Đồ chơi sinh viên: Viết email chuẩn, gửi email đúng

Ra trường mình mới nhận ra một điều: Tại trường đại học mình theo học, giảng viên thường phàn nàn rất nhiều về chuyện sinh viên không biết gửi email hoặc gửi email như nhắn tin với bạn bè. Vấn đề mình muốn đề cập ở đây không phải từ phía các bạn sinh viên, về chuyện các bạn không chủ động trau dồi kỹ năng mà là xuất phát từ chuyện liệu trường đã tạo môi trường để các bạn thấy tầm quan trọng của nó hay chưa.

Với trải nghiệm của mình, đã học ở trường 4 năm, đi qua hết 129 tín chỉ và hàng chục môn học, trong số đó, chỉ 1 đến 2 học phần giảng viên mới sử dụng email để liên lạc và trao đổi với sinh viên, nhưng không nhiều, chủ yếu sẽ tập trung vào chuyện "các em nộp bài qua email nhé". Còn lại các giảng viên khác sẽ dùng nhóm Facebook hay Zalo để làm những chuyện đó. Chính thói quen làm việc qua group Facebook, Zalo với mục tiêu "cho tiện" và dễ kết nối giữa giảng viên và sinh viên đã khiến các bạn phớt lờ đi vai trò của email - một trong những công cụ giao tiếp phổ biến trong môi trường doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khi học tại trường, phần lớn các thông tin lưu hành nội bộ trường đều cập nhật lên website trường hoặc fanpage Facebook: vì nhanh, vì tiện, vì lí do: "gửi email có bao giờ tụi nó đọc đâu" và thế là những thông tin đó không bao giờ được truyền tải tới email sinh viên. Trong suốt thời gian học, số các email mình nhận được từ trường rất ít, chỉ 3 đến 4 email nói về việc cung cấp thông tin liên quan đến bảo hiểm y tế. Có thể cho rằng sinh viên có thể theo dõi thông tin trên website là đủ, nhưng sẽ tốt và chuyên nghiệp hơn nếu trường cập nhật thông tin đó qua email: một mặt đưa thông tin tiếp cận tới sinh viên, mặt khác tạo thói quen sử dụng email cho các bạn sinh viên khi học tại trường.

Mấy nay nhận được email từ các bạn khóa dưới gửi tới mình, thấy có nhiều điều bất cập nên mình muốn chia sẻ với các bạn sinh viên một vài lưu ý khi cũng như cách các bạn viết email trong môi trường học tập và làm việc sau này.

Tại môi trường học tập: Khi làm việc nhóm, giảng viên yêu cầu bạn nộp bài tập nhóm, đừng chỉ gửi email tới giảng viên với dòng chữ: Dear thầy/ cô, em gửi bài tập nhóm X" và đính kèm thêm mỗi tệp. Hãy ghi rõ ràng:

- Bạn là ai - đảm nhiệm vị rí gì trong nhóm

- Bạn gửi email này nhằm mục đích gì

- Nhóm bạn có những ai

- Đề tài nhóm bạn làm là gì

Và sẽ ấn tượng hơn nếu bạn biết nhóm mình cần giảng viên góp ý ở điểm nào hoặc có thể gửi một lời cảm ơn tới giảng viên trong email đó. Còn cụ thể về bố cục, tiêu đề mail như thế nào bạn tìm kiếm nguồn đọc thêm hoặc hãy tập viết nhiều email để thấy sự khác bọt bạn nha :'>

Gần đây, mình nhận được email từ các bạn sinh viên về việc mời tham gia hỗ trợ cuộc thi. Nội dung mail viết rất chỉnh chu, chuyên nghiệp nhưng gửi mail lại to, bcc loạn xạ hết cả lên. Mình biết thông tin này các bạn chỉ cần tìm trên mạng là có, nhưng vẫn muốn đề cập trong bài viết này để các bạn hiểu hơn về cách dùng khi gửi email.

Tại môi trường học tập, mình sẽ lấy ví dụ khi bạn gửi email để nộp bài tập nhóm để tương đồng với ví dụ ở trên. Khi gửi: hãy gửi to:giảng viên và cc:các bạn thành viên trong nhóm. Mục đích là để giảng viên dễ dàng xác định được các thành viên trong nhóm bạn là ai và ngược lại, các bạn trong nhóm cũng nắm thông tin là bạn đã nộp bài thành công và theo dõi được những phản hồi của giảng viên về bài làm của nhóm bạn

Tại môi trường doanh nghiệp cũng vậy. Mình lấy ví dụ: Một người nào đó ở team A liên hệ bạn để nhờ bạn hỗ trợ một công việc C nhưng hiện tại nằm ngoài scope of work (phạm vi công việc) của bạn. Bạn trao đổi với Line Manager (Quản lý trực tiếp) của mình và LM đồng ý để bạn hỗ trợ công việc đó, hãy phản hồi email, cc thêm LM của bạn để họ có thể theo dõi quá trình bạn trao đổi và công việc bạn thực hiện.

Cơ bản, hãy nhớ:

- Gửi to: tới người có trách nhiệm chính liên đới tới công việc

- Gửi cc: tới những người liên quan đến công việc, cần nhận thông tin, có thể take action với thông tin đề cập trong nội dung email hoặc không.

- Gửi bcc: tới người có trách nhiệm với thông tin nhận được, nhưng người nhận sẽ không biết mình gửi email tới ai.

Biết viết mail là một chuyện, gửi mail là một chuyện, và gửi mail cá nhân hóa tới nhiều người lại là một chuyện khác nữa. Phần lớn các bạn sinh viên tại trường mà mình tiếp xúc, các bạn ít gửi hoặc không biết đến mail merge (gửi email cá nhân hóa hàng loạt). Nhưng dưới góc độ của mình, nếu là sinh viên đừng dừng lại ở việc viết nội dung mail như thế nào, tiêu đề sao cho chuẩn, hãy trang bị cho mình thêm "đồ chơi" để sử dụng mỗi khi cần.

Khi nhắc đến việc gửi mail cho nhiều người, các bạn sinh viên thường chọn gửi bcc: gửi nhiều người nhưng người nhận không biết mình gửi tới ai, với các đại từ xưng hô được sử dụng một cách đại trà như "bạn", anh/chị". Cái này thì không sai, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn có thể cá nhân hóa email tới người nhận. Thay vì dùng "bạn", anh/chị" hãy dùng tên của họ, như vậy người nhận sẽ cảm thấy mình được tôn trọng hơn và sẽ chú ý hơn khi nhận được email.

Hoặc trong môi trường doanh nghiệp, sẽ có những lúc bạn cần gửi mail cho từng cá nhân nhân viên. Chẳng hạn như một email "welcome" chào đón những nhân viên mới gia nhập công ty bạn. Gửi mail cho 5 người với bạn có thể sẽ tốn thời gian một chút nhưng không vấn đề, nhưng nếu cho 1000-10000 người thì sẽ là một bài toán. Cách giải đơn giản thôi: Hãy học gửi mail merge.

Có nhiều video ở trên mạng, mình gửi bạn một video tham khảo ở đây nha:

Trên là những chia sẻ của mình về việc viết và gửi email muốn gửi tới các bạn học sinh, sinh viên. Mong là các bạn sẽ áp dụng hiệu quả trong học tập cũng như quá trình thực tập của mình nha.

Đọc thêm bài viết về cách dùng email trường của mình tại đây: