Đàm phán hay là chết (Phần 1)

Bạn có bao giờ ghét việc phải trả giá khi mua một món đồ nào đó? Bạn có cảm thấy không thoải mái khi phải đàm phán gay gắt với đối tác những điều khoản trong hợp đồng? Bạn có từng lâm vào tình cảnh cảm thấy mình thiệt thòi khi không được tăng lương hay nhận thưởng đúng với đóng góp của bản thân sau những đợt review cuối năm?
Riêng bản thân mình đều đã trải qua tất cả những điều trên và mình luôn suy nghĩ có cách nào để cải thiện kỹ năng ĐÀM PHÁN (NEGOTIATION) của bản thân hơn không? Mình đã tìm được phần nào tìm được câu trả lời thông qua cuốn sách NEVER SPLIT THE DIFFERENCE: NEGOTIATING AS IF YOUR LIFE DEPENDED ON IT của tác giả CHRIS VOSS.

GIỚI THIỆU VỀ CUỐN SÁCH VÀ TÁC GIẢ


Chris Voss là một cựu nhân viên của FBI chuyên trách mảng đàm phán, giải cứu con tin… Anh có nhiều năm đối mặt, thương thảo với vô vàn những tên tội phạm, khủng bố khét tiếng trên toàn thế giới trong những tình huống căng thẳng nhất khi mà thất bại đồng nghĩa với cái chết của nhiều người vô tội.
Trong một lần ghé thăm khóa học về đàm phán trong kinh doanh của Đại học Havard, bằng cách sử dụng các kỹ thuật và kinh nghiệm đúc kết sau nhiều năm trong lĩnh vực đàm phán, anh đã đánh bại toàn bộ các sinh viên tài năng của Havard (có thể xem là một trong những con người ưu tú nhất của nước Mỹ) trong các buổi giả lập các tình huống.
Từ đó, Chris nhận ra rằng các kỹ thuật được đội ngũ của anh sử dụng vô cùng hiệu quả không chỉ ở trong việc đàm phán với tội phạm mà còn có thể áp dụng trong kinh doanh cũng như tất cả các khía cạnh khác của cuộc sống. Chính vì thế, Chris đã nghiên cứu, hệ thống hóa thành một bộ kỹ năng đàm phán và thành lập nên công ty Tư Vấn The Black Swan Group chuyên tư vấn và đào tạo cho các doanh nghiệp kỹ năng đàm phán.
 Cuốn sách này là tổng hợp những khái niệm tổng quát nhất về cách mà bạn có thể chiến thắng trong mọi cuộc đàm phán có thể xảy ra trong cuộc sống của bạn. Đồng thời, tác giả cũng đưa ra những kỹ thuật mà bạn có thể áp dụng ngay.
Trong quá trình trình bày khái niệm, mình sẽ lồng vào đó các case studies là những câu chuyện người thật việc thật đã sử dụng thành công cái khái niệm này đến từ chính những khách hàng của tác giả.

NGHỆ THUẬT LẮNG NGHE

Giả thuyết chứ không giả định


Đầu tiên, để bắt đầu một cuộc đàm phán, việc bạn cần làm là xóa bỏ tất cả giả định (assumption) ra khỏi suy nghĩ của bạn và chỉ nên đặt ra những giả thuyết (hypothesis) và tìm cách chứng minh những giả thuyết này trong suốt quá trình đàm phán.
Một sai lầm mà những người đám phán hay mắc phải là quá tin vào một giả định sẵn có trong đầu và chỉ luôn suy nghĩ về những giả định này trong suốt quá trình nói chuyện mà không thực sự tập trung vào những gì người đối diện của mình đang nói (không thực sự active listening).
 Chắc hẳn bạn từng trải qua tình huống khi nói chuyện với ai thì bạn không thật sự nghe người ta nói gì mà chỉ chăm chăm suy nghĩ trong đầu những luận điểm theo giả định ban đầu của mình để có thể phản bác lại. Bài học ở đây là bạn phải học cách dừng việc này lại và tập trung 100% vào người đối diện vì những thông tin người ấy đưa ra sẽ có nhiều giá trị hơn những giả định ban đầu của bạn.

