[Đọc - tóm tắt - chia sẻ] LÀM ĐIỀU QUAN TRỌNG

Đây là một trong 3 quyển sách được khuyến khích đọc trước khi bắt đầu triển khai OKRs tại doanh nghiệp. Tác giả John Doerr có ý tưởng về OKRs từ khi còn làm việc tại Intel, ông kế thừa từ Andy Grove – chủ tịch Intel (năm 1971, Intel 3 tuổi đã bắt đầu áp dụng phương pháp quản lý là nền tảng của OKRs lúc bấy giờ). Andy Grove kế thừa và phát triển từ Peter Drucker – Huyền thoại về tư tưởng quản lý người Áo, tác giả quyển The practice of Management (1954). 
Làm điều quan trọng là sách đầu tiên viết về OKRs được dịch sang tiếng Việt. Tác giả cũng phân biệt sự khác nhau của MBO và OKRs (MBO - Management By Objective – Tác giả là Winslow Taylor và Henrry Ford, đầu thế kỷ 20).
Phương pháp luận của OKRs: Tập trung vào những gì quan trọng nhất với công ty, giúp công ty đạt được mục tiêu lớn lao, hướng về tầm nhìn và sứ mạng chung.
Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý OKRs ? Có 4 nguyên nhân được đưa ra gồm: Rèn luyện tính kỷ luật, truyền đạt mục tiêu chính xác, thiết lập những chỉ số đo lường quá trình thực hiện và tập trung nỗ lực.
Theo tác giả, để thực hiện OKRs thì doanh nghiệp phải có 2 yếu tốt bắt buộc: Xây dựng được văn hoá minh bạchcam kết của lãnh đạo.
1. OKRs là gì?
OKR hay OKRs là từ viết của Objectives and Key Results, nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt, OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu được Google, Twitter, LinkedIn, Facebook, Microsoft và rất nhiều công ty hàng đầu thế giới áp dụng. Đây là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu được có thể đo lường.

Các chỉ số OKRs có thể được sử dụng ở cấp độ công ty, đội nhóm hoặc cá nhân và có thể được chia sẻ trong toàn doanh nghiệp với ý định cung cấp cho các phòng ban thấy rõ các mục tiêu và kết quả trọng yếu qua đó có sự ưu tiên các và tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng nhất.
📖 Sách gồm 2 phần chính:
✍️ Phần 1: Làm sao để biến những ý tưởng tốt trở thành hành động xuất sắc, cải thiện năng suất và hài lòng ở nơi làm việc, có 4 yếu tố siêu quyền lực:
#1 Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu
#2 Sắp xếp và kết nối công việc nhóm
#3 Theo dõi và tinh thần trách nhiệm
# 4 Mở rộng quy mô để bức phá
✍️ Phần 2: Ứng dụng OKRs và phương pháp phối hợp trong thực tế công việc
❗️PHẦN 1: OKRs TRONG ỨNG DỤNG THỰC TẾ
Chương này nói về cuộc gặp gỡ của tác giả với BOD của GG để thuyết trình về việc ứng dụng OKR và đồng thời nói về lợi ích của OKR khi được áp dụng, tác giả kể tên một số công ty đã áp dụng thành công OKR: AOL, Dropbox, Linkedin, Oracle, Slack, Twitter, BMW, Samsung, Disney,…
Tác giả kể câu chuyện Google gặp OKR như thế nào. Để GG dẫn đầu thị trường họ phải học cách chọn cái nào bỏ cái nào, giữ đội ngũ tập trung và đi theo mục tiêu rõ ràng và nếu có dự án thất bại thì kết thúc nhanh không dây dưa. Họ cần dữ liệu kịp thời và liên quan để giám sát tiến độ và đo lường xem yếu tố nào là quan trọng, có tầm ảnh hưởng.
👍 (O) Mục tiêu: Những thứ chúng ta muốn đạt được. O phải có ý nghĩa, rõ ràng, theo hướng hành động được.
