Pomodoro làm bạn vỡ mộng? Làm thế nào để Pomodoro đạt năng suất như bạn mong đợi?

ĐẶT VẤN ĐỀ

Pomodoro là một phương pháp hỗ trợ làm việc chuyên sâu được nhiều người có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực Năng suất lan truyền khắp nơi trên internet. Nó được giới thiệu như một vị thuốc tiên có thể trị được tất cả các vấn đề kém hiệu suất trong việc bạn làm, và được hứa hẹn rằng "cuộc đời của bạn sẽ thay đổi: bạn sẽ có 10 điểm bỏ túi, hoặc chất lượng công việc sẽ tốt hơn ngay sau khi áp dụng phương pháp này".

Nghe thì có vẻ hấp dẫn, nhưng phương thuốc trị bá bệnh này chỉ có tác dụng trong vòng từ vài ngày đến một tuần. Sau thời gian đó, thuốc mất tác dụng và mọi thứ lại trở về guồng quay cũ.

Nguồn: Internet

Tại sao lại như vậy? Tại vì khi bạn áp dụng phương pháp pomodoro, nó tạo ra thêm vấn đề chứ không giải quyết vấn đề. Những người có ảnh hưởng trong chủ đề giáo dục luôn gắn mác pomodoro như một công cụ đơn giản, nhưng trên thực tế thì việc sử dụng nó lại phức tạp hơn bạn tưởng tượng: bạn cần có vốn kiến thức căn bản về kỹ năng tập trung, bạn phải có một cuộc sống không ồn ào bởi internet, bạn phải biết cách phân loại xử lý những nhiệm vụ mà mình đảm nhận, hoặc chỉ đơn giản là bạn phải làm quen các khuôn khổ mà pomodoro áp đặt lên bạn.

Do đó, bài viết này được sinh ra là để khắc phục những trở ngại mà bạn đã vấp phải.

PHÂN LOẠI CẤP ĐỘ NGƯỜI DÙNG POMODORO

Dựa trên những lỗi phổ biến mà người dùng (kể cả chính tôi) thường mắc phải. Tôi sẽ phân chia cấp độ người dùng thành 5 phần:

- Cấp độ 1: Người dùng được hiểu sơ qua pomodoro chỉ có vài nguyên tắc đơn giản cần thực hiện. - Cấp độ 2: Người dùng tìm ra thời gian tập trung và nghỉ ngơi hoàn hảo hơn. - Cấp độ 3: Nhận ra cần làm gì đó để họ đạt được cường độ tập trung cao như nhóm năng suất của DeskTime. - Cấp độ 4: Nhận ra Pomodoro không áp dụng được và rồi từ bỏ phương pháp này. - Cấp độ 5: Hãy dùng pomodoro để có trải nghiệm tối ưu (dòng chảy) - thứ có thể giúp bạn trở thành một thợ lành nghề khó bị thay thế.

Với 5 cấp độ đã phân chia, bài viết sẽ đi từ trình độ cơ bản đến nâng cao. Cấp độ càng cao ở phía sau sẽ khắc phục điểm yếu của cấp độ thấp trước đó. Ở phần cuối của bài viết, tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài chiến thuật cần thiết để bạn sử dụng pomodoro hiệu quả nhất có thể.

Và bây giờ, không dài dòng nữa, chúng ta sẽ đi tới cấp độ đầu tiên.

CẤP ĐỘ 1 - NGƯỜI DÙNG ĐƯỢC HIỂU SƠ QUA POMODORO CHỈ CÓ VÀI NGUYÊN TẮC ĐƠN GIẢN CẦN THỰC HIỆN

Đa số mọi người đều ở đây đều được những người có sức ảnh hưởng giới thiệu về phương pháp 4(25-5) và 1(15), đây là phương pháp truyền thống do Francesco Cirillo tạo ra.

Nguồn: Google

Đại khái, một phiên làm việc kéo dài 30 phút, trong đó: - 25 phút tập trung và 5 phút nghỉ ngắn. - Sau 4 phiên làm việc 30 phút như vậy, bạn được thưởng 15 phút nghỉ dài.

Với 25 phút tập trung, bạn phải nghiêm túc làm 1 hoặc một chuỗi nhiệm vụ nhỏ đã được chỉ định cho đến khi hết giờ. Còn trong thời gian nghỉ ngắn 5 phút (hoặc nghỉ dài 15 phút) bạn được phép giải trí, vận động, tìm ai đó để nói chuyện, v.v.

Tất nhiên, mọi người thường phàn nàn phương pháp 25-5 này quá ngắn ngủi để họ thật sự có được những lợi ích mà phương pháp đã hứa hẹn.

Ví như: - Phải cố gắng lắm mới tập trung ở phút thứ 10, chưa kịp tập trung thì chuông báo hết giờ làm việc. - 5 phút tiếp theo là để nghỉ ngơi, nhưng khoảng thời gian này không có bất kỳ hình thức giải trí đủ thoả mãn bản thân nào ngoài việc đi bộ và lướt mạng xã hội. - Sau khoảng nghỉ 5 phút bắt buộc thì cảm thấy khó lấy lại tập trung cho nhiệm vụ còn đang dở từ trước đó.

Tóm lại là với pomodoro 4(25-5) và 1(15) truyền thống, trải nghiệm tập trung không phê, nghỉ ngơi cũng chẳng sướng. Đã thế, phương pháp còn khiến người dùng phải nỗ lực gấp bội để lấy lại khả năng tập trung. Để rồi, họ phải mất nhiều thời gian hơn bình thường để hoàn thành một nhiệm vụ (Glantz 2022).

CẤP ĐỘ 2 - NGƯỜI DÙNG TỰ CÁ NHÂN HOÁ THỜI GIAN TẬP TRUNG VÀ NGHỈ NGƠI

Đây là lúc mọi người nghĩ về việc thời gian nghỉ và thời gian tập trung bao lâu là tối ưu? Tập trung phải như thế nào và nghỉ như thế nào? Và xây dựng không gian làm việc như thế nào để có thể tập trung sâu và nghỉ ngơi đúng cách?

Đa số người dùng đều ước tính rằng thời gian tối ưu cho một chu kỳ làm việc trong sự tập trung và nghỉ ngơi lần lượt là 50 và 10.

Dĩ nhiên, con người luôn có trực giác khá tốt về ước tính của mình, bởi tổ chức Desktime đã tìm ra con số hoàn hảo cho sự tập trung và nghỉ ngơi lần lượt là 52 và 17.

Nguồn: DeskTime

Để có được con số này, Desktime đã theo dõi và phân tích hành vi sử dụng máy tính của những nhân viên có năng suất cao nhất. Từ đó, họ tuyên bố:

"Dữ liệu cho thấy những người làm việc hiệu quả nhất làm việc trong 52 phút, sau đó nghỉ 17 phút. Do đó, tỷ lệ là 52/17" (Desktime 2024).

Tất nhiên, con số lý tưởng này không thể giúp tập trung hơn, bởi Pomodoro chỉ là phương pháp cũ quen thuộc được gắn một cái mác hoàn toàn mới mà thôi.

Bất kỳ ai ở đây đều thấy rằng khuôn khổ này luôn xuất hiện ở bất kỳ môi trường giáo dục nào. 50 phút tập trung chính là 1 tiết học và 10 phút nghỉ ngơi chính là thời gian ra chơi.

Nếu đặt pomodoro dưới góc nhìn trải nghiệm này, bạn sẽ thấy không phải ai cũng trở thành học sinh giỏi nhờ khuôn khổ thời gian như vậy. Các học sinh có điểm thấp thường trốn ra phía sau để được thoả mãn các thú vui đầy sao lãng, còn những học sinh giỏi mới dám buộc mình ngồi ở dãy bàn trên để có được khả năng tập trung sâu.

