, hãy bỏ thông tin này vào thư mục Tài Nguyên. Nếu không, hãy đặt thông tin vào phần Lưu Trữ.

Chắt Lọc là khâu sơ chế thông tin thô đã thu thập được từ trước đó. Để chắt lọc thông tin hiệu quả, hãy thực hiện tóm tắt theo kỹ thuật sau:

1. Ở phần ghi chú thô hãy in đậm những câu văn bạn cho là quan trọng. 2. Trong phần in đậm, bạn nên tìm ra những thông tin quan trọng nhất và tô đậm chúng lên. 3. Cuối cùng, dựa trên những thông tin được làm nổi bật này. Bạn nên viết một bản tóm tắt hàm xúc nhất có thể. Để lần sau, khi đọc lại ghi chú bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt đại ý của tờ ghi chú này muốn nói lên điều gì.

Tất nhiên, nếu bạn đã định hình rõ ngữ cảnh của thông tin thô phù hợp với ngữ cảnh của dự án đang triển khai. Bạn có thể Chắt Lọc trong công đoạn MỞ RỘNG để tiết kiệm thời gian. Còn nếu quá mù mờ với ngữ cảnh của thông tin thô, bạn nên để phần Chắt Lọc ở công đoạn HỘI TỤ.

Thực chất, 3 công đoạn Thu Nạp, Sắp Xếp và Chắt Lọc là quy trình tạo nên các "cục gạch ý tưởng". Còn Vận Dụng là việc lấy các "cục gạch ý tưởng" xây nên một công trình. Tất nhiên, trước khi xây, bạn còn phải xây 4 kho chứa các "cục gạch ý tưởng", phác thảo bản vẽ xây dựng nhằm tham khảo ý kiến từ khách hàng, cấp trên và đồng nghiệp.

Để triển khai một dự án mà không tốn nhiều thời gian công sức, bạn nên thực hiện các bước sau:

1. Tìm kiếm ghi chú thích hợp cho một dự án. 2. Tìm một khuôn mẫu hay ho. 3. Dựa trên khuôn mẫu, hãy tạo ra một bản phác thảo để thu thập ý kiến của đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng. 4. Làm việc như nhà văn Ernest Hemingway để không mất động lực trước một dự án dang dở.

Ở bước đầu tiên là tìm kiếm ghi chú, bạn nên viết ra một 'từ khoá đại diện cho dự án' của bạn, và nghĩ thêm vài từ khoá liên quan. Dựa trên các từ khóa, bạn có thể tìm ghi chú theo 2 cách sau:

- Cách 1: Duyệt thủ công - tất cả mọi người đều thích tìm thông tin từ thư mục hơn chức năng tìm kiếm. Vì trong lúc duyệt thủ công, mọi người thường nảy sinh thêm các ý tưởng, nhờ vậy mà lần mò ra các manh mối liên quan. - Cách 2: Tìm kiếm - Khi duyệt thủ công trở nên bất lực trước thói quen lười sắp xếp thông tin của bạn. Hãy bước tới chức năng tìm kiếm.

Mỗi lần tìm ra một ghi chú phù hợp theo hai cách trên, hãy dán nhãn (tag) ghi chú đó bằng 1 từ khoá duy nhất. Khi bạn mở nhãn này lên, tất cả các ghi chú sẽ tập hợp về một chỗ. Vậy là có thể dễ dàng thu thập chúng vào thư mục mới.

Bước hai, bạn nên tìm một khuôn mẫu xuất sắc từ người khác để tiết kiệm thời gian. Ví như tôi thường tìm khuôn mẫu bài thuyết trình triệu like trên Ted Talk để làm slide, và tìm khuôn mẫu từ sách, blog, báo chí để viết bài.

Bước ba, khi có khuôn mẫu và ghi chú. Hãy viết một bản thảo về ý tưởng của bạn rồi chia sẻ nó với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng. Tại sao bạn phải làm bước này? Vì bạn là một người có góc nhìn chủ quan. Một số ý tưởng bạn cho là dở tệ thì người khác nghĩ đó là ý tưởng đột phá. Ngược lại, cái bạn cho là đột phá thì mọi người xem đó là điều tầm thường. Cứ để người khác đánh giá ý tưởng của bạn, họ sẽ cho bạn thêm một vài ý tưởng mà bạn chưa hề nghĩ tới, còn bạn thì nhẹ gánh trước áp lực thời gian và sức ép tâm lý trong quá trình tạo tác sản phẩm.

