Sử dụng phương pháp PARA và Ứng dụng Notion trong quản lý cuộc sống

Ở bài viết trước, tôi đã giới thiệu về phương pháp CODE. Đây là link bài viết:

Sử dụng phương pháp CODE dành cho bộ não thứ hai

Giải thích về quy trình sử dụng bộ não thứ hai

Ở bài viết lần này, tôi sẽ giới thiệu về phương pháp PARA và tôi sẽ lấy ví dụ về ứng dụng Notion dành cho PARA vì tôi đang sử dụng nó.

Phương pháp PARA là gì?

Phương pháp PARA là một hệ thống quản lý gồm 4 chữ cái: P - Projects (Dự án), A - Areas (Lĩnh vực), R - Resources (Tài nguyên), A - Archives (Lưu trữ).

Phương pháp PARA nằm trong phương pháp CODE chính là O - Organize (Tổ chức).

Biểu đồ minh họa

Sau khi đã giới thiệu về PARA thì tôi sẽ đi sâu vào từng chữ cái trong phương pháp:

P - Projects (Dự án)

Dự án là gì?

Dự án là một việc có mục tiêu rõ ràng, có thời gian bắt đầu – kết thúc, và cần dùng nguồn lực để làm xong.

Ví dụ:

Content "100 ngày thay đổi bản thân" của Quốc Halo chính là 1 dự án.

Ví dụ minh họa

Tại vì sao tôi gọi đây là 1 dụ ắn:

1. Mục tiêu là thay đổi bản thân mà mình mong muốn

2. Thời hạn là 100 ngày

3. Nguồn lực ở đây chính là: Bản thân Quốc Halo, chế độ ăn kiêng, PT,....

1 ví dụ khác chính là việc đọc sách của tôi chẳng hạn:

Đọc hết 1 chương sách trong 1 ngày

1. Mục tiêu của tôi là hoàn thành 1 chương sách

2. Thời hạn của tôi là 1 ngày

3. Nguồn lực của tôi là cuốn sách và bản thân tôi.

Dự án là vậy đấy. Cần có 3 yếu tố: Mục tiêu, thời hạn và nguồn lực.

Tại sao dự án lại cần có thời hạn?

Đơn giản chỉ vì giúp nó phân biệt với lĩnh vực (Areas).

A - Areas (Lĩnh vực)

Lĩnh vực là gì?

Lĩnh vực là một phạm vi hoặc ngành hoạt động mà trong đó các hoạt động, kiến thức hoặc đối tượng có liên quan với nhau.

Ví dụ: Lĩnh vực Kinh tế, Giáo dục, Thể chất, Dinh dưỡng,...

(Nếu bạn có đọc sách mà tôi đã chỉ ở các bài viết trước thì sẽ thấy tôi giải thích khác với tác giả. Bởi vì tôi đã tìm hiểu và sẽ đi sâu hơn tác giả. Tác giả viết trong sách chỉ để giải thích về hệ thống còn tôi sẽ đi vào bản chất).

Mối tương tác giữa lĩnh vực và dự án

Lĩnh vực là kim chỉ nam của dự án:

Tái sử dụng ví dụ cũ: 100 ngày thay đổi bản thân của Quốc Halo.

Đây là 1 dự án -> Dự án này thuộc về lĩnh vực Sức Khỏe, Thời trang và Content

Tại sao bạn lại cần phân loại dự án vào lĩnh vực?

Đơn giản là vì nó sẽ giúp bạn tìm kiếm tài nguyên và chọn đúng tài nguyên dễ hơn.

R - Resources (Tài nguyên)

Tài nguyên là gì?

Tài nguyên là tập hợp những yếu tố hữu hạn mà con người có thể sử dụng để tạo ra giá trị hoặc đạt mục tiêu.

Ví dụ như: Video, Slide, sách, thiết bị, dụng cụ chuyên dụng,...

Mối tương tác giữa dự án, lĩnh vực và tài nguyên

1. Dự án thuộc Lĩnh vực.

2. Lĩnh vực giúp tìm kiếm Tài nguyên hỗ trợ cho Dự án.

3. Tài nguyên hỗ trợ Dự án hoàn thành.

Và cứ lặp lại như thế.

