Đây có thể là một khái niệm mới với các bạn sinh viên hoặc những bạn mới đi làm, chưa có góc nhìn đầy đủ về vấn đề nhân sự của công ty. Bản thân mình cũng biết tới khái niệm này sau vài năm đi làm chứ không phải biết ngay từ đầu. Khi biết tới nó, mình nhận ra mối quan hệ rất gắn bó giữa định biên với tuyển dụng. Vậy thì mối quan hệ này là như thế nào? nó có ý nghĩa gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé. Nội dung trong bài mình có tham khảo và sử dụng nguồn từ bài của một người bạn. Mình xin phép viết lại và bổ sung thêm một vài ý kiến cá nhân.
Bài viết gốc:
Công thức tính định biên nhân sự và những nguyên tắc mà ai cũng phải nắm được

Định biên nhân sự là quá trình xác định cơ cấu của doanh nghiệp, đóng vai trò cực kì quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vậy hiểu và thực hành định biên nhân sự thế nào cho đúng? Nguyên tắc và công thức tính định biên nhân sự là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng...

hrspring.vn

1. Khái niệm về định biên nhân sự

Khi tìm hiểu về khái niệm này, có thể bạn sẽ bắt gặp nhiều cách định nghĩa khác nhau về câu chữ, nhưng tựu chung lại thì đều chung một ý nghĩa thôi, đó là:
Định biên nhân sự là quá trình tính toán để xác định lại cơ cấu nguồn nhân sự của doanh nghiệp cả về 'số lượng' và 'chất lượng' nhằm đáp ứng yêu cầu công việc tại từng vị trí, bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra quyết định tuyển dụng và hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, tránh trường hợp thiếu/ thừa nhân sự cho hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.
Hiểu đơn giản hơn thì nó gồm 2 vấn đề:
1. Tính toán lại hiệu suất nhân sự để biết 1 vị trí làm việc cần bao nhiêu nhân sự là hợp lý nhất.
2. Điều chỉnh quy mô nhân sự để tối ưu nhất chi phí nhân sự và hiệu quả làm việc.
Việc tính toán định biên nhân sự hoàn toàn chỉ thực hiện được từ bên trong, bởi người có tư duy chiến lược và có quyền quyết định, thường là các vị trí trưởng phòng nhân sự hoặc giám đốc nhân sự. Bởi nếu chỉ tính toán thôi mà không có khả năng điều chỉnh thì cũng chẳng để làm gì. Muốn điều chỉnh được lại phải hiểu rõ toàn bộ các vấn đề về doanh thu, chi phí, hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Do đó định biên nhân sự rất khó được tiếp cận ở bên ngoài hoặc ở nhân sự cấp thấp trong công ty.

2. Cách tính định biên nhân sự

Theo tìm hiểu của mình thì có 3 nguyên tắc để tính định biên nhân sự, gồm:

Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan này có thể là:
- Doanh thu tăng/giảm so với năm trước. Nếu doanh thu giảm thì nhân sự sẽ bị cắt giảm, doanh thu tăng thì nhân sự sẽ tăng thêm. Nguyên tắc này thường áp dụng với doanh nghiệp lớn, có sự chuyên môn hóa giữa các bộ phận rõ rệt và năng suất lao động không có sự biến động cao (doanh nghiệp có tính ổn định, kỷ luật cao).
- Khu vực trực tiếp so với khu vực gián tiếp (trong việc tạo ra doanh thu), giữa cấp quản lý so với nhân viên.
- Chi phí lương tính trên doanh thu hoặc quỹ lương dành cho cấp quản lý so với cấp nhân viên.

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động

Dựa trên năng suất lao động và tính chất công việc, doanh nghiệp có thể theo dõi các số liệu để đưa ra được các con số cụ thể như:
- Theo khối lượng: 1 ca sản xuất cần bao nhiêu người, để sản xuất ra x sản phẩm/ngày cần bao nhiêu người.
- Theo đối tượng phục vụ: Một nhân viên phục vụ được bao nhiêu khách hàng, một quản lý sẽ quản lý tối đa bao nhiêu nhân sự.

