PARA - Hệ thống quản lý thông tin giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và hiện thực hóa mục tiêu.

Từ thế kỷ 16 đến thế kỷ 20, sách là nguồn thông tin duy nhất làm thay đổi vận mệnh của bất cứ ai. Những danh nhân đều có riêng cho mình một tủ sách. Và để quản lý đống thông tin này, họ chăm chú đọc sách rồi ghi chép lại những thông tin truyền cảm hứng đến họ. Hành động này là để tiêu hoá thông tin - biến trí nhớ ngắn hạn thành trí nhớ dài hạn. Nhờ đó, sự sáng tạo luôn xuất hiện khi họ viết lách, phát minh. Năm 1512, nhà thần học người Hà Lan - Desiderius Erasmus đã kêu gọi sinh viên của ông quản lý thông tin bằng việc ghi chép vào sổ tay. Về sau, triết gia người Đức Friedrich Nietzsche và học giả Thu Giang Nguyễn Duy Cần đều dùng sổ tay cho hoạt động quản lý thông tin.

Nguồn: internet

I. QUẢN LÝ THÔNG TIN KIỂU TRUYỀN THỐNG KHÔNG CÒN HIỆU QUẢ.

Nhưng ở thời đại ngập ngụa thông tin của thế kỷ 21, các phương pháp quản lý thông tin bằng sổ tay không mang lại hiệu quả thiết thực. Internet làm ý chí của chúng ta suy kiệt đến trầm trọng. Ý chí suy kiệt đồng nghĩa với mất tập trung khi tiếp thu thông tin. Sự mất tập trung làm khả năng ghi nhớ thông tin lên trí nhớ dài hạn của chúng ta ngày càng sa sút. Rốt cuộc, chúng ta phụ thuộc vào "bộ não" Internet ngày càng nhiều. Để nhớ lại thông tin phục vụ cho một dự án cụ thể, chúng ta mất 1/4 ngày trời chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết.

Một báo cáo từ Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế cho thấy:

26% thời gian trong ngày của một lao động tri thức được dành ra chỉ để tìm kiếm và tổng hợp các nguồn thông tin trải dài trên nhiều hệ thống khác nhau. Điều đáng kinh ngạc là chỉ có tới 56% thời gian họ có thể tìm được thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.

II. CÁC APP QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT HIỆN ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ. Còn người dùng tạo thêm vấn đề.

Cách đây 3 năm, chị Chi Nguyễn (The Present Writer) đã giới thiệu về ứng dụng ghi chép, học tập và làm việc Notion. Ứng dụng thu hút tôi vì khả năng tùy biến của nó, tôi bắt đầu nghiện trò tuỳ biến Notion đến nỗi nó được trang trí rất đẹp, nhưng thứ mà nó cần chứa đựng là thông tin thì rỗng không. Nhiều người làm nội dung về Notion cũng thế, họ làm cho đẹp để hút người xem. Nhưng vấn đề cốt lõi là quản lý thông tin nhằm tiết kiệm thời gian làm việc thì tôi chưa thấy.

Nguồn: ForteLabs

Tóm lại, lời khuyên duy nhất tôi học được từ cộng đồng người dùng app ghi chú như Evernote, Notion và Obsidian là "đừng phức tạp hoá lối tổ chức thông tin". Sau đó, họ giới thiệu cho tôi phương pháp PARA của Tiago Forte, một hệ thống có thể sống tốt trên bất kỳ app ghi chú nào. Phương pháp PARA được Tiago phác thảo với 4 thư mục đơn giản và trực quan, bao gồm Dự án, Lĩnh vực, Tài nguyên và Lưu trữ - giúp người dùng giải phóng toàn bộ thông tin quá tải từ internet thành các dự án thiết thực chỉ trong vài giây.

III. TIAGO FORTE CHA ĐẺ CỦA PHƯƠNG PHÁP PARA

Nỗi bất hạnh làm thay đổi vận mệnh.

Tiago Forte - cha đẻ của PARA.