🔑 (KRs) Kết quả then chốt sẽ đánh dấu và giám sát cách đi đến O, KRs phải cân đo đong đếm được, định kỳ phải tuyên bố KRs có đạt được hay không.
✅ Mục tiêu phải được trình bày bằng ngôn ngữ rõ ràng
✅ Mục tiêu là để truyền cảm hứng và có tầm nhìn xa. Kết quả then chốt là phải đo đạc được.
✅ Phải thường xuyên đối chiếu kết quả then chốt, tức là đo lường cả “tác dụng” và “phản tác dụng”
✅ Con số lý tưởng nhất cho một OKR hàng quý là từ 3- 5
Ví dụ:
Mục tiêu là “Tạo trải nghiệm tuyệt vời cho Khách hàng”.
Điều này có vẻ tuyệt vời, nhưng làm thế nào bạn biết trải nghiệm tuyệt vời là như thế nào? Hãy nhớ rằng, không đo lường, bạn không có mục tiêu.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần Kết quả then chốt. Làm thế nào chúng ta có thể đo lường được khi chúng ta cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng? Điểm xếp hạng (Net Promoter Score - NPS) và Tỷ lệ mua lại (Repurchase Rate) sẽ là hai sự lựa chọn tốt. Khách hàng của chúng ta có cảm thấy tốt khi giao dịch với chúng ta, họ sẽ phản hồi, giới thiệu đến bạn bè và mua hàng tiếp? Customer Acquisition Cost (CAC) hay được hiểu là Chi phí bỏ ra để có được một khách hàng mới. Chúng ta muốn làm cho khách hàng hạnh phúc trong khi vẫn giữ được doanh thu.
Ví dụ hoàn chỉnh sẽ là:
Mục tiêu: Tạo trải nghiệm tuyệt vời cho Khách hàng
Kết quả then chốt:
- Cải thiện điểm NPS từ X đến Y.
- Tăng tỷ lệ Mua lại từ X đến Y.
- Duy trì CAC theo Y.
Mục tiêu khó và càng cụ thể sẽ tạo được năng suất cao hơn những lời mơ hồ như “cố gắng hết sức”
90% công ty tham gia một cuộc khảo sát xác nhận năng suất được cải thiện rõ rệt bằng cách đưa ra những mục tiêu được định nghĩa rõ ràng và đủ thách thức.

Kết quả nghiên cứu kéo dài 2 năm của Deloitte cho thấy không có yếu tố nào mang lại tác động mạnh hơn việc đưa ra các mục tiêu rõ ràng và được viết xuống giấy hẳn hoi. Mục tiêu tạo ra sự thông suốt, minh bạch và cả sự hài lòng trong công việc.
1️⃣ Yếu tố siêu quyền lực #1: Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu.
❓Bắt đầu bằng câu hỏi: Cái gì là quan trọng nhất trong 3 tháng, 6 tháng, 1 năm.
Cá nhân lãnh đạo phải hết sức cam kết, đặc biệt là với quy trình, nếu không đừng kỳ vọng NV làm theo OKRs. Lãnh đạo phải làm gương và thực hành những điều họ dạy và cam kết.
2️⃣ Yếu tố siêu quyền lực #2: Sắp xếp và kết nối công việc nhóm:
Chương này một lần nữa tác giả khẳng định tầm quan trọng của tính minh bạch của OKRs, minh bạch gieo mầm cho sự hợp tác, OKRs minh bạch sẽ cho mọi người biết họ cần tập trung vào điều gì trước. Khi OKRs của lãnh đạo được thiết lập thì công việc thực sự bắt đầu. OKRs chuyển từ kế hoạch sang thực thi, các quản lý kết nối công việc hàng ngày của họ với OKRs của công ty.