Do đó, chúng ta hãy quay lại và xem xét thật kỹ lại cuộc khảo sát của Desktime. Tổ chức này đã theo dõi đánh giá những người có năng suất nhất để rồi đưa ra con số hoàn hảo là 52-17. Còn người muốn gia tăng khả năng tập trung, thì điều kiện ở đây không chỉ là áp dụng khuôn khổ thời gian như vậy lên mình. Mà thay vào đó, họ phải thay đổi cả hành vi lẫn tư duy về việc 'sử dụng thời gian tập trung & nghỉ ngơi' sao cho giống với nhóm năng suất của Desktime. Đây chính là lúc chúng ta tiến vào cấp độ 3.

CẤP ĐỘ 3 - NHẬN RA CẦN PHẢI LÀM GÌ ĐÓ ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC CƯỜNG ĐỘ TẬP TRUNG NHƯ NHÓM NĂNG SUẤT CỦA DESKTIME

Ở cấp độ ba, mọi người đã nhận ra rằng con số lý tưởng không giải quyết vấn đề. Cho nên, mọi người sẽ đặt ra câu hỏi: Tôi có nên xây dựng môi trường làm việc sao cho cường độ tập trung được tăng lên đáng kể? Thời gian tập trung nên làm gì? Và thời gian nghỉ nên tránh những gì?

Trước hết, để gia tăng cường độ tập trung sâu, mọi người thường biến không gian làm việc của mình thành một nơi làm việc chuyên sâu. Ví như: Setup một góc làm việc kín và có ánh sáng xanh để gia tăng khả năng tập trung; chỉ sử dụng các công cụ làm việc đơn nhiệm để không tạo ra sao lãng; tạo thói quen gắn kết một công việc vào một địa điểm duy nhất; nghe nhạc lofi, tiếng ồn trắng,...

Nguồn: https://ctiwe.com/our-blog/workspace-matters-designing-for-focus-work/

Kế đến, về lối tổ chức nhiệm vụ. Trong thời gian tập trung, chỉ làm việc với 1 nhiệm duy nhất cho đến khi nó hoàn thành. Đối với khối nhiệm vụ lặt vặt thì nên gộp lại để xử lý một lần. Ngoài ra, luôn chuẩn bị bên mình một cuốn sổ tay để ghi ra hết những suy nghĩ làm mất tập trung, đây là cách tốt nhất để trì hoãn những thôi thúc bốc đồng muốn né tránh công việc đang cần xử lý.

Cuối cùng, đây là phần bị xem nhẹ nhất, đó là nghỉ ngơi đúng cách. Nếu bạn không nghỉ ngơi sâu - tức là nghỉ ngơi nhưng vẫn tiếp xúc một loạt các loại hình giải trí kích thích mạnh - thì trong giai đoạn tập trung tiếp theo, bạn sẽ không còn sức lực nào để tập trung vào công việc nữa. Bởi vì lúc này, não bộ của bạn đã bị thằng nghiện 'limbic' khống chế, nó không muốn tập trung, nó muốn giải trí mà thôi. Nó quẩy tưng bừng đến nỗi anh chàng Gigachad 'thuỳ trước trán' không còn sức lực nào kiểm soát thằng nghiện ngỗ nghịch trời đánh này.

Trên thực tế, não bộ của bạn có hai hệ thống đối kháng dành quyền kiểm soát mọi quyết định của bạn, đó là hệ thống limbic và thuỳ trước trán. Trong đó, hệ thống limbic là phần điều khiển cảm xúc, bản năng trong bộ não, bao gồm cả trung tâm khoái cảm... Nó là phần khiến bạn hành động theo bản năng, thúc đẩy bạn xuôi theo cảm xúc và cám dỗ. Ngược lại, thuỳ trước trán là phần lý trí của bộ não giúp bạn làm việc tập trung, phụ trách lý luận, logic và ghi nhớ các mục tiêu dài hạn.

Hệ thống limbic và thuỳ não trước trán thường tương tác và đấu tranh lẫn nhau để giành phần thắng trong mỗi quyết định của bạn. Nếu bạn đang trì hoãn, thích giải trí bằng internet hay muốn được "sung sướng" theo nhiều cách khác nhau, thì có nghĩa hệ thống limbic đang giành quyền kiểm soát. Và ngược lại, nếu bạn dễ dàng rơi vào trạng thái tập trung cao độ thì thuỳ trước trán đang giành quyền kiểm soát (Bailey 2020, tr.62).

Như vậy, để có thể tập trung tốt trong phiên làm việc tiếp theo, bạn không được phép chiều chuộng hệ thống limbic bằng những hình thức giải trí kích thích mạnh như lướt mạng xã hội, chơi game,... Tốt nhất, bạn nên tận hưởng những hình thức giải trí nhàm chán.

Ví như: - Rời khỏi không gian làm việc để ngắt toàn bộ kết nối với công việc. - Chơi với thú cưng. - Làm những việc lặt vặt trong nhà như tưới cây, sửa chữa thứ gì đó. - Trò chuyện với đồng nghiệp, bạn bè và người thân. - Đi dạo lanh quanh. - Hoặc chỉ đơn giản là ngồi yên với hơi thở chánh niệm.

CẤP ĐỘ 4 - NHẬN RA POMODORO KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG DÙNG ĐƯỢC VÀ RỒI TỪ BỎ PHƯƠNG PHÁP

Nguồn: Google

Né Tránh Entropy Tâm Thần Có Thực Sự Tốt?

Một số người dùng cho rằng: việc đưa bản thân vào khuôn khổ tập trung và nghỉ ngơi theo số thời gian quy định của Pomodoro chỉ giúp họ xử lý được những việc không cần nhiều chất xám, còn công việc yêu cầu nhiều chất xám thì không thể áp dụng. Tại sao lại như vậy?

Bởi vì khi xử lý những việc cần nhiều não, họ sẽ chìm vào dòng chảy. Khi tiếng chuông báo 'hết giờ tập trung' vang lên, họ phải miễn cưỡng nghỉ ngơi. Do đó, họ cảm thấy khó chịu khi phải trì hoãn trải nghiệm dòng chảy.

Thực tế thì người đặt tên cho trải nghiệm tâm lý dòng chảy - Mihaly Csikszentmihalyi - có đề cập tới hiện tượng này, đó là entropy tâm thần.

Entropy tâm thần được ông định nghĩa là trạng thái tiêu cực đối nghịch với trải nghiệm dòng chảy, nó xung đột với ý định hiện có, làm cho sự chú ý trở nên khó kiểm soát, kém hiệu quả, bị sao lãng khỏi việc thực hiện ý định (Csikszentmihalyi, 2021, tr.79).

Nếu bạn đã từng trải qua điều này thì sẽ biết được là nó cực kỳ khó chịu đến mức nào. Bạn thà để mình thả trôi trong công việc còn hơn là nghỉ ngơi trong sự bức bối. Nhưng cứ thả trôi như vậy liệu có thực sự tốt?

Mặc dù dòng chảy có lợi cho việc phát huy năng lực làm việc chuyên sâu của chúng ta. Tuy nhiên, việc duy trì dòng chảy liên tục cũng tạo ra một số hậu quả tiêu cực, đó là: 1. Căng thẳng tích cực mãn tính. 2. Mắc vào chủ nghĩa cầu toàn, và... 3. Làm việc quá sức do trì hoãn nghỉ ngơi.

