Làm việc tại cơ quan ngoại giao thì thế nào???

        Mình theo dõi Spiderum cũng đã lâu và mình cũng thấy mọi người chia sẻ rất nhiều về các công việc khác nhau nhưng không thấy ai chia sẻ về công việc của một nhân viên trong môi trường ngoại giao tại Việt Nam như thế nào nên hôm nay mình muốn viết một chút về các vấn đề cũng như quyền lợi khi làm trong môi trường ở đây với cái nhìn của một người Việt Nam đang làm trong môi trường này. Cái nhìn của mình còn hạn hẹp và bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân nên mong các bạn đón nhận với tinh thần cởi mở và hy vọng sẽ giúp ích được phần nào cho các bạn có ý định làm tại đây. Những bạn nào đang hoặc đã làm tại các cơ quan này có thể góp ý giúp mình trong phần comment nhé, luôn luôn chào đón ý kiến của mọi người ☺))

        Các cơ quan ngoại giao mà mình nhắc tới là các cơ quan ngoại giao của nước ngoài, đặt trụ sở tại Việt Nam bao gồm: các Đại Sứ Quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán và các cơ quan trực thuộc Bộ Ngoại Giao của nước đó đặt tại Việt Nam như: Cơ quan hợp tác quốc tế, Cơ quan thúc đẩy hợp tác và đầu tư, … 

- Tìm thông tin: Thông thường khi tuyển dụng nhân viên người Việt, các cơ quan này sẽ đăng trực tiếp lên website của họ và Facebook của họ. Ngoài ra, bạn có thể tìm ở trang Facebook: Kênh thông tin Đoàn Ngoại giao. Kênh này rất hay update các thông tin tuyển dụng của các cơ quan ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam.

- Vòng thi tuyển: Như mình được biết thì sau khi gửi CV về thì bạn chờ khoảng 01 tuần. Sau đó sẽ phỏng vấn vòng 01 ngắn (như trường hợp của mình thì khoảng 20 phút). Sau đó sẽ phỏng vấn vòng 02 (cách vòng 01 tầm 1 tuần nữa) và thường mất khoảng 01 tiếng – 1,5 tiếng. Thỉnh thoảng các bạn cũng sẽ phải viết một bài luận bằng tiếng Anh về một vấn đề đang nóng tại Việt Nam. Tầm 2 tuần sau sẽ có kết quả thông báo qua Email là đã trúng tuyển hay chưa. 

- Trúng tuyển: Trúng tuyển bạn sẽ được thông báo về mức lương của mình, thời gian đi làm cũng như các giấy tờ cần chuẩn bị. Khác với các đơn vị thông thường, bạn sẽ được yêu cầu làm phiếu Lý lịch tư pháp (số 01 hoặc 02) và thường mất tầm 07 – 15 ngày để lấy. 

Sống trong nền văn hóa khác dù đang ở Việt Nam. Bạn được tìm hiểu một nền văn hóa khác và như mình nghĩ hiện tại là mình đang ở trong nền văn hóa đó luôn khi làm việc chung với những người nước ngoài này. Ngoài lúc công việc ra, cuối tuần các đồng nghiệp hay cùng nhau tụ tập thì mình biết thêm cả văn hóa ở nhà của họ. Có đôi khi do bạn là người Việt ở đấy nên cũng hay được mọi người hỏi han quan tâm. Khi sếp đi công tác thì hay có quà cho mọi người và đương nhiên mình cũng có. Ngoài ra thật sự là một môi trường tốt để nâng cao khả năng ngoại ngữ của bạn vì đâu đâu cũng chỉ là thứ tiếng đó thôi. 

Đồng nghiệp và sếp. Cơ quan mình không có quá nhiều cấp bậc nên việc phê duyệt các vấn đề khá nhanh và thường nếu không được duyệt sẽ có lời giải thích hợp lý đối với vấn đề đó. Đồng nghiệp của mình cũng thân thiện và hỗ trợ mình đối với vấn đề nào mình chưa hiểu. 

Ngày nghỉ. Ngoài những ngày nghỉ lễ bình thường ở Việt Nam và 12 ngày nghỉ trong 01 năm theo quy định thì bạn còn được nghỉ cả những ngày lễ của đất nước ngoại giao đó nữa. Thế nên bạn sẽ được tăng thêm tầm 05 – 07 ngày nghỉ nữa trong 01 năm. Đặc biệt các cơ quan ngoại giao đều không phải làm thứ 07 và chủ nhật trong tuần do vậy, mỗi tuần tối đa chỉ có 22 ngày đi làm thôi. Đồng thời nếu có việc gấp thì có thể xin nghỉ không quá khó. Việc đi làm và tan làm đều không quá gò bó từng giây từng phút (có thể đến muộn hoặc về sớm 10 – 20 phút). 

