6 Phương pháp hiệu quả giúp tăng năng suất công việc | Ứng dụng từ sách "Động lực nội tại"

- Huấn luyện viên phát triển nghề nghiệp Michael Thomas Sunnarborg

Đầu tuần, thay vì viết một bài dài lê thê thì mình chỉ muốn giới thiệu đến bạn một bài viết về 6 bí kíp nho nhỏ hỗ trợ công việc hữu ích mình đã góp nhặt từ cuốn sách “Động lực nội tại”.

Dành cho những ai chưa biết “Động lực nội tại”. Bạn có thể đọc bài tóm tắt và đánh giá sách của mình tại đây.

Thú thật, ban đầu khi đọc "Động lực nội tại", nhiều nội dung trong sách mình không thích lắm, chẳng hạn như phần tác giả giải thích lý do mọi người nên yêu thích công việc. Đối với mình, lập luận ở phần này không thực sự thuyết phục.

Tuy nhiên, sau này đọc lại, mình có cách nhìn nhận khác. Mình thấy nội dung cuốn sách có nhiều kiến thức đáng để học hỏi. Điểm sáng lớn nhất có lẽ là các chiếc lược, phương pháp tư duy tiếp cận công việc do tác giả đề xuất.

Dưới đây là 6 phương pháp mình đã thử nghiệm, thấy chúng hỗ trợ khá tốt cho công việc.

Nếu bạn hay quên như mình thì việc tạo một lịch trình nhiệm vụ rất quan trọng. Trong lịch trình, bạn sẽ ghi lại toàn bộ nhiệm vụ trong cuộc sống, bao gồm công việc cần làm, hoạt động hàng ngày như mua sắm, chuẩn bị quà cho bạn bè, thời gian cho chuyến đi hay những ý tưởng mới bạn muốn thực hiện.

Mỗi lần bạn nhớ ra một nhiệm vụ nào đó, hãy mở máy tính ghi chú lại ngay lập tức. Việc ghi chú mang lại hai lợi ích chính. Đầu tiên, ghi chú giúp bạn sẽ không còn bỏ sót bất cứ việc gì cần làm. Thứ hai, ghi chú giúp não bộ không phải tiêu tốn quá nhiều năng lượng đáng lẽ nên dành cho các nhiệm vụ quan trọng.

Hoạt động này dựa trên nguyên tắc bảo toàn năng lượng của não bộ. Một khi phải ghi nhớ quá nhiều thông tin, não bộ quá tải. Kéo theo tình trạng tiêu tốn năng lượng không cần thiết. Vậy nên khi lên lịch trình theo từng tuần/ từng tháng là cách giúp bạn tối ưu hóa được thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả.

Mình thường sử dụng Notion để tạo lịch trình cho các nhiệm vụ:

Trong phần lịch trình một sẽ phân chia nhiệm vụ thành 4 mục, trong từng hoạt động mình sẽ note thêm thời gian cụ thể nếu có. Lịch trình sẽ bao gồm:

- Những công việc phải làm: các nhiệm vụ buộc phải thực hiện (mình sẽ note lại deadline cụ thể)

- Những công việc cần làm: phần công việc cần làm (nhưng không bó buộc)

- Những hoạt động khác: liên quan đến đời sống như mua đồ dùng, mua quà sinh nhật, đi đâu đó..

- Ý tưởng: phần này sẽ là bất cứ ý tưởng, dự định nảy mình muốn thử nghiệm.

Trước đây, mình thường cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc. Kết quả là “cố quá thì trở nên quá cố”. Lên danh sách nhiều đầu việc nhưng thực tế, làm chẳng được bao nhiêu. Để rồi sau đó cứ bị cuốn vào vòng lặp tự áp lực.

Nhưng từ khi áp dụng chiến lược "một ngày một mục tiêu quan trọng. Vì giải quyết dứt điểm nhiệm vụ chính, nên mình cũng có thêm khoảng thời gian dư dả để nghỉ ngơi, thư giãn.