Thứ nhất là căng thẳng tích cực (eutress) là một trải nghiệm giống với trải nghiệm dòng chảy, và chỉ sinh ra khi bạn đảm nhận một nhiệm vụ nhiều não. Các nhiệm vụ kiểu này có chung một đặc điểm là khoảng cách giữa những gì bạn có và những gì bạn muốn được thúc đẩy nhẹ một chút, nhưng không vượt quá khả năng chịu đựng, nói theo cách khác là mục tiêu không quá xa vời nhưng vẫn hơi vượt qua khả năng hiện tại của bạn một chút. Điều này làm thúc đẩy cảm giác thử thách và động lực vì mục tiêu vẫn nằm trong tầm mắt (Wikipedia 2024, “Eustress”). Trải nghiệm này rất lành mạnh vì nó đem lại cảm giác viên mãn khi bạn xử lý những nhiệm vụ nhiều não.

Tuy nhiên, căng thẳng tích cực cũng giống ở stress một điểm, đó là cả hai đều sinh ra căng thẳng mãn tính nếu chúng ta ở trong tình trạng này quá lâu. Lúc này, "phần não liên quan đến quá trình ra quyết định và các hành vi định hướng theo mục tiêu giảm, còn vùng não liên quan đến sự hình thành thói quen tăng" (K.Glei 2014, tr.74). Điều này có nghĩa là khi bị căng thẳng mãn tính, bạn sẽ hay trì hoãn, bạn luôn lựa chọn những việc mà bạn cảm thấy an toàn và ít rủi ro hơn, thậm chí là trì hoãn quyết định xử lý việc khó sang một ngày khác, cho đến khi quyết định này hoàn toàn biến mất (Johnson và A. White 2020).

Ngoài ra, việc não bộ của bạn có xu hướng 'ra quyết định và các hành vi không còn bám vào mục tiêu' cũng là dấu hiệu cho thấy bạn đang rơi vào chủ nghĩa cầu toàn. Và đây chính là vấn đề thứ hai mà tôi muốn nói đến: Những người bị cầu toàn thường tự thôi miên chính mình rằng bản thân họ là một thợ lành nghề đang tạo ra một sản phẩm hoàn mỹ, nhưng trên thực tế họ đang tập trung vào những chi tiết dư thừa, nhỏ nhặt, không liên quan tới mục tiêu. Kết quả là họ làm "lạc đề" nhiệm vụ của mình, họ tự tạo ra vấn đề cho chính mình, để rồi làm lãng phí thêm thời gian công sức (Lasn 2024).

Thứ ba, làm việc quá sức do trì hoãn nghỉ ngơi. Đã bao lần bạn để bản thân mình chìm vào dòng chảy đến nỗi bỏ qua bữa trưa hoặc bữa tối? Chắc chắn là cơ thể của bạn cảm thấy uể oải, suy nghĩ không còn sáng suốt và làm việc theo bản năng.

Nếu bạn bỏ bữa thường xuyên, bạn không hấp thụ một chút chất đường bột nào cho hệ tiêu hoá. Nếu không có chất đường bột, hệ tiêu hoá sẽ không có nguyên liệu để sản xuất ra glucose - một nguồn năng lượng thiết yếu của não bộ mỗi khi bạn nỗ lực làm việc chuyên sâu trong dòng chảy.

Theo Daniel Kahneman, "hệ thống thần kinh tiêu thụ nhiều glucose hơn hầu hết các bộ phận khác trong cơ thể và các nỗ lực của hoạt động tinh thần dường như là kẻ ngốn lượng glucose khủng khiếp. Khi bạn tập trung đưa ra một quyết định trí óc khó khăn hay tham gia vào một nhiệm vụ đòi hỏi phải kiểm soát bản thân cao độ, lượng glucose trong máu của bạn cũng sẽ tụt xuống" (Kahneman 2013). Điều này lý giải tại sao, khi triết gia Nietzche làm việc vào buổi tối, ông thường ăn bánh quy, bánh mì đen, mật ong, trái cây để tiếp thêm năng lượng cho não bộ (Jones 2013).

Thử nghĩ mà xem, não bộ rất cần đường huyết để giải quyết mọi vấn đề trong công việc. Nếu bạn cứ làm việc quá sức và bỏ lỡ thời gian nghỉ ngơi - lúc để bạn tiếp thêm năng lượng cho não bộ - nhằm nén tránh entropy tâm thần thì não bộ không có đủ nhiên liệu để đốt nữa, nó tắt ngúm mọi tư duy sáng suốt của bạn và rồi đẩy công việc của bạn vào một đống rắc rối.

Đừng Đắm Chìm Vào Dòng Chảy Mãi, Hãy Nghỉ Ngơi Sâu

Nguồn: Google

Trong một bài viết có tựa đề On Deep Breaks (tạm dịch: Bàn về những khoảng nghỉ ngơi sâu) của Cal Newport, tác giả nhận định rằng:

Bất kỳ ai thường xuyên thành công trong các buổi làm việc chuyên sâu kéo dài chắc chắn là người có kỹ năng triển khai các khoảng nghỉ sâu để duy trì buổi làm việc mà không bị kiệt sức hoặc mất tập trung (Newport 2016).

Ông còn nói thêm, những khoảng nghỉ giữa những lần tập trung chuyên sâu đều tốt cho bạn, nhưng chúng ẩn chứa các tác nhân nguy hiểm làm bạn khó tập trung vào nhiệm vụ ở phiên làm việc kế cận.

Các tác nhân nguy hiểm trong lúc nghỉ ở đây là: - Các hoạt động giải trí kích thích hệ thống limbic như lướt mạng xã hội và lướt web, check tin nhắn và email,... - Tham gia các chủ đề phức tạp yêu cầu tâm trí phải nỗ lực tư duy. - Tiếp tục làm những việc không cần nhiều não gần giống tới nhiệm vụ trong phiên tập trung trước đó (ví dụ, bạn tập trung viết một bài luận ở phiên làm việc, sau đó chuyển qua chỉnh sửa lại bản thảo cho một bài luận khác trong phiên nghỉ ngơi).

Do đó, việc bạn nghỉ ngơi nhưng không tham gia vào các tác nhân xấu kể trên được Cal Newport đánh giá là nghỉ ngơi sâu. Tất nhiên, những hoạt động nghỉ ngơi nhàm chán mà tôi đã đề cập ở cấp độ 3 cũng được Cal coi là nghỉ ngơi sâu. Nhờ vào những nguyên tắc nghỉ ngơi này, trong phiên làm việc tiếp theo, bạn không bị kiệt sức hoặc mất tập trung.

Ngoài ra, nghỉ ngơi sâu sau khi tập trung sâu cũng đem lại khả năng sáng tạo. Như tôi đã nói ở bài viết trước, "những người đoạt giải nobel, cũng như các nhà khoa học lỗi lạc thường không tập trung liên tục khi giải quyết vấn đề. Tâm trí họ luôn xen kẽ giữa hai hoạt động làm việc tập trung cao độ và nghỉ ngơi trong sự sáng tạo". Trong lúc tập trung, tư duy của những nhà khoa học này luôn vật lộn với các nút thắt logic để đạt tới giải pháp duy nhất. Tuy nhiên, tập trung quá lâu sẽ dẫn đến sự bế tắc. Vì thế, họ sẽ nghỉ ngơi để những thông tin rối rắm được tiêu hoá, được sắp xếp lại một cách mạch lạc giúp ý tưởng mới tuông trào.

Nếu bạn để ý thì hầu hết những ý tưởng đột phá trong công việc và trong cuộc sống cá nhân của bạn sẽ đến khi bạn thư giãn đủ để kích thích tâm trí sáng tạo. Sáng tạo phụ thuộc vào lượng thời gian thảnh thơi, điều đó có nghĩa việc chẳng làm gì theo thời gian lại là một lợi thế cạnh tranh (Hyatt, 2022, tr.57).

Như vậy, cấp độ 4 không phải là điểm dừng cuối cùng của bạn, vì chúng ta không thể phủ nhận lợi ích của pomodoro khi nó đưa ra nguyên tắc bắt buộc chúng ta tập trung và nghỉ luân phiên. Tôi đồng tình rằng dòng chảy có cái lợi của nó, nhưng việc chìm đắm vào trải nghiệm này quá lâu cũng chẳng giúp ích gì cho năng suất làm việc của bạn. Hãy cho phép mình lười biếng một chút để đem lại hiệu quả ở pomodoro tiếp theo.

Đừng Dừng Lại Ở Cấp Độ 4, Hãy Tiến Tới Cấp Độ 5

Đọc tới đây thì một số bạn sẽ phản bác với tôi rằng, dù có tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc nằm trong mỗi cấp độ đi chăng nữa, thì các bạn vẫn cảm thấy entropy tâm thần còn sinh ra nhiều hơn cả dòng chảy.

Ví dụ, những việc lặp lại nhàm chán thường làm bạn có xu hướng la cà đến những việc không liên quan để rồi làm dãn nở thời gian, hay khi bạn làm những việc quá khó thì bạn sẽ phản kháng và né tránh.

Bạn phàn nàn như vậy là hoàn toàn chính xác, vì từ đầu đến giờ, các cấp độ chỉ đề cập đến những giải pháp 'dùng môi trường bên ngoài để chi phối tư duy bên trong' mà không nhắc đến 'tư duy bên trong có tác động lớn tới thế giới bên ngoài' như thế nào.

Do đó, cấp độ 5 được sinh ra là để bạn có tư duy mới về nhiệm vụ mình đảm nhận. Và từ đó, bạn biết mình nên dùng chiến lược gì để pomodoro phát huy hết khả năng tạo ra dòng chảy, đồng thời hạn chế tối đa entropy tâm thần.

CẤP ĐỘ 5 - DÙNG POMODORO ĐỂ CÓ DÒNG CHẢY - THỨ CÓ THỂ NÂNG CAO KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP CỦA BẠN

Nguồn: Google

Dòng Chảy Là Gì? Tại Sao Trải Nghiệm Này Giúp Bạn Trở Thành Một Thợ Lành Nghề Khó Bị Thay Thế?

Theo nhà tâm lý học dòng chảy Mihaly Csikszentmihalyi, dòng chảy (trải nghiệm tối ưu) là một cảm giác mang lại sự tự chủ, là những khoảnh khắc tốt đẹp nhất thường xảy đến khi cơ thể và tâm trí của một người được kéo căng đến giới hạn của nó, trong một nỗ lực tự nguyện, nhằm hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn và đáng giá (Csikszentmihalyi 2021, tr.16 & 17). Đồng thời, dòng chảy cũng tạo ra niềm vui "và một khi nếm được niềm vui này, chúng ta sẽ nỗ lực gấp đôi để nếm được mùi vị đó lần nữa" (Csikszentmihalyi 2021, tr.90).

Nhờ dòng chảy, sau mỗi lần vượt qua thử thách, chắc chắn chúng ta sẽ có cảm giác vững vàng hơn, khéo léo hơn và sở hữu kỹ năng hiếm có hơn trước (Csikszentmihalyi 2021, tr.88). Bởi vì, dòng chảy có được từ sự tập trung sâu giúp bạn xây dựng mô hình tư duy - một thế giới quan hoạt động như bộ lọc thông tin hỗ trợ bạn nắm bắt các quy luật thực tiễn, đánh giá rủi ro, dự đoán kết quả và đưa ra các phương án hành động phù hợp (Braith, n.d). Càng nhiều mô hình trong đầu thì bạn có nhiều cách để giải quyết vấn đề, nếu chỉ có từ một đến hai mô hình tư duy thì bạn sẽ trở thành người đàn ông cầm búa nhìn thấy đinh ở khắp mọi nơi (Ahrens 2022).

Tóm lại là, dòng chảy đem lại cho bạn sự tự chủ, động lực, cũng như giúp bạn cải thiện kỹ năng trở thành một người lao động khác biệt khó bị thay thế. Và đây chính là lý do tại sao chúng ta dùng Pomodoro để đạt được dòng chảy.

Dừng Tiếp Tục Hiểu Lầm Về Khả Năng Của Pomodoro

Tuy nhiên, có phải Pomodoro luôn luôn là giải pháp giúp đi vào dòng chảy bất kể nhiệm vụ đó là gì hay không?

Còn tuỳ!

Có những nhiệm vụ bẩm sinh đã là thử thách vừa sức, nên dòng chảy được duy trì tự nhiên khi bạn làm chúng. Đôi khi bạn không nhất thiết phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pomodoro nhưng vẫn dễ dàng bước vào trạng thái tập trung cao độ.

Mặt khác, có những nhiệm vụ tự bản thân chúng đã vô vị, nhàm chán và làm lãng phí thời gian. Tuy có áp đặt pomodoro vào quá trình làm việc thì bạn vẫn dễ bị các tác nhân sao nhãng bên ngoài và những động lực bốc đồng bên trong lôi kéo đến những việc không liên quan.

Thực vậy, Mihaly Csikszentmihalyi đã đề cập tới hai loại nhiệm vụ này trong cuốn sách dòng chảy của ông.

Hai Loại Nhiệm Vụ: 'Nỗ Lực Để Có' Hoặc 'Không Cần Bất Kỳ Nỗ Lực Nào Để Có' Dòng Chảy

Mihaly Csikszentmihalyi đã cho rằng thể loại nhiệm vụ khác nhau sẽ khiến nỗ lực đạt được dòng chảy cũng sẽ khác nhau.

Lấy hai trường hợp thực tế đã được Mihaly thu thập thông qua các cuộc phỏng vấn cho công trình nghiên cứu của ông, trong đó có hai cá nhân điển hình đạt được dòng chảy hoàn toàn khác nhau.

1. Người công nhân Rico làm công việc nhà máy lặp đi lặp lại một cách nhàm chán, anh ta phải cố gắng vượt qua giới hạn kỹ năng thì mới có thể đạt được dòng chảy. 2. Luật sư Pam khi cô chỉ cần ngồi tra xét đống tài liệu kiện tụng của mình thì cô đã dễ dàng có được dòng chảy.

Đầu tiên là công nhân nhà máy tên Rico Medellin, anh là người thường xuyên đạt được dòng chảy khi làm việc trong môi trường công nghiệp lặp lại nhàm chán. Hầu hết đồng nghiệp của anh đều cảm thấy mệt mỏi với công việc như vậy, nhưng anh luôn cảm thấy thích công việc này nhờ liên tục phá kỷ lục từ mục tiêu mới do chính anh đặt ra.

Nguồn: Phim 'The modern times'

Để làm được như vậy, "Rico đã tự rèn luyện bản thân nhanh nhẹn hơn trên dây chuyền lắp ráp. Với sự chú tâm cẩn trọng như một bác sĩ phẫu thuật, anh đã tạo ra một thói quen cá nhân trong cách sử dụng những công cụ của mình và cách anh thực hiện những động tác. Sau 5 năm, tốc độ trung bình tốt nhất của anh trong một ngày là 28 giây cho mỗi cái máy" (Csikszentmihalyi 2021, tr.85). Khi không thể cải thiện hiệu suất hơn nữa, Rico tham gia các khóa học nâng cao kiến thức về điện tử hai lần một tuần. "Khi có chứng chỉ, anh sẽ tìm một công việc phức tạp hơn, một công việc mà hẳn anh cũng sẽ làm với lòng nhiệt huyết như những gì anh thể hiện cho đến bây giờ" (Csikszentmihalyi 2021, tr.86).