Miễn các chi phí ngân hàng. Mình không biết các bên khác có được không nhưng bên mình thì nhân viên sẽ được miễn toàn bộ phí ngân hàng như: rút tiền, chuyển khoản hay phí hàng năm. Việc mở visa, debit card cũng hoàn toàn miễn phí và không có phí thường niên luôn. 

Đồ đạc xịn xò. Chỗ mình làm từ bàn ghế ngồi, trang thiết bị điện tử tới cái bút thôi cũng toàn đồ xịn ☺))

Mở rộng hiểu biết. Nếu đi làm việc ở công ty bình thường thì việc bạn có đọc báo hay không cũng chẳng mấy quan trọng. Thế nhưng khi làm việc ở đây, bạn phải cập nhật tình hình thông tin hằng ngày, đặc biệt là thông tin liên quan tới 03 vấn đề: chính trị, kinh tế - đầu tư và xã hội. Việc nắm bắt thông tin là rất cần thiết để có thể cập nhật cho mọi người xung quanh cũng như trả lời các câu hỏi thông thường. Từ khi vào đây làm, vòng tin tức của mình được rộng hơn, cũng như mình quan tâm nhiều hơn tới các vấn đề của xã hội và chính trị của Việt Nam. Mình phải quan tâm xem chính phủ đang đầu tư tiền vào đâu, các chính sách công hiện tại ra sao hoặc tình hình lạm phát, đầu tư, xuất nhập khẩu hàng tháng của Việt Nam là bao nhiêu. 

Vấn đề bảo mật thông tin. Điều này mình không nghĩ là chỉ ở chỗ mình mà mình nghĩ là bất cứ cơ quan ngoại giao nào cũng có đó là ưu tiên bảo mật lên hàng đầu. Mình đi làm cần tới 02 thẻ để vào trong văn phòng. Đặc biệt vào bên trong rồi thì mình lại phải sử dụng vân tay và mã khóa để mở cho từng phòng. Phòng network thì chỉ có một mình sếp mới vào được. Ngoài ra, mỗi nhân viên đều có tới 02 con máy tính, 01 cái máy in, 01 cái máy hủy giấy để hủy tài liệu và 03 cái tủ khóa để tài liệu. Phòng nào cũng có ít nhất 01 cái két sắt để bảo quản đồ bên trong. Để vào được máy tính của mình, các bạn cần nhập 03 lần password mới vào được và thường các máy mà có mạng internet thì cuối ngày sẽ tự động xóa hết toàn bộ tài liệu của ngày hôm đó. Việc dùng USB cũng phải sử dụng USB có mật khẩu riêng chứ dùng USB ngoài thì không sử dụng được. Bên trong cơ quan không được sử dụng wifi đồng thời trên máy tính không được phép cài bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào như zalo hay skype. Bên mình cũng chặn luôn cả Gmail (may mà chưa chặn Facebook). Máy sử dụng mạng nội bộ sẽ không vào được Internet và máy mạng Việt Nam vào được Internet nhưng không được phép sử dụng Word và Excel. Do vậy thực sự khi làm việc mình bị mất khá nhiều thời gian cho những thứ linh tinh như lấy thông tin rồi copy sang. Ngoài nhân viên thì ai vào tòa nhà cũng đều phải có người đi cùng. Chưa hết, 01 tầng nhà của bọn mình có tầm 30 cái camera ở bất kỳ ngõ ngách nào và có ít nhất vài người chuyên ngồi soi camera xem có gì bất thường không. Máy tính cũng phải cài một đống phần mềm bảo an khác mà mình cũng chẳng dùng bao giờ và thường chỉ để IT đi kiểm tra. Toàn bộ tài liệu dùng bên mình không cho phép mang về nhà mà phải để ở cơ quan hoặc không sử dụng tới thì phải hủy bằng máy hủy giấy chứ không được ném thùng rác. 

Khác biệt về phong cách làm việc. Khi làm việc trong một cơ quan ngoại giao, mình luôn luôn phải để ý tới hình thức. Từ cách ăn mặc, đầu tóc cho tới cái cặp mà mình mang đi làm. Mỗi giấy tờ mà viết rồi in ra sẽ được xem liệu hai bên căn lề có bằng nhau không hay các từ có chỗ nào lệch hoặc sai chính tả không. Mỗi lá cờ để trên bàn lãnh đạo không được có nếp nhăn. Đặc biệt là phải để ý tới nội dung khi nói chuyện. Hai bên từ hai quốc gia khác nhau nên mỗi lần nói phải để ý xem bạn có nói gì không phải liên quan tới đất nước còn lại không. Những vấn đề nhạy cảm như Biển Đông thường không được nhắc tới khi có mặt cả hai bên. 

