Quản lý thời gian thế nào cho hiệu quả?

Đối với những bạn sinh viên và những người đang đi làm, việc tự học thêm những kỹ năng, khoá học khác bên ngoài đôi lúc sẽ có một số khó khăn liên quan đến quản lý thời gian và tập trung. Bản thân mình cũng gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề này, đặc biệt trong năm học vừa rồi khi mình quyết định chuyển hướng sang học về ngành Phân tích dữ liệu (kèm theo đó là khối lượng kiến thức và kỹ năng khổng lồ cần phải học). Tuy vậy, đó lại là thời gian mình ngâm ra được nhiều tips về quản lý thời gian cho bản thân nhất, và cuối cùng thì sau năm học vừa rồi, mình vẫn học được những kiến thức nền tảng về ngành Phân tích dữ liệu (khoảng tầm 40 course cả dài lẫn ngắn), đồng thời vừa đi intern, vừa giữ mức GPA 4.0 ở trường đại học với 2 suất học bổng từ trường và khoa, đồng thời vẫn có thể tự học piano, đọc sách, yêu đương và đi chơi tới bến với bạn bè. Mặc dù đó chưa thực sự xuất sắc khi so sánh với nhiều người khác, nhưng đối với bản thân mình thì đây là “một điều gì đó” rồi vì mình thực sự là một đứa dễ mất tập trung và càng không phải là một người bản chất đã thông minh. Vậy nên, mình hy vọng những tips của mình về quản lý thời gian sẽ có ích với mọi người ^^

Như câu quote bên trên, đúng là cảm hứng sẽ là điều khiến chúng ta bắt tay vào làm, nhưng để tiếp tục, chúng ta cần phải xây dựng một thói quen. Học hành và làm việc cũng vậy. Để xây dựng thói quen thì chúng ta cũng cần hiểu bản thân làm cái gì hiệu quả nhất vào khi nào. Ví dụ, khoảng thời gian mình có thể tập trung nhất là vào buổi chiều, còn buổi tối sẽ là thời gian dành cho những việc nhẹ đô hơn xíu, vì vậy, mình sẽ xếp lịch tự học các kiến thức khó vào buổi chiều, và những thứ nhẹ nhàng hơn vào buổi tối.

Có thể trong 2-3 ngày đầu, chúng ta sẽ gặp một vài khó khăn để duy trì thói quen, nhưng sau tầm 1 tuần, với một sự kết hợp vừa phải giữa động lực dành cho bản thân thường xuyên (constant self-motivation), một chút kỷ luật, cùng với sự yêu thích thực sự những gì mình đang học, đang làm và mục đích rõ ràng mà thói quen đó mang lại thì chắc chắn việc duy trì thói quen sẽ không còn quá khó khăn nữa.

Không có ai là quá bận rộn cả, tất cả chỉ là sự ưu tiên thôi. “Thiếu thời gian” hay “quá bận rộn” không nên là lý do cho bất cứ lời từ chối nào với các cơ hội mới để phát triển bản thân. Điều quan trọng là chúng ta ưu tiên việc gì nhất, liệu chúng ta có dành nhiều thời gian nhất cho việc ưu tiên nhất không, hay vẫn có một cơ số thời gian đang được dành cho những việc không được chúng ta ưu tiên cho lắm?

Theo sơ đồ tập trung của Eisenhower, thì chúng ta có thể dán nhãn cho các công việc cần được hoàn thành như sau

1. Khẩn cấp & Quan trọng: Đây sẽ là ưu tiên hàng đầu trong to-do list, và nên chiếm 20% – 30% quỹ thời gian dành cho công việc (tuỳ theo tính chất của task). Những việc khẩn cấp và quan trọng là những việc có deadline bắt buộc mà chúng ta phải tuân theo, ví dụ như hoàn thành dự án hay bài tập trên lớp, ôn tập cho bài thi ngày mai, nộp báo cáo,… Để tránh cho việc dồn nhiều task vào nhóm này, chúng ta có thể lập kế hoạch và làm dần dần từng phần một từ trước, để đến sát deadline không còn quá nhiều việc để làm nữa.

2. Không khẩn cấp & Quan trọng: Đây sẽ là ưu tiên thứ 2 bởi những công việc trong nhóm này sẽ có ảnh hưởng rất lớn tới mục tiêu tương lai của bản thân chúng ta, tuy không có deadline bắt buộc khiến chúng ta phải tuân theo. Mặc dù là ưu tiên thứ 2, nhưng đây lại là nhóm có ảnh hưởng lớn nhất, chính vì vậy chúng ta nên dành nhiều thời gian nhất, khoảng tầm 50% – 60% vào đây. Nhóm thứ 2 này bao gồm: tự học những kỹ năng, khoá học (mà sẽ có ích trực tiếp tới định hướng tương lai của chúng ta), lên kế hoạch làm dần những task lớn mà có deadline bắt buộc (ví dụ thay vì dồn đến ngày trước thi mới đặt nhãn 1 ôn bài, thì sau mỗi buổi học sẽ đặt task nhãn 2 là tự ôn kiến thức bài đó luôn ⇒ vừa chắc kiến thức, vừa không bị mất quá nhiều thời gian trong việc ôn tập – việc ôn tập có thể mất 1 buổi đến 1 ngày là ít, còn nếu làm trước thì sau mỗi buổi học chỉ mất 15-20′ mà còn chắc được kiến thức), bên cạnh đó, nhóm này còn bao gồm những việc như tập thể dục, học chơi nhạc cụ, chơi thể thao…

