Xây dựng bộ não thứ hai - là gì, tại sao, và như thế nào?

Sau hơn một năm xây dựng và ứng dụng bộ não thứ hai, mình đã nhận được những lợi ích to lớn cả trong công việc lẫn cuộc sống. Những lợi ích đó có thể kể đến như:

Mình luôn luôn nhớ các đầu việc phải làm, khi nào làm, và nếu khó khăn thì tìm đến ai.

Mình là người mà mọi người tìm đến khi cần xác minh một thông tin nào đó, vì mình luôn ghi lại nội dung các cuộc họp.

Mình không lặp lại một lỗi đến hai lần, vì mình đã lưu lại chi tiết về nguyên nhân, giải pháp về lỗi đó trong bộ não thứ hai.

Mình phân tích nghiệp vụ và lên kế hoạch nhanh hơn, vì mình đã có sẵn những thông tin cần thiết.

Chất lượng công việc và kỹ năng chuyên môn từ đó được cải thiện đáng kể.

Mình lưu lại các buổi gặp mặt, các cuộc hẹn vào lịch trình cá nhân, và mỗi khi thấy đã lâu kể từ lần gặp cuối với ai đó, mình sẽ chủ động liên hệ và sắp xếp lịch hẹn.

Mình lưu lại những thói quen, tính cách, hay những thông tin về bạn bè, đồng nghiệp, và mọi người xung quanh, từ đó có cách ứng xử phù hợp hơn với từng người, nhờ đó mà chất lượng các mối quan hệ dần tốt hơn.

Mình luôn có thời gian tập thể dục mỗi ngày cho dù công việc có bận rộn đến đâu.

Tất cả những việc cần làm, mình đều tự tin là đã ghi chép lại đầy đủ, vì thế, bất cứ khoảng trống nào trong lịch trình cá nhân đều có thể được dành cho các sở thích cá nhân: đọc sách, nấu ăn, xem phim, cafe.

Và đặc biệt mình làm tất cả những điều trên với tâm thế thoải mái mà không phải lo sợ rằng vẫn còn công việc chưa làm, lịch hẹn chưa kiểm tra, hay mơ mộng về ý tưởng, suy nghĩ nào đó mà không thoát ra được.

Bây giờ, mình nghĩ đã đến lúc chia sẻ cách mình làm điều này đến nhiều người hơn.

Ý tưởng về xây dựng bộ não thứ hai, hay second brain, lần đầu xuất hiện khi Tiago Forte ra mắt cuốn sách "Building a second brain" vào năm 2022. Sau khi đọc cuốn sách, mình thật sự hào hứng, đoan chắc đã tìm được giải pháp cho những rắc rối mà mình đang gặp phải, mình bắt tay ngay vào thực hành xây dựng một bộ não thứ hai cho riêng mình. Nhưng tại thời điểm đó, cuốn sách chỉ vừa mới ra mắt, khái niệm mà tác giả đề cập vẫn còn khá mới, vì vậy mình rất khó tìm được các hướng dẫn hay kinh nghiệm của người đi trước về việc làm sao để bắt đầu việc "chia tách bộ não".

Dù có một vài video trên YouTube về chủ đề này, tất cả chỉ dừng lại ở việc review cuốn sách và lặp lại những gì tác giả đã đề cập. Vì thế, mình quyết định tự mày mò và thử nghiệm cho đến khi tìm ra cách thức hiệu quả và phù hợp nhất với bản thân. Bài viết này sẽ chia sẻ toàn bộ kinh nghiệm mà mình đã trải qua, những cách thức và công cụ mình đã sử dụng, cũng như những lợi ích mình có được nhờ việc xây dựng bộ não thứ hai này. Các bạn có thể tìm đọc cuốn sách "Building a second brain" để tìm hiểu thêm (hiện tại đã có bản tiếng Việt, nhưng mình chưa đọc nên chưa thế đánh giá, nếu được, hãy tìm đọc bản tiếng Anh để có góc nhìn sát với tác giả nhất).

Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin, khi mà lượng tin tức tăng lên theo cấp số nhân mỗi ngày. Buổi sáng thức dậy, chúng ta ngay lập tức kiểm tra điện thoại để xem thông báo và lướt mạng xã hội. Khi đi làm, chúng ta nhận được hàng loạt email và tin nhắn. Trong giờ làm việc, chúng ta còn mở tab Facebook để xem có gì mới.

Khả năng truy cập gần như tức thời vào các nguồn kiến thức mở trên Internet, vốn để giáo dục và cung cấp thông tin, lại dẫn đến việc giảm sút khả năng tập trung trên toàn xã hội. Chúng ta bị ngợp bởi khối lượng thông tin khổng lồ, dẫn đến tình trạng ngập lụt trong suy nghĩ, công việc cần làm và những ngày quan trọng cần nhớ. Hệ quả là hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống giảm sút, giống như một nghệ sĩ tung hứng những quả bóng trong khi phải giữ thăng bằng trên chiếc xe đạp một bánh.

Bộ não thứ hai xuất hiện để giải quyết vấn đề này. Nó lưu giữ thông tin giúp bạn và nhắc nhở khi cần. Thay vì "hôm trước sếp dặn mình làm gì ấy nhỉ", thì giờ sẽ là "hôm trước sếp dặn mình làm gì ấy nhỉ, mở second brain lên xem nào".

Trong cuốn "Building a second brain", Tiago Forte đã đề cập đến bộ não thứ hai như là "một kho lưu trữ khiến thức cá nhân được thiết kế để phục vụ việc học tập và phát triển chọn đời". Bộ não thứ hai chính là một phiên bản mở rộng, bổ trợ và giải phóng bộ não sinh học của con người khỏi việc phải quan tâm và ghi nhớ một khối lượng thông tin khổng lồ.

Chúng ta không cần lúc nào cũng phải ghi nhớ giải pháp cho một vấn đề, mà chỉ cần biết nơi để tìm ra giải pháp cho vấn đề đó là được. Những ai đã từng lập trình có lẽ sẽ rất hiểu điều này. Một lập trình viên không thể nhớ hết tất cả các câu lệnh, các cú pháp để viết nên một chương trình hoàn chỉnh. Nhưng khi cần, họ biết chắc rằng họ có thể tìm chúng. Chỉ cần hiểu giải pháp, lưu nó lại, và quên nó đi.

Vậy thì có khác gì Google? Khi cần tìm thông tin nào đó, tôi chỉ cần Google là xong.

Điều này đúng, nhưng chưa đủ. Đúng là bạn có thể tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề bằng cách Google chúng, nhưng điều làm bộ não thứ hai thực sự trở nên hữu dụng đó chính là tính cá nhân.

Google không có những thứ sau:

- Nội dung buổi họp thứ Tư tuần trước.

- Lời mời đi ăn tối của một người bạn.

- Ý tưởng kinh doanh cực kỳ tiềm năng mà bạn vừa mới nghĩ ra.

Và nhiều hơn thế nữa.

Ngoài ra, cho dù với vấn đề mà giải pháp đã có sẵn ở trên internet, việc có một note trong bộ não thứ hai, ghi chú lại giải pháp cho vấn đề một cách chi tiết và theo cách hiểu của bản thân vẫn có ích hơn nhiều. Lần tới, khi gặp phải vấn đề tương tự, bạn không còn cần phải tìm kiếm vấn đề trên internet, truy cập vào trang blog ngày trước bạn đọc để tìm giải pháp, rồi lại không hiểu tại sao chỗ này lại làm như thế kia, và tốn 30 phút chỉ để giải quyết một thứ mà bạn đã xử lý một (vài) lần trước đây rồi.

Đây chính là phần mà mình đã phải loay hoay, thử và sai rất nhiều để có thể tìm kiếm các công cụ phù hợp và xây dựng được một bộ khung vững chắc mà mình dùng đến tận bây giờ.

Chiến lược cụ thể sẽ gồm 4 bước, tương ứng với 4 chữ cái viết tắt là CODE.

Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng bộ não thứ hai là lưu lại tất cả những thông tin quan trọng mà bạn gặp phải. Điều này bao gồm ghi chép ý tưởng, công việc cần làm, tài liệu tham khảo, và bất kỳ thông tin nào bạn cho rằng sẽ hữu ích trong tương lai. Quan trọng nhất là bạn phải làm điều này một cách nhất quán, tạo thành thói quen lưu lại những điều dù nhỏ nhất, có thể hiện tại kiến thức này chưa có tác dụng gì cả, nhưng có thể tại một thời điểm trong tương lai, bạn sẽ biết ơn vì mình đã lưu nó lại đấy.

Các phương pháp lưu lại thông tin chính mà mình sử dụng

- Ghi chép bằng giấy và bút: Mình dùng giấy và bút khi có thời gian thư thả và cần mày mò làm rõ vấn đề. Ví dụ phân tích nghiệp vụ một tính năng mới cần triển khai trong dự án. Mình cũng hay sử dụng giấy bút để ghi chú trong quá trình đọc sách, như một hình thức đối thoại với tác giả vậy.

- Apple Notes: khi có ý tưởng bất chợt, mà không có đủ thời gian hay không gian để triển khai trên giấy, cũng như không có laptop bên mình, lúc này mình sẽ tạo nhanh một note trong Apple notes.

- Todoist: những việc cần làm, người cần gặp, đồ cần mua, mình sẽ lưu vào todoist. Mình cũng tạo một widget của todoist ở màn hình điện thoại để luôn có thể thấy được những việc cần làm sắp tới.

- Google Calendar: đây là nơi mình lên lịch trình chi tiết cho thời gian sắp tới, thường là một tuần. Ngoài ra, mình cũng đánh dấu những ngày quan trọng cần nhớ. Mỗi đầu và cuối ngày, mình sẽ nhìn vào Calendar để biết hôm nay, ngày mai sẽ có những gì, từ đó chuẩn bị tốt nhất cho một ngày, cũng như nhìn lại một ngày vừa trôi qua.

- Instapaper: đây là một ứng dụng cho phép mình tải về các bài viết để đọc offline. Mỗi khi có một bài viết mà mình thấy hứng thú nhưng lại không có thời gian đọc ngay thì mình sẽ lưu về Instapaper để mở lên đọc sau.

- Máy tính cá nhân: mình lưu tất cả ảnh, video vào máy tính cá nhân, vì những file này thường sẽ rất nặng, nếu lưu ở điện thoại hoặc Google Drive thì sẽ rất dễ đầy bộ nhớ. Ngoài ra thì còn có các tài liệu của dự án hay ebook cũng được mình lưu vào laptop.

- Obsidian: Obsidian chính là trung tâm trong hệ thống bộ não thứ hai của mình. Chủ yếu các kiến thức của mình sẽ được lưu tại đây: từ công thức nấu ăn, các quán ngon mà mình biết, cho đến cách fix một lỗi nhất định, daily journals, tổng hợp bài học từ sách, khóa học, đủ mọi thứ trên đời.

Mỗi công cụ kể trên đều có những ưu điểm riêng, và mình đã phải thử nghiệm nhiều lần để tìm ra những công cụ phù hợp nhất với phong cách làm việc của mình. Ví dụ, mình chọn Obsidian vì tốc độ nhanh hơn nhiều so với Notion. Obsidian cũng rất tối giản, giúp mình dễ dàng ghi chép mà không bị phân tâm bởi các tính năng không cần thiết.

Sau khi đã lưu lại thông tin, bước tiếp theo là sắp xếp và lưu trữ chúng theo cách hợp lý. Phương pháp PARA (Projects, Areas, Resources, Archives) được tác giả giới thiệu là một cách hiệu quả để tổ chức thông tin.

- Projects (Dự án): Những công việc cụ thể mà bạn đang thực hiện.

- Areas (Lĩnh vực): Những lĩnh vực chính trong cuộc sống và công việc của bạn, ví dụ: tài chính, sức khỏe, các mối quan hệ, công việc.

- Resources (Tài nguyên): Những tài liệu, kiến thức và thông tin bạn tham khảo.

- Archives (Lưu trữ): Những thông tin không còn cần thiết nhưng vẫn muốn lưu lại để tham khảo sau này.

Sau quá trình thử nghiệm thực tế, mình có một vài điều chỉnh để việc lưu trữ thông tin và kiến thức phù hợp với mục đích cá nhân của mình hơn.

