Quản lý kiến thức đã học như nào?

Dự án hiện tại tôi đang làm sử dụng rất nhiều tools cùng với những kiến thức công nghệ mà tôi chưa từng sử dụng qua. Dĩ nhiên việc đầu tiên tôi phải làm là tìm những tài liệu về những thứ đó. Với thời đại công nghệ như hiện tại thì đây không phải là một vấn đề khó, và cũng không mất nhiều thời gian để tôi thu thập những tài liệu cần thiết. Nhưng vấn đề ở đây là sử dụng những tài liệu đã thu thập này như nào cho hiệu quả.

Vì chưa có kiến thức cũng như kinh nghiệm, nên không có cách nào khác tôi gần như phải đọc toàn bộ để hiểu và tìm ra những phần có thể ứng dụng vào trong dự án. Lúc này tôi gặp một vấn đề, do số lượng tài liệu cũng nhiều nên việc nhớ được toàn bộ những gì đã đọc với tôi là điều bất khả thi. Ví du như khi tìm hiểu xong một công cụ, sang tìm hiểu công cụ khác tôi cần phải biết những phần nào ở công cụ đã tìm hiểu có thể sử dụng được với công cụ này. Lúc đầu làm, tôi cố gắng thử chia chúng thành từng phần, rồi ghép lại với nhau. Cách này vẫn giúp tôi hoàn thành được công việc, tuy nhiên nó tốn khá nhiều thời gian, và đặc biệt khá khó khi tôi muốn chia sẻ lại cho những người trong team. Vì thế tôi nghĩ tôi cần có một cách lưu trữ những thứ tôi lấy từ đống tài liệu ra một cách hiệu quả.

Khi tìm hiểu trên mạng thì tôi biết đến một lĩnh vực nghiên cứu về vấn đề này được gọi là Knowledge Manegement (KM), ngoài ra có một keyword là Organizational Learning (OL) . Nói nôm na, nó nhận ra một vấn đề là có rất nhiều kiến thức được tìm ra, sáng tạo ra hằng ngày, nhưng chúng ta chưa bao giờ tận dụng được hết nguồn kiến thức vô giá đó. Ví lý do này, những nhà nghiên cứu trong lĩhn vực KM đang cố gắng nghiên cứu ra những cách sử dụng nguồn kiến thức cũ một cách hiệu quả. Các nghiên cứu này thường hướng tới việc áp dụng trong các tổ chức, tập đoàn hay công ty. Đây là một điều hiển nhiên, vì lượng kiến thức các công ty và tổ chức có được rất lớn, nếu không có phương pháp quản lý tốt thì sẽ tạo ra tổn thất vô cùng lớn. Nhưng tự tôi đặt câu hỏi liệu chúng ta có thể ứng dụng những kiến thức này ở mức độ cá nhân hay không. Với sự bùng nổ về công nghệ như những năm gần đây, số lượng kiến thức chúng ta cần học cũng rất nhiều, nên tôi nghĩ việc quản lý những kiến thức đã học cũng quan trọng không kém.

Bài này tôi viết với mục đích lưu lại cũng như chia sẻ những điểm hay phương pháp học được từ KM, mà dưới cái nhìn chủ quan tôi thấy có thể ứng dụng được ở mức độ cá nhân.

Để tìm những cách thức có thể quản lý hay sử dụng kiến thức đã thu thập, tôi nghĩ cần biết những khó khăn chúng ta phải đối mặt, từ đó tìm ra những giải pháp phù hợp. Những khó khăn tôi ghi ra dưới đây bao gồm kinh nghiệm cá nhân, cùng với kinh nghiệm từ những người khác mà tôi tìm được trên mạng:

- Có một số lượng lớn kiến thức mà không thể nào học trong một thời gian ngắn. Đây là một điều không thể tránh khỏi, dù chúng ta cố gắng học nó trong một thời gian ngắn thì chúng ta cũng không thành thạo được.

- Chúng ta không có nhiều thời gian để đọc, suy ngẫm hay tìm một cách có thể sử dụng kiến thức thu thập được một cách hiệu quả.

- Việc lưu trữ những kiến thức một cách hệ thống, có thể dễ dàng tìm kiếm không phải là một việc dễ dàng.

- Nhiều khi những tài liệu thu thập được cũng không cung cấp đầy đủ thông tin, hoặc không được viết một cách dễ hiểu.