Tiago Forte sinh năm 1985, lớn lên trong một gia đình làm nghệ thuật tại quận Cam, Nam California. Thuở bé của Tiago không có gì đặc sắc ngoài lời phàn nàn về trình độ học vấn trung bình của giáo viên dành cho anh. Năm 18 tuổi, Tiago Forte bị bệnh đau họng kỳ lạ, các bác sĩ bó tay với căn bệnh của anh. Để đối phó với cơn đau họng dữ dội, Tiago đã dùng thuốc chống động kinh mà không biết, tác dụng phụ của thuốc là làm suy giảm trí nhớ ngắn hạn.

Năm 24 tuổi, trí nhớ ngắn hạn của Tiago Forte bị sa sút trầm trọng, anh được bác sĩ chẩn đoán là người sở hữu bộ não của ông lão 80 tuổi. Trong cơn tuyệt vọng, Tiago đã viết những dòng cảm xúc của mình vào quyển nhật ký rồi chợt nhận ra: "Lịch sử bệnh án của anh quá dài, nên các bác sĩ không thể tìm ra căn bệnh nan y". Sau đó, Tiago đã kiên nhẫn tóm tắt lịch sử bệnh án của mình. Nhờ đó, bác sĩ đã phát hiện ra Tiago mắc bệnh rối loạn giọng nói.

Về sau, Tiago Forte đã phát triển phương pháp tổ chức thông tin của mình vào quá trình học tập, để rồi giành được tấm bằng đại học danh dự trong tay. Cho đến hiện tại, phương pháp tổ chức thông tin của Tiago đã được hoàn thiện với cái tên PARA method - một hệ thống giúp các nhân viên của Genentech, Toyota Motor Corporation, Ngân hàng Phát triển liên Hoa Kỳ - sử dụng nhằm đạt được các mục đích như sáng tạo, học tập, nghiên cứu, và định hướng các mục tiêu để tiết kiệm thời gian.

5 lợi ích của phương pháp PARA mà Tiago cam kết

1. Bớt phung phí thời gian trong khâu tìm kiếm thông tin.

2. Tập trung hơn vào các dự án quan trọng nhất; và điều này dẫn đến…

3. Hiện thực hoá được các dự định, các mục tiêu dài hạn.

4. Năng suất và sáng tạo được tăng cao.

5. Chống lại hiện tượng quá tải thông tin và FOMO.

Cụ thể hơn, PARA method như một "vườn ươm" các "cây dự định" của bạn. Trong đó, thông tin bạn gieo vào "vườn ươm PARA" là "các hạt mầm". Cho đến khi "cây dự định" đã cho "quả dự án", bạn chỉ cần nhanh tay gặt hái chúng trong những dự án cụ thể. Tất nhiên, "quả dự án" thì có nhiều "hạt ý tưởng". Các ý tưởng đó sẽ được gieo trở lại vườn ươm. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm thời gian nhiều hơn trong các dự án kế tiếp.

IV. XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH PARA THẾ NÀO?

Cấu trúc của PARA

Phương pháp PARA có cấu trúc rất đơn giản, nó chỉ bao gồm 4 thư mục: PROJECTS (dự án), AREAS (lĩnh vực), RESOURCES (tài nguyên) và ARCHIVES (lưu trữ).

Nguồn: internet.

Trong đó:

- Dự Án là các mục tiêu ngắn hạn, là một bãi tập kết thông tin từ bên ngoài và bên trong hệ thống PARA. Nó có nhiệm vụ hiện thực hoá những mục tiêu dài hạn nằm trong Lĩnh Vực và Tài Nguyên.

- Lĩnh Vực là những trách nhiệm của bạn với công việc và cá nhân. Đây là các mục tiêu dài hạn và có chu kỳ lặp lại.

- Tài Nguyên là nơi lưu trữ các thông tin về sở thích cá nhân của bạn. Để tránh thói nghiện sưu tầm thông tin vô ích, Tiago khuyên bạn nên tập trung vào số ít các sở thích có thể hữu ích trong tương lai.

- Lưu Trữ là “tủ đông lạnh” các thông tin thuộc Dự Án, Lĩnh Vực và Tài Nguyên đã hoàn thành hoặc bị trì hoãn. Hiện tại bạn không có dự định gì về chúng. Nhưng về sau, bạn sẽ cần dùng đến chúng trong các dự án hoàn toàn mới.