Ngoài 4 folders như đã trình bày ở trên, mình còn có thêm:

- Tracking: các note như nhật ký hàng ngày, lên kế hoạch tuần, tháng, năm.

- Templates: các mẫu template dùng để tạo các note với một bộ khung định sẵn.

- Pending: các dự án mà mình hoặc là chưa khởi động, hoặc là đã gặp vấn đề nên phải tạm hoãn.

- Things I might want to know: những thứ mà mình chỉ kịp note được một cái tên, hay một từ khóa. Khi có thời gian, mình sẽ mở các note trong này ra, tìm hiểu về các chủ đề được đề cập với từ khóa đã có, ghi chú vào trong note, và di chuyển note đó đến các thư mục khác.

- Một folder cho dự án ở công ty mà mình đang làm.

- Medias: những hình ảnh, video mà mình thường xuyên cần đến, hoặc được nhúng vào trong các note khác.

Định kỳ, bạn nên xem lại các ghi chú của mình để củng cố lại kiến thức và thực hiện tinh gọn nếu có thể. Điều này giúp bạn duy trì một bộ não thứ hai gọn gàng và dễ sử dụng. Đồng thời, liên kết các ghi chú với nhau để tạo thành một mạng lưới thông tin hữu ích, giúp bạn dễ dàng tìm thấy và sử dụng khi cần thiết.

Cách thực hiện tinh lọc kiến thức của mình như sau:

- Đọc lại ghi chú: Thường xuyên đọc lại các ghi chú của bạn để củng cố kiến thức và loại bỏ những thông tin không cần thiết. Mình thường mở các note ngẫu nhiên và thực hiện việc tinh gọn, cũng như kết nối nó với các note liên quan khác.

- Tạo các bản tóm tắt: Cố gắng diễn đạt lại ý hiểu bằng ngôn ngữ của mình, điều này vừa giúp bạn hiểu sâu vấn đề, vừa giúp giảm thời gian đọc hiểu cho những lần tìm lại sau này. Nếu không có bước này, tất cả những gì bạn làm chỉ là copy nội dung từ Google vào trong một ứng dụng ghi chú khác.

- Liên kết các ghi chú: Sử dụng tính năng liên kết của Obsidian để kết nối các ghi chú liên quan, tạo ra một mạng lưới thông tin và bạn có thể di chuyển từ note này đến note khác.

Bước cuối cùng trong việc xây dựng bộ não thứ hai là sử dụng những kiến thức đã lưu trữ để đưa ra hành động cụ thể. Điều này giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của bộ não thứ hai. Nếu bạn ghi lại giải pháp cho một vấn đề, nhưng khi gặp lại vấn đề đó bạn vẫn không biết cách giải quyết, thì việc ghi chép đó trở nên vô nghĩa. Tương tự, việc ghi lại những nhiệm vụ cần làm nhưng không thực hiện chúng cũng chẳng mang lại lợi ích gì. Biết là một chuyện, làm lại là một chuyện khác. Để đảm bảo rằng kiến thức lưu trữ được chuyển thành hành động hiệu quả, mình thường thực hiện các bước sau khi bắt đầu một dự án:

1. Tạo một note mới ở mục Projects: Nếu dự án hoàn toàn mới, mình sẽ tạo một note mới và đặt nó vào mục Projects. Nếu dự án đã được lên kế hoạch trước và đang chờ thực hiện, mình sẽ tìm trong mục Pending và kéo nó vào mục Projects.

2. Tìm kiếm các notes liên quan và kéo vào dự án mới tạo: Mình sẽ tìm kiếm những ghi chú có liên quan và kéo chúng vào trong note của dự án mới tạo. Điều này giúp tập trung tất cả thông tin cần thiết ở một nơi, dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần.

3. Sắp xếp lại và tạo thành một khung xương cho dự án: Sau khi thu thập tất cả các ghi chú liên quan, mình sẽ sắp xếp lại chúng và tạo thành một khung xương cho dự án. Việc này giúp xác định rõ ràng các bước cần thực hiện và các tài nguyên có sẵn, từ đó dễ dàng hơn trong việc triển khai công việc.

