Kế toán tài chính: Hạch toán xong rồi, tổng hợp thôi

Xin chào các bạn, lại là mình đây với series về kế toán - kiểm toán - tài chính

Sau 2 bài hôm trước về kế toán tài chính (financial accounting) được mọi người chào đón và hưởng ứng, mình lại tiếp tục chia sẻ sâu hơn, tất nhiên trên tinh thần đơn giản nhất có thể, hạn chế dùng các thuật ngữ chuyên ngành. Để hiểu được bài viết này, các bạn bỏ thêm thời gian đọc lại 2 bài viết trước của mình nhé.

Hẳn các bạn còn nhớ chúng ta sử dụng 2 thuật ngữ Debit, Credit để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Debit và Credit có thể được hiểu theo nguyên lý như sau:

Chúng ta cùng đi tới 2 ví dụ sau để một lần nữa, hiểu hơn về khái niệm này:

Khi đó:

- Tiền mặt của Công ty (Cash) nhận về là 300tr, Hay nói cách khác, tiền mặt TĂNG thêm 300tr.

- Phát sinh khoản phải thu (Trade Receivable) là 200tr. Hay nói cách khác, khoản phải thu TĂNG thêm 200tr.

- Doanh thu tăng thêm 500tr.

Tiền mặt, Phải thu là Tài sản của Doanh nghiệp, do đó khi phát sinh tăng, ta ghi nhận vào ô Debit.

Tương ứng, ta có doanh thu tăng thêm 500tr. Khi phát sinh tăng, ta ghi nhận vào ô Credit

Tổng hợp bút toán trên như sau:

Giao dịch 2: Cuối năm Công ty còn nợ nhân viên 400tr. Tháng 1, Công ty vay nợ ngân hàng để trả lương cho nhân viên

Khi đó, khoản nợ nhân viên (Payables to employees) giảm đi 400tr. Khi công nợ giảm, ta ghi vào ô Debit: 

Song song với việc đó, khoản vay ngân hàng (Loan) tăng thêm 400tr. Khi công nợ tăng, ta ghi vào ô Credit

Tổng hợp bút toán trên như sau:

****

Các giao dịch khi hạch toán luôn luôn phải đảm bảo Tổng Debit = Tổng Credit. Khi hạch toán trên phần mềm, đa số phần mềm sẽ không cho lưu nếu hạch toán mà Tổng Debit không bằng Tổng Credit.

Vậy câu hỏi tiếp theo, hạch toán, ghi chép vậy xong thì tổng kết như nào:

Hiểu 1 cách nôm na, sơ đồ chữ T giúp tổng hợp và trực quan toàn bộ các giao dịch phát sinh, số dư đầu kỳ và cuối kỳ, liên quan tới 1 tài khoản.

Ta lấy ví dụ như sau

Ngày 1/1 (đầu kỳ) : Công ty có 50tr tiền mặt [A]

Ngày 10/1: Trả lương cho nhân viên 40tr [B]

Ngày 15/1: Bán hàng thu được 80tr [C]

Ngày 23/1: Trả nhà cung cấp 60tr [D]

Như vậy, cuối kỳ Công ty còn 30tr. [E]

Sơ đồ chữ T giúp chúng ta thể hiện các thông tin từ [A] đến [E]. Let's begin:

[A]: Trước khi bắt đầu với sơ đồ chữ T, ta cần hiểu được tài khoản ta định thể hiện thuộc nhóm nào trong 3 nhóm: Tài sản, Công nợ, Nguồn vốn (lưu ý: Doanh thu, Chi phí không có số dư Đầu kỳ. Ta nói: Đầu kỳ ta có 50tr tiền mặt, hoặc đầu kỳ còn nợ nhà cung cấp 100 tỷ, chứ không nói đầu kỳ ta có doanh thu còn dư. Doanh thu/Chi phí của kỳ nào tính kỳ đó, không mang sang kỳ sau).

(Không tính đến các tài khoản lưỡng tính, tức là vừa có thể ở bên Debit lại vừa có thể ở bên Credit)

[B], [C], [D]: Ta hạch toán như sau. Lưu ý phần bôi đậm là phần liên quan tới tài khoản ta đang vẽ sơ đồ chữ T cho nó: cash

[B]: Debit Payables to Employees: 40tr / Credit Cash: 40tr

[C]: Debit Cash: 80tr / Credit Sales 80tr

[D]: Debit Trade Payables: 60tr / Credit Cash: 60tr

[E] - được xác định sau khi vẽ sơ đồ chữ T. Trước khi có [E], tình trạng như sau:

Ta có thể thấy, nếu ta cộng cột bên trái sẽ ra giá trị là 130, trong khi cột bên phải là 100. Để 2 bên cân nhau, ta cần phải bổ sung phần Số dư cuối kỳ [E] (chưa được ghi nhận) như sau:

Khi đó ta thấy 2 bên đã cân 130 và ta đã xác định được số dư cuối kỳ của tài khoản Cash là 30. 1 lưu ý rất quan trọng cho những ai học kế toán của nước ngoài đó là, cuối kỳ trước số dư đang ở bên nào thì số dư đầu kỳ của kỳ sau sẽ đổi bên. Trong ví dụ trên, số dư cuối kỳ đang ở bên phải (Credit), sang kỳ sau sẽ trở về bên trái (Debit) để thể hiện đúng là số dư đầu kỳ của tài sản ở bên trái.

****

Sau khi dùng sơ đồ chữ T, ta sẽ xác định được số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối kế toán. Và việc tiếp theo là lắp vào để xem số dư cuối kỳ của từng tài khoản, và nhớ kiểm tra lại nguyên tắc cơ bản của Bài 1:

Vậy hãy cùng thử làm 1 ví dụ sau bằng sơ đồ chữ T để xác định số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản, sau đó lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ nhé:

Trong tháng 1 có các nghiệp vụ như sau:

1. Ngày 2/1, Xuất bán 10 bộ linh kiện có giá vốn là 120. Giá bán 10 bộ này là 200. Khách hàng trả đủ.

2. Ngày 3/1: Trả cho nhà cung cấp số nợ đầu kỳ.

3. Ngày 10/1: Mua thêm 7 bộ linh kiện mới với giá là 90. Nhà cung cấp cho nợ trong 1 tháng.

4. Ngày 22/1: Trả cho nhà cung cấp 60.

Chúc các bạn thành công với bài nhỏ này nhé. Nhớ là phải cân mới đúng nhé :D