Tại Sao Bạn Kế Hoạch Của Bạn Luôn Bị Trì Hoãn? Khám Phá 4 Nguyên Nhân Cùng 3 Giải Pháp Hiệu Quả!
Gần đây mình có làm khảo sát nhỏ với hơn 100 bạn sinh viên và người mới đi làm. Kết quả cho thấy gần 2/3 trong số họ gặp khó khăn trong...
Gần đây mình có làm khảo sát nhỏ với hơn 100 bạn sinh viên và người mới đi làm. Kết quả cho thấy gần 2/3 trong số họ gặp khó khăn trong việc hoàn thành kế hoạch trong ngày.
Những lý do phổ biến như thiếu thời gian, công việc khó hơn dự kiến, cơ thể mệt mỏi, và thậm chí là quên mất đầu việc đã lập ra,…
Vấn đề này không chỉ xảy ra với các cá nhân mà còn lan rộng đến các tổ chức và doanh nghiệp lớn. Theo tạp chí Independent, chỉ có 1/3 số dự án được hoàn thành đúng hạn. Ngay cả các nhà văn cũng không ngoại lệ, khi có đến 90% chậm trễ trong việc hoàn thành bản thảo.
Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh này thì hãy yên tâm. Bản thân mình cũng đã thử rất nhiều phương pháp khác nhau để đúc rút ra những giải pháp đơn giản cho tình trạng này.
Để giúp bạn dễ theo dõi, mình chia bài viết thành 2 phần chính: Những nguyên nhân dẫn đến thất bại khi lập kế hoạch và giải pháp để giải quyết các vấn đề trên.
Nếu bạn đã sẵn sàng, cùng bước sang phần đầu tiên.
4 Thành Kiến Khiến Kế Hoạch Của Bạn Thất Bại
Hiểu lầm thường gặp khi lập kế hoạch
Chúng ta có xu hướng quá lạc quan về mọi việc sẽ diễn ra trong tương lai và coi thường những trở ngại có thể gặp phải.
Nếu bạn đã từng tìm hiểu về tâm lý học hành vi, chắc hẳn bạn đã nghe đến Daniel Kahneman, tác giả của cuốn “Tư duy nhanh và chậm” nổi tiếng toàn cầu.
Cuốn sách này cùng các nghiên cứu được công bố vào năm 1979 đã tiết lộ một sự thật thú vị: Khi nghĩ về tương lai, thay vì sử dụng lý trí và phân tích, chúng ta thường dựa nhiều vào trực giác của mình.
Đáng tiếc là không phải lúc nào trực giác của chúng ta cũng đúng. Mặc dù việc sử dụng trực giác có vẻ dễ dàng hơn nhiều so với việc nhìn thẳng vào sự thật và dùng tư duy logic để phân tích các rủi ro có thể gặp phải.
Ngay cả khi chúng ta nghĩ rằng mình đã phân tích và suy nghĩ kỹ khi lập kế hoạch, nghiên cứu cho thấy chúng ta thường dự đoán sai về thời gian thực hiện và những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Điều này được gọi là “Planning Fallacy” (Ngụy biện khi lập kế hoạch).
4 loại thành kiến đánh lừa nhận thức khi lập kế hoạch
Thiên kiến lạc quan
Thiên kiến lạc quan là một trong những nguyên nhân khiến chúng ta lập kế hoạch thiếu thực tế
Thành thật nhé, trước khi bắt đầu làm một việc gì đó mới, bạn có luôn nghĩ rằng việc này thật đơn giản và bạn có thể làm tốt hơn bất cứ ai khác không? Khi thi bằng lái xe, bạn tự tin mình sẽ lái tốt hơn những người bạn của mình vì thấy nó thật dễ dàng. Hoặc khi chơi game, bạn cũng nghĩ mình là người giỏi nhất và sẵn sàng thách thức mọi đối thủ.
