" Tại sao có người kiếm được rất nhiều tiền mỗi tháng, làm 3-4 công việc nhưng lúc nào cũng thấy trong tình trạng thiếu tiền, và tại sao lại có những người dù lương tháng chỉ để nuôi sống bản thân nhưng ta vẫn thấy họ có thời gian cho bản thân, tất cả sự khác biệt khó hiểu này chỉ nằm ở

Trong quá trình chia sẻ hành trình tự luyện quản lý tài chính, tôi đã tự nghiệm nhiều phương thức khác nhau, cá nhân tôi thấy phương pháp hiện tại là hoàn thiện nhất nên tôi đào sâu hơn về phương pháp này, nhưng nó tốt với tôi không đồng nghĩa nó tốt với mọi người. Tôi sẽ trình bày tất cả các phương pháp quản lý tài chính mà tôi đã từng đi qua. Nhưng dẫu sao, các cách mà tôi từng trải qua chỉ là sản phẩm tham khảo. Hãy tìm và chắt lọc, hoặc tuyệt hơn là tự nghĩ ra phương pháp tài chính cho riêng mình nhé.

Ngày đầu tôi học cách quản lý tài chính là vào khoảng tháng 9 của năm 2023. Lúc đó tôi chưa hiểu về tài chính là gì, chỉ thấy chị tôi, mỗi ngày ngồi trước bàn ghi chép từng khoản chi tiêu và nếu thiếu tiền thì chị sẽ hỏi tôi ngày hôm đó chị có quên mua gì mà không ghi vào không. Chính những cái hỏi của chị đã khiến tôi tò mò về tiền bạc. Tôi hồi ấy tiền trong tay không nhiều nhưng cũng đủ để tạo nên một cuốn sổ quản lý tiền bạc cho bản thân, vì dù sao tôi cũng phải chi cho các khoản ăn uống sinh hoạt mà, đã có chi thì phải có sổ quản lý để xài đồng tiền sao cho hợp lý , tiền chỉ là một tờ giấy vô hồn thậm chí tiền có thể kiểm soát ta thay vì ta kiểm soát nó nếu ta không biết sử dụng nó,

Khác với chị, tôi trước đây không quen ghi chép mọi thứ chỉ với một cây bút và một cuốn sổ. Tôi thích dùng những công nghệ phục vụ cho những việc này hơn, bởi mực đã lăn thì không thể xoá, nhưng chữ in trên màn hình thì xoá bao nhiêu cũng được. Tôi lúc ấy chưa đọc qua cuốn sách tài chính nào, chỉ học được qua một cuốn sổ từ chị.

Tôi biết vê Excel, thế là tôi lên tự thiết kế cho mình một cuốn sổ tài chính của riêng tôi. Và sau vài tiếng mài mò, tôi có cho mình một cuốn sổ quản lý tài chính Excel đơn sơ nhất:

Sau một tháng thử phương pháp này, tôi nhận ra nhiều điều và tôi cũng thấy được sai lầm của hầu hết mọi người

Nhìn bức ảnh dưới này và có thấy quen thuộc không, chắc hẳn đa số chúng ta ai cũng đã từng trải qua giai đoạn ghi chép chi tiêu theo kiểu này, cũng là kiểu mà chị tôi đã từng cho tôi xem. Thực ra kiểu đơn sơ của tôi cũng một phần bắt nguồn từ ý tưởng theo kiểu ghi chú tiền bạc của hình ảnh dưới đây

Là hành trình đầu tên, ắt hẳn sẽ có khyết điểm, tôi nhận ra phương pháp của tôi, của chị tôi và của cả những cô cậu non tay non chân lần đầu học cách quản lý tài chính theo hình thức này, đã chưa giải quyết được một số vấn đề:

Thứ nhất: Cuốn sổ không có mục tiêu rõ ràng về số tiền tối thiểu phải chi trong một tháng - hay còn gọi là ngân sách dự tính: Đây là bước đầu tiên phải thực hiện. Con người không bao giờ biết đủ khi chưa biết họ thực sự muốn gì. Câu này cũng rất thực tiễn trong giới tài chính - ta sẽ không bao giờ biết khi nào là lúc nên dừng lại khi đến cả ta còn không biết mức chi mà ta muốn trong một tháng là bao nhiêu.

Thứ hai: Không có giới hạn tiền phải chi cho từng mục: Chẳng hạn, 1 tháng sẽ chi bao nhiêu tiền cho thức ăn, bao nhiêu cho phương tiện đi lại, ......... Nếu thiếu đi bước này trong kế hoạch quản lý tài chính cá nhân, ta sẽ không thể nào kiểm soát được dòng tiền mình chi để từ đó biết được khi nào nên dừng chi tiêu cho mục đó. Tôi trước đây vì mắc lỗi lầm này mà tháng nào tôi cũng chi một lượng lớn tiền cho việc ăn uống hay các khoản vui chơi với đám bạn, tất cả vì không có giới hạn chi cho từng mục.

