Ba nguyên tắc đơn giản từ Satya Nadella của Microsoft sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp của mình.
“Ugh, một cuộc họp khác. Tôi không thể hoàn thành công việc trước được sao?”
Ai trong chúng ta đã không nói câu nói ấy vào lúc này hay lúc khác? Các nhà nghiên cứu ước tính rằng các công ty lãng phí hàng trăm tỷ đô la năng suất bị mất do các cuộc họp được tổ chức kém.
Mặt khác, nếu thực hiện đúng một cuộc họp kéo dài 10 phút có thể tiết kiệm hàng tá email, ngăn chặn sự truyền thông lớn và thậm chí sinh ra những ý tưởng và giải pháp tuyệt vời.
Đó là lý do tại sao nó trả tiền để kiểm tra phong cách gặp gỡ của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công – như CEO Satya Nadella của Microsoft.
Khi Nadella tiếp quản, Microsoft đang ở giữa một cuộc khủng hoảng danh tính. Công ty đã thờ ơ, loay hoay với đấu đá nội bộ, và đã mất đi lợi thế sáng tạo. Nhưng trong những năm kể từ đó, Nadella đã tiến hành một bước ngoặt tuyệt đẹp.
Đúng rồi. Satya Nadella làm cho Microsoft mát mẻ trở lại.
Một cách mà ông đã làm là bằng cách thay đổi văn hóa cuộc họp của Microsoft. Trong một cuộc phỏng vấn với Tạp chí Phố Wall vài năm trước, Nadella đã chia sẻ ba phương pháp quy tắc của mình cho các cuộc họp tốt hơn và có vẻ như thế này:
1. Nghe nhiều hơn.
2. Nói ít đi.
3. Hãy quyết đoán khi đến lúc.
Lời khuyên của Nadella có thể chỉ có 10 từ, nhưng chúng chứa đầy trí tuệ cảm xúc. Hãy phá vỡ lý do tại sao phương pháp này là tuyệt vời.
(Bạn có thể học thêm bài học bằng cách phân tích các cuộc họp do Steve Jobs và Jeff Bezos điều hành.)
Nghe nhiều hơn.
Khi bạn nghe, bạn học.
Kỹ năng lắng nghe là vô giá đối với bất kỳ ai điều hành một cuộc họp, bởi vì toàn bộ lý do bạn cùng nhau là để hưởng lợi từ các quan điểm và quan điểm khác. Ngoài ra, lắng nghe nhóm của bạn giúp cung cấp một môi trường tin cậy, an toàn về mặt tâm lý – nơi mà họ cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý tưởng và chia sẻ vấn đề của họ (và thậm chí cả những sai lầm của họ).
Tất cả những điều này là dữ liệu quý giá sẽ giúp bạn hướng dẫn không chỉ cuộc họp của bạn, mà cả nhóm của bạn, theo cách hiệu quả nhất có thể.
Nói ít thôi.
Lưu ý rằng khóa không phải là “Đừng nói chuyện.” Đó là “nói ít đi.”
Bạn có thể nói ít hơn bằng cách:
  • hỏi thêm câu hỏi
    ngắn gọn (không lan man)
  • từ chối vi mô hoặc tự mình giải quyết mọi vấn đề
  • rút ra những thành viên trong nhóm hướng nội hoặc nhút nhát bằng cách hỏi ý kiến của họ
  • đúng giờ
Nếu bạn có xu hướng nói quá nhiều trong một cuộc họp, hãy kiểm soát bản thân bằng cách tự hỏi mình ba câu hỏi chính:
  1. Điều này có cần phải nói không?
  2. Điều này có cần phải được nói bởi tôi?
  3. Điều này cần phải được nói bởi tôi, bây giờ?
Chắc chắn có những lúc câu trả lời cho cả ba câu hỏi là có – và bằng mọi cách, hãy nói. Nhưng nếu câu trả lời là không, hãy cắn lưỡi và bạn sẽ thấy họ làm cho một cuộc họp tốt hơn.
Được quyết định.
Bây giờ bạn đã dành thời gian để xem xét những suy nghĩ và quan điểm của nhóm của bạn, đó là công việc của bạn để đưa mọi thứ về phía trước. Hãy nhớ rằng, thật tuyệt khi nói ít và lắng nghe nhiều hơn, nhưng điều đó sẽ không đưa bạn đến bất cứ đâu nếu bạn không giao nhiệm vụ và làm theo. Tất nhiên, không phải mọi quyết định bạn đưa ra sẽ làm hài lòng tất cả mọi người. Nhưng đó cũng là một phần công việc của bạn – để đưa ra những lựa chọn khó khăn, cam kết biến chúng thành công và khiến mọi người khác cũng phải quan tâm. Vì vậy, lần tới khi bạn đang điều hành một cuộc họp, hãy lặp lại ba nguyên lý này cho chính mình: Nghe nhiều hơn. Nói ít thôi. Hãy quyết đoán khi nó được tính. Giữ ba nguyên tắc của Nadella trong tâm trí sẽ giúp bạn giữ thăng bằng và làm việc hiệu quả, và khiến cảm xúc làm việc cho bạn, thay vì chống lại bạn