Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì? Áp dụng khi nào?

KPI (key performance indicator) – Chỉ số năng suất chính và OKR (objective key result) – Mục tiêu và kết quả then chốt, là một trong những cụm từ quen thuộc và dường như là thước đo được sử dụng bởi mọi tổ chức trên hành tinh. Tuy nhiên, mọi người thường hiểu nhầm hoặc không phân định rõ ràng về sự khác biệt giữa OKR và KPIs. Đặc biệt còn khó phân biệt hơn ở đây là KPI có thể có nghĩa khác nhau tùy theo điều kiện và định hướng của các bộ phận hay tổ chức khác nhau. Điều này làm cho việc phân biệt giữa OKR và KPI trở nên nhập nhằng hơn. Thật sự thì sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về OKR và KPI, đồng thời tìm ra sự khác biệt khi áp dụng hai phương thức này trong tổ chức của mình nhé.

Điều đầu tiên bạn phải hiểu là OKR là một hệ thống buộc bạn phải tách biệt những gì thực sự quan trọng với phần còn lại và đặt ra các ưu tiên rõ ràng. Để làm điều đó, bạn phải học cách nói không với rất nhiều điều khác có thể gây nhiễu nếu bạn không thật sự xác định được đích đến mà mình muốn đạt được.

OKR là từ viết tắt của Objective Key Result – Kết quả và mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó sẽ được đo lường bằng những kết quả then chốt nhất.

Còn KPI, viết tắt của từ Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá năng suất và hiệu quả công việc. Đối với một tổ chức, KPI đích thực là một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. KPI được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng cụ thể. Được thiết kế chi tiết để có thể thực hiện hằng ngày và phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của tổ chức sẽ có cách thiết lập KPI riêng của mình đã đánh giá kết quả công việc.

Và, hãy lưu ý chữ “Key” trong cả từ OKR và KPI.

Chữ “key” trong KPI – và OKR – có nghĩa là then chốt, hoặc là chìa khóa chính. Bạn phải hiểu chữ “key” là để dành cho một số ít, những thứ quan trọng nhất. Việc sử dụng “key” trong OKR hay KPI được cho là buộc bạn phải tách biệt những gì thực sự quan trọng (các chỉ số chính) khỏi phần còn lại, nhưng nhiều người quên điều đó. Nếu bạn có 30 cái gọi là Key Result, thì nghĩa là bạn không có gì cả – Key là kết quả quan trọng nhất để thể hiện cho mục tiêu chứ không phải là cách làm.

Bài này không phải là để giải thích về 2 khái niệm OKR và KPI, vậy nên tôi sẽ quay trở lại Mục tiêu của mình. Đó là sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì.

Và để hiểu được sự khác biệt, hãy tiếp tục với sự tương đồng. Chúng ta so sánh hai vì khái niệm này vì chúng có nhiều điểm giống nhau nhưng không phải là nhau. Nếu nó khác biệt rõ ràng như cây viết với cái thìa, có lẽ chúng ta chẳng cần đến bài này.

Sự giống nhau đầu tiên giữa hai khái niệm này đến từ việc cả hai đều là những công cụ để đo lường hiệu suất công việc. Cả Key result trong OKR hay Key performance đều phải được thể hiện bằng những chỉ số cụ thể. Có nghĩa là nó phải đo lường được, phải cụ thể, rõ ràng và dễ dàng phân định giữa đúng và sai.

Ví dụ về một thứ không thể gọi là kết quả trong OKR và KPI : “Tôi đã đạt được kết quả là làm cho website của chúng ta đẹp hơn” – “Kết quả của tháng này là kỹ năng của nhân viên công ty đã tốt lên”.

Chúng ta hãy nói về chữ “Đẹp hơn” và “Tốt lên” trong 2 câu trên và câu hỏi đặt ra là : Thế nào là tốt lên hay đẹp hơn? Đó có phải chỉ là đánh giá cảm quan không? Và nếu ông A nói tốt, ông B bảo là không tốt, làm thế nào để chứng minh?

Điểm giống nhau nữa của OKR và KPI là cả 2 phương thức này khi áp dụng đều cần đến sự kiểm soát và đánh giá thường xuyên. Đồng thời, cả hai cái này đều có thể áp dụng cho các cấp độ khác nhau của một tổ chức từ nhỏ đến lớn. Và dĩ nhiên, bạn có thể áp dụng nó cho chính mình.

Cuối cùng, nhắc lại thôi, hai phương thức này giống nhau ở chữ KEY – Đừng quên chữ Key này, chữ “key” là để dành cho một số ít, những thứ quan trọng nhất.

Với OKR, trọng tâm được xác định nằm ở chữ O (Objective), tức là Mục tiêu. Bạn cần phải xác định mình muốn làm gì trước khi đề ra các kết quả then chốt. Còn với KPI, trọng tâm nằm ở các chỉ số (I – Indicator). Và các chỉ số của KPI là hướng đến kết quả then chốt đã đề ra.

Tôi sẽ lấy một ví dụ nhỏ về mục tiêu của Công ty tôi để bạn dễ hình dung

Lưu ý : Đây là con số giả định trong tháng 11 chúng tôi đạt doanh thu khoảng 7 tỷ với 2.000 khách hàng.