Tạo cảm giác an toàn và được lắng nghe


Chính vì giá trị của thông tin, mục tiêu tối quan trọng khi bắt đầu một cuộc đám phán là tạo được cho người đối diện cảm giác an toàn để họ có thể chia sẻ càng nhiều thông tin cho bạn càng tốt.
Những thông tin này sẽ giúp bạn thực sự hiểu người đối diện và mục đích thực sự (underlying needs) của họ khi bước vào cuộc đàm phán này. Nếu bạn không tạo được một không khí chia sẻ và mối quan hệ tin tưởng, tất cả những gì bạn nghe được sẽ chỉ là những gì họ “MUỐN”, chứ không phải những gì họ “CẦN”
Một số phương pháp có thể áp dụng để đối phương có cảm giác được lắng nghe:
  • Nói thật chậm để không tạo cảm giác vội vã, giúp cho đối phương bình tĩnh, thoải mái
  • Sử dụng giọng nói trầm, nhẹ nhàng, ấm áp và xuống giọng ở cuối câu tạo cảm giác mọi chuyện đều đang trong tầm kiểm soát
  • Bắt đầu với “Xin lỗi” / “I’m sorry” để tạo được sự đồng cảm
  • Sử dụng kỹ thuật Mirroring – bắt chước những cử chỉ, cách nói chuyện, từ vựng… của người đối diện. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người có xu hướng tin tưởng những ai có nhiều điểm tương đồng với bản thân. Bạn có thể bắt đầu đơn giản bằng việc lập lại những từ cuối cùng trong câu nói của đối phương
  • Nên im lặng khi cần thiết để đối phương có thời gian suy nghĩ
Case Studies: Cách từ chối khéo nếu sếp của bạn hay bất chợt giao cho bạn những công việc không quan trọng nhưng luôn hối bạn làm gấp.
Sếp: “Em in giúp anh 2 bản copy của toàn bộ hợp đồng với đối tác XXX nhé”
Nhân viên: “Dạ 2 bản copy luôn à anh”
            Sử dụng Mirroring để làm nhẹ câu hỏi: “Ý anh muốn gì?”. Sếp sẽ phải suy nghĩ lại lý do thật sự của việc cần 2 bản
Sếp: “Đúng rồi, một bản cho chúng ta và một bản cho đối tác”
Nhân viên: “Vậy là đối tác yêu cầu một bản và một bản đế chúng ta sử dụng nội bộ à?”
            Tiếp tục sử dụng Mirroring để sếp tiếp tục phải suy nghĩ lại về yêu cầu
Sếp: “Để anh kiểm tra lại với đối tác xem họ có cần không. Thật ra thì họ không có yêu cầu đó. Nhưng nhất định là phải có 1 bảng để chúng ta lưu trữ”
Nhân viên: “Ok anh. Nhờ anh hỏi lại khách hàng nhé. Tiện thể, anh muốn lưu trữ bảng nội bộ ở đâu ạ. Kho lưu trữ của chúng ta hết chỗ rồi”
Sếp: “Ở đâu cũng được”
Nhân viên: “Ở đâu cũng được thật sao?”
            Lại tiếp tục sử dụng Mirroring để buộc sếp phải cân nhắc
Sau một khoản thời gian im lặng suy nghĩ, sếp: “À mà thôi. Em cứ lưu 2 bản digital backups là được”

CẢM XÚC CHÍNH LÀ CHÌA KHÓA

Cảm xúc (emotion) thường được xem là chướng ngại lớn nhất trong quá trình đàm phán. Khi mà cả bạn và đối phương đều bị các cảm xúc xâm chiếm (tức giận, chán nản, lo sợ…) thì tất cả những giải pháp hợp lý, logic được đưa ra đều không còn ý nghĩa gì nữa. Còn người thường hành động theo cảm xúc hơn là lý trí. Để thành công trong quá trình đàm phán, bạn cần sử dụng cảm xúc như là một công cụ (the mean) để có thể nắm quyền kiểm soát cuộc đám phán.

