Những lỗi phổ biến trong trình bày bằng Powerpoint

Mình đã nói qua về ý tưởng: "Mọi người không cần phải trở thành designer mới có thể thiết kế, mọi người ai cũng có thể thiết kế vì nó rất đơn giản và hiện diện trong cuộc sống hàng ngày" qua bài "Tổng hợp thiết kế đồ họa". Mọi người có thể xem để tìm hiểu sâu hơn về thiết kế đồ họa.

Power point là một ví dụ về ý tưởng trên. Trên thực tế, khi bạn làm Power Point bạn không chỉ làm thiết kế, mà bạn còn là người kể chuyện (storyteller). Một slide bắt mắt không thể bù đắp được cách bạn nói thiếu sức sống, lê thê, dài dòng và thiếu trọng tâm.

Một bài viết của GS. Nguyễn Văn Tuấn về power point mà mình thấy rất thiết thực và hữu ích. 

----------------------------

Sáng nay tôi có dịp biên tập một bài báo cáo của một em bên Việt Nam, và có cảm hứng chia sẻ một bài tôi viết đã lâu về những lỗi phổ biến trong những báo cáo bằng powerpoint. Tôi sẽ nói qua các khía cạnh chọn màu, kiểu chữ, khổ chữ, cách viết telegraphic, cách trình bày, và phong cách trình bày. Hi vọng rằng các bạn sẽ học được vài điều có ích.

Đã dự rất nhiều hội nghị khoa học lớn và nhỏ ở nhiều nơi, kể cả ở Việt Nam, tôi thấy một số sai lầm phổ biến trong cách trình bày bằng powerpoint (PPT). Những sai lầm này thường liên quan đến cách soạn slide, nội dung, và cách trình bày. Cái note này chia sẻ vài kinh nghiệm cá nhân và chỉ ra 10 sai sót phổ biến đó để các bạn tránh trong tương lai.

Mục tiêu của bất cứ bài nói chuyện nào cũng là chuyển giao thông tin. Chuyển thông tin từ một cái đầu sang nhiều cái đầu. Không chỉ chuyển giao, mà còn phải chuyển giao một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả, diễn giả cần phải có nội dung tốt, một bộ slide hoàn chỉnh, và một phong cách trình bày chuyên nghiệp. Chỉ khi nào một bài thuyết trình hội đủ 3 nhu cầu trên thì mới có thể xem là thành công.

Nhưng trong thực tế, tôi đã thấy rất nhiều bài nói chuyện trong các hội nghị trở thành nhạt nhẻo, và khán giả chẳng học hỏi được gì từ bài nói chuyện. Chúng ta có câu Chiếc áo không làm nên thầy tu. Tương tự, nếu diễn giả có một nhúm slide, chưa chắc diễn giả đó đã có một bài thuyết trình. Một nhúm slide khác với một bài thuyết trình. Đã từng tham dự nhiều hội nghị và hội thảo ở Việt Nam, tôi rút ra một số kinh nghiệm, hay nói đúng hơn là một số sai lầm phổ biến dưới đây.

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là cách chọn màu cho slide. Có hai màu diễn giả cần phải chọn: màu nền (background color) và màu chữ (text color). Nhiều diễn giả không chú ý nên chọn màu không thích hợp. Chẳng hạn như nền màu xanh đậm mà chữ màu đỏ hay màu đen, hoặc nền màu trắng nhưng chữ màu vàng, v.v. là không thích hợp. Không thích hợp vì rất khó đọc. Nhiều người Việt có thói quen chọn màu đỏ chói làm màu nền, và đó là một cách chọn không thích hợp, vì màu đỏ là màu “high energy” làm cho người đọc rất khó chú ý.

Nếu khán phòng rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền tối (màu xanh đậm). Nếu khán phòng nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm hay đen) trên nền sáng (màu trắng).

Kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Nhiều diễn giả không chú ý đến font chữ khi soạn slide, nên gây khó khăn cho khán giả. Có hai loại kiểu chữ chính: kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có chân (sans serif). Kiểu chữ có chân tiêu biểu là Time, Times New Roman, Cambria. Kiểu chữ không có chân là Arial, Verdata, Calibri. Nhiều người Việt thích chọn kiểu chữ có chân vì họ nghĩ đó là kiểu chữ đẹp. Đẹp thì đúng, nhưng là một sai lầm trong PPT, vì có nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng kiểu chữ có chân làm người ta tốn thì giờ đọc hơn là kiểu chữ không có chân. Đó cũng chính là lí do tại sao các “đại gia” internet như Yahoo! và Google dùng chữ không có chân trên các trang web của họ.

Có diễn giả thích “trang trí” chữ bằng cách làm bóng (shadow) cho chữ. Đây là một kĩ thuật chẳng những mất thì giờ, mà còn phản tác dụng, vì rất khó đọc và nhức mắt. Tuyệt đối không “trang trí” chữ bằng bóng!

