Excel không chỉ là một môn học

Sau khi bạn có câu trả lời của chính bạn rồi thì tôi sẽ kể cho bạn nghe tôi nghĩ gì về Excel, với tư cách một người có 15 năm gắn bó với nó, hoặc với tư cách một người có niềm đam mê với Excel.

Tại sao tôi lại muốn kể câu chuyện này? Bởi vì ngày 04/05/2022 tôi được tham dự một buổi zoom meeting với hơn 200 bạn sinh viên học viện tài chính. Trong thời lượng hơn 1 giờ đồng hồ tôi chỉ ngồi nghe người khác (sếp tôi) nói về Excel giống như các bạn sinh viên. Tôi rất muốn được nói lên suy nghĩ, cảm nhận của mình nhưng thời lượng chương trình không cho phép. Vậy nên tôi mạn phép lên đây ba hoa một chút cho thỏa nỗi lòng.

Hơn 15 năm trước, tôi cũng là một cậu sinh viên ngành kế toán, chỉ nghĩ Excel là một môn học phụ, thậm chí là phụ nhất trong các loại phụ. Thứ tôi quan tâm lúc đó là các môn chuyên ngành, rồi tốt nghiệp ra trường cho nhanh để đi tìm việc làm. Mặc dù tôi là người giỏi nhất lớp về môn học Excel nhưng cũng chẳng mấy tự hào, bởi tôi không gặp khó khăn gì với môn học này. Tôi chỉ thấy lạ là mọi người khá vất vả với nó. Trên lớp tôi thường được giáo viên tín nhiệm thay cô hướng dẫn cho các bạn. Những gì trên lớp dạy hầu như tôi đã biết hoặc chỉ học một lúc đã hiểu ngay. Bởi thế tôi thấy Excel chẳng có gì đáng nói. Biết thế là đủ, biết nữa cũng chẳng để làm gì.

Đến khi ra trường tìm việc làm, tôi nhận ra một điều là: toàn bộ hồ sơ của tôi không có gì nổi bật, rất khó để cạnh tranh với những người khác. Kinh nghiệm bằng 0. Kỹ năng có một chút nhưng chẳng dùng được. Cái gọi là "biết nhưng chưa hiểu", "có nhưng chưa thành thạo" là một điểm yếu chí mạng với tôi khi ấy. Tôi cũng chỉ lờ mờ cảm nhận được thôi chứ chưa rõ ràng như bây giờ. Kết quả là phải lăn lộn một thời gian tôi mới có một công việc. Ấy thế mà công việc đó lại không như tôi kỳ vọng.

Sau khi vỡ mộng về trường đời, tôi phải nhìn lại mình và tự hỏi: "mày làm cái gì giỏi nhất?", hay nói cách khác là điểm mạnh của mình là gì? Nhìn đi nhìn lại thì tôi thấy chỉ có làm Excel là giỏi nhất. Nhưng chỉ giỏi Excel thì làm được gì? Tôi quyết định đi học hỏi ở những người giỏi Excel hơn mình xem họ làm gì. Tôi theo học thầy - người mà tôi đã kể trong bài 4 của series Cà phê 1 mình. Lúc đó tôi mới thấy cách những người như thầy sử dụng Excel rất khác so với những gì tôi biết. 10 buổi học với thầy là không đủ để tôi lột xác, nhưng nó cho tôi một suy nghĩ: mình quả là ếch ngồi đáy giếng. Có thoát ra khỏi cái giếng ấy mới thấy thế giới rộng lớn ra sao, bản thân mình dốt nát thế nào. Thứ mình tưởng đã giỏi hóa ra chỉ là thứ mà ai cũng biết, ai cũng có.

