5 cách để làm việc hiệu quả hơn với to-do list

To-do list, hay danh sách những việc cần làm, có lẽ không hề xa lạ với mỗi chúng ta. To-do list giúp chúng ta cải thiện năng suất và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Bạn có thể liệt kê danh sách này trên giấy nhớ, sổ cầm tay, hay trên máy tính và điện thoại thông qua rất nhiều ứng dụng miễn phí như Google Tasks, Microsoft To-do,… 

Tuy nhiên, hình thành thói quen lập to-do list thì rất dễ, còn xây dựng tính kỷ luật nhằm hoàn thành đầy đủ to-do list lại rất khó. Một khảo sát trên LinkedIn cho thấy trong 63% người sử dụng to-do list để quản lý công việc, chỉ có 11% hoàn thành tất cả đầu việc đặt ra. Việc không thể hoàn thành các đầu việc trong danh sách được lập ra sẽ làm giảm hiệu quả và tác động của to-do list lên việc lập kế hoạch hay quản lý dự án của bạn.

Xây dựng to-do list là một phương pháp hữu ích để lập kế hoạch, sắp xếp các luồng suy nghĩ và hoàn thành kế hoạch đề ra. Mục đích chính của việc lên to-do list là giúp chúng ta tập trung và sản sinh cảm giác phấn khích, thích thú khi đánh dấu “hoàn thành” vào từng đề mục trong danh sách. 

To-do list sẽ phát huy hiệu quả cao nhất khi chúng được “ghim” vào trong tâm trí ta, và ta luôn tự nhắc nhở và thúc đẩy mình hoàn thành càng nhiều đề mục hơn. Để to-do list có thể chiếm vị trí quan trọng như vậy trong workflow hàng ngày, chúng ta cần đặt chúng ở vị trí dễ nhìn và thường xuyên nhìn thấy nhất. Ví dụ, nếu sử dụng giấy nhớ, bạn hãy dán to-do list trên lịch, đồng hồ, hay thậm chí là mặt bàn. Nếu sử dụng ứng dụng trên điện thoại, bạn hãy tạo một widget lớn cho to-do list ngay trên màn hình chính, và dĩ nhiên đừng quên cho phép ứng dụng gửi thông báo đến bạn.

Khi một ý tưởng nảy ra trong đầu, hãy viết ra trước khi ta quên mất. Việc này là ví dụ cụ thể của nguyên tắc sống nổi tiếng mà huyền thoại Lý Tiểu Long tuân theo – “Hãy trở thành nước”.

Một ý nghĩ đột nhiên xuất hiện trong tâm trí bạn cũng giống như một hòn đá đột ngột bị ném xuống vũng nước, hòn đá sẽ làm dòng chảy bị hỗn loạn, còn ý nghĩ sẽ khiến bạn mất tập trung vào những gì đang làm. Nếu bạn nắm bắt được ý nghĩ ấy và ghi nó ra, tâm trí của bạn có thể trở lại trạng thái tĩnh tại và sẵn sàng tiếp tục làm nốt việc đang dang dở. 

Trong giai đoạn nắm bắt suy nghĩ, bạn không cần đặt nặng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hay lên lịch trình, chỉ cần viết mọi thứ ra để sắp xếp sau. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Keep để “lưu giữ” tất cả những ý tưởng và luồng suy nghĩ của mình. Những ý tưởng có thể chia ra thành từng ghi chú riêng biệt, sau này khi sắp xếp ta sẽ chuyển các bảng ghi chú thành lời nhắc và to-do list với thời gian cụ thể thông qua Google Calendar và Google Tasks.

Gộp chung “việc cần làm” vào “mục tiêu” hay “dự án” là sai lầm phổ biến nhất trong nỗ lực cải thiện hiệu suất cá nhân. Bạn cần chia nhỏ các dự án và mục tiêu của mình thành từng giai đoạn riêng biệt, việc cần làm sẽ biểu trưng cho một hoạt động góp phần hoàn thành dự án hay một bước nhỏ tiến đến mục tiêu đề ra. 

Trong cuốn sách “Động Lực Nội Tại”, tác giả Stefan Falk ví tâm trí con người như “đứa trẻ sáng dạ nhưng bướng bỉnh” và tâm trí ấy hoàn toàn có thể từ chối hợp tác kể cả khi chúng ta đã đề ra những nhiệm vụ cần làm cụ thể. Chính vì vậy, chúng ta cần áp dụng phương pháp từng-bước-nhỏ để tâm trí và bản thân làm quen với nhiệm vụ, từ đó sẵn sàng đối mặt với những trở ngại gặp phải. Phương pháp từng-bước-nhỏ dựa trên các nguyên tắc như:

Một lưu ý nhỏ là bạn nên lập to-do list với các đề mục sử dụng mệnh lệnh thực thi kèm mốc thời gian cụ thể. Ví dụ, “Hoàn thành mục 2 của báo cáo trước 3h chiều”, “Xem video và gửi feedback vào 10h sáng”,… Việc xác định trước các tình huống và hành động của mình, bạn tạo ra một nền tảng để dần dần tự động hóa các hành động hướng đến mục tiêu. Việc này hiệu quả hơn là bạn bị buộc phải xác định mình nên làm gì khi tình huống xảy ra.

Tác giả và người tạo ra “Hệ thống Hoàn thành Công việc” (Get Things Done system, GTD), hay thường được gọi là “hiệu ứng Zeigarnik” đề xuất sắp xếp việc cần làm với kế hoạch về thời gian và cách thức thực hiện rõ ràng. Một cách để làm điều này là phân loại những đầu việc cần làm thành các nhiệm vụ ngắn hạn và dài hạn. Các nhiệm vụ ngắn hạn là những nhiệm vụ chúng ta cần thực hiện ngay. Các nhiệm vụ dài hạn có thể được lên lịch trước để thực hiện vào tuần sau hay tháng sau.

Trên Google Tasks, ngoài phân loại to-do list theo nhóm việc (cá nhân, công việc,…) thì mình sử dụng hashtag để chia các đầu việc trong danh sách thành hai loại nhiệm vụ trên. Các nhiệm vụ ngắn hạn được đánh dấu #focus, các nhiệm vụ dài hạn được đánh dấu #nextweek #nextmonth, còn các nhiệm vụ chưa thể giải quyết sẽ đánh dấu #dealwithlater để “xử lý” lại sau. Bên cạnh đó, mình sẽ liên kết to-do list với Google Calendar để chia ngày giờ cụ thể cho từng danh sách và từng đầu việc.

Hệ thống GTD đề xuất việc đánh giá lại các to-do list đã lập và suy ngẫm về các lựa chọn. Ta có thể di chuyển các đề mục từ ngày này sang ngày khác theo thứ tự ưu tiên của chúng. Hoặc, những ý tưởng nảy ra ban đêm khi nhìn nhận lại không thực sự khả thi, thì ta hoàn toàn có thể lược bỏ và xóa khỏi danh sách.