Ở đây tôi sử dụng quy trình 4 bước. Đây là một quy trình cơ bản của Knowledge Management bao gồm bốn bước Knowledge Acquisition, Knowledge Storage, Knowledge Distribution, Knowledge use:

- Knowledge Acquisition: Đây là bước thu thập kiến thức. Ở mức độ cá nhân, tôi nghĩ đây là giai đoạn chúng ta học trên trường, đọc sách, tìm tài liệu v.v.. Ở bước này chúng ta cần trả lời được hai câu hỏi, một là vì sao chúng ta cần học những kiến thức này, thứ hai là những kiến thức này liệu có đáng tin hay không. Hai câu hỏi này giúp chúng ta kiểm soát được chất lượng những kiến thức được thu thập. Chất lượng kiến thức vô cùng quan trọng, vì những bước tiếp theo dù bạn có quản lý tốt đến mấy nhưng kiến thức của bạn sai thì cũng không tạo ra giá trị, có khi còn mang tới thiệt hại.

- Knowledge Storage: Sau khi thu thập được kiến thức, chúng ta cần lưu trữ lại kiến thức vì chẳng ai có thể nhớ hết những gì mà đã học nếu không ghi chép lại cả. Ở đây chúng ta đồng thời phải làm hai việc, một là tìm cách lưu trữ kiến thức một cách có hệ thống, hai là tìm tools giúp chúng ta có thể lưu trữ và trích xuất một cách hiệu quả. Tool ở đây đóng vai trò rất quan trọng, ví dụ như việc ghi chép vào trong vở hay lưu trên máy tính ảnh hưởng nhiều đến việc lưu cũng như trích xuất. Nhưng việc chọn cách lưu trữ cũng ảnh hưởng đến việc chọn tool. Cá nhân tôi dùng cách tìm một số tool, xem nó có thể cung cấp những cách nào để lưu trữ dữliệu, rồi dựa trên điểm này để chọn ra cách thức cũng như tool phù hợp.

- Knowledge Distribution: Phần này đề cập đến việc tạo ra một hệ thống mà mọi người trong tổ chức có thể truy cập vào kho dữ liệu một cách dễ dàng nhất. Ở mức độ cá nhân, tôi nghĩ coi như bước lựa chọn tool nào đó phù hợp với tôi.

- Knowledge Use: Sau khi đã tạo ra hệ thống lưu lại những kiến thức thu thập được, thì đây là bước sử dụng hay cũng là bước đánh giá tính hiệu quả của hệ thống. Nếu hệ thống không giúp cải thiện việc sử dụ dữ liệu, thì nó không có ý nghĩa gì cả.

Có nhiều công cụ để lưu trữ dữ liệu, mọi người có thể tìm kiếm ở trên mạng. Một số system hỗ trợ cho KM có những keywords như:

- Document management systems

- Content management systems

- Wikis

- Data warehouses

Cá nhân tôi từ trước đến nay, tôi vẫn thường vẽ sơ đồ cây tạo cấu trúc folder, sau đó sắp xếp xem tài liệu nào thuộc folder nào. Tuy nhiên gần đây thì tôi thấy cách này tuy có thể lưu trữ một cách hiệu quả, nhưng khi trích xuất thì vẫn mất nhiều thời gian. Và sau khi tìm hiểu về KM, tôi chợt nhận ra có thể dùng wikis để lưu tài liệu. Thường các công ty công nghệ sẽ sử dụng wiki để lưu những kiến thức và kinh nghiệm sau mỗi dự án, wiki này được gọi là Corporation Wiki. Tôi thấy ưu điểm của wiki là nó có giúp người sử dụng lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống, việc tìm kiếm dữ liệu cũng khá dễ dàng.

Do tôi làm nhiều về code nên sử dụng luôn wiki của Github (với ai không dùng Github thì có thể dùng wiki của Notion). Với dự án đang làm, tôi dùng wiki để viết lại những nội dung từ tài liệu thu thập được một cách hệ thống, rồi lưu trữ những code mẫu ngay trên git, đây là một điểm cộng khi dùng Github wiki. Điều này giúp cá nhân tôi có thể học công nghệ mới hiệu quả, ngoài ra nó cũng tôi chia sẻ những kiến thức cho những người trong team dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nó cũng còn nhiều điểm cần phải cải thiện. Tôi cũng thấy bài toàn về quản lý kiến thức thật sự vô cùng quan trọng ngay ở mức độ cá nhân.

Dưới đây là nguồn tham khảo về Knowledge Management:

[1] https://www.ibm.com/cloud/learn/knowledge-management#toc-knowledge--Na_xJqyy)

[2]https://ssir.org/articles/entry/the_challenge_of_organizational_learning#

[3] https://todayfounder.com/what-are-the-knowledge-management-processes-complete-guide/

[4] https://www.uky.edu/~gmswan3/575/KM_and_OL.pdf