Thứ ba: Không có một bảng tổng kết kết quả chi tiêu của mình trong tháng vừa qua. Sai lầm không đáng sợ, đáng sợ ở đây là ta không biết mình sai ở đâu, để rồi vẫn phạm phải lỗi sai đó ngày qua ngày. Tôi cũng như bạn, ít nhiều lần trong đời đã chi quá tay cho một thứ gì đó vì sự cám dỗ của nó quá đỗi mãnh liệt. Nhưng nếu không có bảng tổng kết kết quả chi tiêu , chúng ta dễ gì phát hiện được thứ mà đã hút cạn tiền của ta, chỉ bởi duy nhất một lần quá tay. Và vì không phát hiện được, làm sao ta có cơ hội để ăn năn hối cải đây?

Bắt cứ cái gì, dù là học tập, dù là tình hình kinh doanh của một công ty, hay cả những cuốn sách, cũng phải có bước tổng kết. Trong học tập có học bạ, trong doanh nghiệp có bảng báo cáo tài chính, trong sách có mục lục và một vài trang giới thiệu tổng quát như một cách nhìn sơ qua tất cả các ý mà sách muốn nhắm đến. Bước này giúp ta nhìn lại mình đã làm được gì, sai sót ở đâu để cải thiện, để tốt hơn ở chặng đường sau. Nhiều bạn bảo rằng con số "504" ở bảng chi tiêu Excel trên là tổng kết. Thực ra đó chỉ là hành động tổng tất cả chi tiêu của tôi trong tháng vừa qua thôi. Tổng kết là một hành động giúp ta nhìn nhận ra cái gì tốt và không tốt, cái gì nên giữ và cái gì cần cải cách, trong khi việc chỉ cộng tổng như thế thôi không giúp tôi nhìn ra được tôi đã chi quá tay hay sổ của tôi còn thiếu sót gì cả.

Có thể thấy, ba khuyết điểm trên cũng góp phần chút ít vào định nghĩa " quản lý tài chính". Cuốn sổ chị tôi vẫn hay dùng vào thời ấy và cả trang excel mà tôi từng sài - đúng như bạn nghĩ - tất cả không phải là một cuốn sổ kế hoạch tài chính, mà nên gọi nó là " Sổ ghi chép chi tiêu" thì đúng hơn. Nhưng 2 từ " ghi chép " và " quản lý " không giống nhau. Ta quản lý là ta phải kiểm soát được, còn " ghi chép" thì chỉ là một hành động có thể thực hiện trong vô thức, như khi bạn chép bài một cách vô thức lời giảng của giáo viên thời còn đi học dù cho bạn không hiểu gì về kiến thức đó vậy.

Tháng 9 năm ấy, tôi chưa biết cách quản lý dòng tiền của mình, nhưng học được điều mới.

Sau tháng 9, tôi tạo ra một bảng mới , cũng là nhờ vào Excel , tôi thích từng ô được phân chia một cách rõ ràng như excel vì chúng giúp tôi phân loại từng mục dễ dàng hơn, và tô màu phân loại từng mục chi tiêu không phải cầu kỳ hay tốn kém như mua bút chì màu và tô vẽ lên từng ô bảng được kẽ như viết sổ.

Thú thật, lần thử nghiệm phương pháp này của tôi khá lâu trước khi tôi chuyển sang phương pháp mới. ( Tôi dùng cách này 4-5 tháng đó)

Đây là bảng đầu tiên cần lập trong 4 bảng trên. Bảng này cho tôi biết số tiền mặt ( cash ) tôi đẫ chi trả trong một tháng. Hơn thế nữa, vì tôi có thêm giới hạn chi trong tháng này ( Ngân sách dự tính) nên tôi luôn ưu tiên tạo bảng này trước các bảng khác.

Tôi cũng đã thêm ngân sách dự tính và thực tế cho từng mục đích. Hãy nhớ là ngân sách dự tính phải thực hiện đầu tháng và ngân sách thực tế là hành động tổng kết - làm vào cuối tháng

Bảng này hệt bản kiểm soát dòng tiền mặt, chỉ khác là chúng ta chỉ nhập những khoản chi mà ta đã trả qua phương thức chuyển khoản hoặc trả bằng thẻ (không nhập tiền mặt vì bảng trên đã thực hiện chức năng đó rồi). Chẳng hạn khi ta mua hàng LAZADA bằng ví điện tử, ta phải note vào mục này vì ta không trả nó qua hình thức tiền mặt.

Như đã nói trên, bảng này cũng quan trọng không kém trong quá trình kiểm soát dòng tiền.

Trong đó:

+ Cột Asset : Dòng tiền vào

+ Cột từng mục ở bên phải : Chi phí đã tiêu cho từng mục

+ Ô màu xanh có dòng chữ ÂM 715 : Vốn ròng, hay là tiền mặt còn lại của cá nhân sau khi lấy tổng tiền vào - tổng tiền ra ( chi phí). Như trong bảng dưới, tôi lấy 1535 ( Total Asset/Tổng tiền vào ) - 2250 (Total expense/ Tổng chi phí) = âm 715

Thật ra tôi trước đây còn tạo biểu đồ tròn tổng kết để dễ theo dõi và so sánh giữa các tháng nữa cơ. Nhưng tôi lúc đó không kịp lưu lại, vậy nên giờ đây đã mất hết, chỉ còn vài file tôi lưu ở Cloud của Zalo, lúc đó tôi chưa lập bảng vì là tháng đầu thử pương pháp này.