Việc tập trung vào một nhiệm vụ chính, ưu tiên giải quyết hoàn toàn đã được kiểm chứng là hiệu quả đối với những người làm công việc tự do như mình (mình được nhiều anh chị freelancer chia sẻ lại). 

Còn đối với những người làm việc trong văn phòng, bạn cũng có thể áp dụng cách này bằng cách phân chia nhiệm vụ chính, sau đó phân thành các nhiệm vụ nhỏ theo sau.

Nhưng điều quan trọng nhất là sự phân chia cần phù hợp với lịch trình và công việc của bạn.

To - do list một ngày mình sẽ như sau:

Ý tưởng này ban đầu nghe hơi mộng mơ, khó tin là có hiệu quả cho công việc hay đời sống. Tuy nhiên khi thử nghiệm bạn sẽ bất ngờ vì sự thú vị mà phương pháp đem lại.

Mình thường áp dụng phương pháp này khi viết lách, dạy học và gặp gỡ bạn bè.

Ví dụ, khi viết một bài, mình luôn tưởng tượng trước trong đầu về kết quả, thông điệp mình muốn truyền đạt và cảm giác mình muốn gửi đến độc giả. Ví dụ, mình tưởng tượng rằng người đọc bài viết của mình sẽ cảm thấy tích cực, chân thành, vui vẻ và được truyền cảm hứng. Từ việc tưởng tượng về cảm xúc tích cực, mình bắt đầu xác định cấu trúc, hướng đi của bài viết. Ngay cả khi bài viết không đi theo tưởng tượng ban đầu, mình sẽ xoá đi, tìm cách một cách tiếp cận khác, mặc dù không phải mọi bài viết đều đạt kết quả tốt. Những việc tưởng tượng về kết quả đã giúp mình định hướng bài viết rõ ràng hơn.

Tương tự, trong công việc dạy học, trước mỗi buổi học, mình thường nghĩ về những cảm xúc mà mình muốn truyền đạt cho học sinh: vui vẻ, thoải mái Điều này giúp mình sáng tạo và tạo nên một không khí vui vẻ trong các buổi học.

Trong cuộc gặp gỡ bạn bè, khi gặp một người bạn, mình thường hình dung về không khí của buổi gặp mặt. Mình vốn không phải một người giỏi giao tiếp, nhưng việc tưởng tượng về cảm xúc tích cực giúp mình thoải mái và tự nhiên hơn trong các cuộc gặp gỡ thực tế.

Bạn có thể thử áp dụng và khám phá những kết quả thú vị mà phương pháp tưởng tượng kết quả đem lại nhé. Nhưng để thành công bạn cần thả lỏng và để trí tưởng tượng bay xa một chút đó.

Viết nhật ký xả cảm xúc là điều rất quan trọng trong quản lý cảm xúc.  

Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Tâm lý học Thực nghiệm: Chung (JEP: General) (Tập 130, Số 3) Theo APA trong số tháng 9, có chỉ ra rằng việc viết diễn cảm giúp giảm bớt suy nghĩ tiêu cực, đồng thời giúp cải thiện trí nhớ. Các nhà nghiên cứu tin rằng những cải tiến này có thể giải phóng nguồn năng lượng cho các hoạt động tinh thần khác, bao gồm khả năng ứng phó với căng thẳng.

Với lịch trình công việc dày đặc cùng với nhịp sống hối hả, áp lực mà mỗi chúng ta phải chịu đựng đang ngày càng lớn. Việc tích tụ cảm xúc khó chịu là điều không tránh khỏi. Vậy nên một lựa chọn thông minh để giải tỏa cảm xúc là viết nhật ký. 

Nếu có những chuyện buồn, hãy mở nhật ký và ghi lại những cảm xúc của bạn. Nếu bạn tức giận với ai đó, đừng trực tiếp đối đầu với họ, thay vào đó, hãy viết tất cả cảm xúc của bạn vào nhật ký, đó là nơi an toàn dành cho bạn. Nếu bạn cảm thấy căng thẳng, hãy viết xuống nhật ký tất cả những cảm xúc bạn đang chất chứa trong lòng.