Kế đến là Pam Davis, cô là một luật sư trẻ tuổi trong một công ty nhỏ, đang tham gia vào những vụ án phức tạp và đầy thách thức. Cô dành thời gian đến thư viện, tìm tư liệu tham khảo và vạch ra những hành động khả thi cho những cộng sự cấp cao của công ty. Cô thường chìm vào dòng chảy đến mức quên đi bữa trưa, đến khi nhận ra cái bụng đang đói thì trời đã tối mịt.

Nguồn: Phim 'Nữ luật sư kỳ lạ Woo Young-woo'

Tất nhiên, khả năng chìm vào dòng chảy của công việc điều tra nghiên cứu của Pam trông có vẻ dễ dàng hơn so với những việc lặp đi lặp lại nhàm chán ở chốn nhà máy khô khan của Rico. Mihaly Csikszentmihaly nói rằng: đối với luật sư Pam Davis thì cô dễ dàng đạt được dòng chảy hơn so với chàng công nhân Rico. Kể cả khi nhất thời cảm thấy nản lòng, cô cũng biết điều gì gây ra sự nản lòng đó và cô tin rằng đến cuối cùng mọi trở ngại đều có thể được khắc phục (Csikszentmihalyi 2021, tr.86).

Từ hai trường hợp thú vị kể trên, chúng ta rút ra được điều gì? Đó là nếu chúng ta muốn đạt được dòng chảy, những nhiệm vụ lặp lại nhàm chán ổn định cần được đặt ra kỷ lục mới. Còn những nhiệm vụ mang tính chất khảo sát nghiên cứu thì tự nó đã là một thử thách vừa phải giúp người đảm nhiệm có được dòng chảy. Tất nhiên,...

Francesco Cirillo Cũng Đề Cập Về Hai Kiểu Nhiệm Vụ Này...

Cha đẻ của phương pháp pomodoro cho rằng những việc lặp lại nhàm chán như việc của Rico có thể tối ưu được, còn việc khảo sát nghiên cứu như việc của luật sư Pam là không cần tối ưu.

Francesco Cirillo người tạo ra phương pháp Pomodoro nổi tiếng - Nguồn: https://www.hubgets.com/blog/pomodoro-technique/

Có thể tối ưu

Đối với việc tối ưu được, Cirillo yêu cầu người thực hành phải tạo một bản thu thập dữ liệu về các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành.

"Mục đích ban đầu của việc theo dõi và ghi chép chỉ đơn giản là tạo ra một báo cáo cho thấy số lượng Pomodoro hoàn thành tính trên mỗi hoạt động. Nói cách khác nó giúp bạn biết được mình đã bỏ bao nhiều công sức để hoàn thành một hoạt động" (Cirillo 2019, tr.37)

Điều này có nghĩa là người thực hành không cần phải ước tính số lượng 'pomodoro kỳ hạn' một cách phi lý cho một nhiệm vụ, và rồi áp đặt kỳ hạn phi lý ấy lên bản thân một cách cực đoan. Mà thay vào đó, người thực hành chỉ cần theo dõi việc làm vừa rồi đã tốn bao nhiêu pomodoro.

Sau một thời gian thu thập dữ liệu, sẽ có những việc có thể tối ưu được. Chúng tối ưu được bởi vì quy trình làm việc đã ổn định và dường như không có nhiều biến số theo thời gian. Đây chính là lúc bạn nâng cao thử thách của mình lên giống như anh chàng Rico: áp đặt một kỳ hạn kỷ lục mới để bạn quay lại dòng chảy.

Muốn làm được như vậy, Cirillo đề xuất người thực hành rút ngắn thời gian xuống và chủ động tìm cách cải thiện. Cụ thể hơn, ông nói, hãy "kết luận xem các bước trong quá trình thực hiện đều có hiệu quả hay nên giảm bớt bước nào nhưng vẫn đảm bảo kết quả mong muốn". Ví như học viên Mark của ông mất 10 pomodoro (1 pomodoro = 25 phút) để viết xong một bài báo, để tối ưu việc viết này xuống còn 9 pomodoro thì anh ta phải đặt ra câu hỏi: "Mình muốn bài tiếp theo có chất lượng tương đương nhưng tốn ít công sức hơn. Bằng cách nào đây? Mình nên bỏ bớt bước nào? Hoạt động nào là thực sự hữu ích? Mình nên sắp xếp chúng ra sao để hiệu quả hơn?" (Cirillo 2019, tr.39)

Không thể tối ưu

Đối với công việc không thể tối ưu, ông không đề ra bất kỳ kỉ lục nào cho loại việc này, vì đây là những việc hoàn toàn giống với việc mà luật sư Pam đã làm, đó là khảo sát nghiên cứu.

Francesco Cirillo cho rằng hoạt động khảo sát nghiên cứu trong giai đoạn đầu dự án là các hoạt động mà bạn không thể ước tính được số pomodoro. Nhưng các hoạt động này đem lại lợi ích đáng kể cho giai đoạn sau - giai đoạn thi hành dự án. Ví dụ về các hoạt động khảo sát & nghiên cứu: "tìm kiếm nguồn thông tin mới, hình dung cấu trúc bài nghiên cứu hoặc tham khảo, xác định rõ mục tiêu."

"Không phải hoạt động nào cũng đều ước tính được. Khi bắt đầu một dự án hay quá trình nghiên cứu, hoạt động khảo sát sẽ đem lại lợi ích đáng kể: bạn tìm kiếm nguồn thông tin mới, hình dung cấu trúc bài nghiên cứu hoặc tham khảo, xác định rõ mục tiêu" (Cirillo 2019, tr.76)

Nhưng tại sao loại nhiệm vụ khảo sát nghiên cứu lại không cần nâng cao kỷ lục để có được dòng chảy?

Có 3 lý do chính cho việc này: 1. Nhiệm vụ bạn đang đảm nhận là hoàn toàn mới, bạn không biết gì về các bước giải quyết nó. 2. Việc tạo áp lực kỳ hạn lên một nhiệm vụ đòi hỏi tư duy sâu chỉ khiến mọi thứ trở nên bế tắc. 3. Khảo sát nghiên cứu cung cấp cảm giác "mọi thứ đều trong tầm kiểm soát".

Thứ nhất, công việc khảo sát nghiên cứu chỉ xuất hiện khi bạn tiếp nhận một nhiệm vụ hay một dự án hoàn toàn mới. Nhiệm vụ hoặc dự án mới mẻ đồng nghĩa với khả năng bạn không biết gì về nó, hoặc chí ít là biết một nửa. Đây không phải là giai đoạn bạn có thể hiểu sâu sắc về quy trình giải quyết công việc tới mức làm nó bằng thói quen.

Thứ hai, nhiệm vụ khảo sát nghiên cứu là công việc bạn đòi hỏi khả năng tư duy sâu sắc, nếu bạn càng tạo áp lực kỳ hạn thời gian lên nó thì chất lượng đầu ra của công việc này càng giảm. Bởi thời gian ngắn sẽ khiến não bộ ưu tiên hoàn thành mọi thứ trong mức tạm và vừa phải, nó chỉ biết tận dụng những kiến thức tạm bợ và kinh nghiệm cũ kỹ mà nó có được để giải quyết vấn đề. Thậm chí, tâm lý của bạn sẽ bị đặt vào tình trạng cấp bách khiến khả năng truy cập thông tin vào vùng trí nhớ dài hạn trở nên khó khăn.