Tổng kết phải đi đôi với nhận xét thì khi đó bảng tổng kết mới có giá trị của nó. Vậy nên tôi lập một mục riêng để nhận xét về :

+ Khoản chi cúa tôi ( tôi có chi quá tay cho khoản nào đó không?,...)

+ Bảng tài chính của tôi cần giữ gì và cần cải thiện ở đâu?

Tổng lại, tôi đã lập ra 4 bảng với 4 chức năng:

- Bảng A - Kiểm soát tiền mặt: Kiểm soát dòng tiền mặt và cho biết só tiền tối thiểu được phép chi là bao nhiêu.

-Bảng B - Kiểm soát chuyển khoản: Kiểm tra dòng tiền trong tài khoản.

-Bảng C - Tổng kết: Tổng bảng A và B, tổng lượng tiền vào , tổng lượng tiền ra và xem mình âm tiền hay dương tiền tháng này.

-Bảng D - Nhận xét: Đánh giá hành vi chi tiêu và phương pháp quản lý tài chính hiện tại có hiệu quả không

Từ 4 bảng trên, bạn cũng có thể biết được dòng tiền của mình đã chảy bao nhiêu và chảy nhiều vào khoản nào.

Nhưng, bạn không thấy vẫn còn thiếu sót gì à?

Để biết được phương pháp này còn thiếu sót điều gì, tôi mời bạn chuyển đến phần tiếp theo - phương pháp quản lý tài chính của tôi hiện tại

Để làm theo phương pháp này, bạn cần chuẩn bị:

Sổ tài chính : 3 quyển ( Gồm sổ Money Management Strategy, sổ Cash Flow và sổ Transfer Flow)

+ Money Management Strategy: Lập ra chiến lược quản lý tiền bạc với tổng số tiền hiện có.

+ Cash Flow: Ghi chép lại các khoản chi tiền mặt theo ngày. Theo dõi chặt chẽ số tiền mặt còn lại mỗi ngày sau khi trừ đi các khoản chi

Transfer Flow: Ghi chép lại các khoản " chuyển khoản"theo ngày. Theo dõi chặt chẽ số tiền trong tài khoản ngân hàng còn lại mỗi ngày sau khi trừ đi các khoản chi

Bút : 3 màu ( màu gì cũng được, miễn là 3 màu khác nhau). Tùy vào cách sử dụng của mỗi người, nhưng mỗi màu sẽ có một chức năng khác nhau

Màu 1: Ghi chép hầu hết các mục (ngân sách dự tính, các khoản chi, ngân sách thực tế,..)

Màu 2: Ghi lại các khoản tiền ra khỏi túi nhưng không tính vào tổng chi phí cuối tháng ( ví dụ: bạn chuyển khoản 500k và ban sẽ nhận lại 500k - chỉ là trao đổi tiền qua hình thức khác),

Màu 3: Đánh dấu cho các mục mà đã chi tiêu quá tay, ghi lại số tiền mà đã thiếu sau khi trừ đi mọi chi phí trong ngày

Ứng dụng - 1 app quản lý dòng tiền chi tiêu: Tính tổng toàn bộ chi phí trong tháng và tổng chi phí được phân loại theo từng mục. Giúp việc tổng kết dễ dàng hơn

Đây là sổ vạch rõ số tiền cụ thể mà bạn sẽ dùng cho từng mục đích. Sổ 1 phải là quyển sổ cần được chú ý đầu tiên vì:

+ Sổ Cash Flow và sổ Transfer Flow sẽ dựa vào nó để tính toán các khoản chi cho phù hợp và đảm bảo rằng sẽ không để tình trạng chi vượt qua con số đã ghi trong Sổ 1 trừ tình huống cấp bách

- Bước 1: Hãy nhập tổng số tiền mà bạn thu được từ tháng trước ( Lương, tiền thưởng,.....)

- Bước 2: Lập ra các mục mà bạn phải chi tiêu mỗi tháng, mình khuyên nhiều nhất là 6 mục để khỏi bị rối, nếu vài mục có điểm chung thì gộp chúng vào càng tốt,

dưới đây là một vài mục tham khảo:

+ Chi tiêu hằng ngày ( bao gồm ăn uống, vui chơi, đi lại)

+ Đầu tư ( Mua cổ phiếu, chứng khoán, mua vàng, bất động sản,...)

+ Tiết kiệm ( Gửi ngân hàng, mua vàng, bỏ ống heo,..)

+ Từ thiện

+ Khoản riêng cho người thân ( Tích lũy cho con đi học, ... )

+ Quỹ dự phòng tài chính ( Dự phòng cho những tháng thất nghiệp....)

+ Khoản dành riêng cho bản thân

...... Và còn rất nhiều mục khác.

