Bạn sẽ có một lượng thông tin phong phú về dòng tiền trong cuộc sống của mình—từng đồng một. Trong bước này, bạn sẽ thiết lập các danh mục chi tiêu phản ánh sự độc đáo của cuộc sống bạn (thay vì các danh mục quá đơn giản trong các cuốn sổ ngân sách như Thực phẩm, Nhà cửa, Quần áo, Đi lại, và Chăm sóc sức khỏe).

Dù bạn có thể vẫn muốn giữ những danh mục cơ bản như vậy, nhưng trong mỗi danh mục chính, bạn sẽ tìm và phân tách ra nhiều danh mục phụ quan trọng, sẽ giúp bạn có một cái nhìn chính xác hơn rất nhiều về cách bạn chi tiêu. Niềm vui và thử thách trong bước này đến từ việc khám phá các danh mục chi tiêu và danh mục phụ độc đáo của chính bạn. Các danh mục phụ này sẽ như một từ điển về thói quen chi tiêu riêng biệt của bạn. Chúng có thể là mô tả chính xác nhất về lối sống của bạn cho đến nay, bao gồm tất cả những đặc điểm và thói quen riêng biệt của bạn.

Chân dung chi tiết này về cuộc sống của bạn chính là sự thật tuyệt đối về bạn. Hãy quên đi những huyền thoại về cuộc đời mình. Quên đi câu chuyện mà bạn kể cho bản thân và người khác. Quên đi hồ sơ xin việc và danh sách các mối quan hệ bạn tham gia. Khi bạn thực hiện bước 3, bạn sẽ có một tấm gương phản chiếu rõ ràng về cuộc sống thực tế của mình—thu nhập và chi tiêu của bạn theo thời gian. Trong chiếc gương này, bạn sẽ thấy chính xác những gì bạn nhận được từ thời gian mà bạn đầu tư để kiếm tiền.

THIẾT LẬP DANH MỤC 

Khi thiết lập danh mục, bạn cần phải trung thực và chính xác, nhưng không nên quá cứng nhắc.

Trừ khi bạn rất khác biệt so với những người khác, bạn sẽ có một danh mục rộng gọi là thực phẩm. Tuy nhiên, khi xem xét chi phí thực phẩm trong tháng, bạn có thể nhận thấy rằng thực ra có nhiều loại chi tiêu thực phẩm khác nhau mà bạn có thể theo dõi một cách hữu ích. Một phần là thực phẩm bạn ăn ở nhà với gia đình. Một phần nữa là thực phẩm bạn ăn ở nhà khi có bạn bè hoặc gia đình mở tiệc. Vì vậy, bạn có thể tạo ra hai danh mục: "Gia đình" và "Khách mời". Nhưng đừng quá cầu kỳ. Đừng đứng lân la bên bàn ăn ghi chép vào cuốn sổ nhỏ về những gì và bao nhiêu món khách ăn. Câu hỏi "Chú Hal có muốn ăn thêm không?" có thể mang một ý nghĩa hoàn toàn mới. Bạn chỉ cần ước tính, trong tổng số hóa đơn thực phẩm, tỷ lệ phần chi cho khách. Ví dụ, nếu có bốn người nữa ở bàn ăn và bạn thường mua sắm cho hai người, khoảng hai phần ba hóa đơn thực phẩm có thể được ghi nhận là chi cho khách. Các tổng số sẽ chính xác đến từng đồng, nhưng các phân tích chi tiết từ tổng số chỉ là ước tính. 