Bản năng của chúng ta thường có xu hướng lạc quan quá mức so với thực tế. Tuy nhiên, về mặt thống kê, không phải ai cũng vượt qua mức trung bình như chúng ta vẫn tưởng. Vấn đề là bộ não của chúng ta luôn thích tin rằng bất cứ điều gì mình làm đều sẽ hoàn hảo và mọi công việc đều thật dễ dàng.
Cũng giống như khi lập kế hoạch, mình thường tự tin rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Ví dụ, khi bạn lập kế hoạch cho một dự án nhóm ở trường, bạn có thể nghĩ rằng mọi thành viên đều sẽ hợp tác tốt và hoàn thành phần việc của mình đúng hạn. Thực tế, có thể sẽ có người bận rộn với việc riêng, gặp khó khăn trong việc hiểu yêu cầu, hoặc thậm chí quên mất nhiệm vụ của mình.
Để tìm hiểu thêm về thiên kiến lạc quan, bạn có thể tham khảo bài viết:
Thiên kiến mỏ neo
Thiên kiến mỏ neo
Để giải thích, mình sẽ lấy một ví dụ đơn giản.
Giả sử bạn đang tìm mua một chiếc tai nghe mới trên shopee. Bạn thấy một chiếc tai nghe với giá 2 triệu đồng và ngay lập tức nghĩ rằng đây là giá hợp lý cho loại tai nghe này.
Mức giá đầu tiên bạn nhìn thấy đã vô tình trở thành mốc để so sánh với các sản phẩm tiếp theo. Khi thấy các sản phẩm khác với giá cao hơn, bạn cảm thấy chúng quá đắt, dù có thể chất lượng tốt hơn. Ngược lại, nếu thấy sản phẩm rẻ hơn, bạn nghĩ rằng chúng không tốt bằng sản phẩm đầu tiên bạn thấy.
Tương tự, khi bạn thấy ai đó nói, "Này, dự án này sẽ mất chừng này thời gian, tốn từng này nguồn lực,..." bạn ngay lập tức lấy nó làm tiêu chuẩn để đặt ra mục tiêu hoàn thành không thực sự phù hợp với bản thân. Thông tin ban đầu này sẽ lấn át mọi thông tin khác bạn nhận được sau đó.
Để tìm hiểu thêm về thiên kiến mỏ neo, bạn có thể tham khảo bài viết:
Thiên kiến xác nhận
Một khi bộ não đã quyết định điều gì là đúng, ta chỉ chọn lọc những thông tin cùng quan điểm với mình và bỏ qua tất cả những gì đi ngược lại.
Đây cũng là lý do tại sao mọi người thường chỉ thích theo dõi những nguồn tin ủng hộ quan điểm của mình.
Bạn có thể thấy rõ nhất trên mạng xã hội. Khi tranh luận về một vấn đề như cách luyện tập thể thao hiệu quả hay phương pháp ăn uống lành mạnh, ta thường tìm đến những bài viết/video ủng hộ phương pháp mà mình tin tưởng. Nếu có ai đó nói rằng phương pháp đó không hiệu quả, ta sẽ bỏ ngoài tai mà không muốn xem xét thêm.
Thiên kiến xác nhận cũng ảnh hưởng mạnh mẽ khi chúng ta lập kế hoạch. Khi thấy trên mạng tuyên truyền nhau phương pháp sử dụng Google Calendar để theo dõi công việc, điều này vô tình ghim vào trong tâm trí bạn rằng Google Calendar sẽ là công cụ tối ưu và hiệu quả nhất (mặc dù có thể nhu cầu thực tế của bạn không cần sử dụng đến nó).
Do đó, bạn chỉ tập trung tìm kiếm thêm những bài viết, video hay ý kiến từ những người khác cũng khen ngợi Google Calendar và bỏ qua các công cụ còn lại.
Để đối phó với thiên kiến xác nhận, việc chấp nhận rằng đôi khi mình có thể sai không khiến mình trở nên ngớ ngẩn mà ngược lại, giúp mình học hỏi và phát triển hơn.