Bước 3: Phân loại từng mục vào 2 ô : Khẩn cấp và không khẩn cấp. Mục nào khẩn cấp thì ta ưu tiên chi tiêu cho việc đó

Bước 4: Chia phần trăm tổng số tiền nhập ở bước 1 cho từng mục. Bạn ưu tiên mục nào thì chia nhiều phần trăm cho mục đó hơn

Bước 5: Lấy tổng số tiền bạn nhập ở bước 1, nhân với từng phần trăm của mỗi mục. Đây sẽ là khoản tiền tối thiểu mà bạn được phép chi tiêu cho từng mục

Bước 6: Ghi lại các chi phí mà bạn đã chi cho từng mục.

Ở bước này chỉ ghi chép những khoản chi mà bạn không chi nhiều lần ( dưới 5 lần / tháng). Nếu mục nào bạn phải ghi chép lại khoản chi hàng ngày , thì bạn cần có một quyển sổ khác để kiểm soát nó.

Có thể lấy cuốn sổ 1 của tôi làm ví dụ như ảnh dưới đây:

Tôi có một khoản riêng ( cột phải ngoài cùng) cho quỹ dự phòng , đây là khoản tiền dự trữ cho trường hợp không thể làm việc ( đau ốm, thất nghiệp) và nguồn tiền này sẽ cứu cánh ta trong tình thế gian nan này.

Tôi thành thật khuyên mọi người nên ưu tiên cho khoản này sau khi trả nợ bởi tất cả chúng ta đều không biết ngày mai sẽ ra sao, vì vậy, tiền phòng trường hợp cấp bách là rất cần thiết và hãy dành cho nó trước khi nghĩ đến chuyện đầu tư, từ thiện. Số tiền trong quỹ này phải >= ( Lớn hơn hoặc bằng) khoản tiền trung bình bạn chi cho 3 tháng. Ví dụ: Mỗi tháng tôi chi 6 triệu (tất cả chi phí gộp lại gồm tiền trọ, tiền sinh hoạt, vui chơi), vì vậy, quỹ Emegencies của tôi cần phải có ít nhất 18 triệu. Khi bạn đã tích lũy đủ phòng 3 tháng rồi, việc tiếp tục tích lũy thêm chút ít cho nó hay dành cho mục đích khác ( đầu tư, ..) thì tùy vào quyết định của bạn. Ít nhất thì lúc đó, bạn không phải quá hoảng loạn khi bất ngờ bị thất nghiệp hay một tai nạn khiến bạn không thể làm việc một thời gian, vì, bạn đã có quỹ dự phòng rồi.

Như cái tên của nó, sổ này ghi chép hoạt động trao đổi tiền mặt của ta. Đây là cuốn sổ giúp ta kiểm soát chặt chẽ tiền mặt của ta mỗi ngày.

Cuốn sổ gồm mục chính:

Số tiền bạn dự tính chi của từng mục trong một tháng.

Min : Số tiền tối thiểu bạn có thể chi

Max: Số tiền tối đa bạn được phép chi

Khoảng ở giữa Mix và Max đề phòng bạn bất đắc dĩ phải chi thêm do phát sinh. Nếu vượt qua mức Max, nghĩa là bạn đã chi vượt mức cho phép

Mãi sau này, tôi bắt đầu tập viết nhật ký và tôi dần dà thích thú với việc ghi chép, thế nên giờ tôi đổi hẳn sang cách quản lý tài chính bằng sổ tay vì việc viết sổ tay giúp tôi không những tập trung hơn mà còn quản lý dòng tiền hiệu quả hơn nữa cơ!

Bạn chỉ cần lập ngân sách dự tính cho từng mục một lần thôi và bạn sẽ điều chỉnh một chút vào tháng sau.

Đầu tiên, bạn ghi ra từng mục lớn mà bạn phải chi cho sinh hoạt hằng ngày ( Ăn uống, Đi lại, Đồ gia dụng, Đồ dùng cá nhân,...)

Sau đó, ghi ra các khoản chi mà bạn thấy khả năng cao sẽ chi tiêu trong tháng. Lấy ví dụ từ sổ của tôi, ở mục Ăn Vặt, tôi cảm thấy mình tháng đó sẽ mua bánh AKIKO, ăn kem mixue, lâu lâu thèm bánh tráng trộn và trứng lộn nên cũng ghi luôn. Bạn cứ làm thế với từng mục

Tiếp đến, ước tính số lần bạn sài các món đồ mà bạn đã liệt ra ở bước trên. Tôi ước tính chỉ ăn Mixue, trứng lộn và bánh tráng trộn 1 lần ,còn mixue và snack thì 4 lần, đó là tôi, còn bạn hãy dự tính theo ở thích và tài chính của bạn nhé

Bạn bước này nhân giá sản phẩm với số lần bạn dự tính. Vi dụ, 1 cây Mixue giá 10.000 vnd thì với ước tính 4 lần ăn, tôi sẽ chi 40.000 trong một tháng, và tương tự như thế với từng sản phẩm.