Sau đó là danh mục Nhà hàng, từ những bữa trưa mang đi tại nơi làm việc đến những bữa tối ngoài trời. Bạn có thể chia nhỏ thêm thành "Quá mệt để nấu ăn" và "Những dịp đặc biệt" nếu ăn ngoài không còn là dịp đặc biệt nữa và bạn có thói quen ăn ngoài nhà hàng thường xuyên và tốn kém. Trong cuộc sống bận rộn của chúng ta, với khoảng mười hai giờ giữa lúc rời khỏi nhà và quay về, việc ăn ngoài có thể trở thành lựa chọn duy nhất nếu bạn muốn giữ cho bếp sạch sẽ và có tám giờ để ngủ. Bạn cũng có thể muốn xem xét chi phí cho việc ăn vặt. Những giờ nghỉ uống cà phê thực sự tốn bao nhiêu mỗi tháng? Còn đồ ăn trong khi xem TV thì sao—khoai tây chiên, bỏng ngô, kẹo và nước ngọt, những thứ thường đi kèm (hoặc trong miệng bạn) khi xem TV? Nếu bạn tò mò về những thói quen ăn uống của mình, bạn có thể phân loại thêm thành thực phẩm lành mạnh và đồ ăn vặt nếu bạn muốn biết lòng trung thành của mình thực sự nằm ở đâu và liệu bạn có thể chuyển sang ăn hữu cơ mà không phải lo phá sản hay không.

Tất cả những mẫu chi tiêu như vậy sẽ xuất hiện nếu bạn thiết lập các danh mục phản ánh hành vi thực tế của mình thay vì chỉ ghi tất cả vào cột "Thực phẩm" trong sổ ngân sách. Sự chính xác này không phải để bạn thú nhận chi tiết hơn với người tư vấn tài chính của mình. Mục đích là khi bạn giơ tay lên trong sự thất vọng, và kêu lên: "Tiền đi đâu hết rồi? Tôi hầu như không mua gì cả!" bạn có thể trả lời mình một cách dứt khoát và bình tĩnh: "Nó đi vào máy bán kẹo ở tầng ba tòa nhà văn phòng của tôi”.

Danh mục nhà ở của bạn có thể bao gồm khoản vay thế chấp (hoặc tiền thuê nhà) với các tiểu mục như chi phí tiện ích, khấu trừ thế chấp (nếu có), và ghi nhận thu nhập từ việc cho thuê phòng gia đình cho khách du lịch.

Ngược lại, có thể bạn sở hữu nhiều ngôi nhà—một ở vùng ngoại ô, một ở bãi biển và một căn hộ nhỏ ở thành phố. Việc có một danh mục cho mỗi ngôi nhà sẽ giúp bạn thấy liệu việc thuê nhà khi cần thiết có phải là sự lựa chọn hợp lý hơn là sở hữu.

Năm mươi năm trước, quy tắc ngân sách là dành 25% thu nhập cho nhà ở. Nhưng bây giờ, khi mọi người tính toán tất cả các chi phí trong danh mục này, họ thường phát hiện ra rằng chi phí nhà ở chiếm đến 40% hoặc hơn thu nhập của họ. Được thúc đẩy bởi việc nhìn thấy con số này rõ ràng, họ đang tìm ra những cách thông minh để giảm chi phí nhà ở, đôi khi là xuống bằng không. Một cặp đôi với công việc công nghệ cho phép họ sống ở bất kỳ đâu đã giảm một nửa chi phí nhà ở bằng cách sống mùa hè ở một thành phố sôi động, đắt đỏ ở bán cầu Bắc và mùa đông thì sống gần như miễn phí trên các bãi biển vắng vẻ ở bán cầu Nam. Một người phụ nữ độc thân đã trả hết khoản vay thế chấp của mình ở khu vực du lịch bằng cách sống trong xe cắm trại của cô trên đất của bạn bè vào mùa hè trong khi cho thuê nhà của mình có tầm nhìn đẹp. Một người phụ nữ lớn tuổi đã nghỉ hưu, nhờ kinh nghiệm trước đây với việc sở hữu nhà, biết rõ việc sở hữu có thể là một hố đen thời gian và tiền bạc; bà đã tạo dựng được danh tiếng về sự chăm sóc tỉ mỉ và giờ đây là người ngồi nhà được yêu cầu nhiều, được trả tiền trong khi sống dưới những mái nhà đẹp nhất trong khu vực của mình. Dĩ nhiên, hiện nay đã có các trang web kết nối những người ngồi nhà sẵn sàng đi du lịch. Bạn thấy đấy, lý do các danh mục ngân sách tiêu chuẩn không còn phù hợp nữa là gì không?