Gọi tên cảm xúc


Để gây ảnh hưởng được đến cảm xúc của đối phương, quan trọng nhất là bạn cần thể hiện được rằng bạn đồng cảm với họ. Đồng cảm yêu cầu bạn phải hiểu được cảm xúc và suy nghĩ của đối phương thông qua những cử chỉ, giọng nói và biểu cảm của họ. Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu như bạn làm được điều mình đã nêu ở trên là tập trung lắng nghe người đối diện.
 Nhưng hiểu thôi là chưa đủ, bạn đồng thời phải thể hiện được điều đó cho đối phương thấy được. Để làm được điều đó thì bạn cần phải gọi tên (label) cảm xúc của người đối diện bằng lời nói. Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:
Có vẻ như anh đang lo lắng về việc mình bị đối xử không công bằng
Tôi thấy được là anh đang sợ việc phải thất bại trong thương vụ này
Qua cách anh nói thì anh đang không tin tôi có thể giúp được cho anh
Đặc biệc đối với những cảm xúc tiêu cực, việc đầu tiên cần làm là gọi tên cảm xúc này và hóa giải nó ngay lập tức. Các ý nghĩ tiêu cực thường có xu hướng khiến cho các cuộc nói chuyện trở nên căng thẳng. Xóa bỏ những cảm xúc này trước khi bước vào thương thảo sẽ giúp mọi chuyện trở nên trơn tru hơn.
Có vẻ như anh đang lo lắng về việc hợp đồng này không được ký kết trong ngày hôm nay sẽ làm chậm tiến độ dự án. Tôi có thể cam đoan với anh rằng tôi sẽ làm mọi cách trong khả năng của mình để chúng ta chốt xong trong hôm nay.
Một khi người đối diện đã nhận thấy bạn đồng cảm và thấu hiểu với họ, họ sẽ mở lòng và tin tưởng bạn hơn trong phần sau của cuộc đám phán.

Tự nhận lỗi về bản thân

Nếu như cảm xúc tiêu cực này hướng đến trực tiếp đến bạn thì một kỹ thuật bạn có thể sử dụng là Accusation Audit – tức là bắt đầu cuộc đàm phán bằng việc tự nhận lỗi và liệt kê tất cả những điều tiêu cực mà đối phương có thể suy nghĩ và nói về bạn.
 Bằng cách này, bạn có thể triệt tiêu tất cả những suy nghĩ tiêu cực của đối phương dành cho mình trước cả khi ý nghĩ đó được hình thành
Xin lỗi. Tôi thật có lỗi vì trễ chuyến bay. Tôi biết là chị sẽ thấy khó chịu vì phải xử lý những trường hợp như tôi nhưng phiền chị xem giúp có thể dời tôi qua một chuyến bay sớm nhất tiếp theo được không
Bằng cách nhận lỗi về bản thân, bạn khiến cho không khí của cuộc đàm phán thân thiện và tích cực hơn. Đối phương sẽ giảm bớt những định kiến tiêu cực về bạn khi họ nhận ra được rằng bạn hiểu được những khó khăn cũng như những suy nghĩ của họ. Khi đó, toàn bộ các bên thao gia đàm phán sẽ không còn tập trung vào những cảm xúc tiêu cực hay những điểm xấu của nhau nữa mà sẽ hướng đến việc làm sao giải quyết vấn đề.
Tôi hiểu được rằng các bạn đang nghĩ mình bị ép giá. Các bạn sẽ nghĩ là chúng tôi là doanh nghiệp lớn đang cố gắng chèn ép các bạn. Tôi hoàn toàn hiểu được điều đó. Nhưng hãy tin rằng cuộc họp hôm nay tôi sẽ làm mọi cách có thể để đưa ra một phương án tốt nhất cho các bạn
(Còn tiếp)
1
792 lượt xem
1
1
1 bình luận