Cuối cùng, bạn chỉ việc cộng tổng tất cả các khoản tiền dự tính cho từng sản phẩm , và bạn sẽ có được số tiền chi tiêu tối thiểu cho từng mục lớn. Cộng tất cả số tiền của mỗi mục lớn lại, ta có được ngân sách chi tiêu dự tính, hãy nhớ lại rằng ngân sách này không được vượt qua giới hạn chi tiêu ở sổ 1 ( Money Management), hoặc bạn sẽ phải điều chỉnh lại phần trăm ở sổ 1.

Sau khi có được số tiền tối thiểu được chi cho từng mục, tôi tạo bảng và ghi vào cột Minimum như hình dưới. Maximum sẽ được điều chỉnh tuỳ mỗi cá nhân, nếu bạn là người yêu thích ăn uống thì khoản maximum cao hơn minium nhiều chút, hay nếu bạn yêu thích làm đẹp thì bạn sẽ cho phép khoảng giữa minimum và maximum nhiều hơn các mục khác, miễn là nó đừng vượt qua ngân sách chi tiêu được tạo ở sổ 1 là được

+ Cash - in : Dòng tiền vào trong ngày

+ Spend - Cash out : Dòng tiền ra ( Có thể hiểu là tiền ra khỏi ví vì mua cái gì đó)

+ Cash Advance : Ai đó mượn tiền, ứng lương,..

+ Date: Ngày / tháng / năm

+ Beginning Cash: Tổng Tiền mặt đầu ngày

Cash in & Spend Cash ou & Cash Advance ( cột bên phải): Tổng các khoản đã ghi cho từng mục ở bảng bên trái.

Grand Total : Tổng cộng toàn bộ sau khi đã cộng dồn tất cả các khoản. Hiểu nôm na là số tiền chính xác/ số tiền sổ sách mà bạn sẽ còn lại vào cuối ngày sau khi trừ đi các chi phí/ khoản cho vay và cộng các khoản tiền bạn thu vào.

End-shift Petty Cash: Tiền mặt thực tế vào cuối ngày ( Là số tiền mặt mà bạn đếm vào cuối ngày đấy).

Tiền Grand Total (Số tiền lẽ ra bạn còn vào cuối ngày) không phải lúc nào cũng giống tiền End-shift Petty Cash (Số tiền thực tế bạn còn vào cuối ngày). Vậy nên có 3 trường hợp sau:

Grand Total = End-shift Petty Cash : Không có sai sót gì cả, bạn đã ghi các khoản chi đúng và đầy đủ.

Grand Total < End-shift Petty Cash : Ghi thiếu mục cash - in hoặc ghi sai mục spend - cash out hoặc cash advance. Vd: Nếu Grand total của bạn là 200 nhưng tiền bạn đếm có 210k thì một là ai đó cho bạn 10k (là ghi thiếu mục cash - in ) mà bạn quên ghi vào sổ hoặc bạn mua thứ gì đó với giá 100 nhưng bạn lại viết vào sổ là 110 (là ghi sai mục spend cash). Trong trường hợp này bạn cân 1 cây bút ghi lại số tiền đã mất vì bạn phải cộng khoản tiền này vào total expenses ở bảng tổng kết.

Grand Total > End-shift Petty Cash :Ngược lại ở trên, nếu gặp phải trường hợp này, nghĩa là bạn ghi thiếu mục spend - cash out/ cash advance. Đa phần sổ mọi người sẽ rơi hầu hết vào trường hợp này và cũng đa số mọi người chỉ ghi thiếu hoặc ghi sai ở mục spend - cash out, viêc ghi sai mục cash - in hầu như vô cùng hiếm vì danh sách các khoản cash - in ( tiền vào) bao giờ cũng ít và được nhớ chính xác hơn các khoản spend - cash out ( tiền ra). Chưa kể vài người không may làm rớt tiền vì vậy số tiền thực tế không đúng với số tiền cuối ngày được ghi trong sổ.

Nếu bạn không thể mang các sổ này mọi lúc mọi nơi, để tránh trường hợp sai sót nhất có thể, hãy tận dụng sự có ích của chiếc điện thoại. Mỗi ngày liệt ra cần mua những gì, sau đó mỗi lần mua xong một món, ghi luôn số tiền vào đó. Như vậy vừa có thể ghi đầy đủ các khoản chi mà lại vừa nhập đúng số tiền nữa. Như vậy, dù Grand Total có khác với End-shift Petty Cash, bạn vẫn loại trừ yếu tố gây rắc rối nhất - mục spend cash out mà sẽ nghĩ tới ngay một là bạn làm rớt tiền, hai là có gì sai sót ở cash - in và cash advance , thứ bạn dễ nhớ và kiểm soát hơn nhiều.

Là số tiền bạn thực tế bạn đã chi ra và giờ bạn phải tổng kết nó vào cuối tháng. Đây chỉ đơn giản là ghi lại tổng các chi cho từng mục.

Real Budget giúp bạn so sánh với bảng Planning Budget mà bạn đã dự tính ở dầu tháng.

+ Mục nào chi vượt quá ngân sách dự tính thì hãy Đánh dấu bằng bút để nhận biết rằng đó là mục bội chi, lát nữa sẽ có một bảng riêng để ta nhận xét về khoản bội chi của mình

Bảng này không khó hiểu, cái khó ở đây là làm thế nào bạn có thể ghi đúng và đầy đủ tổng các khoản mà bạn đã chi cho từng mục đây?

Bạn có nhớ những thứ tôi khuyên nên chuẩn bị trước khi thực hành phương pháp này không? Đó là............................

Hiện trên thị trường có rất nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý tài chính. Bạn có thể chọn lấy một app phổ biến hoặc một chiếc app có nhiều review tốt để quá trình quản lý tài chính cá nhân của bạn đạt hiệu quả hơn.

Nếu bạn thực sự kỷ luật và siêng năng, app sẽ phát huy hết công dụng của nó. Bằng cách vào mỗi cuối ngày, sau khi đã ghi chú tất cả các khoản chi và đã tính xong grand total cũng như End-shift Petty Cash ( gọi là chốt sổ), bạn sẽ nhập tất cả các khoản chi này theo ngày, phân loại theo từng mục. Nếu bạn chăm chỉ nhập các khoản chi mỗi ngày vào app. Chúng sẽ giúp bạn tính tổng các khoản chi của tháng và hiển nhiên cũng tính tổng từng mục đó cho bạn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bạn phải lật từng trang sổ rồi tính tổng từng mục ( rất mất thời gian nha) mà lại hiệu quả hơn hẳn.

Nhờ sự hỗ trợ của app, tôi chỉ cần ghi chép lại các con số tổng chi của từng mục mà tôi đã phân loại ( food, transportation, snack,...) từ app MoneyLover. Không chỉ vậy, chúng giúp tôi xem tổng khoản chi trong 1 tháng và khoản nào tôi chi nhiều nhất, ít nhất như ảnh dưới:

App như cánh tay phải của các sổ mà tôi nêu trên. Tuy không sài app vẫn có thể kiểm soát dòng tiền được nhưng mất thời gian vô cùng và lại không hiệu quả vì bạn có hàng ngàn việc phải giải quyết mỗi ngày, nếu không sài app như một công cụ hỗ trợ, rất có khả năng việc tính tổng vào cuối ngày sẽ tốn kha khá năng lượng và thời gian của bạn đấy.

Chỉ tốn vài trăm cho một bản premium thôi nhưng bạn sẽ nhận lại được rất nhiều. Thú thật, tôi mua premium của MoneyLover chỉ với 250k nhưng cái tôi nhận lại được là tôi không phải tốn quá nhiều sức để quản lý tài chính của mình mà lại hiệu quả hơn hẳn trước đây. Với tôi mà nói, đây là sự đầu tư có lãi!

Như vậy, việc có một chiếc app xinh xinh sẽ giúp bạn nhập đúng và đầy đủ tổng các khoản mà bạn đã chi cho từng mục vào sổ Real Budget. Nếu không thì các bạn có thể dựa vào cuốn sổ Cash Flow và Transfer Flow để tộng cổng cho từng khoản khi lật từng trang giấy.

D / Bảng nhận xét ( 1 trang)

Đây là bảng cuối cùng của cuốn sổ này. Nhiệm vụ của nó là:

+ Mặc dù đây là sổ kiểm soát tiền mặt - CASH. Nhưng trang cuối cùng này sẽ tính tổng các khoản chi phí bởi toàn bộ hình thức để dễ nhận xét. Vì vậy, nó sẽ tính tổng lượng tiền còn lại cuối tháng sau khi trừ đi tổng các khoản chi phí của bạn, hay còn gọi với thuật ngữ chuyên môn là Net Cash Flow

+ nhận xét và đánh giá các khoản chi quá mức của bạn tháng vừa qua.

* Bước 1: cách tính Net Cash Flow :

Trong đó:

+ Beginning Cash ( of month) : Số tiền đầu ngày của ngày đầu tiên trong tháng

+ Cash inflow: Dòng tiền nhận vào trừ tiền lương như: tiền thưởng, được gia đình tặng thêm bồi bổ, lãi suất tiết kiệm, .....

+ Wage/Salary: này khỏi nói cũng hiểu, là tiền lương tháng.

+ Total expenses: tổng chi phí đã chi tiêu ( bao gồm chuyển khoản và tiền mặt nha) + số tiền bạn thiếu so với Grand Total ( trường hợp End-shift Petty Cash < Grand Total)

. Tại sao phải nhập cả chuyển khoản trong khi đây là sổ tiền mặt thì để tôi giải thích. Cái app quản lý dòng tiền của bạn nó bao gồm tất cả các chi phí được trả bởi mọi hình thức: chuyển khoản và tiền mặt, nên khi tính tổng bạn chỉ cần lấy từ con số trong app ra thôi, vừa nhanh mà lại tiện nữa.

Con số Net Cash Flow (NCF) mà bạn vừa tính sẽ có 3 trường hợp:

+ Nếu NCF dương ( > 0 ): Bạn có tiền dư, tức là thu nhập lớn hơn chi tiêu.