Việc viết không chỉ giải phóng năng lượng tiêu cực mà còn giúp bạn quan sát cảm xúc mà không đồng hóa cảm xúc tiêu cực với con người thật của mình.

Ngoài ra, việc viết cũng rất hữu ích để cổ vũ tinh thần của bạn trong những thời điểm khó khăn. Lúc muộn phiền, mình thường ghi lại những lời động viên vào cuốn sổ tay. Cách ghi chép như vậy trở thành nguồn động lực tinh thần vô cùng quý giá, giúp mình luôn giữ được tinh thần tích cực, quyết tâm hoàn thành khối lượng công việc còn lại.

Trên Notion mình có một trang nhật ký online. Nơi đây mình sẽ ghi mọi cảm xúc, trải nghiệm trong ngày, chuyện vui, chuyện buồn. Ghi nhật ký với mình giờ đây đã trở thành thói quen không thể thiếu.

Suy ngẫm và đánh giá lại là phương pháp quan trọng giúp bạn nhìn nhận tổng quan về tiến độ công việc, tình trạng sức khỏe, nhiều khía cạnh khác nhau trong cuộc sống.

Sau mỗi tháng, mình thường tạo ra một bảng tổng kết về những điều  đã đạt được trong công việc, sức khỏe. Bảng tổng kết cho phép mình nhìn tổng quan thành tựu của bản thân cũng như nhìn nhận các thiếu sót, sai lầm cá nhân. 

Bạn có thể thử áp dụng cách này nhé. Chúng rất hiệu quả trong việc thấu hiểu bản thân, có cái nhìn sáng suốt hơn về từng lĩnh vực trong cuộc sống.

Nguyên tắc “đặt mục tiêu căng theo tuần” được áp dụng bằng việc cắt giảm thời gian thực hiện một nhiệm vụ.

Bình thường bạn hoàn thành một nhiệm vụ mất khoảng 45 phút, vậy sau một khoảng thời gian hãy thử cắt giảm thời gian hoàn thành xuống còn 30 phút. 

Phương pháp “đặt mục tiêu căng theo tuần" thực chất là cách giúp não bộ tăng cường khả năng xử lý nhiệm vụ. Về lâu dài, nếu não bộ thích nghi tốt với mức độ căng thẳng, bạn có thể tiếp tục giảm số lượng thời gian tùy theo khả năng.

Mình có một người chị đã áp dụng thành công nguyên tắc này. Ban đầu, khi bắt đầu một nhiệm vụ, chị ấy ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành. Khi đã quen và làm tương đối tốt, chị ấy bắt đầu cắt giảm thời gian xuống còn còn 10 - 15 phút. Ban đầu, chị ấy gặp khó khăn và cảm thấy rất căng thẳng. Nhưng dần dần, khi giúp não bộ thích nghi với độ khó của nhiệm vụ, chị ấy bắt đầu làm việc nhanh hơn, kỹ năng làm việc của chị cũng được cải thiện đáng kể. Kết quả là chị ấy có thời gian rảnh để thỏa sức vui chơi, giải trí, làm những điều chị ấy thích.

Cá nhân mình đã thử nhưng chưa được thành công cho lắm. Có lẽ do kỹ năng làm việc hiện tại của mình chưa thành thạo. Nên vẫn cần nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ.

Vậy nên theo mình, đây không phải phương pháp dành cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, với những ai muốn thử thách bản thân, tăng cường luyện tập khả năng nhạy bén cho não bộ, đây phương pháp giá trị dành cho bạn.

Trên đây chỉ là 6 phương pháp quản lý công việc mình ứng dụng trong cuốn sách "Động lực nội tại". Trong sách còn nhiều phương pháp, chiến lược, cách tư duy mình muốn thử nghiệm trong thời gian sắp tới.

Nếu thử nghiệm mang lại kết quả tốt đẹp, mình sẽ viết chia sẻ ở bài viết sau nhé.