Với việc không tạo áp lực thời gian lên bản thân trong việc tìm kiếm những nguyên liệu cung cấp cho một dự án. Bạn sẽ đạt được yếu tố thứ ba, cảm thấy mọi thứ đều ở trong tầm kiểm soát như trong trải nghiệm dòng chảy. Stefan Sagmeister - một graphic designer người Áo đã nói rằng.

“Tôi cảm thấy hài lòng nhất khi làm những dự án mà nửa tôi biết mình đang làm gì, nửa không biết. Nếu tôi phải dấn quá sâu vào một hướng, có nghĩa là nếu tôi biết quá ít về điều gì đó, tôi sẽ lo âu. Và nếu tôi biết quá nhiều, tôi sẽ thấy buồn chán” (K.Glei, 2014).

Vậy ta phải làm như thế nào với loại nhiệm vụ khảo sát nghiên cứu? Để tiến hành khảo sát và nghiên cứu hiệu quả, các bạn không nên đặt ra số pomodoro như một kỳ hạn cứng nhắc. Hãy đặt ra khung thời gian làm việc cố định cho công việc này, tốt nhất là vào buổi sáng vì đây là lúc não bộ tư duy hiệu quả nhất. Sau khi kết thúc số pomodoro đã đặt ra, bạn có thể lập kế hoạch cẩn thận và bắt tay vào bước hành động cụ thể. Nếu vẫn chưa đủ, bạn có thể tiếp tục quá trình khảo sát và nghiên cứu (Cirillo 2019, tr.76).

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POMODORO ĐÚNG CÁCH CHO TỪNG THỂ LOẠI NHIỆM VỤ

Dùng Phương Pháp 4(25-5) Và 1(15) Cho Nhiệm Vụ Có Thể Tối Ưu

Cách thực hiện phương pháp 4(25-5) và 1(15)

Phương pháp này dễ thực hiện một cà chua là 25 phút làm việc tập trung. Khi tập trung xong 25 phút, bạn được tận hưởng 5 phút nghỉ ngắn. Khi bạn làm xong 4 cà chua, bạn được phép nghỉ 15 phút.

Nhưng tại sao tôi chọn chọn 25 phút để áp dụng cho nhiệm vụ có thể tối ưu?

Có 3 lý do cho việc chọn 25 phút = 1 cà chua để tối ưu nhiệm vụ:

Thứ nhất, 25 phút là thời gian vừa đủ để hạn chế tác động của định luật Parkinson: mọi loại công việc đều có xu hướng lấp đầy thời gian mà chúng ta dành cho nó.

Thứ hai, thời gian 25 phút cũng tạo ra trạng thái căng thẳng tích cực cho não bộ, nó giống như trải nghiệm căng thẳng trong phòng thi vậy. Khi đó, máu và oxi được cung cấp lên não nhiều hơn. Nhờ vậy, não của bạn trở nên sáng suốt hơn trong mọi quyết định vì nó đủ bình tĩnh tiếp nhận thông tin mới, đồng thời truy cập thông tin cũ trong ký ức và bắt đầu đưa ra đánh giá về các phương án (Bunch, 2021).

Thứ ba, Cirillo muốn hữu hình hoá cột mốc thời gian 25 phút thành một quả cà chua. Việc hữu hình hoá một thứ mơ hồ như thời gian thành một mục tiêu rõ ràng giúp bạn dễ dàng căn đo đong đếm nhiệm vụ cần xử lý trong bao lâu là hợp lý, cũng như giúp não bộ có thể dễ dàng đưa ra những tư duy đánh giá hiệu suất về nhiệm vụ cụ thể.

Do đó, đơn vị 1 quả cà chua = 25 phút là vừa đủ để giúp bạn vượt qua định luật parkinson, làm cho não bộ sáng suốt hơn, cũng như làm mọi thứ rõ ràng hơn để dễ dàng đo lường năng suất. Từ đó có thể đưa ra những phương án cải thiện khả năng trình diễn của bạn với một nhiệm vụ cụ thể.

Speedruner tối ưu lối chơi của mình bằng một tệp Word.

Speedruner là dùng để chỉ những người chơi có mục tiêu hoàn thành một trò chơi điện tử hoặc một phần của trò chơi trong thời gian ngắn nhất có thể. Tuy nhiên, họ không dùng áp lực thời gian để thúc đẩy bản thân phải hoàn thành màn chơi nhanh chóng. Thông thường, họ có ba chiến lược để phá đảo tựa game với thời gian ngắn nhất: Luyện tập chăm chỉ, Tận dụng lỗi game (glitches), Tối ưu hóa chiến lược và kỹ thuật.

Trong ba yếu tố này, yếu tố quan trọng nhấn để cải thiện kỹ năng là Tối ưu hóa chiến lược và kỹ thuật. Để làm được như vậy, họ thường dùng một bản quy trình làm việc để tối ưu hóa thao tác kỹ thuật và chiến lược chơi game của của mình. Ví như speedruner của tựa game Stardew Valley có nickname mrpop1 đã thiết lập hệ thống hướng dẫn bản thân từ một tệp word đơn giản.

Muốn tối ưu công việc của mình như một speedruner, bạn chỉ cần nhớ hai phương pháp của James Clear như sau:

'Xây dựng hệ thống' và 'Cải thiện vi tiểu'

Theo James Clear, để cải thiện năng suất của bản thân, bạn không cần phải đặt ra mục tiêu. Việc bạn làm là hãy xây dựng hệ thống có thể đưa bạn tới mục tiêu (Clear 2023, tr.41). Và đồng thời đưa ra vô số cải thiện vi tiểu cho hệ thống đó phát huy tối đa năng suất của bạn.

Trong đó, hệ thống là một quy trình tập hợp các nguyên tắc cần tuân thủ, hay các bước cần thực hiện - nhằm điều hướng những hành động được cho là cần thiết để vươn tới kết quả mà bạn mong đạt được.

Tiếp theo là "tìm kiếm những cải thiện vi tiểu trong mọi thứ bạn làm" được James Clear gọi là "lợi ích cộng gộp". Nếu bạn chia nhỏ mọi thứ bạn có thể nghĩ đến về nhiệm vụ cần cải thiện, thì khi bạn cải thiện từng mẫu nhỏ ấy dù chỉ 1%, bạn sẽ nhận được sự gia tăng đáng kể khi bạn ghép mọi thứ lại với nhau (Clear 2023, tr.27).

4 bước xây dựng và cải thiện vi tiểu cho hệ thống xử lý nhiệm vụ

Đầu tiên, hãy chọn cho mình một nhiệm vụ có thể cải thiện trong mớ nhiệm vụ bạn đã theo dõi bằng số cà chua.

Những việc có thể cải thiện được là: - Việc lặp lại nhiều lần. - Những việc quan trọng then chốt đem lại giá trị cao nhất trong nghề nghiệp của bạn. - Những việc mà bạn luôn đào tạo người khác. - Những lời giải đáp câu hỏi thường gặp ở chốn công sở. - Những nhiệm vụ kém hiệu quả làm tắc nghẽn quá trình làm việc.

Tiếp theo, sau khi đã chọn cho mình một nhiệm vụ ưng ý. Hãy nhớ lại quy trình thực hiện và phác thảo nó ra giấy hoặc tệp word. Hãy viết lại quy trình làm việc như thể bạn đang hướng dẫn cho ai đó đang ở trình độ căn bản. Nội dung quy trình làm việc nên được ghi ra như một thuật toán, bổ sung thêm các bước thay thế khi gặp một trường hợp cụ thể nào đó (nếu bạn thấy cần thiết).