+ Nếu NCF âm ( < 0 ): Bạn đang tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được

+ Nếu NCF bằng 0: Bạn không bị lỗ nhưng cũng không có tiền dư.

Nói chung, dù có thế nào, ta cũng phải xem xét đến các khoản chi vượt mức để rút kinh nghiệm và tiết chế cho tháng sau. Chỉ là nếu Net Cash Flow âm thì ta càng phải kiểm tra kỹ càng hơn bởi nó đã ảnh hưởng đến khoản chi và ngân sách tháng sau của ta.

Sau khi đã sắp xếp thứ tự các khoản bội chi ( cần 3-4 khoản chi tiêu có số tiền bội chi nhiều nhất thôi), ta sẽ đến...

Bước 2: Nhận xét khoản bội chi

Khoản chi nào vượt nhiều nhất là đáng chú ý nhất, phải ưu tiên hàng đầu.

Vd: Mục ăn bạn chi vượt 500k và đó là khoản vượt chi lớn nhất trong ngân sách của bạn. Lúc này bạn sẽ phải vào mục Ăn ( Food) để kiểm tra xem lí do gì khiến bạn chi tiêu quá mức như thế. Ở đây ta cũng có 2 cách để lục vào mục chi tiêu cho Ăn:

Cách 1: Cách cổ điển, lục sổ và xem lại

Cách 2: Bật app cho gọn ( tôi sài cách này)

Nhờ vào bảng ghi lại tất cả các khoản chi này, tôi sẽ có nhận xét sau:

Như vậy, ta đã khái quát tất cả về cuốn sổ Cash Flow, cũng là cuốn sổ khó hiểu và khó kiểm soát nhất. Nếu bạn hiểu sơ sơ hay tốt hơn thì hiểu gần hết thì bạn sẽ dễ dàng hiểu cuốn sổ tiếp theo - Sổ Transfer Flow thôi vì nó là bản sao của Cash Flow nhưng đơn giản hơn nhiều

Thuật ngữ đúng cho sổ này phải là Bank Cashbook nhưng vì có dính dáng đến chữ Cash nên tôi sợ nhiều bạn sẽ lầm sang cuốn sổ Cash Flow hay còn gọi là sổ Cash Book. Vậy nên tôi sẽ dùng thuật ngữ riêng " Transfer Flow" với từ " Transfer" mang nghĩa chuyển khoản

Sổ này sẽ ghi lại các khoản tiền vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng theo ngày. Sổ này đơn giản hơn sổ Cash Flow bởi nó chỉ ghi lại các khoản tiền ra vào thôi ( giống sao kê á) nên sẽ không có cash Advance. Nếu như ai đó mượn tiền qua hình thức chuyển khoản thì bạn chỉ cần note vào mục Transfer out rằng bạn.......( Tên người vậy) +Nợ .....( Ghi số tiền nợ vào).

Hiện tại các ngân hàng có lưu lại các đơn chuyển khoản nên cuối ngày, bạn chỉ cần vào mục thông báo trên tài khoản ngân hàng để xem lại toàn bộ các khoản transfer out, bạn chỉ có việc ráng nhớ lại mục đích mà bạn đã chuyển đi số tiền đó thôi

Vì chuyển khoản ít nên tôi gộp 2 ngày vào 1 trang với mục đích tiết kiệm giấy. Quy tắc ghi cũng như mục ghi chép chi tiêu ở sổ Cash Flow. Tôi vẫn phải note lại để cho các bạn khỏi phải lướt lên:

Phần này tôi đã bỏ vì tôi đã nhận xét luôn tất cả ở sổ Cash Book nên tôi sẽ không nhận xét ở đây nữa.

Trang này sẽ hữu ích với những bạn sử dụng chuyển khoản nhiều hơn tiền mặt, giúp các bạn có thể nhận xét, đánh giá xem các khoản chi nào mà mình đã chuyển " quá tay" không?...

Đó là toàn bộ các sổ mà tôi hiện đang dùng. Các bạn có thể thấy rõ ràng rằng sổ này có những điểm cải thiện hơn so với phương pháp trước: Kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn và bảng nhận xét quy mô hơn, chiều sâu hơn. Nếu như trước đây mặc dù lấy số tiền đầu trừ đi chi phí cuối nhưng vẫn nhiều hơn số tiền có trong ví, thì giờ đây, nó sẽ chính xác hơn vì bạn đã biết tiền mình bị mất bao nhiêu và thậm chí mất vào ngày nào thông qua grand total và end-shift petty cash.

-----------------------------------------------------------------

Đây chỉ là bản chụp lại sổ của tôi trong 1 tháng để giúp cho những bạn nào chưa hiểu quá ở mục 2 thì xem ví dụ sẽ giúp các bạn hiểu đại khái được những điều tôi nói.

Sổ này tôi không in ra, tôi lưu luôn trên điện thoại bởi chúng chỉ có 1 mặt. Lưu vào điện thoại sẽ hữu ích hơn, khi nào muốn xem đều có thể mở ra.