Khi nói đến quần áo, bạn có thể nhận thấy rằng một danh mục duy nhất mang tên Quần áo sẽ không cung cấp đủ thông tin về thói quen chi tiêu đặc trưng của bạn. Bạn có thể cần phân biệt giữa những món đồ tiện dụng và thời trang (ví dụ, mong muốn không bao giờ mặc lại một bộ đồ trong văn phòng hai lần liên tiếp, hoặc sự cạnh tranh trong việc ăn mặc sang trọng tại các buổi gặp mặt xã hội). Nói cách khác, hãy cụ thể hơn. Hãy có sự nhận thức hợp lý. Để có được một bức tranh chính xác về thói quen chi tiêu của mình, bạn có thể cần nhiều danh mục phụ. Có những bộ đồ bạn mặc trong cuộc sống hàng ngày ở nhà, trang phục bạn cho là phù hợp cho công sở, và những món đồ chuyên dụng bạn nghĩ mình cần cho các hoạt động giải trí. Một bác sĩ, người đã theo chương trình này để tìm hiểu lý do tại sao 20% thu nhập của anh ấy luôn biến mất mà không được ghi chép, phát hiện ra rằng anh ấy có sở thích đặc biệt với giày. Anh ấy có giày golf, giày tennis, giày chạy, giày đi thuyền, giày đi bộ, giày leo núi và cả giày trượt tuyết và giày sau khi trượt tuyết. Chỉ việc có một danh mục dành riêng cho giày đã giúp anh ấy tìm ra phần thu nhập bị thiếu và nhận ra rằng anh ấy hiếm khi mang gì ngoài những đôi dép đi trong nhà thoải mái. Anh không phải là người duy nhất có sở thích này. Tính đến năm 2015, ngành công nghiệp giày dép của Mỹ đã vượt quá 64 tỷ USD doanh thu. Một cuộc khảo sát toàn quốc về phụ nữ Mỹ được tiến hành vào năm đó bởi Trung tâm Nghiên cứu Quốc gia Consumer Reports cho thấy trung bình mỗi phụ nữ sở hữu 19 đôi giày, trong đó chỉ có 4 đôi được mang thường xuyên.

Đây không chỉ là việc ghi chép tài chính—mà là một quá trình khám phá bản thân. Thực tế, đây có thể là quá trình duy nhất giúp bạn hiểu rõ hơn về chính mình và cải thiện tình hình tài chính so với khi bắt đầu. Bạn cũng có thể chọn những danh mục phản ánh cảm xúc của mình, thay vì chỉ dựa trên các dịp: quần áo để làm bạn vui, quần áo để gây ấn tượng với sếp hay người hẹn hò, hoặc quần áo để hòa nhập với đám đông. Người ta nói rằng quần áo tạo nên con người—vì vậy, việc hiểu bạn đang cố gắng trở thành ai qua những bộ đồ mình chọn và cái giá phải trả cho điều đó rất quan trọng.

Bằng cách sử dụng các danh mục phụ phù hợp cho việc đi lại, bạn có thể phát hiện ra những thói quen giúp tiết kiệm hàng trăm đô-la mỗi năm. Nếu bạn sở hữu ô tô, việc ghi chép chi tiêu là cơ hội tuyệt vời để suy nghĩ về lý do bạn sở hữu ô tô thay vì sử dụng phương tiện công cộng. Sự thuận tiện, địa vị, nhu cầu thực sự, để được giống như mọi người hay cảm giác tự do…? Liệu bạn có thể thay thế ô tô bằng dịch vụ đi chung xe, cho thuê ngắn hạn hoặc những lựa chọn chia sẻ ô tô hiện nay qua các ứng dụng điện thoại? Ở một số thành phố, bạn có thể cho thuê ô tô qua ứng dụng chia sẻ. Và cả chiếc xe RV nữa!