Không gì khó chịu hơn khi diễn giả trình bày slide mà khán giả không đọc được vì khổ chữ quá nhỏ. Nhưng trong thực tế thì vấn đề này xảy ra rất nhiều lần, mà diễn giả thì có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Kinh nghiệm của tôi cho thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu chọn kiểu chữ Arial thì khổ chữ 18 hay 20 là hợp lí; nếu chọn kiểu chữ Calibri thì kích thước phải cỡ 25 hay 30 mới dễ đọc. Mỗi slide nên có tựa đề, và tựa đề nên có kích thước 35 đến 45.  Nếu có ghi chú (footnote) thì có thể dùng kích thước 12.

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là diễn giả trình bày quá nhiều chữ trong một slide. Có nhiều slide, tôi không phân biệt được là một đoạn văn hay là một power point. Thật vậy, có nhiều người vì lí do nào đó (có thể là lười biếng) nên cắt từ Word và dán vào slide. Cũng có người có thể do sợ không thuộc bài, nên viết hết những câu văn trên slide như là một văn bản. Đây là một sai lầm tai hại, vì khán giả sẽ không theo dõi được. Nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng, một người bình thường chỉ có thể lĩnh hội nội dung slide trong vòng 20-30 giây; nếu qua thời gian đó mà không lĩnh hội được thì họ sẽ bỏ, và diễn giả đã thất bại trong việc truyền đạt thông tin.

Để khắc phục vấn đề này, cần phải biết “qui ước n x n”. Theo qui ước này, nếu slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ. Chẳng hạn như nếu slide có 5 dòng thì mỗi dòng nên có 5 chữ. Một slide có 6 dòng trở nên là quá nhiều. Số dòng lí tưởng là 3-5.

Người thiếu kinh nghiệm thường soạn slide như họ viết văn bản, tức là câu cú có chủ từ, động từ, theo đúng văn phạm. Dĩ nhiên, không có gì sai trong cách làm như thế, nhưng đó là cách làm thiếu tính chuyên nghiệp. Người có kinh nghiệm soạn slide theo công thức telegraphic, tức viết giống như viết điện tín ngày xưa, hay như cách phóng viên viết tiêu đề bài báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi slide, và giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc. Một cách phân biệt cách viết theo kiểu văn bản và telegraphic như sau:

• Văn bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương.

• Telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm à nguy cơ gãy xương tăng.

Tất cả slide, ngoại trừ những trích dẫn nguyên văn, nên được viết theo kiểu điện tín.

Những vấn đề liên quan đến nội dung

Có nhiều hội nghị mà chúng ta khi nghe xong một bài thuyết trình nhưng chẳng biết diễn giả muốn nói gì, hay mình đã tiếp thu thông tin gì. Vấn đề ở đây là diễn giả đã thất bại cung cấp một thông điệp chính. Mỗi một bài thuyết trình phải có một thông điệp chính. Thông điệp chính cần phải trình bày trong một slide mà tiếng Anh gọi là money slide, hiểu nôm na là một “slide ăn tiền”. Nếu thông điệp chính không có trong bài thuyết trình thì khán giả cảm thấy mất thì giờ đến nghe vì chẳng có tiếp thu được thông tin gì xứng đáng. Do đó, trước khi soạn bài nói chuyện, diễn giả cần phải suy nghĩ cẩn thận cái money slide là gì, trước khi soạn những slide khác.

Nhiều bài thuyết trình mà trong đó diễn giả trình bày những thông tin nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả không nắm lấy vấn đề một cách logic. Làm một bài thuyết trình bằng powerpoint không phải là một thử nghiệm về kĩ năng viết, mà là kĩ năng chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn như trong khoa học, những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart) là vô dụng nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.

Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo thủ, hiểu theo nghĩa không thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ con. Hoạt hình còn làm cho khán giả phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin thì họ lại chú ý đến những hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách … vô duyên. Cần tránh hoạt hình trong các báo cáo khoa học.

Ngoài hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái quá. Có thể dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu dùng quá nhiều thì sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của khán giả.

Những vấn đề liên quan đến phong cách trình bày

Có quá nhiều diễn giả trong các hội nghị ở Việt Nam đọc slide, và đó là một “đại kị”. Khi diễn giả đọc slide, khán giả sẽ nghĩ diễn giả chỉ là một cái máy nói, không am hiểu vấn đề, và thụ động. Đọc slide làm cho diễn giả quay lưng lại với khán giả, trong khi “nhiệm vụ” của diễn giả là nói chuyện với khán giả chứ không phải nói với … slide. Đọc slide còn gây một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng diễn giả chỉ nói những gì ai đó đã soạn cho để nói (trong thực tế cũng có vấn đề này).

Ngược lại với đọc slide là những diễn giả nói chuyện chẳng liên quan gì đến slide đang trình chiếu. Dĩ nhiên, đây là một tín hiệu cho thấy diễn giả đang lạc đề hoặc không có tập dượt trước, nhưng cũng có thể là dấu hiệu cho thấy diễn giả không nắm vững vấn đề. Vì không nắm vững vấn đề bắt đầu … lan man. Tình trạng này xảy ra rất nhiều khi diễn giả không phải là người soạn slide (mà ai đó soạn cho).