Nguyên tắc 3: Tần suất và thời lượng

Dựa trên tần suất thực hiện công việc, thời gian thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ như dựa trên tổng khối lượng công việc của bộ phận kho sẽ tính toán xem cần bao nhiêu người là đủ để hoàn thành số lượng công việc đó, trong một khoảng thời gian quy định.
Không phải doanh nghiệp nào cũng tính được định biên nhân sự, bởi để tính được định biên nhân sự cần có các điều kiện sau:
Ở cấp công ty
+ Cần có định hướng chiến lược phát triển nhân sự rõ ràng. Việc này cần nhiều thời gian chứ không phải muốn là làm được ngay. Ngoài ra không phải lãnh đạo nào cũng có mục tiêu này hoặc đủ khả năng làm việc này.
+ Có kế hoạch cụ thể với ngân sách và các kịch bản trong từng trường hợp thay đổi. Những thay đổi trong bức tranh định biên nhân sự sẽ ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là tới quỹ lương và các chi phí phát sinh cho việc điều chỉnh quy mô nhân sự theo định biên.
Ở cấp phòng ban
+ Xác định vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn trong công việc
+ Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện các công việc
+ Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và yêu cầu kết quả đầu ra cho từng vị trí
+ Nắm rõ được mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống quản lý dữ liệu.
Việc này đòi hỏi một sự ổn định tương đối cao trong hoạt động của các phòng ban, bộ phận cũng như sự hiểu biết về năng suất lao động của các nhân viên trong mỗi bộ phận. Để làm được điều này cần phải có dữ liệu qua nhiều thời kỳ để phân tích, đánh giá thì mới chính xác. Nếu chỉ theo dõi bằng mắt thường hoặc trong một thời gian ngắn sẽ không đảm bảo được, do năng suất lao động phụ thuộc nhiều yếu tố, nếu xét trong thời gian ngắn sẽ có sai số lớn.

Công thức tính định biên nhân sự

Công thức tổng quát = N * C * 1.32
Trong đó:
+ N số nhân viên có mặt trong 1 ca
+ C là số ca làm việc
+ 1.32 được coi là hệ số bù trừ.
Lưu ý, công thức tính định biên nhân sự trên phù hợp dành cho công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ.
Cụ thể một số bộ phận:
Vị trí sản xuất:
Số nhân sự = Số lượng kíp * Số người trong kíp
Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca / năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) * số vị trí + số người quản lý
Vị trí kinh doanh
Có thể tính theo một trong các cách sau:
1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung bình
2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung bình của từng ngành hàng
3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn
Vị trí gián tiếp
Tính theo nguyên tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%)
Tính theo nguyên tắc khối lượng công việc: Định mức LĐ = số lượng nhân sự = khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ * % tăng năng suất

3. Quy trình lập kế hoạch định biên nhân sự

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, căn cứ vào:
+ Các kế hoạch kinh doanh của công ty
+ Tình hình tài chính của công ty
+ Những biến động của thị trường tuyển dụng
Bước 2: Phân tích tình hình nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp
+ Cơ cấu nhân sự, năng suất lao động
+ Hiệu quả làm việc, tỷ lệ hoàn thành công việc
+ Xu hướng tuyển dụng và xu hướng nghỉ việc
+ Tâm lý, thái độ làm việc, sự hài lòng của nhân viên
+ Môi trường, văn hóa doanh nghiệp, phong cách quản lý của lãnh đạo
+ Thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp, sự cạnh tranh trên thị trường lao động trong cùng ngành nghề.
Bước 3: Đưa ra các quyết định tái hoạch định nhân sự dựa vào nguồn nhân lực nội tại
+ Cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng tới quyết định điều chỉnh nhân sự theo định biên: tâm lý nhân viên, sự thay đổi quỹ lương, thay đổi trong phân công công việc...
+ Ảnh hưởng của việc điều chỉnh nhân sự tác động tới khách hàng, đối tác, nhà cung cấp...
+ Ảnh hưởng của điều chỉnh nhân sự tác động tới hiệu quả sản xuất kinh doanh trong ngắn hạn, dài hạn.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện
+ Các kế hoạch sa thải, tuyển mới, điều chuyển nhân sự, đào tạo nhân sự mới.
+ Xây dựng lại các công thức tính lương, đánh giá nhân sự
+ Thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan tới nhân sự nghỉ việc, nhân sự tuyển mới.
Bước 5: Đánh giá kết quả định biên nhân sự
+ Nguyên nhân khiến thực tế không đạt so với kế hoạch định biên nhân sự, từ đó đưa ra giải pháp.
+ Các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch và cách xử lý
+ Tác động của điều chỉnh quy mô nhân sự tới nhân sự hiện tại và tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như thế nào, phương án khắc phục những tác động tiêu cực.