OKRs nên đi theo mô hình thác đổ, tức là mục tiêu phải đi từ trên xuống. Quản lý cấp cao đặt mục tiêu cho các phòng ban, trưởng phòng ban truyền mục tiêu xuống cấp dưới thấp hơn và cứ thế xuống cấp thấp nhất. Tuy nhiên, để khuyến khích sự sáng tạo, mục tiêu cũng có thể được đưa từ cấp dưới lên. Nhân viên làm công việc trực tiếp thường cảm nhận được những thay đổi sắp xảy đến trên thị trường hơn ai hết.
OKRs tối ưu phải khuyến khích NV thiết lập ít nhất vài mục tiêu của chính họ.
3️⃣ Yếu tố siêu quyền lực #3 – Theo dõi và tinh thần trách nhiệm
NV chỉ thực sự tham gia nhiệt tình nhất khi họ thấy được công việc họ đang làm đóng góp như thế nào cho sự thành công của cty. Phần thưởng bên ngoài (Thưởng cuối năm) hầu như chỉ để chứng thực cho những gì họ đóng góp. OKRs đem lại những điều mạnh mẽ hơn tiền thưởng, đó là những giá trị bên trong của chính công việc mà họ hoàn thành.
Theo kinh nghiệm của tác giả, OKRs nên được quản lý bằng phần mềm và phải bao gồm: Chạy được trên smartphone, cập nhật tự động, công cụ phân tích và lập báo cáo, nhắc nhỡ theo thời gian thực và có khả năng tích hợp với các phần mềm khác (Salesfore, Jira, Zendesk,…), một nên tảng như vậy sẽ giúp:
- Cho phép mọi người nhìn thấy mục tiêu của người khác;
- Giúp NV tham gia và kết nối nhiều hơn;
- Thúc đẩy kết nối nội bộ;
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm bực tức
OKRs nên được theo dõi, chấm điểm giữa kỳ và:
- Tiếp tục nếu diễn biến tốt
- Cập nhật: Cần được điều chỉnh cho phù hợp
- Khởi động lại: Bắt đầu một OKRs mới nếu thấy cần thiết
- Ngừng: Loại bỏ nếu OKRs nằm đó lâu nhưng lợi ích mang lại chưa cao. Lưu ý khi ngừng:
o Thông báo cho người liên quan
o Ngẫm: Chúng ta học được gì khi không dự đoán trước ngay từ đầu quý? Làm thế nào để tránh trượ mục tiêu trong tương lai qua bài học này?
Để có kết quả tốt nhất thì KPI mỗi quý cần được xem xét kỹ lưỡng nhiều lần. Ghi nhận sự tiến bộ để mọi người có động lực tiếp tục thực hiện. Khi OKRs có dấu hiệu thất bại thì cần có kế hoạch giải cứu trước khi tiêu diệt.
Sách còn chia sẻ cách chấm điểm, đánh giá OKRs của Google và mình thấy có một điều rất đáng lưu ý: Dữ liệu hệ thống là khách quan còn đánh giá là theo chủ quan của người thiết lập mục tiêu. Kết quả (Dữ liệu) có khi ẩn chứa nổ lực mạnh mẽ và ngược lại một kết quả mạnh mẽ đôi khi là do thổi phồng -> Con số không quan trọng bằng ngữ cảnh được mô tả trong OKRs.
❓❓❓❓Sau mỗi chu kỳ OKRs, cần suy ngẫm:
- Tôi đã hoàn thành tất cả mục tiêu chưa? Nếu rồi thì mục tiêu đó đóng gì cho sự thành công của tôi, công ty?
- Nếu chưa, tôi đã gặp phải chướng ngại nào?
- Nếu viết lại mục tiêu đã thực hiện, tôi nên thay đổi cái gì?
- Tôi đã học được gì để điều chỉnh cách tiếp cận của tôi đối với OKRs kế tiếp?
4️⃣ Yếu tố siêu quyền lực #4: Mở rộng quy mô để bức phá
Theo tác giả, có 2 loại mục tiêu: Cam kết và mở rộng
Với mục tiêu mở rộng, lãnh đạo phải truyền đạt 2 điều: Tầm quan trọng của kết quả từ mục tiêu này và lòng tin mục tiêu này có thể hoàn thành.