Sự tin tưởng. Cơ quan ngoại giao nên khi mình vào đây ngoài việc rào cản ngôn ngữ thì có rất nhiều thứ mình sẽ không được phép biết. Vấn đề bảo mật thông tin càng tăng cao, đặc biệt sau sự kiện Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc ở Boston. Có những email hoặc thậm chí nhóm chat riêng mà không có mình trong đó. Về vấn đề này mình không có gì để phàn nàn cả nhưng đôi khi nó hơi khiến mình chạnh lòng vì dù sao mình cũng là nhân viên ở đây nhưng thông tin mình tiếp nhận lại khác mọi người.

Hoạt động tập thể. Mình rất thích các hoạt động tập thể như Summer trip, Gala cuối năm hoặc tổ chức văn nghệ, … Nhưng ở đây do ít người và cũng đều là người lớn nên thường các hoạt động này không có. Nếu có sinh nhật của ai thì cũng chỉ là rủ nhau đi ăn và đặt bánh để thổi nến thôi. 

Ngôn ngữ giao tiếp. Nếu bạn làm việc ở đây mà không thông thạo tiếng bản xứ của họ thì thực sự là một nỗi đau khổ. Đặc biệt là trong giờ nghỉ giải lao hay ăn trưa cùng nhau. Thường thì mọi người cứ nói và mình cứ ăn. Thi thoảng bị hỏi tới thì cười trừ vì không hiểu gì. Dần dần hình thành nên thói quen nghe và cười trừ =))) thế nên nếu ai không biết hoặc không học ngôn ngữ bản địa thì nên sẵn sàng tâm lý luôn luôn bị tụt hậu sau lưng khi không hiểu. 

Văn hóa ẩm thực khác biệt. Nếu ở các nước châu Á như Trung Quốc, Hàn Quốc hay Nhật Bản thì còn đỡ vì vẫn có chung nền văn hóa ẩm thực gần giống nhau. Nhưng nếu ở một cơ quan ngoại giao phương Tây thì thực sự chuyện ăn uống chung cũng hơi mệt mỏi vì có thể bạn không hợp đồ ăn ở đó. Ngoài ra một số các thói quen ăn uống khác cũng có thể khiến bạn vô cùng ngạc nhiên. Ví dụ như việc tất cả mọi người đều bị nghiện café nặng, có thể uống tới 03 - 04 cốc/ ngày. Ngoài ra việc uống rượu khi đi ăn chung đôi khi cũng hơi mệt mỏi dù mọi người không ai ép ai cả. 

Cái gì mọi người cũng hỏi. Do là người Việt Nam nên bạn gần như sẽ được coi là phải người biết tuốt về Việt Nam. Thỉnh thoảng đang ngồi ăn cơm mình hay bị hỏi mấy câu như: cái gì là đặc sản ở Long An hay tại sao lại có từ tiếng Hán như thiên và địa☺))) 

Lương thưởng. Lúc mình vào thì bắt đầu thử việc nhưng trong thời gian này mình đã được nhận 100% lương và được đóng bảo hiểm luôn. Lương thưởng được quy định rất rõ ràng trong hợp đồng và được tính theo đô. Khi thanh toán thì người Việt Nam không được phép nhận tiền đô nên sẽ quy ra tỷ giá của thời điểm thanh toán. Như mình thì sẽ nhận lương cứng, 01 năm được thưởng 01 lần vào tết là thêm 01 tháng lương thứ 13. Ngoài ra sẽ không được nhận thêm bất cứ thứ gì mà các công ty Việt Nam hay có như: thưởng sinh nhật hay ngày lễ trong năm hoặc thưởng Quý, KPI, … Ngoài ra bạn sẽ phải đóng 10,5% tiền bảo hiểm và cơ quan sẽ đóng 21,5% tiền bảo hiểm trên lương cứng hàng tháng của bạn. Mình mới làm nên chưa biết việc tăng lương hàng năm như thế nào nhưng như mình biết thì không nhiều. Về vấn đề tăng ca thì sẽ được hưởng 150% lương cứng, như bao công ty khác. 

Khối lượng công việc. Mình đánh giá khối lượng công việc trung bình hằng ngày không cao. Tuy nhiên, việc phải tỉ mỉ trau chuốt trong nhiều thứ khiến mình khá mất thời gian. Vào đây mình đánh giá việc học hỏi trong chuyên môn không nhiều vì cứ có vấn đề phát sinh thì phải làm chứ không tập trung chủ yếu vào một mảng riêng biệt. Có lẽ việc này chỉ là ở cơ quan mình chứ ở cơ quan khác mình vẫn thấy chia các phòng ban rõ rệt hơn thì có lẽ tính chuyên môn sẽ cao hơn. 

Mình mới bước chân vào đây chưa lâu nên có những thứ mới chỉ là đánh giá cảm quan của mình. Có những thứ đúng trong nhiều trường hợp và có những thứ chỉ đúng với nơi mình làm. Chỉ hy vọng bài viết này giúp mọi người hiểu thêm về môi trường của một cơ quan ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam. 

Cuối cùng, cảm ơn vì bạn đã dành thời gian đọc tới tận đây. 

Chúc bạn một ngày vui vẻ!