4. Góc nhìn của người ngoài doanh nghiệp

Như đã nói ở trên, chúng ta không thể biết được chính xác vấn đề định biên nhân sự trong doanh nghiệp nếu không trực tiếp ở trong doanh nghiệp đó. Nhìn từ bên ngoài chúng ta chỉ thấy được một số vấn đề như sau:
- Số lượng nhân sự cần tuyển
- Tần suất đăng tuyển một vị trí
- Các yêu cầu về nhân sự đáp ứng vị trí làm việc thông qua JD
Khi tìm hiểu về một công ty, chúng ta không nên chỉ nhìn vào 1 vị trí mà công ty đang tuyển dụng mà nên thu thập thêm thông tin để nhìn ra bức tranh tổng thể về nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp đó. Bao gồm:
+ Công ty đang tuyển những vị trí nào, đây là vị trí thuộc khối trực tiếp hay gián tiếp. Số lượng tuyển ở mỗi vị trí này là bao nhiêu. Nếu có điều kiện nên tìm hiểu xem hiện các vị trí này có bao nhiêu nhân sự (ví dụ: bằng cách đóng vai khách hàng tới tham quan công ty nếu có thể, hoặc thực tập sinh). Dựa vào đây có thể biết được công ty đang có chiến lược về nhân sự như thế nào.
+ Tần suất tuyển dụng có thể tìm hiểu cả trong quá khứ, những tin tuyển dụng trước đây để biết mức độ gắn bó của nhân sự tại 1 bộ phận. Nếu tần suất tuyển dụng 1 vị trí nhiều, liên tục thì rõ ràng "có vấn đề", cần xem kỹ hơn vấn đề là gì? Do môi trường làm việc, do bản thân công việc có điều gì cần lưu ý không? Bạn có thể quan sát hoặc hỏi kỹ điều này trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng.
+ Mô tả vị trí làm việc trong JD về kinh nghiệm tới đâu. Kinh nghiệm vừa là 1 thử thách với ứng viên nhưng cũng vừa giúp ứng viên biết được sự biến động về nhân sự trong doanh nghiệp. Nếu công việc đòi hỏi ứng viên nhiều kinh nghiệm thì những nhân viên "nhiều kinh nghiệm" của công ty có thể đã nghỉ rồi. Thường các công ty có nhân sự ổn định sẽ ưu tiên tuyển nhân sự mới hơn, vì dễ đào tạo hơn để tuân thủ văn hóa, tuân thủ quy trình làm việc. Vào một môi trường đòi hỏi người có kinh nghiệm thường là vào để làm ngay, áp lực công việc xuất hiện ngay, không có người training, hỗ trợ nhiều. Ngược lại nếu tuyển nhiều fresher quá thì cũng cần lưu ý là doanh nghiệp đang "thay máu hàng loạt" không? Nếu có thì công việc đó sẽ không đòi hỏi sự gắn bó lâu dài mà thường có yếu tố "vắt chanh bỏ vỏ".

Kết luận

Theo mình thì khi nhìn vào một doanh nghiệp mà mình muốn vào làm việc thì chúng ta nên vẽ ra được bức tranh về định biên nhân sự của doanh nghiệp đó. Có thể không phải ngay lập tức ta có đủ thông tin nhưng dần dần các mảnh ghép sẽ được lấp đầy, từ đó chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về công ty, về ban lãnh đạo, về tầm nhìn và chiến lược nhân sự của họ. Tầm nhìn và chiến lược nhân sự thường phải song hành với chiến lược kinh doanh. Việc phân tích định biên nhân sự sẽ giúp bạn yên tâm hơn với vị trí mà mình ứng tuyển hoặc khi đã trúng tuyển. Đồng thời nó cũng sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều câu hỏi "tại sao", "như thế nào" để hỏi lại nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn. Điều đó sẽ cho thấy bạn tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp, về vị trí tuyển dụng như thế nào. Đó không phải là câu hỏi "hack não" nhà tuyển dụng, mà đó chính là những câu hỏi giúp hai bên hiểu nhau hơn, biết mình có thật sự phù hợp với công việc này hay không. Tuyển dụng không phải là "xin-cho", mà là "thuận mua - vừa bán", người tìm việc mà việc cũng tìm người.