3. Khẩn cấp & Không quan trọng: Nhóm việc thứ 3 này bao gồm những việc cần phải làm nhưng không có ảnh hưởng quá nhiều tới bản thân chúng ta, bao gồm trả lời tin nhắn, đi chơi với bạn bè, dọn dẹp,… Nhóm này nên chiếm khoảng 20% quỹ thời gian.

4. Không khẩn cấp & Không quan trọng: Nhóm việc thứ 4 này bao gồm những việc giải trí không thực sự có nhiều lợi ích, ví dụ như lướt mạng xã hội, xem ti vi, chơi game mà không đặt tập trung vào. Nhóm việc này nên chiếm 5% – 7% vì những việc này khi làm với lượng vừa phải thì sẽ mang mục đích giải trí, nhưng nếu dành quá nhiều thời gian thì chúng ta không những bị lãng phí, mà còn có thể bị trì trệ, thiếu động lực và dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều nguồn thông tin tiêu cực.

Việc xếp các đầu việc theo nhóm cũng khá là hữu ích trong việc quản lý thời gian, vì như vậy sẽ hạn chế việc bị lỡ mất những việc khẩn cấp, hạn chế khả năng không để ý mà dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng, và cũng giúp chúng ta có ý thức với bản thân hơn trong việc lên kế hoạch hợp lý thay vì dồn để “nước đến chân mới nhảy”. Bên cạnh đó, chia các đầu việc theo nhóm cũng giúp chúng ta phân bổ thời gian hợp lý hơn, giữ được sự tập trung ổn định hơn. Ví dụ thay vì trả lời những email, inbox không khẩn cấp lẻ tẻ rất dễ gây mất tập trung, chúng ta sẽ hoàn thành hết trong 1 khoảng thời gian duy nhất trong ngày – như vậy sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian chết và tránh bị mất quãng tập trung.

Một chiếc to-do list dài dằng dặc với những đầu việc lẻ tẻ không hề hấp dẫn hơn một chiếc to-do list ngắn gọn mà được xếp theo các nhãn ưu tiên và khung giờ hợp lý. Để đảm bảo cho chất lượng trong học hành và làm việc thì tập trung là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Trong cuốn Deep Work của tác giả Cal Newport – một cuốn sách khá hay ho về khả năng tập trung, tác giả có nhấn mạnh về những cơ hội và giá trị Deep Work – những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ về mặt nhận thức mà không có bất cứ sự phân tán nào, kết hợp với những nỗ lực hết mình để rèn luyện kỹ năng – mang lại trong hiệu quả làm việc. Một công việc được làm trong trạng thái tập trung cao độ sẽ có chất lượng và tốc độ hoàn thành cao hơn hẳn những việc làm khi bị phân tâm. Để cải thiện khả năng tập trung để thực hành deep work, mọi người có thể tham khảo những cách sau đây:

1. Chú ý không gian, ánh sáng và âm thanh background. Điều này sẽ phụ thuộc vào chu trình tập trung của từng người. Đối với mình, mình sẽ tập trung hơn trong ánh sáng tự nhiên và có nhạc piano nhẹ nhàng ở background, vậy nên mình sẽ tận dụng ban ngày để làm những việc quan trọng, và khi làm mình sẽ nghe nhạc piano nhẹ nhàng (trong gần chục năm vừa rồi mình luôn trung thành với những playlist của The Study Music Project). Bên cạnh đó, chúng ta có thể thay đổi không gian học và làm việc để tránh việc bị chán nản, ví dụ là ra những quán cafe yên tĩnh (ở Hà Nội mình thích nhất Tranquil Coffee, Là Việt chi nhánh Vũ Thạnh và La Paix để deep work), những thư viện có chỗ học/ đọc sách như thư viện Hà Nội hay thư viện ở trường đại học, hẹn bạn bè hay người yêu study date,…

2. Quãng thời gian tập trung & nghỉ giữa chừng. Theo phương pháp Pomodoro mặc định thì chúng ta nên làm việc tập trung trong 25 phút và nghỉ trong 5 phút trước khi bước vào làm việc tiếp. Tuy nhiên, có thể quãng tập trung của mỗi người sẽ khác nhau, vì bản thân mình khi áp dụng Pomodoro mặc định cũng không được hiệu quả, và thay vào đó mình áp dụng quãng tập trung mình thấy thoải mái nhất – làm 50′ và nghỉ 10′. Mọi người có thể dùng web này https://pomofocus.io/ để đặt timer tập trung và nghỉ ngơi cho chính mình.