Nên nhớ rằng khi thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm tin bằng cách trình bày những nghiên cứu hay tác phẩm của mình. Nếu trong một bài nói chuyện mà diễn giả chẳng có cái gì của mình, toàn là dữ liệu của người khác, hoặc do người khác soạn, thì khán giả sẽ nghĩ rằng diễn giả chỉ là một cái "máy nói", một con rối.

Một trong những “bệnh” khá phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là không dùng laser pointer. Một bài thuyết trình khoa học có nội dung không phải dễ theo dõi, nhất là có những giản đồ phức tạp minh hoạ cho một qui trình khoa học, do đó diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả bằng cách dùng laser pointer để chỉ đến những chỗ đang nói. Không có laser pointer, khán giả sẽ rất khó theo dõi, và họ sẽ bỏ cuộc nếu sau 30 giây mà không hiểu diễn giả muốn nói gì.

Nhưng cũng nên sử dụng pointer thích hợp. Một thói quen ngược lại không dùng pointer là dùng tuỳ tiện, quơ pointer ở những vị trí chẳng liên quan gì đến slide. Có người do vô ý hay hồi hộp cứ quơ laser pointer trên trần nhà làm khán giả cứ theo dõi và buổi trình bày trở nên hài hước.

Một “bệnh” cực kì phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là nói quá giờ. Nói quá giờ cho phép là một sự bất lịch sự đối với diễn gỉa kế tiếp (có người nói nặng nề hơn là “ăn cắp” thì giờ). Nói quá giờ còn gây rối loạn đến chương trình và gây khó khăn cho ban tổ chức.

Cố gắng nói đúng giờ cho phép. Một ước tính quan trọng là mỗi slide trung bình tốn 1 phút. Do đó, nếu bài báo cáo 15 phút thì diễn giả chỉ nên có 15 slides, hay tối đa là 20 slides (kể cả tựa đề, phần cảm tạ, và conflict of interest).

Tuy không phổ biến lắm, nhưng thỉnh thoảng tôi vẫn thấy những diễn giả có những điệu bộ không thân thiện với khán giả. Những điệu bộ này có thể kể đến như bỏ tay vào túi quần, dùng ngón tay chỉ trỏ vào khán giả, khoanh tay ngang ngực, v.v. Những động thái như thế gây ấn tượng hống hách, xem thường khán giả, nên rất phản cảm. Cần phải tuyệt đối tránh!

Ngoài những “bệnh” trên, còn có một bệnh khác tôi hay thấy trong các hội nghị ở Việt Nam là vai trò của chủ toạ. Rất thường xuyên tôi thấy chủ toạ đóng vai trò tóm lược và phê bình báo cáo của diễn giả. Có chủ toạ còn lên lớp cho diễn giả. Đó là một việc làm hết sức mất lịch sự, khiếm nhã, vô văn hoá khoa học, và phản cảm. Có nhiều trường hợp sự việc xảy ra một cách hài hước, vì người chủ toạ nói sai (do không có cùng chuyên môn, hay chuyên môn chưa vững).

Trong thực tế, chủ toạ các phiên họp khoa học có nhiệm vụ giới thiệu bài nói chuyện, điều hành buổi họp sao cho đúng giờ, và nếu không có ai đặt câu hỏi thì chủ toạ đóng vai trò “khơi mào” câu hỏi cho diễn giả. Nên nhớ rằng người chủ toạ không có chức năng tóm lược và phê bình bài báo của diễn giả.

***

Trên đây là một số vấn đề (nhưng cũng có thể xem là “sai lầm”) trong báo cáo khoa học bằng powerpoint. Những sai lầm này đặc biệt phổ biến trong các hội nghị ở Việt Nam mà người viết bài này từng trải nghiệm trong thời gian trên dưới 10 năm qua. Sai lầm không phải là vấn đề (vì ai cũng phạm phải); vấn đề là học hỏi từ sai lầm. Nhưng có nhiều người nghĩ rằng họ đã là giảng viên, giáo sư và nghĩ rằng họ biết cách soạn một bài báo cáo powerpoint, nhưng trong thực tế thì chính họ phạm phải những sai sót căn bản.

Học hỏi từ người đi trước là có hiệu quả nhất và nhanh nhất. Trong bài này, tôi đã trình bày một số lời khuyên để khắc phục cho mỗi sai lầm. Tôi đã từng học hỏi từ những sai lầm như thế này. Nhiều đồng nghiệp và nghiên cứu sinh của tôi đã học từ những lời khuyên này và họ đã thành công. Do đó, tôi hi vọng rằng những lời khuyên trong bài này sẽ giúp ích cho các bạn thành công trong lần báo cáo sắp tới.

PS: Nếu như bạn biết một vài trick photoshop, bạn có thể tìm hiểu thêm về thiết kế slide ở khóa học trực tuyến của John McWade . Đơn giản, dễ hiểu và đầy sự nguy hiểm :D.