Bằng cách này, mình (gần như) không bao giờ phải bắt đầu một dự án từ con số 0. Ví dụ, khi mình muốn xây dựng một trang web mới, mình có thể nhanh chóng truy cập vào các ghi chú đã lưu về các nguyên tắc thiết kế giao diện (UI best practices), các thành phần (components) có sẵn, và nhiều tài liệu tham khảo khác. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

Ngoài ra, khi một dự án không thể tiếp tục được nữa, mình sẽ kéo nó lại vào mục Pending và chuyển sang các dự án khác đang tiến hành. Điều này giúp duy trì sự liên tục và không làm gián đoạn quá trình làm việc. Mình luôn có thể quay lại các dự án tạm dừng khi có điều kiện thích hợp.

Điều quan trọng nhất để xây dựng bộ não thứ hai là duy trì thói quen ghi chép. Bạn không nhất thiết phải sử dụng giấy bút truyền thống; có nhiều phương tiện khác nhau để lưu giữ thông tin. Bạn có thể sử dụng điện thoại để ghi chép, chụp ảnh hoặc quay video, thậm chí ghi âm lại những ý tưởng hoặc thông tin quan trọng. Bất kỳ hình thức nào giúp bạn lưu giữ thông tin một cách hiệu quả đều có thể được sử dụng.

Việc tìm ra các công cụ phù hợp với bản thân là một bước quan trọng. Nhiều người thích sử dụng Notion vì tính năng đa dạng của nó, nhưng đối với mình, Notion không thực sự phù hợp với mục tiêu cá nhân. Thay vào đó, mình đã thử nghiệm và chọn ra những công cụ khác phù hợp hơn với cách làm việc của mình.

Khi mới bắt đầu, bạn có thể dễ dàng trở thành một "collector" - người thu thập thông tin. Bạn sẽ ghi chép, chụp ảnh, quay video rất nhiều bởi trước đây chưa từng làm vậy. Trong giai đoạn đầu này, bạn sẽ có rất nhiều thứ để ghi chép: những suy nghĩ bất chợt, ý tưởng hay ho, danh sách việc cần làm (todolist), và nhiều thứ khác nữa. Điều này là hoàn toàn bình thường và là một phần của quá trình học hỏi.

Sau khi đã tích lũy được một lượng thông tin đủ lớn, bạn cần chuyển sang các bước tiếp theo: sắp xếp, tinh lọc, và quan trọng nhất, là hành động. Sắp xếp thông tin giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần. Tinh lọc thông tin giúp bạn loại bỏ những thông tin không cần thiết, chỉ giữ lại những gì thực sự quan trọng và có giá trị. Cuối cùng, hành động là bước quyết định giúp biến những thông tin đã lưu trữ thành kết quả thực tế.

Duy trì thói quen ghi chép và hành động trên những thông tin đã lưu trữ không chỉ giúp bạn quản lý thông tin hiệu quả mà còn nâng cao khả năng tổ chức công việc và cuộc sống. Với bộ não thứ hai, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi đối mặt với khối lượng thông tin lớn và biết cách sử dụng thông tin đó để đạt được mục tiêu của mình.

Có thể nói không quá rằng việc xây dựng và ứng dụng bộ não thứ hai đã thay đổi cuộc sống của mình một cách toàn diện. Mình đã, đang, và sẽ tiếp tục việc này bởi những tác động tích cực mà nó đem lại. Mong rằng bài viết có thể cung cấp một góc nhìn mới mẻ và những hướng dẫn hữu ích cho các bạn đang muốn bắt đầu hành trình này. Hy vọng rằng các bạn sẽ tìm thấy động lực và phương pháp phù hợp để xây dựng bộ não thứ hai của riêng mình. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, duy trì thói quen ghi chép, và không ngừng hoàn thiện hệ thống của bạn. Khi đã nắm vững cách sử dụng bộ não thứ hai, bạn sẽ nhận ra rằng nó không chỉ giúp bạn trong công việc mà còn mở ra nhiều cơ hội mới, nâng cao chất lượng cuộc sống và đem lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chúc các bạn thành công!