Sau đó, hãy xem xét lại những gì mình đã viết ra và tự hỏi bản thân 4 câu hỏi: 1. Cần rút ngắn xuống bao nhiêu pomodoro nhưng vẫn đảm bảo kết quả như mong muốn? 2. Có thể loại bỏ được những bước nào trong số đó? 3. Có thể đơn giản hoá những bước nào? 4. Những bước nào có thể được thực hiện theo một trình tự khác?

Cuối cùng, là kiểm thử hệ thống của chính mình. Khi tiến hành kiểm thử, hãy thực hiện lại những gì đã viết một cách nghiêm chỉnh để tìm ra lỗ hổng của bản hướng dẫn. Một khi đã tìm ra những lỗ hổng, hãy biên soạn lại quy trình làm việc của bạn để nó trở thành một bản tài liệu hướng dẫn hoạt động trơn tru nhất (Hyatt 2022, tr.198 - 202).

Như vậy, bạn không cần phải tự tạo áp lực cho bản thân rằng mình phải làm nhanh tất cả theo kỳ hạn pomodoro đã ước tính. Dù thế nào đi nữa, con người rất tệ trong khoảng ước tính thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu bạn muốn mọi việc được nhanh chóng thì vấn đề nhanh hay chậm đang nằm ở hệ thống hướng dẫn của bạn, chứ không phải tốc độ xử lí công việc đến từ kỹ năng của bạn. Hãy phó thác cho hệ thống. Lúc này, bạn chỉ cần tuân thủ bảng hướng dẫn để biết được hệ thống của bạn có tốc độ xử lý công việc ra sao. Còn về tốc độ xử lý công việc có được cải thiện hay ko còn tùy thuộc vào việc chúng ta có thể chỉnh sửa bảng hướng dẫn đến mức tối ưu thế nào.

Sử Dụng Phương Pháp 50-10 Cho Nhiệm Vụ Không Thể Tối Ưu

Cách sử dụng 50-10

50 phút tập trung và 10 phút nghỉ ngơi không phải là con số cứng nhắc. Nó có thể là con số hoàn hảo 52/17 do desktime đưa ra, hoặc con số 90-20 tuân theo nhịp điệu làm việc tự nhiên của con người.

Nguồn: <a href="https://www.xpandhealth.com/blog/Ultradian-Rhythms-and-promodoro-technique">xpandhealth</a>

Nguồn: xpandhealth

Nhưng điều tôi mong muốn ở đây là bạn cảm thấy mình có thể tập trung tới ngưỡng nào có thể dừng lại? Tôi cảm thấy chạm ngưỡng đáy tập trung khi mọi chuyện rơi vào bế tắc, nghĩa là tôi thường rơi vào suy nghĩ lẩn quẩn không lối thoát. Và đây là lúc tôi cho phép mình dừng lại để thoát khỏi suy nghĩ lẩn quẩn. Để tính ra được thời gian nghỉ cho phép, một số chuyên gia gợi ý là nên lấy số thời gian tập trung chia cho 3 là sẽ ra thời gian nghỉ ngơi.

Ngoài ra, vì nhiệm vụ không thể tối ưu khó ước tính được kỳ hạn, cho nên bạn không cần phải ước tính mình cần bao nhiêu thời gian để kết thúc quá trình, hãy chọn cho mình một khung giờ hợp lý. Riêng tôi thì chọn 2 giờ đầu tiên ngay sau khi thức dậy để làm những nhiệm vụ không thể tối ưu này, do đây là thời gian vàng để tập trung sâu và học hỏi cái mới (DaiGo 2023, tr.170).

Tâm thế khi làm nhiệm vụ không thể tối ưu

Như đã nói ở phần trước, tâm thế khi làm nhiệm vụ không thể tối ưu rất đơn giản, đó là không đặt tâm lý của bạn tình trạng cấp bách.

Theo Jim Besson - CEO của Modus Cooperandi - một công ty chuyên về bằng hệ thống Kanban trong quản lý đội nhóm cho các tập đoàn lớn và các cơ quan chính phủ - đã đưa ra quan điểm thú vị như sau: Các nhân viên xuất sắc của một công ti, ví dụ như các nhân viên lập trình hạng A thường tự đặt bản thân ở trạng thái làm công việc quan trọng nhưng không cấp bách (Benson and DeMaria Barry 2011, CHAPTER 6 FINDING OR PRIORITIES). Cụ thể hơn, "những lập trình viên hạng A thành công không phải vì họ có kỹ năng lập trình vượt trội, mà vì họ dành thời gian để tìm hiểu lý do tại sao họ lại xây dựng phần mềm ngay từ đầu. Họ tìm kiếm sự rõ ràng từ lúc bắt đầu, thu thập thông tin quan trọng và tích hợp nó vào thiết kế của mình. Nếu thông tin cần thiết không có sẵn, họ sử dụng suy luận để đưa ra kế hoạch thu thập nó. Khi họ có sự rõ ràng, họ có tự do để đổi mới và khả năng vượt trội so với đồng nghiệp" (Benson and DeMaria Barry 2011, CHAPTER 7 STRIVE FOR IMPROVEMENT).

Cách để việc 'không thể tối ưu' ngừng kéo dài vô tận

Ngồi nghĩ ngợi thôi là chưa đủ, bạn cần có hai kỹ năng quan trọng khác khi nghiên cứu để mọi thứ đúng hướng và không kéo dài vô tận.

- Thứ nhất, cân bằng khám phá/khai thác. - Thứ hai, đừng "lạc đề"

Cân bằng khám phá/khai thác

Phương pháp cân bằng khám phá/khai thác là phương pháp sử dụng hoạt động khám phá để tìm ra giải pháp tốt nhất. Sau đó, gia tăng hoạt động khai thác một cách triệt để các giải pháp tốt nhất đã được tìm thấy từ hoạt động khám phá.

Đầu tiên, lúc bắt đầu một hoạt động hoặc dự án mới, hãy dành ra thời gian cho công tác khám phá. Mục tiêu chính là nghiên cứu ý tưởng trên diện rộng, thử thật nhiều khả năng càng tốt. Sau đó, khi đã hoàn thành giai đoạn khám phá, hãy tập trung khai thác triệt để giải pháp tốt nhất mà bạn vừa nghiên cứu được.

Kế đến, "cân bằng khám phá/khai thác phụ thuộc vào việc liệu bạn đang thắng hay đang thua". Đôi khi bạn cần thử nghiệm cái mới khi bạn đang thua, do đó "hãy tiếp tục khám phá, khám phá, khám phá... Nếu bạn đang thắng hãy khai thác, khai thác, khai thác".

Cuối cùng, cách tiếp cận nào là tốt nhất còn phụ thuộc vào bối cảnh công việc sẽ cho bạn bao nhiêu thời gian. "Nếu bạn có nhiều thời gian - như một người trong thời kỳ đầu sự nghiệp - việc khám phá sẽ hợp lý hơn bởi vì khi tìm được đúng thứ, bạn vẫn có khá nhiều thời gian để khai thác. Nếu bạn không dư dả thời gian - như kiểu đang bị deadline dí sát - thì bạn nên thực hiện giải pháp tối ưu nhất mà bạn tìm được kết quả" (Clear 2023, tr.287).

Đừng "lạc đề"

Trong giai đoạn khám phá, bạn thu được nhiều giải pháp hay ho. Nhưng cho đến khi thi hành giai đoạn khai thác, những giải pháp dư thừa sẽ khiến bạn chỉnh sửa quá mức dự án của mình đến nỗi làm mọi thứ đi lệch khỏi quỹ đạo.

Vì chỉnh sửa quá mức làm phát sinh ra nhiều vấn đề mới, càng nhiều vấn đề mới thì bạn càng lãng phí thời gian. Do đó, bạn nên

"Làm cho nó hoạt động trước rồi chỉnh sửa và tối ưu hoá sau" (Lasn 2024).