Bên trong mỗi 4 thư mục chính là các thư mục con đại diện cho những mục tiêu của bạn. Bạn muốn tạo ra bao nhiêu thư mục con tùy thích, miễn là bạn có thông tin để nạp vào các thư mục này.

Nguồn: Internet.

Đặc biệt, PARA là một dòng lưu chuyển thông tin. Bạn có thể vận chuyển thông tin qua lại giữa các thư mục với nhau, người dùng có thể tận dụng các thông tin cũ vào dự án mới. Điều này làm cho PARA trở thành một hệ thống giúp người dùng sáng tạo và tiết kiệm thời gian.

Chúng ta nên làm gì với 4 thư mục trên?

Giả sử, tôi là một sinh viên bận rộn đang học ngành Công nghệ Thực phẩm & Dinh dưỡng. Nhiệm vụ chính của tôi là ăn với học. Nhiệm vụ phụ hay sở thích của tôi là ăn, tập tạ và làm quản lý câu lạc bộ thể hình.

Nhờ vào hệ thống PARA và ứng dụng ghi chú Notion, tôi tạo ra thư mục Các Môn Học để lưu trữ tài liệu học tập quan trọng trong phần Lĩnh Vực. Ngoài ra, tôi còn tạo thêm thư mục Nghiên Cứu Khoa Học, vì năm nào tôi cũng tham dự sự kiện này.

Về sở thích cá nhân, tôi đang làm quản lý cho CLB thể hình, nên là trong phần Tài Nguyên có 3 thư mục gồm Quản lý Đội nhóm, Danh Sách Các Bài Tập Thể Hình, và Ăn Kiêng

Để ươm mầm hệ thống PARA. Thỉnh thoảng tôi đọc báo khoa học, bài nghiên cứu, sách vở liên quan rồi lưu trữ thông tin vào các thư mục như trên.

Nguồn: workflowy.com

Tất nhiên, hệ thống PARA là nơi tập hợp các thông tin đa chiều, với khả năng luân chuyển các thông tin qua lại với nhau. Nên là óc sáng tạo của tôi được nâng cao. Tôi có thể lấy tài liệu từ mục Các Môn Học để bổ trợ vào thư mục Ăn Kiêng nhằm phát triển Dự Án "How to build Gym chúa" cho câu lạc bộ.

Nguồn: workflowy.com

Một ngày đẹp trời, lần đầu tiên tôi được bầu làm nhóm trưởng "dự án nghiên cứu khoa học về thực phẩm ăn kiêng dạng bột". May thay, tôi là một "gym chúa" đang sở hữu một đống tài liệu vận hành CLB và Ăn Kiêng. Kết quả, tôi đem những tài liệu quan trọng từ thư mục Tài Nguyên và Lĩnh Vực sang thư mục Dự Án.

Lúc này, nhờ vào kiến thức của thư mục Quản lý Đội nhóm, đội nghiên cứu của tôi vận hành trơn tru hơn tôi nghĩ. Còn tài liệu nghiên cứu thì đã có sẵn, nên không còn tốn thời gian cho khâu tìm tài liệu. Rốt cuộc, chúng tôi tiến vào quá trình nghiên cứu sớm hơn so với các nhóm đối thủ. Đến ngày trao giải, dự án của chúng tôi đứng top đầu, vì chúng tôi có dư thời gian cho một nghiên cứu kỹ lưỡng và hoàn hảo.

Nguồn: workflowy.com

Kết thúc dự án, tôi không xoá bỏ đống tài liệu này đi, mà thay vào đó là sàng lọc thông tin. Một số thông tin có thể dùng được, tôi sẽ vận chuyển chúng về Lĩnh Vực và Tài Nguyên. Số còn lại không còn dùng được nữa, tôi bỏ vào phần Lưu Trữ (do tôi nghĩ rằng, đống tài liệu này sẽ phục vụ cho Đồ Án Tốt Nghiệp và sự nghiệp của tôi trong tương lai).

