Những bài học vỡ lòng của tôi về Quản lý

Bình thường chắc t sẽ viết sapo lòng vòng chút. Nhưng dù gì bài viết này theo dạng hơi "actionable", nên chắc ai đó đọc sẽ quan tâm đến nội dung chính hơn. Bài viết này sẽ dành cho: 

- Các bạn mới lên quản lý: có thể thấy một số điểm đồng cảm 

- Các bạn chuẩn bị lên quản lý: có thể thấy một vài điểm hữu ích

- Các bạn newbie: (maybe) sẽ thấy thông cảm hơn cho nhiều quan điểm của sếp trực tiếp của mình 

(với các anh chị senior có thể thấy mấy điều trong bài viết này hơi quá bình thường, hoặc hiển nhiên thế, nên có thể sẽ bỏ qua bài viết kiểu này) 

Ok mình sẽ vào bài viết luônnn: 

Nếu mới lên quản lý, thường bạn sẽ nằm ở nhóm quản lý cấp trung. Tức là cấp dưới (chuyên viên hoặc nhân viên) sẽ trình bạn kí nháy một đề xuất/tờ trình/proposal gì đó, trước khi kí tiếp ở cấp cao hơn. 

Hãy luôn chắc chắn về mọi thứ mình kí, ít nhất là bạn hiểu được background của vấn đề, tại sao mình phải làm việc này, kết quả dự kiến ra sao, chi phí bao nhiêu v..v.. Nếu có điểm nào bạn lăn tăn, hãy hỏi kĩ lại cấp dưới của mình giải thích về vấn đề này. Đến 90% khi kí lên cấp trên tiếp theo, sếp sẽ hỏi bạn một vài thứ, và bạn cần phải có câu trả lời ngay. Nếu bạn không có câu trả lời, hoặc ấp úng, thì một là tiến độ trình kí công việc sẽ bị chậm, bạn phải kí đi kí lại. Hai là uy tín cho chữ kí của bạn sẽ bị giảm đi (cái này thì nghiêm trọng phết đấy). 

Cơ mà trên là lí thuyết. Thực tế vào mùa kinh doanh bận rộn, giả sử có 10 đầu việc dồn vào một lúc, thì có thể bạn chỉ sát sao được khoảng 8 đầu việc thôi (đương nhiên bạn cân được cả 10 thì đỉnh rồi). Giả sử bạn đen, đúng 2 đầu việc bạn không care sát lắm thì lại xảy ra trouble thì xử lý ra sao?

Cách bạn xử lý và đương đầu sẽ dẫn đến điều số 2: 

Nếu có một vấn đề cấp dưới trình bạn, nhưng vì bạn tin tưởng cấp dưới thường giải quyết vấn đề này tốt, hoặc bạn quá bận (hoặc vì hôm đó mệt, con chó ở nhà bị ốm, downmood v..v..) bạn kí vội để đẩy đi luôn. Sau đó vụ này được bưng lên cấp trên, hoặc đưa ra triển khai thì xảy ra phốt to đùng. Lúc này phản ứng tốt nhất của bạn là đừng đổ lỗi cho cấp dưới. 

Bạn đã kí, và mọi người mặc nhiên là bạn đã xem xét kỹ lưỡng vấn đề. Đổ lỗi cho nhân viên chỉ khiến hình ảnh của bạn với cấp dưới tồi tệ thêm, mà vấn đề thì không được giải quyết. Như vậy, rất khó để bạn có thể xây dựng một team đồng lòng gắn bó với mình. Sự tin tưởng của cấp dưới dành cho bạn phải được bạn xây dựng lên, chứ nó không đến từ chức danh. 

Bạn có thể ủy thác cho cấp dưới rất nhiều chuyện, nhưng trách nhiệm là cho vấn đề bạn đã kí duyệt là của bạn. Lá bài cuối cùng đã được chia cho bạn và dừng ở chỗ bạn, bạn không thể chia lại cho ai, không thể ban chuyền, không thể thoái thác được. 

 Lỗi thường gặp của các bạn mới lên quản lý là cứ khi có job mới, bạn giao việc, giao việc, giao việc liên tục cho các nhân viên (mà nôm na hay gọi là "chia bài"), sau đấy đến gần deadline thì hỏi nhân viên xong chưa xong chưa xong chưa. Giả sử mọi chuyện suôn sẻ thì không sao, nhưng mà có trouble xảy ra, phản ứng tệ nhất của bạn sẽ là mắng cấp dưới sao làm không xong. 

Phản ứng này vô cùng tệ hại, một là cấp dưới của bạn mất mặt, thứ hai là mất tự tin với năng lực của bản thân mình, và cuối cùng là mất một thời gian dài chui vào một góc liếm láp vết thương tự khóc tự xỉ vả bản thân mình. Phản ứng đó sẽ khiến sau này giữa hai bên rất khó trao đổi về tiến độ công việc. Đặc biệt là trường hợp các bạn nhân viên mà mới quá sẽ bị "cóng", tức là việc bị giao khó quá nhưng sợ sếp không dám hỏi không dám kêu với sếp, ngồi nhìn trân trân màn hình không biết làm từ đâu, xong đến gần deadline mới vỡ lẽ ra.

Đây chính là điểm phân biệt quản lý "xịn": biết được tiến độ công việc cấp dưới mình đang ở đâu, và biết lúc nào nên để họ tự làm, lúc nào cần phải nhảy vào đỡ ngay cho việc nó trôi.