Để tìm hiểu thêm về thiên kiến xác nhận, bạn có thể tham khảo bài viết:
Thiên kiến đại diện
Thiên kiến này khiến chúng ta dựa vào những lối tắt tư duy để đưa ra những phán đoán thay vì suy nghĩ kỹ lưỡng về tình hình thực tế.
Bất cứ ai đều có những "bức ảnh chụp nhanh" trong đầu - hay nói cách khác là những định kiến đã “ăn sâu bám rễ” về đủ loại sự việc khác nhau trong cuộc sống.
Ví dụ, khi nhìn thấy ai đó hoặc điều gì đó khớp với hình ảnh trong đầu, não bộ chúng ta liền reo lên, "Aha! Từng thấy rồi! Tôi biết ngay mà!" và thế là chúng ta phán xét dựa trên hình ảnh có sẵn đó, bỏ qua những chi tiết khác đang thực sự diễn ra.
Khi thấy ai đó gầy, ta có thể nghĩ rằng chắc là người đó ăn ít hoặc mắc bệnh nào đó (bị nghiện chẳng hạn), trong khi sự thật có thể họ có cơ địa khó tăng cân. Khi lập kế hoạch, điều này có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu chúng ta không nhận thức và kiểm soát được nó.
Nếu lần trước bạn thành công trong việc tổ chức một sự kiện A mà không gặp vấn đề phát sinh gì, bạn sẽ nghĩ rằng tổ chức một sự kiện B trong tương lai cũng sẽ dễ dàng như vậy. Bạn bỏ qua những yếu tố như quy mô, yêu cầu về an ninh, ngân sách,... dẫn đến kế hoạch bị sai sót nghiêm trọng.
Thiên kiến đại diện là một lối tắt tư duy giúp chúng ta nhanh chóng đưa ra quyết định, nhưng cũng có thể dẫn đến những sai lầm nếu không xem xét đủ các yếu tố khách quan.
Để tìm hiểu thêm về thiên kiến đại diện, bạn có thể tham khảo bài viết:
Làm sao để chúng ta tránh những thiên kiến trên và lập kế hoạch hiệu quả hơn?
Giải pháp 1: Bỏ “cặp kính màu hồng” khi lập kế hoạch
Khoa học chứng minh rằng não bộ sẽ tiết ra dopamine (hormone hạnh phúc) khi chúng ta tưởng tượng về những điều tốt đẹp sẽ xảy ra trong quá trình lập kế hoạch. Chính sự phấn khích này thường dẫn đến việc lập ra những kế hoạch thiếu tính thực tế.
Để tránh rơi vào bẫy này, hãy bắt đầu bằng cách tạm gác lại "cặp kính màu hồng" khi lập kế hoạch. Thay vì chỉ nhìn vào những kết quả tích cực, hãy dành thời gian để xem xét những khó khăn, rủi ro có thể gặp phải.
Đừng nghĩ rằng điều này sẽ khiến chúng ta trở nên bi quan, tiêu cực,.. mà chỉ đơn giản ta đang luyện tập để trở thành người lập kế hoạch thông minh và thực tế hơn.
Hãy tập đặt những câu hỏi như:
Điều gì có thể làm chậm tiến độ của chúng ta? Có chi phí ẩn nào mà chúng ta chưa phát hiện ra không? Nếu như chuyện này không xảy ra thì sao? Chúng ta có phương án dự phòng hay không?
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi ra mắt sản phẩm mới cho công ty, hãy tính đến những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Thử nghĩ đến việc giao hàng trễ. Nếu sản phẩm không đến kịp thời, bạn sẽ không có gì để giới thiệu với khách hàng, bạn sẽ làm gì? Hoặc tưởng tượng thiếu hụt helium cho bóng bay, điều này có thể khiến không gian sự kiện thiếu điểm nhấn, bạn sẽ làm gì? Những chi tiết tưởng chừng nhỏ này có thể phá vỡ kế hoạch của bạn nếu không được lường trước.
