Khi chúng ta đi làm thì ngoài thời gian làm việc ra thì họp hành là thứ chiếm nhiều thời gian nhất. Họp thì  vô vàn các kiểu họp: họp báo cáo hàng ngày ( daily metting), họp thảo luận, họp kế hoạch (planning), họp cải tiến (retro), họp giao ban ... vân vân... mây mây. Nói vậy để thấy tầm quan trọng của việc họp hành đối với việc vận hành trơn tru một tổ chức, doanh nghiệp.
    Dù bạn cuộc họp của bạn thuộc kiểu gì, vai trò bạn tham dự là gì thì hi vọng những chia sẻ của tôi ở dưới đây có thể giúp việc họp hành của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Câu hỏi 1: Tôi có cần tham gia cuộc họp không ? 
     Bạn được mời tham gia một cuộc họp. Bạn tham gia họp và cầm điện thoại lướt Facebook hoặc TickTok trong suốt cuộc họp. Tôi chắc rằng kiểu gì các bạn đã từng tham gia cuộc họp như vậy. Những cuộc họp mà các bạn bị lạc lối trong phòng họp theo kiểu: Tôi là ai ? Tôi đang ở đâu ?
     Vậy để tránh việc lãng phí thời gian thì theo tôi bạn cần xác định vai trò khi được mời tham dự một cuộc họp. Tự hỏi xem bạn có cần tham gia cuộc họp không. Nếu tự trả lời được thì tốt còn không thì  thảo luận với người mời bạn (thường là chủ toạ) xem tại sao mình lại cần tham dự cuộc họp.
   Nếu họp đơn thuần chỉ là tiếp nhận thông tin thì bạn nên hỏi xem có thể có nó bằng meeting minutes, email, note... không để tránh làm mất thời gian.
Câu hỏi 2: Là người tham dự một cuộc họp, tôi cần phải làm gì ?
- Có mặt đúng giờ hoặc tốt nhất là 5 -> 10 phút trước khi họp.
- Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của bạn trong cuộc họp.
- Đọc và hiểu rõ nội dung, chương trình của cuộc họp.
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu (nếu cần),  đọc trước tài liệu buổi họp (nếu có).
- Luôn chủ động thảo luận, đóng góp ý kiến trong cuộc họp.
- Tránh công kích cá nhân, thể hiện bản thân trong cuộc họp.
- Ghi chép lại những thông tin quan trọng liên quan đến bản thân mình.
- Xác nhận rõ nhiệm vụ và thời gian hoàn thành của công việc được giao khi kết thúc cuộc họp.
..........
Và còn rất nhiều thứ khác nữa mà tôi không thể liệt kê hết. Một thái độ tích cực với cuộc họp sẽ giúp bạn ghi rất nhiều điểm với sếp và đồng nghiệp của mình, từ đó mở rộng cơ hội thăng tiến của bản thân.
Câu hỏi 3: Là người tổ chức cuộc họp, tôi cần phải làm gì ?
Tổ chức một cuộc họp tốt, hiệu quả  không dễ nếu không muốn nói là khó. Tôi sẽ chia làm 3 giai đoạn, hi vọng nó sẽ giúp ích phần nào cho bạn.
1. Trước cuộc họp cần chú ý:
- Chuẩn bị tốt địa điểm, thời gian, danh sách người tham gia.
- Đưa ra chương trình, nội dung, mục tiêu của cuộc họp càng chi tiết càng tốt và nên gửi cho người tham dự.
- Nếu có quá nhiều câu hỏi cần biểu quyết trong cuộc họp thì nên làm survey gửi cho người tham dự trước để tránh mất thời gian. Google Form is best choice !
- Phân rõ vai trò trong cuộc họp:  ai là chủ toạ ?  ai là người điều phối ? ai là thư ký ?.....?
2. Trong cuộc họp, bạn cần phải: 
-  Là người dẫn dắt người tham dự đi qua từng mục đã chuẩn bị  trong chương trình họp.
- Ngắt lời nếu cần thiết khi người tham dự đang sa đà vào tranh luận.
- Luôn tập trung vào các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp, tránh nói lan man dẫn đến cháy giờ.
- Cố gắng trao quyền cho người tham gia và chỉ đóng vai trò dẫn dắt trong cuộc họp. Việc này giúp tránh tư duy nô lệ, độc đoán của chủ toạ.
- Luôn để ý đến thái độ của từng người tham dự, chủ động hỏi lấy ý kiến, quan điểm để tránh tư duy bầy đàn của người tham gia.
- Chốt từng vấn đề cần thảo luận trong cuộc họp bằng cách lấy ý kiến.
3. Kết thúc cuộc họp, bạn nên:
- Gửi biên bản buổi họp cho từng người tham dự.
- Tổng kết lại kết quả đã được thảo luận, chi tiết nhiệm vụ cho từng người và đưa ra kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực hiện.

Để một cuộc họp diễn ra hiệu quả và đạt được mục đích đề ra chưa bao giờ là việc dễ dàng. Hi vọng với việc khi giải quyết những câu hỏi trên, việc họp hành của bạn sẽ trở nên có ích, thú vị và đỡ tốn thời gian hơn.

Mọi góp ý cho bài viết xin mời để lại bình luận bên dưới. Xin cảm ơn !.