Bước cuối cùng, một dự án hoàn hảo thường không kết thúc trong một ngày. Mỗi ngày bạn chỉ có vài tiếng đồng hồ tập trung vào dự án, thời gian còn lại là dành cho việc khác. Mỗi lúc dừng giữa chừng như vậy, bạn sợ bị bỏ lỡ ý tưởng. Để giải phóng đầu óc khỏi nỗi sợ bỏ lỡ các ý tưởng trước công việc dang dở. Bạn nên bắt chước nghi thức kết thúc công việc của nhà văn Hemingway. Trước khi ông ngừng viết, ông sẽ liệt kê các tình huống xảy ra tiếp theo của câu chuyện là gì. Sáng hôm sau, khi ông đọc lại những gì đã liệt kê, ông sẽ có động lực viết ngay lập tức thay vì ngồi ngẩn ngơ hàng giờ đồng hồ vì bí ý tưởng. Đối với cá nhân tôi, tôi thường trả lời ba câu hỏi như sau: Ý tưởng tiếp theo là gì? Chi tiết nào tôi đang nhớ trong đầu lúc này có thể bị lãng quên? Tình trạng hiện tại của dự án ra sao?

Tóm lại, CODE đại khái là quy trình làm việc của một nhà hàng sushi, mà ở đó, bạn vừa làm chủ, vừa làm đầu bếp và vừa làm nhân viên phục vụ. 

Đầu tiên là MỞ RỘNG: Bạn ra cảng để Thu Nạp cá tươi sống. Đem về nhà Sắp Xếp rồi thả chúng vào 4 bể chứa Dự Án, Lĩnh Vực, Tài Nguyên và Lưu Trữ. Nhưng một khi bạn có quá nhiều nguyên liệu để lựa chọn, bạn bị ngộp và không chịu chế biến bất cứ món ăn nào. Như vậy, công đoạn HỘI TỤ sẽ giải quyết vấn đề.

Tiếp theo, HỘI TỤ bao gồm Chắt Lọc và Vận Dụng. Theo đó, Chắt Lọc là lựa chọn và sơ chế nguyên liệu. Còn Vận Dụng là chế biến theo công thức và tiếp nhận các phản hồi từ khách hàng để tinh chỉnh hương vị món ăn theo thời gian. Cuối cùng, bạn sản xuất ra hàng loạt các các món sushi chuẩn 4 sao với tần suất cao khủng khiếp như cái cách mà giáo sư Luhmann đã làm. 

Tất nhiên, một đầu bếp sushi cao cấp, là người biết tận dụng tất cả các bộ phận của một con cá khi chế biến, và luôn dọn dẹp ngăn nắp căn bếp sau khi kết thúc công việc. Hãy đối xử với bộ não thứ hai với thái độ tương tự để tiết kiệm thời gian trong dự án tiếp theo.

Bộ não thứ hai là một công cụ năng suất giúp bạn sưu tầm thông tin, ý tưởng và quản lý chúng bên ngoài bộ não sinh học của bạn. Nhờ vậy, bộ nhớ của bạn có thêm khoảng trống để tập trung vào tư duy sâu. Bộ não thứ hai không chỉ tạo ra các sản phẩm sáng tạo, mà còn giúp bảo tồn toàn bộ tài liệu có nguy cơ bị vứt bỏ 100% sau khi kết thúc dự án. Với số tài liệu được bảo tồn, bộ não thứ hai sẽ dần trở thành một thư viện ý tưởng khổng lồ. Vậy nên, bạn không còn tốn quá nhiều thời gian để mò mẫm trên internet để rồi bị lôi kéo vào mạng xã hội - một nơi lý tưởng để đốt sạch thời gian, năng lượng và sự tập trung của bạn.