Hoặc nếu bạn đang là sinh viên nhưng muốn làm sáng tạo nội dung, bạn nghĩ rằng mình sẽ cân bằng được cả hai khi đặt ra kế hoạch: sáng học trên trường, tối viết kịch bản và quay video. Một tuần ra 3-4 vid.
Tuy nhiên, bạn lại không tìm hiểu xem viết kịch bản, quay video thường tốn bao lâu, bài tập trên trường sẽ làm vào lúc nào, kỳ kiểm tra gần nhất cần chuẩn bị ra sao,...
Kết quả là bạn có thể bị quá tải, dẫn đến việc học và sáng tạo nội dung đều không đạt hiệu quả như mong muốn.
Để giải quyết vấn đề này, bí quyết của mình là luôn học hỏi từ những sai sót trong các dự án cũ hoặc những người đi trước để lường trước được những hậu quả có thể xảy ra, từ đó có cái nhìn thực tế hơn khi lên kế hoạch.
Ví dụ, nếu mình định làm sáng tạo nội dung, mình sẽ tham khảo kinh nghiệm từ một vài người bạn cũng đang có kênh Tiktok. Mình hỏi về những khó khăn, thời gian cần thiết để viết kịch bản, quay và chỉnh sửa video. Nếu xung quanh mình không có ai, mình sẽ chủ động lên các group cộng đồng trên Facebook, xem video trên Youtube để học hỏi kinh nghiệm từ những người đã thành công.
Một cách khác là sử dụng các công cụ hỗ trợ như Chat GPT. Công cụ này sẽ gợi ý cho bạn những rủi ro tiềm ẩn khi triển khai dự án. Câu hỏi càng chi tiết, Chat GPT sẽ đưa ra câu trả lời càng chính xác cho trường hợp cụ thể của bạn.
Dưới đây là công thức đặt câu hỏi để tận dụng tối đa khả năng của Chat GPT:
Vai trò của bạn + Nhiệm vụ đang làm + Mục tiêu của nhiệm vụ + Yêu cầu giải pháp + Cách trình bày + Tham khảo các dự án tương tự đã triển khai (optional).Prompt đặt câu hỏi cho Chat GPT
Ví dụ:
"Tôi là sinh viên đại học, hiện đang lập kế hoạch học tập và sáng tạo nội dung. Mục tiêu của tôi là hoàn thành tốt các bài tập trên trường và duy trì kênh Tiktok với ít nhất 3 video mỗi tuần. Làm thế nào để cân bằng giữa việc học và sáng tạo nội dung mà không bị quá tải? Hãy cụ thể hóa kế hoạch theo từng ngày trong tuần, phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ."
Hãy để sự lạc quan là nguồn nguyên liệu dẫn bạn tiến về phía trước, còn sự thực tế là bản đồ dẫn bạn đến mục tiêu mong muốn.
Giải pháp 2: Lập kế hoạch như các khối LEGO
Để tạo ra những công trình LEGO, bí quyết nằm ở việc phân loại các mảnh ghép theo màu sắc, kích thước, hình dạng. Nhờ vậy, bạn mới có thể dễ dàng tìm kiếm mảnh ghép cần thiết trong quá trình xây dựng.
Lập kế hoạch cũng vậy thôi! Khi phân chia công việc theo mức độ ưu tiên, thời gian hoàn thành và nguồn lực cần thiết, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được "gì cần làm" và "khi nào cần làm". Nó không chỉ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn mà giảm tải áp lực khi đối mặt với các dự án lớn.