Bao nhiêu phần trăm chi phí giao thông của bạn đến từ việc chọn sai vị trí? Nhiều người không nghĩ đến yếu tố đi bộ khi chọn mua hoặc thuê nhà, họ chọn những khu vực không có phương tiện giao thông công cộng hoặc đường dành cho xe đạp. Một nông dân ở Kansas có thể không sống thiếu xe tải, nhưng nếu bạn chuyển từ ngoại ô vào khu vực cách công ty, trường học và trung tâm mua sắm vài dãy nhà, chi phí giao thông của bạn có thể giảm xuống bằng không. Đây cũng là cơ hội để xem xét lại bảo hiểm ô tô của bạn: Phần nào trong bảo hiểm của bạn là cần thiết và phần nào là thói quen, truyền thống hay do tác động từ những lời quảng cáo của nhân viên bảo hiểm? Và trong khi bạn đang làm việc đó, cũng hãy xem lại những thứ khác có thể đang bị bảo hiểm quá mức, từ nhà cửa đến đồ cổ. Còn chiếc xe thứ hai của bạn sẽ thuộc danh mục nào: Giao thông, Sở thích hay Phô trương? Nếu bạn không có xe, liệu bạn có đang chi tiêu quá nhiều vào các chuyến taxi đắt đỏ khi bạn có thể sử dụng phương tiện công cộng hoặc các lựa chọn khác?

Việc duy trì kết nối và cập nhật thông tin là một phần quan trọng trong xã hội hiện đại, và một chi phí ngày càng tăng trong thập kỷ qua là chi phí truy cập và gửi dữ liệu. Điện thoại di động, Internet, truyền hình cáp, máy tính bảng và đồng hồ thông minh đang trở thành một danh mục chi tiêu đáng kể. Nếu bạn chỉ có một danh mục gọi là “Điện thoại”, bạn có thể bỏ qua nhiều lựa chọn tiết kiệm. Nhiều người đã từ bỏ điện thoại cố định khi họ nhận ra chi phí kết nối quá cao. Hoặc họ thay đổi dịch vụ di động sang gói không có hợp đồng hai năm và mua điện thoại qua Craigslist. Với các danh mục như “Điện thoại cố định”, “Điện thoại di động” và “Thiết bị”, bạn sẽ dễ dàng nhận diện được các thói quen chi tiêu của mình. Hãy suy nghĩ thêm về công nghệ bạn cần cho công việc so với công nghệ dùng cho giải trí hay phát triển cá nhân.

Đi xem phim từng là cách duy nhất để thưởng thức loại hình giải trí này, nhưng giờ đây các bộ phim đã đến với chúng ta qua các hệ thống giải trí tại nhà, điện thoại, máy tính bảng, máy tính và nhiều phương tiện khác. Việc có một danh mục “Giải trí” và phân tách các dịch vụ phát trực tuyến (một mục riêng hoặc thậm chí chi tiết hơn là các đăng ký của bạn) có thể là một sự phát hiện. Bạn có cần tất cả chúng không? Còn các dịch vụ phát trực tuyến cho âm nhạc thì sao? Và trung tâm giải trí tại nhà của bạn—đó có phải là nơi tiêu tốn khi bạn nâng cấp công nghệ rồi phải nâng cấp cả nội thất để chứa thiết bị và sau đó lại phải sơn lại phòng khách không? Bạn có đi bar không? Bạn có thuê nghệ sĩ để biểu diễn trong bữa riêng dành cho đám trẻ con và cả của người lớn nữa không? Nếu bạn có con, phần nào trong các dịch vụ và thiết bị bạn mua cho chúng thuộc về danh mục Giải trí? Hay có thể chúng thuộc về danh mục Trông trẻ? Liệu bạn có nên có một danh mục gọi là Trẻ em, điều này có thể giúp bạn tìm ra những cách ít tốn kém hơn để giải trí cho chúng và cũng giúp bạn giới thiệu cho chúng những trò chơi xưa cũ, như ra ngoài chơi không?