Từ đó tôi tích cực tham gia diễn đàn GPE, các hội nhóm trên FB để học hỏi, để được thực hành, để xem trong công việc người ta đang sử dụng Excel ra sao. Điều đầu tiên đập vào mắt tôi là có quá nhiều người giỏi trong diễn đàn. Điều thứ hai là có quá nhiều vấn đề người ta hỏi về Excel. Khi tôi thử tham gia trả lời một số câu hỏi, tôi bị một vài "cao thủ" mắng cho, bảo mình chỉ bậy, chỉ sai, không hiểu bản chất. Khi mình chưa thực sự hiểu vấn đề mà đưa ra 1 giải pháp mang tính tình thế, điều nguy hiểm là khiến người khác hiểu sai, để rồi chính họ không sao làm đúng được mà cứ luôn phải đi hỏi. Nguy hại hơn nữa là mình "tưởng đã biết mà thực ra chẳng biết gì". Lúc ấy tôi tự ái lắm. Bị mắng mà. Tôi bớt nhiệt tình hơn, bù lại đọc nhiều hơn. Cũng may mà vì thế tôi mới nhận ra sự dốt nát của mình.

Khi kiến thức và trình độ của mình khá hơn một chút, tôi bắt đầu mạnh dạn hơn trong việc giúp đỡ mọi người, đặc biệt là những vấn đề phức tạp mà không thể nói vài câu là xong. Với những vấn đề đó, để giải quyết được thì tôi cần được xem dữ liệu thật, được nghe họ mô tả, giải thích vấn đề. Đó là điều bắt buộc để giải quyết vấn đề. Nếu không thật sự hiểu thì không làm đúng được.

Từ những vấn đề "nho nhỏ" như sửa công thức bị sai kết quả, dần dần tôi tiếp cận được những vấn đề lớn hơn như cả một quy trình quản lý kho, quản lý quỹ tiền mặt, quản lý nhân sự, theo dõi công nợ, làm các bảng lương, bảng chấm công, quyết toán thuế, làm báo cáo tài chính trên excel, quản lý dòng tiền... Gần như mọi vấn đề liên quan tới kế toán, tài chính đều dùng tới Excel và các số liệu trên đó chính là tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Khi được tiếp cận những số liệu đó, được nghe người làm công việc đó giải thích quy trình để có được dữ liệu, ý nghĩa các con số và mục đích họ cần đạt được là gì, tôi nhận ra đây chính là KINH NGHIỆM, là KỸ NĂNG cần có để làm việc được.

+ Người ta cần kỹ năng excel để giúp quy trình thu thập, quản lý số liệu (đầu vào) được tốt hơn, giúp làm ra các báo cáo (đầu ra) được chính xác và nhanh chóng hơn.

+ Người có kinh nghiệm mới hiểu các con số trên file excel có ý nghĩa gì. Họ mới hiểu để quản lý công việc tốt thì cần có báo cáo gì, hiểu các sếp muốn gì... Tất cả đều từ các file excel mà ra.

+ Tính chính xác, cẩn thận, tỉ mỉ. Bởi vì dù bạn làm việc với bảng dữ liệu lớn tới hàng triệu ô thì bất cứ ô nào cũng phải đảm bảo sự chính xác.

+ Tư duy logic. Bởi vì làm việc với các hàm, số liệu, ngôn ngữ máy tính thì chỉ có dựa trên tư duy logic được thôi. Nếu ngôn ngữ, cách tư duy không rõ ràng, mạch lạc thì không ra lệnh đúng được.

+ Tư duy thẩm mỹ. Bởi vì bạn sẽ rất khó chịu khi làm việc với một bảng tính lớn mà trình bày lộn xộn, hay xem một báo cáo mà không có tính khoa học, không rõ ràng về ý nghĩa hay màu sắc loang lổ.

+ Tư duy lập trình, làm việc tự động. Đối với những ai dùng nhiều Excel thì hầu như không thể không có VBA. Việc phát triển tư duy lập trình, sử dụng VBA trong Excel giúp ích rất nhiều trong công việc như: giúp làm việc nhanh và chính xác hơn, thay đổi phương pháp làm việc giúp bạn thấy dễ dàng hơn. Hơn nữa tư duy lập trình sẽ giúp bạn có khả năng bao quát được công việc, hiểu rõ hơn các quy trình công việc.

+ Kỹ năng phân tích số liệu, đọc hiểu các báo cáo. Kỹ năng này dù không yêu cầu cao với các bạn sinh viên mới ra trường nhưng nếu phát triển sớm kỹ năng này, bạn sẽ làm việc một cách chủ động và hiệu quả hơn. Cũng phải chú ý tới xu hướng big data, khi mà khối lượng dữ liệu thu được ngày càng nhiều thì việc phân tích, đọc hiểu được ý nghĩa của thông tin dữ liệu mang lại là rất quan trọng.

Liệu bạn có nghĩ rằng khi vào một công ty, công ty sẽ cử ra một mentor hướng dẫn cho bạn từ A đến Z để làm được những điều này? Cũng có thể có đấy, nhưng một vấn đề khác xảy ra là: Sau khi bạn đã thành thạo được các kỹ năng, đã hiểu việc và sẵn sàng làm được việc thì bạn lại nghỉ, tìm việc khác tốt hơn, bởi bạn nghĩ rằng với kỹ năng như thế thì bạn xứng đáng với những thứ tốt hơn. Đây là một vấn đề mà các công ty hay gặp phải, họ cũng đau đầu lắm mà chẳng biết làm cách nào để khắc phục.

- Khi đưa 1 file excel có số liệu thực tế đúng chuyên ngành cho một bạn sinh viên, liệu bạn ấy có coi nó như "cơ hội" để học hỏi không? hay bạn ấy coi đó là "gánh nặng" và thay vì tự mình giải quyết lại đi hỏi người khác?

- Vì sao các trường học không dạy những vấn đề mang tính thực tế như vậy, mà chỉ dạy chung chung về "cách sử dụng công cụ" rồi tự họ phải tìm hiểu tiếp? Ngay cả những chứng chỉ chuẩn quốc tế do Microsoft cung cấp thì cũng vẫn dừng ở mức "cách sử dụng công cụ" mà thôi. Do không có điều kiện dạy hay do sinh viên không chịu học? Do quá khó để dạy hay không được phép dạy?

Thử nghĩ thế này: 1 bạn là sinh viên ngành Quản trị nhân lực (sẽ làm công việc hành chính nhân sự trong doanh nghiệp), khi ra trường đã biết:

- Cách nhập và quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel chính xác, khoa học.

- Có thể nhanh chóng làm được các báo cáo thống kê tổng hợp, báo cáo chi tiết 1 nhân sự trong số hàng ngàn nhân sự trên Excel

- Có thể quản lý hàng ngàn hợp đồng lao động trên Excel, bao gồm việc theo dõi hợp đồng nào sắp hết hạn, hợp đồng nào sẽ được ký mới trong tháng, in ấn và đánh số hợp đồng một cách tự động.

- Có thể tự tin xử lý dữ liệu trích xuất ra Excel từ máy chấm công để tính lương một cách nhanh chóng.

- Quản lý CV, gửi email tuyển dụng / thông báo kết quả tuyển dụng hàng loạt cho các ứng viên.

Đấy, vài kỹ năng cơ bản trên Excel như vậy thôi, nếu bạn ghi vào CV và tự tin trình bày file Excel của bạn ra trước nhà tuyển dụng thì liệu bạn có lo sợ họ đánh giá "không có kinh nghiệm" không? Và thay vì ghi chung chung kiểu "thành thạo kỹ năng tin học văn phòng", bạn ghi hẳn những việc bạn có thể làm được với kỹ năng tin học văn phòng thì sao? Chẳng phải tốt hơn ư?

Đấy là 1 ví dụ thôi, còn những ngành khác như tài chính, kế toán, kiểm toán thì sao nhỉ? Cũng ra gì đấy chứ.

Câu hỏi cuối cùng là: Bạn có muốn thực sự học Excel theo một cách khác?