- Làm thế nào để em làm việc có kế hoạch hơn?
- Làm sao để lên kế hoạch cho tốt?
- Em “biết” làm kế hoạch rồi mà em không biết thực hiện ra làm sao cả?

Vân vân và mây mây.

Góc làm việc nhiều sách và cây của mình
Là một số ít trong nhiều câu hỏi chúng ta thường nghe các bạn từ 8 đến 80 tuổi hỏi. Thực tình thì mình cũng nghĩ rằng chẳng có một cái gì là câu trả lời xác đáng nhất cho cái từ “kế hoạch” trên. Vì trong công việc, mỗi ngành, mỗi phòng ban chức năng sẽ yêu cầu một kiểu, rồi mỗi công ty, mỗi đất nước lại cũng có những định nghĩa và chuẩn mực về kế hoạch khác nhau. Chưa kể đến yếu tố đánh giá của con người, đến tính khẩn thiết, nguồn lực v.v.

Nhưng nhìn chung, để làm bất cứ cái kế hoạch nào tốt hơn kể cả trong công việc và cuộc sống, mình nghĩ vẫn nên đi theo một cái mạch rất dễ nhớ:

1. Vì sao cần làm điều đó? -  THE REASONS and THE VISION: Xác định được lí do sẽ giúp mình hiểu được tính khẩn thiết của vấn đề, nó có tác động thế nào đến cuộc sống, đến những người xung quanh. Từ đó mình sẽ xác định được sự ưu tiên của bản thân dành cho việc thực thi này. Chuyện này dễ mà khó, vì nhiều người hay quên xác định lí do và tầm quan trọng, nên rất giỏi lập kế hoạch mà cuối cùng mọi việc đều chồng chéo lên nhau, vì chẳng biết nên ưu tiên các dự án thế nào cho đúng.

Ví dụ nhé: À, mình cần lập kế hoạch cho bản thân năm 2021 tới vì nếu không hết năm mình sẽ thành một “con ma công sở” mất, không phát triển, không giỏi giang được gì hết thêm. Chuyện này siêu quan trọng nên năm nào mình cũng nghỉ đến mà chả năm nào mình làm được.

2. Kết quả muốn đạt được là gì? – THE GOALS: Xác định được đầu ra/kết quả hay thành quả mong muốn đơn giản là sẽ giúp con tàu của bạn biết phải đi đến hòn đảo nào. Đây cũng lại là một câu hỏi đơn giản mà nhiều người quên trả lời, nên cứ thế mà hứng lên làm, cứ thế mà nhào vô xông pha rồi chẳng biết mình phải có tiêu chuẩn gì, đo lường những thứ mình làm được ra làm sao.

Ví dụ nha: Để trở nên xịn hơn thì mục tiêu của cái kế hoạch 2021 của tui là: đọc 10 quyển sách về tài chính cá nhân, mỗi Quý học 1 khóa về Marketing, mỗi tuần đi tập gym 3 lần.

3. Để đạt được, cần những công cụ gì, nguồn lực nào? – THE RESOURCES: Mình cần ai trợ giúp, mình cần bỏ bao nhiêu quỹ thời gian trong ngày, cần mua những vật liệu gì, cần tìm hiểu hay học hành thêm ở đâu. Hiểu được trong tay mình có gì thì bạn mới “tháo vát” được. Nhìn hẹp thì thấy sao đời mình khổ ghê, lủi thủi lủi thủi một mình. Mà nhìn rộng ra là bao nhiêu thời gian rảnh, bao nhiêu người sẵn sàng giúp đỡ, bao nhiêu kiến thức đã tích lũy và cái đầu óc mình vẫn chưa ngốc dại lắm. Vậy là đủ và nhiều lắm rồi.

Ví dụ nè: Để đọc được được 10 quyển sách thì mình phải lựa chọn những đầu sách gì, mua ở đâu, hỏi ý kiến ai, xem xem tốc độ đọc của bản thân ra làm sao.

4. Thời gian thực hiện ra sao? – THE TIME: Nhiều người rất là buồn cười (gồm cả mình) vì cái gì cũng làm to đùng như con voi trong khi thời gian thực hiện thì bé như con chuột. Cần có một cột mốc cuối cùng cho cái kế hoạch bạn đang làm, và những cột mốc được chia nhỏ ở giữa để giai đoạn hóa công việc và dự án. Ví dụ hết 80% thời gian rồi mà bạn không biết mình phải làm bao nhiêu % công việc thì... chia buồn cùng gia quyết. Hoặc bạn cứ “chạy deadline” đi thôi – nhưng cái cụm từ này chả được gì, ngoài việc khiến cho bạn nốc nhiều café hơn mà thôi.

5. Trong mỗi khung thời gian đó thì cần cách thức thực hiện gì? – THE IMPLEMENTATION: nghe thì khó nhưng khi đã biết mình cần gì, có cái gì và trong lúc nào thì những việc cần làm tiếp theo sẽ rất đơn giản và tuần tự. Nên khi nghe đến việc làm một cái gì đó mới, ta thường thấy rối răm phần thực hiện bởi vì chưa làm đủ 4 mục trên, dẫn đến lúc bắt tay: (1) không biết bắt đầu từ đâu hoặc (2) có quá nhiều thứ cần làm cùng lúc.

6. Và cuối cùng là đánh giá! – THE EVALUATION: Chuyện đánh giá không phải đến lúc hết trơn thời gian rồi mới làm mà phải vừa có chu kì, vừa luôn luôn đi kèm với khâu thực hiện, làm đến đâu thì tự đánh giá đến đó. Muốn vậy, ngay từ bước đầu kế hoạch này bạn đã cần xác định xem tiêu chuẩn đánh giá của mình là gì, công cụ cần để đo lường là ra làm sao, không làm được thì phạt gì và làm được thì thưởng gì.

Cuối cùng thì, như cá nhân mình, thường ghi hết mấy thứ trên vào một quyển sổ hoặc note vào WORD. Một là vừa dễ nhớ, hai là sau này quên thì tìm lại. Bạn nào siêu nhân lắm thì nhớ hết trơn trong đầu. Nhưng dù ghi chú ở đâu, vẫn nên rèn luyện chuyện lập kế hoạch này thành một lối suy nghĩ, để lúc gặp bất cứ chuyện nhỏ chuyện lớn gì, bạn đều biết phải tiếp cận theo một cái mạch phù hợp.

Good luck.

Mời bạn ghé thăm trang viết của mình: A Cup of Waine