Điều khiến dạng trung thực thẳng thắn này trở nên dễ chịu là bạn có thể đối mặt với những lỗi lầm nhỏ nhặt và thiếu sót của mình trong sự riêng tư của sổ sách cá nhân, thay vì phải chờ đến lúc bị “bắt quả tang.” Vì vậy, đừng ngần ngại thành thật nếu bạn tình cờ nhận ra vài sai sót hoặc điểm yếu của bản thân trong khi đang vô tư lập bảng theo dõi thu chi hàng tháng. Còn cách nào tốt hơn để đối diện với sự thật? Hãy nhớ rằng bài tập này không phải để dẫn đến sự “trừng phạt” của việc lập ngân sách, mà là để bạn tìm thấy sự tự do từ việc chấp nhận chính mình. Chẳng hạn, bạn sẽ phân loại khoản tiền ăn được dùng để chơi máy đánh bạc hoặc mua vé số vào đâu? Một khoảnh khắc thật lòng khác có thể xuất hiện khi bạn lưỡng lự không biết nên ghi khoản chi cho rượu vào mục nào. Đó là thực phẩm? Là giải trí? Hay là một loại ma túy?

Điều quan trọng nữa là phải phân biệt giữa chi phí liên quan đến công việc và các chi phí khác. Ví dụ, trong mục Đi lại, bạn sẽ liệt kê riêng chi phí đi lại và các chi phí vận chuyển liên quan đến công việc (không được hoàn trả). Nếu cùng một phương tiện được sử dụng cho cả đi lại và giải trí, sau đó chia nhỏ chi phí theo số dặm trong từng hạng mục. Tương tự, nếu bạn sử dụng điện thoại di động cho cả cuộc gọi liên quan đến công việc cũng như cá nhân, những chi phí đó nên được liệt kê riêng.

Trong danh mục Y tế của bạn, bạn có thể tìm thấy một số danh mục phụ: chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe (tức là những gì bạn mua để giữ cho mình khỏe mạnh và sống động, như vitamin, thẻ thành viên của câu lạc bộ thể thao, kiểm tra sức khỏe định kỳ), bảo hiểm y tế (mặc dù, thực sự, hãy thành thật mà nói: Chăm sóc sức khỏe là những gì bạn đã tự bảo hiểm cho chính mình; còn việc tiếp cận hệ thống y tế thực chất là chăm sóc khi bạn bị bệnh), thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, …. Bạn có thể nhận ra vì sao quy trình này giúp mọi người không chỉ thay đổi cách họ quản lý tiền bạc mà còn cả mối quan hệ sâu sắc hơn với chính cuộc sống của họ.

Một bước điều chỉnh tiếp theo sẽ đến khi bạn quyết định cách ghi nhận các khoản chi lớn, “bất thường” như phí bảo hiểm hàng năm, chi phí tài sản cố định như mua tủ lạnh mới, tiền bạn đầu tư vào tài khoản hưu trí IRA, hoặc khoản thanh toán trả sớm cho ngôi nhà. Theo chúng tôi, không có cách nào là "đúng" hoàn toàn để làm việc này. Sau một năm nghe chính mình viện cớ mỗi tháng về những khoản chi bất thường (“Tháng này khác biệt vì phải thanh toán cho X, Y hoặc Z”), chúng tôi nhận ra rằng tháng nào cũng là một tháng "bất thường" và rằng những chi phí ngoại lệ này thực chất là một phần liên tục của cuộc sống.

Bạn có thể dần hoàn thiện các danh mục của mình theo thời gian. Đây là một bài tập vừa dễ thực hiện vừa thú vị. Nó kết hợp giữa sự trung thực và sáng tạo, khơi dậy trí tưởng tượng của bạn và đồng thời đặt ra những thách thức về mặt đạo đức—tất cả cùng lúc. Thậm chí, nó còn thú vị hơn hầu hết các trò chơi điện tử, chương trình truyền hình hay trò chơi trên bàn gộp lại!

