KHẢ NĂNG TẬP TRUNG - Kỹ năng cần thiết trong thời đại số

Mình xin mượn bức ảnh của Cafebiz và câu nói của Pavel Durov - Tỷ phú người Nga, điều hành Telegram - để bắt đầu chủ đề hôm nay:

Và làm thể nào để tập trung thì anh chưa nói. Không sao cả, bây giờ chúng ta sẽ mổ sẻ các vấn đề và tìm cách để tập trung hơn.

Dễ nhận thấy việc thiếu tập trung xuất phát từ nguyên nhân chúng ta ngày càng sử dụng và phụ thuộc nhiều các thiết bị điện tử, internet, mạng xã hội. Chúng ta kết nối nhanh hơn, luôn sẵn sàng online thường trực. Và ở đó có quá nhiều thông tin với mong muốn được vả vào mặt các bạn.

FB, Zalo... kết nối và truyền tải thông tin tới mọi người quá tốt. Nhiều công ty vẫn sử dụng các công cụ này để giao tiếp, làm việc nội bộ. Mình thì vẫn luôn ủng hộ nên tách biệt các phần mềm phục vụ công việc với cá nhân. Tuy nhiên nếu điều kiện ko cho phép như vậy thì cố gắng sử dụng sao cho hợp lý:

- Tắt bớt thông báo của các hội thoại, ứng dụng không cần thiết. Hầu hết ứng dụng hiện nay đều cho phép làm điều này.

- Chỉ check tin nhắn, thông báo vào các quãng nghỉ ngơi

- Các quãng nghỉ có thể theo Phương pháp “quả cà chua”: tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút (đứng dậy đi lại, lấy nước chẳng hạn) và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút

Xin nhớ rằng đừng áp dụng phương pháp quá máy móc, bạn có thể tự điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình. Và quan trọng là rèn luyện thường xuyên.

Các bạn là nhân viên đọc xong cái này cũng hiểu cho các sếp tại sao lại khó tính trong việc các bạn check FB trong h nhé, đơn giản là sự hiệu quả công việc thôi. Nếu bạn làm việc kết quả vẫn tốt, đạt chỉ tiêu, không có việc gấp thì lượt FB giải trí một chút chắc cũng ok.

Phải kể đến các yếu tố khách quan khác như là môi trường làm việc có nhiều hoạt động gây sao nhãng. Bạn tập trung thế quái nào được khi cứ vài phút lại có 1 cuộc điện thoại của ai đó réo lên, trao đổi ầm ĩ hay đồng nghiệp xung quanh đang chém gió rôm rả.

Vấn đề luôn có 2 mặt, trò chuyện với nhau sẽ giúp tăng tính gắn bó, vui vẻ trong tập thể. Do đó cách hợp lý nhất là cùng làm rõ với nhau những lúc cần tập trung và những lúc có thể vui vẻ, hoặc đơn giản là quát thẳng vào mặt bọn nó: "bọn mày im cho tao làm việc!" - đùa thôi :)). Nếu được nên có không gian cho những hoạt động này.

Với mình, các lối thiết kế nghe có vẻ hay ho xịn xò như "không gian làm việc mở" rất dễ khiến người ta có suy nghĩ càng mở, càng thoáng, càng rộng thì càng dễ làm việc, dễ tương tác từ đó làm việc tốt hơn. Thực tế càng mở thì nguy cơ gây mất tập trung càng lớn, tốn nhiều năng lượng để chống cự lại các yếu tố sao nhãng xuất hiện. Không gian mở - đóng, không gian chung - riêng cần phối hợp hài hòa mới mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất. Không gian chung dành cho hoạt động tập thể, trao đổi, tương tác. Không gian riêng để nghiên cứu, tập trung.

