Quản lý năng lượng - tối ưu hiệu quả công việc

Chào các bạn, mình lại ngoi lên chia sẻ về những kiến thức hay ho (mình tự thấy vậy) mà mình học được và áp dụng để tối ưu hóa hiệu quả làm việc của mình đây. 

Trước đây thì mình sẽ có một plan để quản lý thời gian của mình một cách rất ư là chi tiết, đại loại như vầy: 

Thấy ớn chưa. Mình ớn đúng nghĩa đen vì mình thấy chẳng hiệu quả gì cả, cuối ngày checklist lại thì nản vì chẳng làm được việc nào. Vài tháng gần đây thì mình có biết đến khái niệm Năng Lượng và Quản lý năng lượng (Energy Management) cũng như vai trò của năng lượng ảnh hưởng đến chất lượng sống và làm việc như thế nào. Thế là mình áp dụng theo ngay.  Cùng mình tìm hiểu và vẽ lên biểu đồ của riêng các bạn nhé. 

Năng lượng chính là nguồn thức ăn của cơ thể, não bộ, ý thức và tiềm thức của bạn. Không giống như thời gian, năng lượng là vô hạn và không ổn định. Năng lượng sẽ lên xuống theo từng thời điểm, tâm trạng, không gian, hoạt động,... của bạn. Chính vì vậy, phương pháp quản lý năng lượng chính là phân bổ công việc theo dòng chảy dao động của năng lượng một cách có chủ đích. Từ đó, tối ưu hóa được thời gian 24 tiếng của bạn. 

Task thì cũng có task this task that nên là mình sẽ ngồi liệt kê hết task trong ngày của mình, tất nhiên là mình bỏ qua các đầu việc như là đánh răng rửa mặt nha. Mỗi task sẽ được mình gắn nhãn (label) 2 điều: 

Ở đây: 

Output: những việc cần sử dụng nhiều năng lượng, vận dụng não để cho ra kết quả, cần tính phân tích, tập trung tối đa. Ví dụ: viết bài spiderum, viết content, làm ảnh, phỏng vấn (cực tốn não)

Input: những việc thu nạp kiến thức, ghi nhận kiến thức hoặc thông tin. Ví dụ: học bài, nghe bài giảng,... 

Repeat: những việc lập lại và ít tốn năng lượng. Ví dụ: trả lời email,...

Chronotype (thời sinh học) chính là thời điểm mà cơ thể (thể chất và tinh thần) của bạn đạt đỉnh về năng lượng sinh học. 

Bạn là "Chú chim sâu" (morning bird), "cú đêm" (night owl) hay là "chú chim lửng lơ" (third bird - mình dịch vui sang tiếng Việt như vậy vì đây là type người sẽ làm tốt nhất ở khoảng sáng muộn).Xác định được chronotype sẽ là một bước tiến mới trong quá trình quản lý năng lượng của bạn đấy. 

Đã có rất nhiều bài viết chứng minh từ học thuật hàn lâm đến vui tươi giải trí về chronotype. Mình thì vẫn không biết mình thuộc loại chim nào nên mình khá vướng ở chỗ này. Nhưng mà trời không phụ lòng người, mình tình cờ đọc được một bài của một anh đẹp trai chia sẻ về việc tracking mức năng lượng (energy level) trong excel. Nó free nên mình đã thử mặc dù hơi cực. Bài này nè:

Mình đã thử rất nghiêm túc track mức năng lượng trong 7 ngày trước Tết (từ 7h-22h), đây là biểu đồ của mình:

Trong biểu đồ của mình sẽ có 3 giai đoạn năng lượng dao động: 

- Peak (đỉnh): trong khoảng 8h-11h. Đây sẽ là khung thời gian năng lượng mình dồi dào nhất, mình sẽ ưu tiên những công việc Output quan trọng

- Trough: từ  12h-17h. Đây là điểm lõm, mình có vẻ chán nản và xu hướng lười trong thời điểm này. Mình sẽ ưu tiên những công việc Repeat không tốn não lắm. 

- Rebound: từ 18h-21h30. Đây là điểm bật lên lại trong ngày của năng lượng. Về tối êm ái như này, mình ưu tiên những việc thu nạp kiến thức. 

Kết hợp lại thì mình được cái biểu đồ như vầy: 

Mình hoàn toàn có thể quản lý năng lượng như đã chia trong biết đồ 1+2, nhưng mình biết một điều rằng, năng lượng thay đổi theo không gian. 

Chúng ta thường rất phấn khởi khi đi đến hoặc thay đổi vị trí, môi trường làm việc, lúc này sự hưng phấn tăng cao, năng lượng cũng tăng cao và sau đó sẽ giảm dần theo thời gian. 

Vậy thì mỗi lần đổi địa điểm, chúng ta sẽ kích hoạt năng lượng trở lại ở điểm peak để làm các công việc hiệu quả hơn. Áp dụng trong thực tế với cô gái văn phòng nhưng mình thì mình sẽ có 3 chỗ làm việc chính: Bàn làm việc của mình, Pantry và nhà mình. 

Sau khi mình chơi trò xếp hình, tức là mình xếp task vào khung năng lượng theo thời gian và theo địa điểm thì mình sẽ được cái bảng cuối nó như này:

Ở đây, mình sẽ di chuyển địa điểm làm việc theo 3 thời điểm chronotype của mình: Peak - ở bàn làm việc - mức ưu tiên công việc là 1, Trough - lên pantry - mức ưu tiên công việc là 2, rebound - đi về nhà - mức ưu tiên công việc là 3. Tại mỗi địa điểm, khi vừa đặt bờ mông cong vào vị trí, mình sẽ ưu tiên công việc Output - Input - Repeat.

Trên thực tế, không phải lúc nào cũng có đủ O,I,R theo đủ thứ tự 1,2,3 cho mình, nên mình tùy tình huống mà xếp hình vào thôi. Dựa trên ví dụ task list ở trên, mình sẽ có được bảng như trên.

Và đây chính là trùm cuối. Một trong những nguyên tắc hiệu quả cao nhất chính là nguyên tắc dòng chảy. Nguyên tắc dòng chảy sẽ kích thích và sử dụng não bộ ở trạng thái cao nhất để hoàn thành một công việc nào đó. Khi bắt đầu làm một việc, bạn sẽ mất khoảng 10-30 phút đầu để đấu tranh tư tưởng cho sự tập trung, một khi đã trải qua những phút đầu khó khăn, bạn sẽ rơi vào trạng thái dòng chảy. Đây sẽ là thời điểm tập trung tuyệt đối của não bộ, nó sẽ vận hành hết công xuất để làm việc. 

Bạn có nhớ mỗi lần làm văn, việc viết mở bài là việc khó khăn nhất và mất kha khá thời gian để hoàn thành, nhưng một khi đã xong mở bài, bạn hoàn toàn rơi vào trạng thái dòng chảy, sau đó thì ào ào ào, con chữ tuông ra như suối nguồn không? 

Điều này có nghĩa là tập trung trong khoảng thời gian đầu là cực kỳ quan trọng, nếu không, bạn sẽ mãi chẳng bao giờ rơi vào trạng thái dòng chảy được. Nên trong 10-30 phút đầu, hãy tách bản thân ra khỏi những vật gây nhiễu, và cố gắng  tập trung vào xử lý công việc đang làm nhé.