Sổ này ghi chép đơn giản. Nhưng tôi đã tạo thêm sự phức tạp cho nó:

Với tôi, mỗi tháng tôi sẽ rút tổng tiền mặt cho tổng ngân sách dự tính ( ví dụ tổng ngân sách dự tính của tôi là 5 triệu thì tôi rút hết tiền mặt 5 triệu) , vậy nên nếu tôi chi bất cứ khoản gì qua chuyển khoản, tôi phải trích ra khoản tiền mặt = số tiền tôi đã chuyển khoản để cuối tháng tính chính xác và khách quan hơn. Với số tiền được trích ra, tôi bỏ hết vào phong bì , để dành cho tháng sau.

Hãy xem ví dụ dưới đây, đây là khoản chi của tôi vào ngày 15/02/2025:

-------------------------------------------------------------------------------------------

Đó là toàn bộ những gì tôi đã từng trải qua trong quá trình quản lý tiền bạc, có thể sổ của tôi còn nhiều hạn chế mà tôi chưa biết, nhưng tôi khá chắc một điều nó có sự cải thiện hơn so với trước đây. Sự cải thiện của nó được thể hiện rõ một điều mà các phương pháp trước chưa làm được: Biết được số tiền mất và mất bao nhiêu.

Khi tôi quay đầu nhìn lại chặng đường từ lúc mới bắt đầu đến bây giờ, tôi cũng thấy mình đã đi được khá xa.Ban đầu bạn cũng như tôi, sẽ mất khá nhiều thời gian từ khâu lập ngân sách tổng cho đến ngân sách cho từng mục, và phải gắng ngồi dậy ghi chép lại chi tiêu mỗi ngày. Nhưng cái gì cũng có cái giá của nó, bạn kỷ luật, bạn quản lý tốt tài chính của bạn, thì bạn sẽ không bị cơm áo gạo tiền là vấn đề chi phối cuộc sống của bạn, bạn sẽ an nhàn hơn trong chuyện tiền bạc. Hơn thế nữa, việc ghi chép chi tiêu mỗi ngày thực ra cũng giúp cải thiện sự ghi nhớ vì sẽ có nhiều ngày bạn quên ghi chú vào điện thoại, dẫn đến phải ráng nhớ xem bạn đã chi gì mà quên ghi vào để rồi dẫn đến grand total > end-shift petty cash.

Dẫu sao thì, tôi cũng có một số lưu ý:

+ Phải trả hết nợ trước khi dành khoản cho đầu tư hay từ thiện

+ Với ngân sách dự tính cho nhu cầu hằng ngày ( Ăn, Đi lại, làm đẹp,..), nếu số tiền tháng đầu này bạn dự tính chi nhiều, thì tháng sao bạn phải giảm lại số tiền chi tiêu ( đây là quy tắc hồi quy về mức trung bình, tôi đã viết riêng về chủ đề này, các bạn có thể vào trang cá nhân của tôi để xem). Từ 3 tháng trở lên, các bạn có thể nhập ngân sách dự tính cho từng mục bằng cách tính tung bình các khoản chi trong 3 tháng vừa qua. Ví dụ với mục Ăn, tháng 1,2,3 có khoản chi thực tế lần lượt là 1 triệu, 1 triệu 100, 900. Vậy ngân sách dự tính cho mục ăn của tháng 4 = (1000 + 1100 + 900)/3=1000 ( 1 triệu)

+ Với các cuốn sổ , bạn hãy thêm 1 trang làm mặt bìa bằng cách ghi tên tháng vào đó để không bị nhầm lẫn bởi các sổ tháng trước nếu bạn sài phương pháp này hơn 1 tháng

+ Cuối cùng, dù phương pháp này hay, nhưng mỗi người có mỗi cách tiêu sài khác nhau, có bạn chi tiêu chủ yếu qua chuyển khoản, có bạn vừa tiền mặt vừa chuyển khoản, vậy nên dựa vào các số này mà cải cách sao cho hợp với phong cách sống của bản thân. Chẳng hạn với những bạn chi tiêu chủ yếu qua hình thức chuyển khoản, các bạn có thể đổi sổ Cash Flow ở trên thành sổ Transfer Flow. Vì vậy, phải linh hoạt thay đổi sao cho tối ưu với bản thân nhất

Mình có để link canvas của sổ cash flow và sổ transfer flow cho bạn nào cần:

Sổ Cash Flow

Cuối cùng, cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết dài miên man và khó tiêu như này. Tôi biết bản tài chính của tôi cần phải cải thiện nhiều, nếu trong quá trình thử áp dụng nó, bạn thấy được một số vấn đề mà cuốn sổ này chưa giải quyết được, hoặc bạn thấy ngay sau khi đọc bài viết này., xin hãy cho tôi biết những khiếm khuyết của nó, tôi rất vui khi nghe được những phản hồi từ các bạn. Các bạn có thể phản hồi bằng cách bình luận hoặc gửi qua email của tôi : bangtanare1@gmail.com

Một lần nữa, chân thành cảm ơn mọi người. Chỉ cần phương pháp này giúp ích được cho một người, lòng tôi cũng tràn ngập niềm vui.