Một nguyên nhân khác gây ra sự mất tập trung đó là thiếu sự ưu tiên. Đây là vấn đề bao quát hơn các vấn đề kể trên vì nó nằm ở cấp độ mục tiêu và chiến lược. Có quá nhiều thứ xen ngang bất chợt khiến ta sao lãng đi mục tiêu đang thực hiện. Đã bao giờ bạn thử lên To do list xong sau một thời gian bạn quên béng cả cái To do list đó chưa? Đã bao giờ bạn cần trả lời email nhưng lúc sau thấy mình đang lướt FB chưa?

Lý do rất đơn giản: bạn chưa xác định được điều gì là quan trọng nhất. Bạn có quên To do list nếu thiếu nó bạn khỏi nhận lương cuối tháng ko? Bạn có quên trả lời mail nếu điều đó khiến bạn mất việc? Mình chỉ ví dụ vậy chứ con người có biết bao nhiêu là điều quan trọng: sự nghiệp, gia đình, bạn bè...sự phát triển của công ty, doanh số...

Việc của bạn là xác định điều nào là trọng nhất trong 1 thời điểm nhất định để thực hiện với nỗ lực và sự tập trung lớn nhất. Đây là 1 ý nghĩa trong phương pháp OKRs mà mình vẫn đang nghiên cứu, học hỏi và áp dụng cho đội nhóm mình từng ngày. Nhờ đó mình có mục tiêu, động lực và sự tập trung để hoàn thành được bài này vào thời điểm này - điều mà ban đầu mình nghĩ rất khó khăn (xưa nay vốn rất dốt văn và lười :v)

Về cơ bản OKRs nhấn mạnh sự ưu tiên để thiết lập các MỤC TIÊU (Objective) và KẾT QUẢ THEN CHỐT (Key Results), nhưng kết quả được gọi là then chốt chỉ khi Có-thể-đo-lường-rõ-ràng-bằng-con-số. OKRs giúp cho đội nhóm, tổ chức luôn tập trung cao độ cùng hướng tới đạt mục tiêu. Loại bỏ mọi yếu tố gây lãng phí mà không tạo ra kết quả giúp mục tiêu thành công. Mọi người có thể đọc kĩ hơn về phương pháp OKRs do anh Mai Xuân Đạt viết: https://hocokrs.com/. Còn mình thì đang đọc cuốn "Làm điều quan trọng" của John Doerr – người có công truyền bá OKRs của Andy Grove (Cố chủ tịch và CEO của Intel) tới thế giới. Chủ đề này cũng sẽ nói kĩ trong 1 bài khác.

Phần cuối xin gửi đến đến hình ảnh của công ty Pan America khiến mình rất ấn tượng.

Họ là 1 công ty du lịch với sản phẩm là tour đến Mỹ. Với chiến lược tập trung: chỉ làm 1 thứ nhưng tốt nhất và quy mô lớn nhất. Họ đã làm nên điều khác biệt giữa vô số các công ty du lịch khác. Các tour thường thấy: nhạc nào cũng nhảy, thích kiểu nào cũng chiều, hỏi tour nào cũng có. Tour của Pan America khác hẳn: chỉ có vài sp, không tùy biến, ko điều chỉnh theo từng khách hàng. Với chiến lược này họ tập trung tối ưu được quy trình bán hàng, chăm sóc, vận hành. Và kết quả thật xứng đáng, họ sống sót trong đại dịch Covid trong khi 95% các công ty du lịch quốc tế khác phải dừng hoạt động; 2 sản phẩm đứng số 1 VN; tiếp tục tăng trưởng trong năm 2021.

Thời buổi này không hiếm gặp các câu như "Không thay đổi là chết", nhưng với mình: KHÔNG TẬP TRUNG LÀ CHẾT. Bởi vì có tập trung - thì mới có thể thay đổi.

Điều gì quan trọng với bạn nhất? Hãy tập trung làm nó trước.

Hi vọng bài này sẽ mang lại giá trị cho bạn. Rất mong nhận được sự ủng hộ để tiếp tục viết các bài tiếp theo.