Nguồn: workflowy.com

V. LỜI KHUYÊN BÊN LỀ CỦA TIAGO FORTE.

1. Nên ưu tiên thư mục nào trong 4 thư mục trên ?

Nguồn: workflowy.com

Theo Tiago Forte:

- Dự Án là ưu tiên số một, vì đây là khu vực hiện thực hoá ý tưởng của bạn trong ngắn hạn. Nghĩ mà xem, ước mơ hoài mà không hành động thì lấy đâu ra hiện thực như mơ?

- Lĩnh Vực là ưu tiên số hai, vì nó liên quan tới trách nhiệm cá nhân và sự nghiệp của bạn. Trong một đời người, không ai là không muốn được hạnh phúc với sức khỏe tốt, gia đình êm ấm và một sự nghiệp vững vàng.

- Tài Nguyên là nơi tập hợp sở thích của bạn, bất cứ thứ gì bạn cảm thấy thích thú đều được bỏ vào đây. Nhưng trước khi bỏ vào, hãy cân nhắc xem, bạn có tiêu hao quá nhiều tiền bạc và thời gian làm ảnh hưởng tới dự án và lĩnh vực không?

- Lưu trữ là nơi không có nhiều đất dụng võ nhưng chiếm rất nhiều dung lượng bộ nhớ máy tính và đám mây. Nhưng bạn sẽ cảm ơn đống rác thải này trong tương lai. Ví như một dự án đã chết từ 3 tháng trước giờ lại có cơ hội hồi sinh. Như vậy, bạn sẽ không còn tốn công tìm kiếm tài liệu nữa.

2. Tôi có nên phân loại thông tin và đóng gói chúng thành các thư mục cụ thể?

Không cần, cứ để chúng thành một đống hổ lốn trong một thư mục với tiêu đề chỉ ra được mục tiêu của bạn. Vì trong quá trình tìm kiếm tài liệu cần thiết cho mục tiêu cụ thể khác, một số tài liệu không liên quan sẽ đập vào mắt bạn, có khi những thứ không liên quan lại tạo ra những ý tưởng đột phá.

3. Ứng dụng ghi chú nào là có thể sử dụng phương pháp PARA?

Notion, Evernote, Apple note,... thậm chí là ổ đĩa cứng và ổ đĩa đám mây đều vận hành tốt PARA.

4. Hãy cá nhân hoá các thư mục của mình, đừng bắt chước 100% theo ý tưởng của Tiago Forte.

Đây là bài học mà Tiago rút ra được sau khi học viên của anh cảm thấy bực bội, vì họ thường xuyên truy cập vào thư mục rỗng. Có nghĩa là họ đặt ra rất nhiều mục tiêu lưu trữ, nhưng họ không có lý do thực tế nào để bỏ tài liệu vào đây. Đến lúc tìm tài liệu cho dự án mới, họ luôn đi vào ngõ cụt.

Vì vậy, Tiago khuyên bạn hãy dựa trên mục đích sống và cách làm việc của bạn để xây dựng hệ thống PARA phù hợp. Các thư mục chỉ được tạo ra một khi bạn có tài liệu để đặt vào đó. Ví như bạn không có một sở thích cá nhân nào ngoài công việc, thì dẹp luôn thư mục Tài Nguyên. Hay như bạn tạo ra thư mục Tập Tạ thuộc Lĩnh Vực - Sức Khỏe, nhưng bạn lại thích đạp xe hơn, thư mục Đạp Xe chất đầy thông tin về phụ kiện xe đạp và các bài tập. Còn thư mục tập tạ thì không, thế thì xoá thư mục trống đi cho đỡ chướng mắt.

KẾT

Thông tin và thời gian là vô hạn. Cuộc đời của bạn là hữu hạn. Hãy xây dựng hệ thống quản lý thông tin PARA trên ứng dụng ghi chú mà bạn yêu thích. Đây sẽ là nơi lưu trữ những ước mơ, dự định và là nơi hiện thực hoá những viễn cảnh bằng các dự án thiết thực.

Hãy gieo trồng ý tưởng, thông tin, kiến thức truyền cảm hứng đến bạn vào mảnh đất PARA. Một khi thời cơ chín muồi, hãy gặt hái các dự án thiết thực trên mảnh đất này.