Khi thực hiện bước này theo thời gian, không chỉ các danh mục của bạn được tinh chỉnh mà mỗi danh mục sẽ dần ổn định trong một phạm vi dễ dự đoán. Bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về thói quen chi tiêu của mình và xây dựng được một bức tranh tài chính mang tính cá nhân, không bị áp đặt từ bên ngoài. Bức tranh này sẽ độc đáo, thỏa mãn sâu sắc, và linh hoạt để phù hợp với sự phát triển, thay đổi và học hỏi của bạn—khác xa so với các danh mục cứng nhắc trong những cuốn sổ lập ngân sách truyền thống.

Hãy nhớ rằng bạn cũng đang ghi lại tất cả số tiền chảy vào cuộc sống của mình, và có thể cần tạo thêm các danh mục phụ cho thu nhập. Điều quan trọng là phải phân biệt rõ giữa lương/thưởng/tiền boa và thu nhập từ lãi suất/cổ tức, giữa thu nhập chính và “nghề tay trái” của bạn. Vậy bạn sẽ ghi những đồng xu nhặt được trên vỉa hè, hoặc tiền thắng cược vào đâu? Nếu bạn là nhà thầu độc lập, có thể bạn đã có dòng riêng cho từng khách hàng trong tài khoản kinh doanh. Tuy nhiên, khi tự trả lương cho mình, bạn có thể chia nhỏ thành các danh mục phụ theo loại công việc: dắt chó đi dạo, sửa chữa, huấn luyện, dạy thay, hoặc cho thuê phòng khách. Khi tiến xa hơn với chương trình này, bạn có thể tạo một danh mục thu nhập gọi là Bán đồ cũ, với các danh mục phụ như eBay, Chợ trời, hoặc bán cổ vật. Ngoài ra, bạn có thể thêm một danh mục lớn dần theo thời gian là Thu nhập từ đầu tư (sẽ được giải thích thêm sau). Cũng sẽ có những tháng thu nhập bất thường, chẳng hạn như khi bạn nhận được khoản tạm ứng viết sách hoặc khoản thừa kế 70.000 đô từ chú Harry. Dù vậy, các danh mục thu nhập không có xu hướng mang lại sự “thức tỉnh” giống như các danh mục chi tiêu. Bạn đã có sẵn công cụ để phân tích từng dòng thu nhập: mức lương thực tế theo giờ của mình.

Sau khi bạn đã kiểm tra các mục nhập được phân loại theo tháng từ công cụ theo dõi của mình và tạo các danh mục mô tả chính xác các mô hình chi tiêu của mình, hãy nghĩ ra cách ghi lại chi phí theo từng danh mục theo cách phù hợp với bạn. Hình 3-1 sẽ cho bạn biết cách thiết lập bảng theo dõi như vậy. Bạn sẽ nhận thấy rằng có một vài cột trống. Chúng ta sẽ nói về mục đích của những cột này ở sau, nhưng bây giờ chỉ cần chúng ở đó.

-----------------------

Bạn hãy thử làm theo những bước này nhé, sẽ có sự khác biệt to lớn giữa việc chỉ chiêm nghiệm và thực sự làm nó. Có một khoảng cách to to giữa việc có và không có thực hành.

-----------------------

Vì tác phẩm này quá hay nhưng chưa có nhà xuất bản nào mua bản quyền và phát hành bằng tiếng Việt, nên mình đã dịch cuốn sách này để chia sẻ với các bạn đọc là người Việt. Mình hy vọng mọi người sẽ ủng hộ tác giả và nhà xuất bản bằng cách mua một bản ebook tiếng Anh của cuốn sách. Việc này có thể dễ dàng thực hiện qua Google Play Books (link: https://play.google.com/store/books/details/Your_Money_or_Your_Life_9_Steps_to_Transforming_Yo?id=AxxD2jUMB0MC&hl=vi&gl=US) hoặc đặt mua bản in tiếng Anh tại Việt Nam. Mình đã mua một phiên bản của cuốn sách này và nếu bạn thấy nó thú vị mong các bạn cũng làm vậy để ủng hộ tác giả.