‼️ Phần 2 tác giả nói về cách quản lý công việc khi thực hiện OKRs, khái niệm mới được đưa ra CFRs, đây là cách thực hiện quản lý công việc của cấp trên đối với cấp dưới khi triển khai OKRs
👍 Convertations: Trao đổi
👍 Feedback: Phản hồi
👍 Recognition: Công nhận
📢 Convertations - Trao đổi
- Thiết lập mục tiêu và đánh giá
- Cập nhật tiến trình thực hiện hàng tuần
- Chỉ dẫn cho nhau để phát triển nghề nghiệp
- Kiểm tra biểu hiện công việc
🤝 Feedback – Phản hồi: Cty nên có cơ chế phản hồi 2 chiều giữa NV và quản lý
👍 Recognition – Công nhận:
- Thiết lập tiêu chuẩn rõ ràng -> Thành tích của tháng, quý
- Chia sẻ các câu chuyện được công nhận bằng các phương tiện truyền thông nội bộ
- Công nhận theo cả hàng ngang và làm cho sự công nhận diễn ra thường uyên -> Tán dương cả những thành tích nhỏ
Phần cuối tác giả nói về tầm quan trọng của văn hoá doanh nghiệp khi triển khai OKRs, nổi bật đó là những yếu tố: Văn hoá minh bạch; Cam kết và sự noi gương của lãnh đạo
🗝 Cách viết OKRs hiệu quả
✅ Mục tiêu (O) là gì? (What?)
- Trình bày mục đích và ý định;
- Khó đạt được nhưng vẫn thực tế;
- Hữu hình, khách quan, mạch lạc cho người khác đọc hiểu cho dù có đạt được hay không;
- Hoàn thành mục tiêu phải đem lại giá trị cụ thể cho cty.
✅ Kết quả then chốt (KRs) như thế nào? (How)
- Diễn tả những hành động cụ thể có thể đo đếm được, mà nếu đạt được sẽ giúp cho mục tiêu đến gần với mức hoàn thành;
- Phải diễn tả bằng kết quả chứ không phải hành động;
- Phải bao gồm bằng chứng cho sự hoàn thành, chứng cứ này phải tồn tại, đáng tin cậy và dễ nhận thấy.
⚠️⚠️OKRs có 2 loại:
1. Cam kết: Đồng ý sẽ hoàn thành và sẵn sàng điều chỉnh thời gian, nguồn lực để đảm bảo hoàn thành.
OKR này điểm kỳ vọng là 1 (Đạt 100%), nếu không đạt phải giải thích và chỉ ra những sai sót trong lúc hoạch định hay thi hành.
2. Mở rộng: Mô tả chúng ta muốn thế giới trông như thế nào, ngay cả khi không có ý tưởng rõ ràng.OKRs này điểm kỳ vọng là 0.7
⛔️⛔️⛔️ Những sai lầm khi viết OKRs:
1. Không phân biệt OKRs cam kết và mở rộng
2. OKRs là những mục tiêu bình thường
3. OKR mở rộng trong có vẻ rụt rè -> Tự hỏi hoặc hỏi xem khách hàng của mình thực sự muốn điều gì?
4. Chiến thuật “dự trữ nguồn lực”
OKRs cam kết sử dụng hầu hết chứ không phải toàn bộ nguồn lực. Cam kết + mở rộng sẽ sử dụng nhiều hơn nguồn lực sẵn có.
5. OKRs có giá trị thấp -> OKRs đạt được nhưng không đem lại lợi ích cho người sử dụng hay lợi ích kinh tế.
6. Thiếu kết quả then chốt cho mục tiêu cam kết
Lỗi phổ biến khi viết KRs là viết điều kiện cần nhưng chưa đủ để hoàn thành O.
Để hiểu rõ hơn những khái niệm bên trên cần đọc chi tiết các ví dụ được đưa ra trong sách.
___
11
2873 lượt xem
11
1
1 bình luận