3. Không multi-task. Chắc hẳn ai cũng biết đến sự thật là multi task không khiến chúng ta làm việc tốt hơn mà chỉ cho chúng ta cảm giác là làm được nhiều việc hơn thôi. Chính vì vậy thay vì tối ưu hoá thời gian bằng multi-task, hãy tối ưu thời gian bằng cải thiện sự tập trung cao độ.Luyện tập, luyện tập, và luyện tập. Trong video “Tập trung tuyệt đối trong thế giới ồn ào” của chị Chi Nguyễn (The Present Writer), chị Chi có nói tập trung là kỹ năng hoàn toàn có thể học và luyện tập được. Đối với bản thân mình thì đúng thực sự là như vậy. Từ một người có quãng tập trung rất ngắn, thường xuyên multitasking và rất khó có thể ngồi yên một chỗ tập trung cao độ làm việc, mình ở hiện tại đã cải thiện rất nhiều. Bên cạnh đó, khả năng tập trung còn có thể luyện tập được qua việc thiền hàng ngày. Mỗi ngày chỉ cần bỏ ra 5-10′ ngồi thư giãn, tĩnh tâm là đã đủ tạo nên một bài thể dục cho bộ não chúng ta rồi. Để việc thiền trở nên dễ dàng và duy trì được thường xuyên hơn, mọi người có thể sử dụng 2 app là Headspace hoặc Insight Timer.

1. Notion – một công cụ đang quá ư nổi tiếng về cả mặt tiện – đẹp – tích hợp – dễ sử dụng rồi. Bây giờ Notion đang ngày càng phổ biến, nên đã có rất nhiều bạn design những template rất xinh xắn và dễ dùng. Chỉ bằng một vài cú click trên google và youtube thôi là chúng ta đã có thể tải những template đó về và customize sao cho phù hợp với sở thích và workflow của mình.

2. Tối ưu hoá khả năng tích hợp của những ứng dụng hay hệ sinh thái như Google/ Microsoft thay vì để lẻ tẻ mỗi tiện ích một app.

3. Tối giản hoá hệ sinh thái sử dụng. Hiện tại đang có rất nhiều ứng dụng, nhiều hệ sinh thái đều đẹp mắt, chưa kể còn có nhiều công cụ lên kế hoạch và take note truyền thống như sổ, journal,… tuy nhiên, để tối ưu hoá thì việc tối giản hoá công cụ hỗ trợ hoàn toàn cần thiết, để tránh việc dành quá nhiều thời gian lên kế hoạch thay vì thực sự bắt tay vào làm việc.

Chúng ta không thể ôm hết tất cả những việc mình muốn làm trong một ngày, chúng ta cũng không thể làm tốt được tất cả mọi khía cạnh chúng ta muốn. Bản thân mình cũng không hướng tới một cuộc sống chỉ có công việc, mà còn về cân bằng giữa công việc và thực sự sống. Không phải ngày nào chúng ta cũng cần phải làm việc thật năng suất, đạt được thật nhiều giá trị và thành tựu, không phải ngày nào chúng ta cũng có nhiều năng lượng. Chúng ta cũng cần phải hiểu cơ chế vận hành của năng lượng bản thân, biết được lúc nào chúng ta cần nghỉ ngơi, biết được đâu là lúc cần phải chậm lại một chút, nhìn lại và lắng nghe bản thân mình đang cần gì, muốn gì. Không phải lúc nào việc nằm thư giãn, đi chơi bâng quơ, dành nguyên một buổi không-làm-gì sẽ gây ảnh hưởng đến hành trình của bạn. Cơ thể chúng ta luôn cần phải cân bằng: cần nghỉ ngơi để có thể làm việc hiệu quả nhất, và cần những thời gian làm việc tập trung và hiệu quả, tạo ra nhiều giá trị, để có thể nghỉ ngơi một chút trong niềm tự hào về bản thân và có thêm động lực cố gắng.

Học và làm việc hiệu quả là một vấn đề khá rộng, và mỗi người sẽ có một cơ chế, mỗi người sẽ hợp những phương pháp khác nhau. Việc quan trọng là hiểu bản thân mình hợp với phương pháp gì, workflow của mình là gì, rồi từ đó áp dụng cho bản thân những gì hợp với mình nhất. Mình hy vọng những phương pháp gợi ý bên trên có thể giúp được các bạn phần nào để học và làm việc hiệu quả hơn.

Bài viết gốc: