DEEP WORK – TỪ SÁCH VỞ TỚI THỰC TẾ KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?

Bốn năm nay, tức hơn 1400 ngày, dù cho mình có đọc cả trăm cuốn sách hoặc hơn thế thì Deep Work vẫn là cuốn sách mình đọc lại nhiều lần. Thậm chí năm 2019 mình đã đọc tới 5 lần. Deep Work là một thuật ngữ mô tả trạng thái làm việc sâu trong nhiều giờ với sự tập trung hoàn toàn không xao nhãng để đạt được chất lượng tốt nhất trong công việc.

Đối với một người mỗi ngày luôn đồng thời viết một cái gì đó ngắn như chia sẻ trên facebook cùng những chủ đề cần đầu tư nhiều sự chú tâm, kỷ luật và thời gian như truyện ngắn, tiểu thuyết, các dự án viết lách kiếm tiền, thì Deep Work cùng một vài cuốn sách khác về thói quen và hiệu suất làm việc thực sự là thánh kinh trong hàng nghìn cuốn sách kỹ năng giúp người đọc hiểu rõ về tầm quan trọng của việc tập trung trong thời gian dài để đạt được chất lượng cao nhất đến thế nào.

Mình đọc Deep Work theo cái cách có thể gọi là “tra tấn từng chữ một” cho tới khi tìm kiếm được những giá trị hữu ích nhất mà cuốn sách này đem lại. Mình cũng bỏ nhiều thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về Cal Newport – tác giả Deep Work để thẩm thấu nhiều nhất có thể từ những gì Cal đang làm chứ không chỉ là Cal viết.

Bốn năm trước, để viết được một truyện ngắn dài hơn 5000 chữ thì mình phải viết 2-3 tuần. Còn bây giờ, cũng với khoảng thời gian đó thì mình có thể viết một dự án sách dài đến 60.000 chữ. Năm 2021, có thời điểm mình viết hơn 40.000 chữ chỉ trong 8 ngày.

Những năm trước có thời điểm mình đọc 293 cuốn sách chỉ trong 12 tháng, nhưng đó là thời điểm mình chỉ đọc chứ không dành thời gian để làm việc gì khác. Còn bây giờ, cũng với 12 tháng ấy thì mình vẫn dễ dàng đọc được từ 70 tới 100 cuốn một năm mà vẫn viết, tập hay thiền được.

Trong Deep Work có một câu nói gây ấn tượng vô cùng mạnh mẽ với mình là “Deep Work - khả năng làm việc sâu chính là sức mạnh siêu phàm trong thế kỷ 21” vì nguồn nhân lực giỏi cực kì khan hiếm, nhất là trong thời đại internet liên tục tạo ra những thứ khiến tâm trí xao nhãng và gây cản trở sự tập trung.

Cốt lõi của Deep Work là : để tạo ra sản phẩm chất lượng cao = khả năng tập trung x thời gian bỏ ra.

Trong chia sẻ này mình sẽ nói về hai điều cơ bản về Deep Work dựa trên những năm tháng thực hành của mình để ai đó muốn tận dụng sức mạnh của Deep Work thì phải tập trung vào hai yếu tố: Không gian làm việc + thời điểm tập trung tốt nhất.

Cốt lõi và giá trị của Deep Work đem tới là không thể phủ nhận. Nhưng để có thể thực hành khả năng làm việc sâu như một thói quen mỗi ngày thì gần như là rất khó thực hiện, vì đa số chúng ta gần như đều chưa hình thành một thói quen có tính bắc cầu nào và nghiện smartphone rất nặng.

Nhưng trước khi để giúp mọi người có thể ý thức được một thói quen tốt như đọc sách, hoặc đi dạo có thể khiến việc Deep work dễ dàng hơn như thế nào thì mình sẽ nói về hai yếu tố không gian và thời điểm tập trung quan trọng ra sao trong việc đưa chúng ta vào trạng thái Deep Work.

Không gian mở là những văn phòng nhiều màu sắc với thiết kế phá cách, bất quy tắc, từ bỏ các ô vuông làm việc khép kín vốn được khởi xướng bởi các công ty công nghệ như Google, Facebook... Giờ đây không gian mở gần như đã xâm nhập và biến đổi toàn bộ không gian của các văn phòng làm việc nói chung chứ không chỉ riêng công nghệ.

Những công ty này dựa trên quan điểm cho rằng không gian mở sẽ thúc đẩy sáng tạo và giao lưu giữa nhân viên với nhau rồi sau đó dẫn tới việc nảy sinh ra nhiều ý tưởng đột phá thúc đẩy sự phát triển của công ty. Quả thật là không gian mở đã đem lại một số lợi ích như tạo ra sự thoải mái cho nhân viên trong những giờ làm việc, cởi bỏ áp lực hay giải phóng được nhiều năng lượng cho công việc hơn.

Jack Dorsey – Cựu CEO của Twitter, ứng dụng có hàng trăm triệu khách hàng giải thích cho việc tại sao Twitter theo đuổi chiến lược không gian mở vì “Tôi tin rằng không gian mở đem tới cơ hội để nhiều nhân viên gặp gỡ và trao đổi cùng nhau sẽ dẫn tới nhiều cơ hợi may mắn và ngẫu nhiên trong việc tạo ra những ý tưởng mới đem tới trải nghiệm thú vị hơn cho người dùng”.

Nhưng với Cal Newport – người đã có hơn 10 năm liên tục thực hành Deep Work và bản thân anh cũng là một nhà khoa học máy tính thì lại phủ nhận điều này. Cal cho rằng một không gian mở toàn bộ sẽ triệt tiêu khả năng Deep Work vì không gian mở là nơi liên tục tạo ra những xao nhãng từ sự vô tình của những đồng nghiệp xung quanh. Thay vì thế, trong không gian mở đó nên bố trí những căn phòng nhỏ riêng tư giúp cho mỗi cá nhân được chìm vào sự tập trung sâu nhất có thể, và rồi sau những giờ Deep Work ấy họ sẽ tìm kiếm những giây phút thư giãn sẽ thúc đẩy sự sáng tạo hơn khi hoà nhập vào một thế giới nhộn nhịp.

Không gian mở cũng không còn là khái niệm xa lạ với hàng nghìn công ty và văn phòng ở Việt Nam. Nhưng chúng ta lại chưa hoàn toàn ý niệm về giá trị và bất lợi mà một không gian mở đem lại.

Bản thân mình đã có bốn ngày trải nghiệm rất tệ trong một không gian mở như thế khi, đó là lúc mình phải qua trụ sở của công ty khách hàng để chỉnh sửa bản thảo. Mặc dù mình được mời vào văn phòng riêng của giám đốc công ty, cùng trực tiếp sửa bản thảo với hai nhân sự cấp cao nhưng liên tục bị mất tập trung và xao nhãng bởi tin nhắn, những lần dừng đột ngột để nghe điện thoại và rất nhiều lần nhân viên chạy vào đưa giấy tờ để phê duyệt hay ký tá.

Mỗi lần như thế thì cả nhóm chỉnh sửa phải mất ít nhiều thời gian để quay lại nhịp điệu tập trung. Dù nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa tương đối nhiều nhưng nếu không bị các yếu tố bên ngoài gây xao nhãng thì có thể sẽ xong chỉ trong 2 ngày, còn thực tế là mình đã mất gần 1 tuần để hoàn tất việc chỉnh sửa. Tất nhiên không gian mở chỉ góp phần nào trong việc khiến công việc của mình bị chậm trễ. Nhưng vì đa số mọi người đã quen với việc thoải mái của không gian mở nên đã không sắp xếp được thứ tự ưu tiên trong công việc.

Không gian mở thực sự đem lại lợi ích trong những phút thư giãn, đem lại cảm giác thoải mái khi bạn phải thực hiện với kiểu công việc lặp đi lặp lại, có thể hỗ trợ được nhau khi làm việc nhóm với điều kiện mọi thứ đã được lên kế hoạch, được đồng thuận và nhất trí cứ thế mà triển khai. Còn trong những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ trong nhiều giờ thì không gian mở sẽ bóp chết trạng thái Deep Work một cách rất thường xuyên.

Mình cho rằng đây chính là lý do tại sao 8 tiếng làm việc tại văn phòng thường không hiệu quả khi luôn chìm trong trạng thái xao nhãng, đa kết nối từ internet lẫn thế giới thực. Sự tập trung cũng chỉ là một dạng năng lượng hữu hạn. Khi bạn liên tục chuyển đổi các tác vụ dù chỉ đơn giản như check facebook, ngó qua email, chơi nhanh một ván game trong khi trò chuyện đồng nghiệp hay bạn bè thì sự tập trung sẽ rất nhanh chóng cạn kiệt, khiến bạn bị quá tải không thể hoàn thành những việc quan trọng trong ngày.

Thậm chí sự ồn ào do âm nhạc đem lại trong những không gian mở cũng khiến tâm trí dễ dàng bị khuấy động dẫn tới xao nhãng, đặc biệt là khi bạn nghe nhạc với ngôn ngữ mẹ đẻ (tiếng Việt) thì nhiều khả năng thay vì bạn đang dồn sức vào một vấn đề cần giải quyết thì tâm trí bạn lại cuốn trôi theo nhịp điệu bay bổng của ca khúc đang là thời thượng nào đó.

Và trong tình trạng như thế, bạn lại có xu hướng, hành vi đi theo bản năng là tìm kiếm sự giải trí, điều này các nền tảng công nghệ đang làm quá tốt sẽ ngay lập tức điều hướng tâm trí bạn đến với những video và hình ảnh thú vị, hài hước và dễ gây nghiện khiến một ngày làm việc của bạn tiêu tùng.

Vì những ảnh hưởng như thế, từ sự xao nhãng nhỏ dẫn tới hậu quả lớn như thế nên không gian mở tuyệt đối là tử huyệt bóp nát trạng thái Deep Work của chúng ta ngay từ trứng nước. Nhưng không chỉ ở Việt Nam, mà hàng trăm triệu con người làm việc trong các không gian mở thực sự không hiệu quả và lãng phí thời gian. Sự bận rộn, nhiều tác vụ và đa kết nối không đồng nghĩa với năng suất, sáng tạo và đột phá.

Cuối cùng thì thứ hữu dụng và dễ đưa chúng ta vào trạng thái Deep Work nhất lại là một không gian nhỏ, khép kín và bớt đi những kết nối, xao nhãng nhiều nhất có thể.

Một không gian như thế để đạt được trạng thái Deep Work đã được chứng minh sự hiệu quả bởi Carl Jung khi ông sở hữu một căn nhà gỗ tách biệt với thế giới bên ngoài. Alber Einstein nhờ những ngày tháng một mình ngồi trong một văn phòng cấp bằng sáng chế ở Thuỵ Sỹ mà đã chứng minh được thuyết Tương đối. Paolo Picasso thì chỉ đơn giản là bước vào phòng vẽ tranh của mình và vẽ cho tới khi một ngày kết thúc mới thôi. Nhờ thế mà Picasso đã để lại số lượng tranh khổng lồ.

Trong lĩnh vực viết lách thì không ai hiểu rõ việc cần một không gian riêng tư hơn Haruki Murakami. Ông đã trải qua sự khổ sở và không hiệu quả trong sáu tháng liền khi viết cuốn sách đầu tay Lắng nghe gió hát ở trên bàn quầy bar. Murakami nhận ra rằng để có thể trở thành tiểu thuyết gia chuyên nghiệp thì ông cần một không gian riêng tư, yên tĩnh và khép kín thì mới có thể viết được những tiểu thuyết có giá trị. Còn tác giả cuốn best seller Thiên nga đen – Nassim Nicholas Taleb thậm chí còn có sự kỷ luật cao hơn nữa khi liên tục giam mình trong căn hộ của ông ở New York tận ba năm để viết một cuốn sách đầy học thuật và phức tạp.

Nhưng với đa số chúng ta thì việc sở hữu một không gian riêng biệt như thế để làm việc mỗi ngày dường như là rất khó. Đó là một nơi không phải là sự kết hợp giữa phòng ngủ,hay là một nơi không quá tách biệt với thế giới bên ngoài. Một không gian như vậy là có thật nhưng không phải dành cho tất cả chúng ta. Ngay cả đối với mình, một người chẳng có một công việc fulltime thì việc bố trí được một không gian khép kín để đọc hay viết mỗi ngày là không thể, kể cả đó là nhà mình. Có lẽ trong vài ngày thì được, còn kéo dài tới vài tuần thì không.

Vì mình không có một không gian lý tưởng để Deep Work như Cal, như Murakami, như một số ví dụ trong cuốn Deep Work đề cập thì mình phải học cách tối ưu hoá thời gian và tăng cường khả năng tập trung trong khoảng thời gian ngắn tốt nhất có thể. Điều này dường như mâu thuẫn với trạng thái để đạt được Deep Work – chất lượng sản phẩm đến từ thời gian càng với cường độ tập trung càng lâu càng tốt.

Nhưng cách mình thực hiện ở đây có thể khác mà vẫn không đi ra khỏi nguyên tắc đó. Chỉ đơn giản là mình chia nhỏ khoảng thời gian tập trung ra và lựa chọn thời điểm tập trung tốt nhất mà thôi. Mình nghĩ rằng điều nay cũng sẽ đúng với rất nhiều người, những người không có không gian lý tưởng để Deep Work trong cả học tập lẫn làm việc như mình.

Bốn năm trước thì mình thời điểm mình đi ngủ sớm nhất là 2 giờ sáng.

Có nhiều ngày mình thức tới 3,4 giờ mới ngủ rồi lại vội vã dậy khi đồng hồ điểm 8 giờ 30 phút. Trung bình mình chỉ ngủ 5-6 tiếng trong một khoảng thời gian dài tính bằng hàng năm. Vì mình thức muộn nên dậy muộn hơn so với phần lớn mọi người và vì thế một ngày của mình ngắn và trôi qua nhanh hơn.

Đến bây giờ mình vẫn rất muốn thức đêm để đọc hay viết, nhưng hiện tại mình đã ngủ trước 12 giờ đêm để thức dậy vào 6 giờ 30 sáng hôm sau. Mình là một đứa nghiện thức đêm nhưng phải công nhận rằng nếu dậy sớm thì sẽ cảm thấy một ngày dài hơn, thời gian trôi qua lâu hơn và như thế sẽ làm được nhiều việc hơn.

Nếu như mọi người hỏi mình rằng sáng hay đêm thì thời điểm mình làm việc tốt hơn thì đối với mình cả hai như nhau. Buổi sáng mình tỉnh táo hơn, cảm thấy một ngày dài hơn nên cho phép bản thân làm việc một cách thảnh thơi. Còn buổi đêm, khi dopamine trong não mình nhiều đến mức gây mất ngủ thì mình vẫn dễ dàng viết hơn 5000 chữ liên tục trước khi nằm vật ra trước 4 giờ sáng.

Còn đối với đa số mọi người thì mình vẫn cho là buổi sáng là thời điểm tập trung tốt nhất để bắt đầu Deep Work.

Tim Cook – CEO Apple ngủ trước 10 giờ và thức dậy từ 4 giờ sáng bắt đầu một ngày làm việc mới. Murakami cũng chia sẻ rằng thời điểm tốt nhất để viết hiệu quả nhất của mình là vào buổi sáng. Ông cũng dậy từ bốn giờ, chạy tới năm giờ và bắt đầu viết 5,6 tiếng đồng hồ. Đó là khoảng thời gian chúng ta chuẩn bị ăn trưa thì Murakami đã hoàn thành việc viết lách trong ngày rồi.

Còn đối với bạn thì việc có thêm 1,2 tiếng mỗi ngày để bắt đầu Deep Work cũng đem lại lợi thế không nhỏ so với tất cả. Khoa học đã chứng mình rằng, sự tập trung của con người trong thời đại công nghệ số càng ngày cảng giảm sút. 60 phút tập trung không xao nhãng là khoảng thời gian tối đa của đám đông bây giờ có thể thực hiện được.

Nếu bạn có thể ngủ vào lúc 10-11 giờ tối và thức dậy vào 4-5 giờ sáng thì bạn sẽ có ít nhất một tiếng học tập hay xử lý công việc trong trạng thái hoàn toàn tập trung mà không bị ai làm phiền. Đó cũng là khoảng thời gian bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng nhất để bắt đầu thực hiện những công việc khó khăn đòi hỏi Deep Work. Và để một việc khó khăn trở nên trôi chảy và dễ dàng hơn thì Deep Work chính là vũ khí tối thượng giúp bạn giải quyết vấn đề. Khi bạn có thể Deep Work trong 1,2 giờ ban đầu thì bạn sẽ dễ dàng nâng cao thời gian làm việc sâu của mình trong tương lai.

Điều thú vị ở đây là cũng với khoảng thời gian đó, là lúc bạn không hề áp dụng Deep Work vào cuộc sống của mình thì bạn còn làm được nhiều hơn trong thời gian ít hơn. Vì thế, cho dù bạn học tập hay làm việc thì Deep Work trong không gian khép kín không hề ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn.

Khi dậy sớm bạn có thể ngồi ở bàn làm việc trong phòng của mình với không gian tuyệt đối yên tĩnh.

Khi dậy sớm bạn có thể là vị khách đầu tiên (như mình) ở quán cà phê quen thuộc đọc, viết, làm việc ít nhất trong một, hai giờ trước khi đi học hay đến chỗ làm.

Khi dậy sớm, bạn có thể đi thẳng tới lớp hoặc văn phòng chủ động làm việc một cách tập trung nhất trước khi có người thứ hai đặt chân tới.

Khi không gian mở khiến bạn mệt mỏi, còn bạn lại bố trí được một không gian khép kín hoàn toàn thì việc dậy sớm sẽ cho phép bạn sắp xếp được mọi thứ trật tự và ngăn nắp hơn trước khi bước vào trạng thái Deep Work.

Không gian làm việc có thể không quan trọng nhưng thời điểm tập trung để Deep Work thực sự quan trọng để bắt đầu xây dựng sự tập trung và gặt hái thành quả.

Và để Deep Work trở nên dễ dàng ngay từ những ngày đầu tiên thì chúng ta một lần nữa phải quay trở lại câu chuyện quen thuộc – Sức mạnh của thói quen.

Thực ra mình đã biết cách Deep Work trước khi đọc cuốn Deep Work của Cal Newport.

Deep Work ở đây chính là những thói quen đòi hỏi kỷ luật, sự tập trung và có tính lặp lại mỗi ngày như đọc, đi bộ, thiền, viết lách và đặc biệt là hạn chế sử dụng internet hết sức có thể. Bạn bè và những người anh em của mình luôn phàn nàn về việc mình không đăng ký 3G hàng tháng mà chỉ tận dụng truy cập vào wifi mỗi khi đi ăn hay cà phê với nhau.

Chính vì mình luôn thực hành những thói quen này nên ngay khi biết về Deep Work thì mình ngay lập tức đưa bản thân vào trạng thái tập trung hoàn toàn trong khoảng thời gian ngắn. Vì mình đã biết cách làm thế nào Deep Work được thì sau khi đọc Deep Work mình càng nhận biết được giá trị và lợi ích mà kỹ năng này đem lại.

Thói quen sử dụng internet và không sở hữu ít nhất một thói quen tốt cũng chính là hai lý do khiến nhiều người không thể Deep Work được. Về cơ bản, Deep Work đối với mình cũng chính là một thói quen có phần giống với đọc hay thiền. Deep Work đòi hòi sự tập trung cao độ mà không có một tác động bên ngoài nào có thể ảnh hưởng tới bạn, thì điều này cũng tương tự như với đọc sách hay thiền định. Nếu bạn không có sự chú tâm thì bạn càng khó kiểm soát hơi thở của mình cũng như tâm trí không thể hiểu được đang đọc cái gì trước mắt. Vì thế để có thể Deep Work dễ dàng thì chúng ta phải có ít nhất một thói quen tốt đang thực hiện mỗi ngày.

Việc hạn chế internet cũng tăng cường khả năng Deep Work khi bạn không bị phân tâm, xao nhãng bởi vô số thông tin hời hợt mời gọi bạn lướt ngón tay trên màn hình smartphone. Nhưng việc kiểm soát thời gian internet còn khó hơn cả việc xây dựng một thói quen tốt. Internet không chỉ khiến bạn suy giảm sự chú ý, mà nó còn tấn công vào tâm trí, nhận thức của bạn với lời dụ dỗ rằng “Đó là khoái lạc,là phần thưởng cho một ngày mệt mỏi, chán nản chứ không phải là thuốc độc”.

Và để hạn chế internet, để tăng cường khả năng tập trung để có thể Deep Work được thì tất cả lại nằm ở việc bạn có chấp nhận xây dựng một thói quen tốt làm nền tảng không. Một thói quen tốt vừa giúp bạn xa rời internet nhiều nhất có thể, lại đồng thời củng cố khả năng tập trung – chìa khoá dẫn tới Deep Work. Quả thật là một vòng tròn có tính phụ thuộc và triệt tiêu lẫn nhau.

Không gian mở ngăn cản chúng ta đạt được trạng thái Deep Work nhưng lại được phổ biến ở khắp mọi nơi.

Không gian khép kín giúp chúng ta Deep Work dễ dàng hơn nhưng lại hiếm hoi và hạn chế đến khó tin.

Thời điểm tập trung tốt nhất để bắt đầu Deep Work là buổi sáng. Một tiếng tập trung hoàn toàn đem tới lợi ích nhiều hơn hẳn 8 tiếng liên tục bị phân tâm và xao nhãng.

Những thói quen tốt và không sử dụng internet khi thực hiện một công việc phức tạp và khó khăn giúp cho việc đi vào trạng thái Deep Work nhanh và dễ dàng hơn.

Nếu thời gian của bạn phần lớn ở trong không gian mở, hãy ngắt kết nối internet và làm việc cho tới khi nghỉ trưa hay hoàn thành mới thôi.

Nếu bạn không có một không gian khép kín thuận lợi, hãy thay đổi giờ giấc sinh hoạt để tận dụng những khoảng thời gian yên tĩnh trong ngày để bắt đầu Deep Work

Nếu bạn muốn Deep Work dễ dàng hơn, hãy dựa vào hoặc ngay lập tức xây dựng những thói quen tốt.

Nếu bạn không có những thói quen tốt để bắt đầu Deep Work, hãy hạn chế sử dụng internet nhiều nhất có thể.

Còn bây giờ thì tuỳ thuộc vào lựa chọn và quyết định của bạn.