Và đây là KPI mà tôi tự đặt ra

Hoặc tôi sẽ đề ra 1 KPI khác, đây là KPI cho marketing :

Và đây là KPI cho saleman

Bạn có thể thấy, tôi có thể thay đổi KPI của mình cho từng phòng ban khác nhau. Nhưng các KPI đấy đều hướng tới kết quả then chốt là Doanh thu. Và Kết quả then chốt là để thể hiện mục tiêu rằng hoạt động kinh doanh của chúng tôi đang phát triển nhanh chóng.

OKR không phải là về việc theo dõi mọi thứ bạn làm hàng ngày. Nói cách khác, OKR là đích đến và để đạt được điều đó, bạn cần theo sát KPI, vì KPI phục vụ cho OKR.  Nếu mục tiêu của công ty là xây dựng môi trường làm việc tốt đẹp hơn, kết quả then chốt sẽ không phải bao gồm các việc như phải tắt đèn sau 5h chiều hay dọn dẹp văn phòng mỗi ngày. Đó là nhiệm vụ và nhiệm vụ đó sẽ được đo bằng các con số chính để xác định đã hoàn thành hay chưa.

KPI là cái bạn có thể điều chỉnh hàng ngày nhưng OKR thì không. Nếu tuần này bạn chưa đạt KPI, bạn có thể tăng KPI của tuần kế tiếp, miễn sao nó bám sát vào KR mà bạn đã đặt ra.

Ở khía cạnh phân cấp. OKR của một bộ phận sẽ phải có sự liên đới với OKR của cấp trên, hoặc có sự phối hợp với OKR của các bộ phận khác. Miễn sao là nó phải nằm trong tổng thể. OKR của các nhánh dưới thành công sẽ dẫn đến OKR của nhánh trên thành công. Nhưng KPI thì chưa hẳn.

Hãy xem lại KPI của 2 bộ phận marketing và sale trong ví dụ ở trên. Sẽ ra sao nếu phòng marketing đạt được KPI nhưng phòng sale thì không? Lúc đấy, KPI của marketing vẫn sẽ đạt được điểm A nhưng OKR của công ty sẽ không đạt được.

KPI thường được áp dụng vào quá trình vận hành một tổ chức đang ổn định. Với kết cấu được thiết kế để tập trung đo lường kết quả và hiệu suất hoạt động của nhân viên, KPI có thể phát huy tác dụng chính của nó là sự đánh giá công bằng, tách bạch giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả. Nhờ thế, các quy trình và hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra ổn định hơn.

Đối với OKR, tổ chức có thể đặt ra những mục tiêu tham vọng và xác định đâu là cơ sở, là kết quả cần đạt được cho mục tiêu đấy. OKR giúp cho từng cá nhân, nhóm và cả tổ chức xác định được các ưu tiên cho công việc. Đồng thời, Mục tiêu trong OKR là ngọn hải đăng để định hướng cho cả con tàu cùng đi theo. OKR vì thế thường được sử dụng khi cần hoạch định một kế hoạch trong một khoảng thời gian cụ thể. Tốt nhất là theo tháng hoặc theo quý. Những dự án mới cũng có thể xác định OKR để thay cho những yếu tố hoa mỹ không cần thiết như “tầm nhìn, sứ mệnh”.

Giả sử bây giờ bạn đang ở Hà Nội và muốn đến Sài Gòn . Bạn đã có đích đến và việc cần làm là xác định con đường bạn sẽ đi đến đấy. Bạn có nhiều con đường để chọn nhưng chỉ nên chọn một. Đi máy bay, Ô tô, tàu lửa hay tàu thủy. Con đường nào sẽ phù hợp với ngân sách, thời gian và các mong muốn khác của bạn nhất. Việc bạn lựa chọn một con đường để đi đến đích, đó là chiến lược.

Giả sử bạn muốn đi vào Sài Gòn bằng máy bay. Bạn đặt mục tiêu là bay vào Sài Gòn sớm nhất có thể với mức chi phí rẻ nhất. Kết quả cuối để xác định độ sớm là trước 7h sáng mai và độ rẻ là chi phí không quá 2 triệu đồng. Đó là OKR của bạn.

Vậy KPI của bạn bây giờ là. Chọn 5 đơn vị bán vé máy bay, sau đó mua vé ở đơn vị rẻ nhất, tất nhiên giá vé không được quá 1,7 triệu. KPI thứ hai cũng như thế nhưng là đối với chuyến xe đi từ Hà Nội ra Nội Bài. Giá vé không quá 300 ngàn. Ngoài ra, KPI của bạn còn phải chi tiết hơn về thời gian về hành trình chuyến bay, thời gian xe đưa đón và di chuyển…

Khác với OKR, KPI đôi khi được gọi là số liệu sức khỏe, vì chúng giúp bạn theo dõi sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp. Hãy nghĩ về chúng như kiểm tra y tế: bạn sẽ đo chúng thường xuyên và bạn cũng có thể nắm được các chỉ số báo cáo của chúng. Nhưng miễn là các chỉ số vẫn nằm trong ngưỡng được được cho là sức khỏe ổn định, bạn không phải hành động gì nhiều. Hoặc bạn cũng có thể điều chỉnh nó bất cứ lúc nào.

ĐOÀN NHẬT QUANG. Ghé blog của mình đọc thêm các bài viết về kinh doanh và quản trị nhé ^^