Tiếp tục là content 100 ngày thay đổi bản thân của Quốc Halo

Tôi đã chỉ ra cách dự án và lĩnh vực tương tác với nhau như thế nào rồi nên tôi sẽ trình bày tiếp về cách cả 2 thứ đó tương tác với tài nguyên.

Sau khi chúng ta đã biết được dự án đó thuộc lĩnh vực nào. Bước kế tiếp, chúng ta sẽ tìm kiếm Tài nguyên để hoàn thành Dự án đó:

1. Dự án đó thuộc về lĩnh vực: Sức khỏe, thời trang,...

2. Tôi sẽ tìm kiếm các video, sách dạy về chế độ ăn phù hợp, các bài tập hiệu quả, PT để giám sát quá trình tập luyện, địa điểm tập luyện,......

Chúng ta sẽ đến với chữ cái cuối cùng là A - Archives (lưu trữ).

A - Archives (lưu trữ)

Lưu trữ là gì?

Lưu trữ là quá trình ghi lại, sắp xếp và giữ gìn thông tin, dữ liệu hoặc vật phẩm để có thể truy xuất và sử dụng lại trong tương lai khi cần.

Ví dụ:

Sau khi bạn đã hoàn thành 100 ngày thay đổi bản thân của Quốc Halo thì thay vì bạn xóa nó khỏi máy. Thì bạn sẽ lưu trữ nó và có thể sẽ sử dụng nó trong tương lai.

Bạn có thể lấy dự án đó để viết content về quá trình thực hiện, cảm nhận của bạn về thử thác đó hoặc là giới thiệu về tài nguyên mà bạn đã sử dụng trong quá trình thực hiện thử thách,...

Chỉ đơn giản là vậy thôi.

Tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Tóm tắt bằng biểu đồ về PARA

Notion và cách sử dụng phương pháp PARA

Notion là gì?

Notion là 1 ứng dụng ghi chú All in One được phát triển bởi Notion Labs Inc. App hiện có mặt trên bản Web, PC, Android và IOS.

Ứng dụng Notion

Giao diện chính của Notion:

Giao diện chính

Giao diện nó đơn giản vậy thôi nhưng xài khá phức tạp nhưng đừng lo có tôi ở đây để hướng dẫn thiết lập PARA rồi.

Cách thiết lập PARA trên Notion

Bước 1: Tạo 4 folder trên Notion

Bạn chọn Add new và tạo 4 trang như vậy thôi là đã xong rồi.

Ví dụ hướng dẫn sử dụng:

Tôi muốn bắt đầu rèn luyện sức khỏe bằng cách tôi muốn hít đất 10 cái.

Sau đó tôi xác định lĩnh vực của dự án đó là gì?

Sau đó tôi tìm video hướng dẫn trên Youtube và lưu vào đây.

Cuối cùng là sau khi hoàn thành thì tôi sẽ quăng vào Archives.

Và rồi tôi bắt đầu 1 dự án mới như là đọc sách hoặc hít đất 20 cái hoặc tập kéo xà.

Chỉ đơn giản như vậy thôi!

Lời khuyên để sử dụng tốt PARA và Notion

1. Bắt đầu thật chậm và đơn giản

Cái hại lợi nhất của việc sử dụng PARA đó chính là ôm đồm quá nhiều Project, học quá nhiều Areas và gom quá nhiều Resources mà không bao giờ xài.

Hãy cứ thoải mái và đơn giản nhất. Tạo 1-2 dự án trước rồi cố gắng hoàn thành chúng và nhớ quăng vào Archives chứ đừng xóa chúng. Hãy lấy bản thân làm trung tâm và xây dựng thói quen này.

2. PARA có thể quản lý cuộc sống

Ngoài học ra tôi còn quản lý tài chính ở Areas, quản lý sách và phim ở Resources,...

Quản lý sách trên Notion

Bảng điểm danh khi mình đọc sách ở Areas

3. PARA không chỉ dừng ở Notion

PARA có thể được sử dụng ở Drive, My computer,... chỉ cần bạn tạo 4 folder như tôi đã đề cập là bạn đã quản lý được rồi.

Tài liệu kham khảo

Lời kết

Bài viết đến đây là hết rồi! Cảm ơn các bạn đã đọc. Hẹn gặp các bạn ở những bài viết sau. Nếu có góp ý gì hãy cho mình biết nhé. Mình cảm ơn các bạn rất nhiều ạ

Phần mềm Tự học