Thông thường, khi một nhà văn hay là một lập trình viên chuyên nghiệp tạo ra một sản phẩm, họ sẽ đặt ra “mục tiêu trọng tâm mà sản phẩm hướng đến là gì?”. Từ đó, họ sẽ bỏ qua thái độ cầu toàn và tập trung toàn lực tạo ra sản phẩm đúng với mục tiêu trọng tâm đó. Một khi sản phẩm đã hình thành, thì lúc này, công tác tối ưu mới được phát huy: Họ sẽ công khai sản phẩm của mình cho tester và người dùng cùng trải nghiệm nhằm thu thập những đánh giá thiết thực. Với những đánh giá thiết thực của tester và người dùng, họ sẽ tối ưu sản phẩm dễ dàng hơn.

Tóm lại, khi bạn làm theo cách này, quá trình khai thác sẽ nhanh chóng mà không làm lãng phí quá nhiều thời gian.

KẾT

Bài viết này là một lời hứa dành cho một người bạn của tôi, bởi cô ấy phàn nàn phương pháp pomodoro không hiệu quả. Thực vậy, không ai có thể thành thạo một công cụ đơn giản ngay từ lần đầu tiên. Ban đầu, tôi đã thu thập một vài giải pháp đơn giản mà tôi đã từng gợi ý cho cô ấy nhằm viết ra bài này. Nhưng sau nhiều lần phác thảo, tôi nhận ra những giải pháp ấy chỉ là mẹo vặt, không phải một bài hướng dẫn thực thụ. Ngoài ra, tôi cũng không biết người dùng nói chung gặp phải vấn đề gì. Do đó, tôi phải thu thập thêm rất nhiều lời phàn nàn về phương pháp pomodoro để có một cái nhìn thực tế hơn.

Nhờ vậy, tôi có thể dễ dàng phân loại người dùng theo cấp độ từ 1 tới 5: đi từ việc lựa chọn thời gian tối ưu, đến chi phối ngoại cảnh & thay đổi hành vi để cải thiện khả năng tập trung, và cuối cùng là thay đổi tư duy xử lý nhiệm vụ sao cho chúng ta luôn ở trong dòng chảy - thứ giúp chúng ta trở thành một thợ lành nghề khó bị người khác thay thế.

Phần hướng dẫn được viết dựa trên sách The Pomodoro Technique do cha đẻ phương pháp Pomodoro tạo ra. Francesco đề ra phương pháp 4(25-5) và 1(15) là để giúp bạn tối ưu những nhiệm vụ có quy trình làm việc ổn định, do đó phương pháp chỉ hiệu quả trong giới hạn này.

Còn những việc có thể áp dụng phương pháp 50-10 như khảo sát nghiên cứu, việc cần nhiều não, việc không có một quy trình xử lý cụ thể , thì Francesco chỉ đề cập nó trong một trang sách. Có lẽ, tự thân nhiệm vụ này đã tự tạo ra dòng chảy cho bạn, nên ông không nhắc nhiều đến nó. Nhưng nhiệm vụ như vậy không thể nào kéo dài vô tận được, nên tôi phải bổ sung một số chiến thuật giúp bạn giải quyết nó nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Lưu ý rằng, các cấp độ trong bài viết không phải là những nguyên tắc cứng nhắc, có người sẽ rành ở cấp độ cao nhưng gặp phải vấn đề ở cấp đột thấp, hoặc ngược lại. Do đó, khi đọc, các bạn nên rút ra những giải pháp hay ho rồi áp dụng vào công việc của mình.

Chúc các bạn thành công!

Tài Liệu Tham Khảo

Glantz Jen. 2022. “I tried the popular Pomodoro technique to improve my productivity, but it just made it worse — here’s why.” Business Insider. https://www.businessinsider.com/tried-pomodoro-technique-productivity-hack-made-me-less-focused

Gifford, Julia. 2024. _Liệu Quy Tắc 52-17 Có Thực Sự Đúng? | Blog DeskTime_. October 3. https://desktime.com/blog/52-17-updated.

Bailey, Chris. 2020. Siêu Năng Suất. Translated by Ngô Thế Vinh. Nhà xuất bản Công Thương.

Csikszentmihalyi, Mihaly. 2021. Flow - Dòng Chảy. Edited by Hiếu Thuận Huỳnh. Translated by Xuân Hải Trần. Tp. HCM: NXB Dân Trí.

Wikipedia. 2024. “Eustress.” September 27. https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Eustress&oldid=1247971069.

K.Glei, Jocelyn. 2014. Đừng Để Nước Đến Chân Mới Nhảy. NXB Lao Động Xã Hội.

Johnson, Jon, và Marney A. White. 2020. “Decision Fatigue: Effects, Causes, Signs, and How to Combat It”. 7 Tháng Bảy 2020. https://www.medicalnewstoday.com/articles/decision-fatigue.

Lasn, Trevor I. 2024. “Make It Work First Before Optimizing.” Trevorlasn.Com, September 27. https://www.trevorlasn.com/blog/make-it-work-first-before-you-optimize.

Kahneman, Daniel. 2013. Chương 3: Gã kiểm soát lười biếng. TƯ DUY NHANH VÀ CHẬM. NXB Thế Giới.

Jones, Josh. 2013. “The Daily Habits of Highly Productive Philosophers: Nietzsche, Marx & Immanuel Kant | Open Culture”. 2013. https://www.openculture.com/2013/10/the-daily-habits-of-highly-productive-philosophers.html.

Newport, Cal. 2016. “On Deep Breaks.” Study Hacks, September 14. https://calnewport.com/on-deep-breaks/.

Hyatt, Michael. 2022. Rèn luyện tâm lý tập trung. Translated by Hải Yến. Hà Nội: Nhà xuất bản Công Thương.

Braithwaite, Lauren. n.d. “The Decision Lab - Behavioral Science, Applied.” The Decision Lab. Accessed May 11, 2025. https://thedecisionlab.com/reference-guide/design/mental-models.

Sönke Ahrens, Kathy Drouin-Keith, (2022), 12 Develop Ideas - "How to Take Smart Notes: One Simple Technique to Boost Writing, Learning and Thinking – for Students, Academics and Nonfiction Book Writers", "Independently published by Sönke Ahrens, Hamburg, Germany"

Cirillo, Francesco. 2019. Pomodoro tuyệt chiêu quản trị thời gian. Translated by Bích Hường. Hà Nội: NXB Lao Động.

Bunch, Erin. 2021. “Stress and Decision-Making: How Anxiety Sabotages Your Judgment”. Well+Good (blog). 2 Tháng Mười 2021. https://www.wellandgood.com/anxiety-stress-decision-making/.

Clear, James. 2023. Thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ: tạo thói quen tốt, bỏ thói quen xấu bằng phương pháp đơn giản mà hiệu quả = Atomic habits. Tái bản lần 7. Translated by Trần Quỳnh Như and Vũ Phi Yên. Nhà xuất bản Thế Giới.

DaiGo, Mentalist. 2023. Nghệ Thuật Tập Trung | Nâng Cao Năng Suất, Tối Ưu Thời Gian, Hiệu Quả Bất Ngờ. Tái bản. Translated by Thu Hằng. NXB. Thế Giới.

Benson, Jim, and Tonianne DeMaria Barry. 2011. PERSONAL KANBAN: Mapping Work | Navigating Life. Modus Cooperandi Press

Lasn, Trevor I. 2024. “Make It Work First Before Optimizing.” Trevorlasn.Com, September 27. https://www.trevorlasn.com/blog/make-it-work-first-before-you-optimize.