Hãy tưởng tượng bạn đang cần hoàn thành bài tiểu luận trên trường. Đầu tiên, bạn cần thu thập tài liệu và phân loại theo từng chủ đề cụ thể. Sau đó, bạn sẽ lên kế hoạch chi tiết cho từng phần của bài luận: phần mở đầu, phần nội dung chính, và phần kết luận. Cuối cùng, xác định thời gian hoàn thành cụ thể cho từng phần.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một công cụ hữu ích để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, giúp bạn không phải lo lắng về việc nên ưu tiên công việc nào trước, công việc nào sau.
Quan trọng và khẩn cấp: Những việc cần làm ngay.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những việc cần lập kế hoạch để làm sau.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những việc có thể giao cho người khác.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Những việc có thể bỏ qua hoặc làm khi rảnh.
Và để quá trình phân loại thứ tự ưu tiên hiệu quả, ta sẽ bóc tách các đầu việc lớn thành các đầu việc nhỏ hơn. Bạn bóc tách đầu việc càng nhỏ thì càng dễ xác định được khoảng thời gian cần thiết để thực hiện nó.
Ví dụ, thay vì "viết phần nội dung chính", bạn có thể chia nhỏ thành các nhiệm vụ như: "hoàn thành dàn ý cho luận điểm 1", "viết phần thảo luận cho luận điểm 1",… Đối với công việc khác cũng tương tự như vậy!
Giải pháp 3: Tìm kiếm những quan điểm từ bên ngoài
Bạn đã bao giờ gặp trường hợp loay hoay mãi với một bài toán, một vấn đề mà không ra, thế rồi bỗng dưng một người bạn đi qua, liếc nhìn một cái và "Bùm!", họ tìm ra giải pháp mà bạn không hề nghĩ tới.
Lý do ư? Vì họ có góc nhìn mới, không bị luẩn quẩn trong mớ bòng bong chúng ta đã vướng mắc nãy giờ.
Kế hoạch của bạn cũng vậy. Khi bạn đã quá chìm đắm vào đó, mọi ý tưởng đều có vẻ tuyệt vời, mọi dự định đều hoàn hảo. Nhưng đôi khi, chúng ta cần một góc nhìn mới mẻ, từ một người không bị chi phối bởi những chi tiết nhỏ nhặt, một người có thể đưa ra đánh giá khách quan
Giả dụ bạn đang xây dựng chiến dịch marketing mới. Bạn và cả team có thể tự tin rằng ý tưởng này sẽ có thể khiến khách hàng yêu thích sản phẩm công ty. Nhưng nếu có ai đó từ bên ngoài, ví dụ như một nhân viên từ bộ phận tài chính hay thậm chí là một người bạn làm việc trong lĩnh vực hoàn toàn khác, họ có thể mang đến những góp ý vô cùng giá trị.
Họ có thể đặt câu hỏi về những điều bạn cho là hiển nhiên hoặc chỉ ra những rủi ro mà bạn chưa lường trước.
Khi lập kế hoạch, nếu bạn không chắc chắn về các đầu việc cần làm hay các rủi ro có thể gặp phải, hãy mời một người bạn hoặc đồng nghiệp để cho ý kiến. Có thể những ý kiến của họ đôi khi chưa thật sự phù hợp vì họ không hiểu rõ hoàn cảnh cụ thể của dự án. Tuy nhiên, chính những câu hỏi và phản hồi từ họ có thể giúp bạn nhìn thấy những điểm mù trong kế hoạch của mình và điều chỉnh cho phù hợp hơn.
Kết
Trên đây là 4 thiên kiến và 3 giải pháp đơn giản để giúp bạn tối ưu hơn trong quá trình lập kế hoạch công việc và mục tiêu cá nhân. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và đạt mọi mục tiêu đề ra!
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý thời gian và lập kế hoạch hiệu quả, có thể tham khảo thêm các bài viết chủ đề tương tự trên Spiderum nha.
Lion Nguyen
@ngnlam_0702
Phát triển bản thân
/phat-trien-ban-than
Bài viết nổi bật khác
- Hot nhất
- Mới nhất