Cẩm nang cho dân PR: Dẫn phóng viên đi công tác

Việc hỗ trợ các phóng viên tham dự những sự kiện/họp báo là phần quen thuộc và không thể thiếu trong công việc của các nhân viên PR. So với các sự kiện họp báo thông thường – kéo dài thường 2-3 tiếng đến một buổi, trong cùng thành phố, những sự kiện được tổ chức ở địa điểm khác – với sự khác biệt không chỉ về quy mô, tính quan trọng, mà lịch trình dài hơi, nhiều hoạt động, ít nhiều cũng sẽ gây cho các bạn nhân sự PR ít nhiều khó khăn, bối rối.

Ở bài viết dưới đây, mình sẽ chia sẻ một số điểm cần lưu ý để các bạn PR chuẩn bị chu đáo hơn cho chuyến đi công tác của mình. Các thông tin được liệt kê là những điều mình quan sát và đâu đó được xếp vào “điểm cộng” trong quá trình công tác, không thay cho bản kế hoạch tổng thể của các bạn. Tuy nhiên, mình tin rằng chính những điều nhỏ như thế sẽ giúp các bạn tạo nhiều thiện cảm với các anh chị, từ đó, trải nghiệm của các anh chị phóng viên đối với chuyến đi nói chung và với cá nhân bạn PR sẽ tốt hơn rất nhiều.

Đây là giai đoạn quan trọng nhất để “break the ice” với các anh chị, nhất là nếu mọi người chưa quen biết nhau. Các bạn PR cần chủ động tạo kết nối, trao đổi thông tin,… tạo sự thoải mái cho mọi người. Tất nhiên, đa phần các anh chị cũng đã quen thuộc với việc công tác này rồi, và đâu đó cũng có “kỹ năng” hòa nhịp cùng nhóm chung, nhưng các bạn cũng cần chủ động và náo nhiệt một chút ở bước đầu này nhé. Nói náo nhiệt nhưng chung quy lại cũng ở một số từ khóa: Chủ động, cập nhật, thông tin, chu đáo, thân thiện, chân thành.

Tạo group chat: Sau khi gửi lời mời và nhận được xác nhận, cần tạo một group chat chung với tất cả anh chị. Mục đích để dễ dàng trao đổi công việc, cập nhật thông tin trước, trong, và sau sự kiện. Platform được chọn cần là nền tảng quen thuộc, hầu như anh chị nào cũng có, nhưng cũng cần cân nhắc đến nơi sắp đến nếu đó là nước ngoài. Ví dụ, nếu đi Trung Quốc thì cần chat qua wechat vì các nền tảng nhắn tin khác ở đây sẽ bị hạn chế; hoặc đa số nước ngoài thì whatsapp rất phổ biến => Có thể dùng nền tảng này.

Check lưu ý cá nhân: Đặc biệt là thông tin về đồ ăn, thức uống: Các anh chị có dị ứng với đồ ăn hay thức uống nào không. Thông tin này có thể được thu thập cùng với các thông tin khác khi đặt vé máy bay, hoặc note riêng sau này, nhưng cần chat riêng để giữ riêng tư cho anh chị. 

Chuẩn bị file thông tin: Đây được xem là file cẩm nang thông tin cho sự kiện trước chuyến đi, gọi là “Pre Departure Kit”. Trong file cần có những thông tin như dưới đây:

Lời chào: Lời chào các anh chị đến với chuyến đi sắp tới, vài lời yêu thương để các anh chị cảm nhận được tình cảm nồng ấm từ chúng ta. Đừng nghĩ nó là “sến” nha. Mình từng ở vị trí agency (viết lời chào) và media (đọc lời chào), và mình xác nhận một lời chào nhẹ nhàng, dễ thương ở ngay những dòng đầu sẽ khiến tâm trạng mình thoải mái và đón nhận chuyến đi hào hứng hơn rất nhiều.Thông tin liên hệ: Tên, đơn vị, số điện thoại, email của nhân sự đại diện brand, agency để đảm bảo khi có vấn đề cần xử lý, anh chị có thông tin để tìm đến kịp thời.Giới thiệu về sự kiện:Thông tin cơ bản: Tên sự kiện, chủ đề, các chủ đề chính.Thông tin về chuyến đi:Lịch trình: Khách sạn (cần có địa chỉ, website, link bản đồ).Chi phí di chuyển, các bữa ăn: Tuy biết là Brand sẽ chi trả nhưng vẫn cần ghi rõ trong file. VD:Tất cả chi phí đi lại, lưu trú, đưa đón và ăn uống trong phạm vi chương trình sẽ do [Brand] chi trả;Hay về chi phí ăn uống:Chi phí tất cả các bữa ăn đã nằm trong lịch trình của chương trình; Các chi phí ăn uống, mua sắm nằm ngoài chương trình sẽ do khách mời tự chi trả.Quy định về trang phục, hình thức liên lạc.Chi tiết chuyến bay: Lưu ý ghi đầy đủ khung thời gian từ lúc bắt đầu di chuyển ra sân bay đến lúc lên sân bay đi về.Thông tin đưa đón sân bay.Lịch trình sự kiện: Chi tiết ngày 1, 2,… làm gì, khi nào, ở đâu. Agenda sự kiện cũng được kết hợp ở trong lịch trình này.Thông tin thêm: Ở phần này, cần note các thông tin cần thiết để anh chị nắm tổng quan khi đến nơi; bao gồm nhưng không giới hạn: Quà lưu niệm, sim sử dụng, ổ cắm điện, tiền tệ, thuế hàng hóa và dịch vụ, di chuyển, thời tiết, địa điểm tham quan (thông tin sơ lược, khoảng cách từ khách sạn, thời điểm đề xuất nên đi, chụp ảnh ở đâu,…), ăn uống và mua sắm.

Sau khi gửi file này cho các anh chị (đừng quên đảm bảo tất cả anh chị đã nhận được bằng cách lấy phản hồi), nên nhắn lại một số thông tin quan trọng như thời tiết, thông tin di chuyển, sim liên hệ, wifi, 4G, vài đặc điểm về văn hóa ở nơi sắp đến,…. Cũng là những thông tin trong file, nhưng việc nhắn lẻ như thế này sẽ tạo cảm giác thân thiện và chu đáo, đồng thời cũng sẽ kích thích việc trao đổi, hỏi đáp của các anh chị.

Sau thời gian làm quen trước đó, ở giai đoạn này, mọi người đã bắt đầu quen thuộc với nhau hơn, và thông tin trao đổi ở giai đoạn này chủ yếu về hành trình, lịch trình, và những hoạt động diễn ra trong sự kiện. Phương tiện giao tiếp chính từ lúc này trở đi chính là group chat được tạo ban đầu. Tuy mọi người đều đã nắm lịch trình và thông tin, nhân sự PR cần nhắc lại và recap trong group những thông tin chính như: 

Nhắc nhở về lịch trình gần nhất: Thời gian, địa điểm, các lưu ý.Trong thời gian diễn ra sự kiện: Gửi thêm thông tin về sản phẩm, các nội dung chủ chốt có liên quan đến thông tin được chia sẻ trong sự kiện (VD: Trong bài chia sẻ của diễn giả có nhắc đến một chiến dịch nổi bật của nhãn hàng, làm case study => Nhân sự PR gửi lại thông tin về chiến dịch đó vào group để phóng viên theo dõi).

Đừng quên gửi lời cảm ơn, tán thưởng kịp thời (VD: “Cảm ơn anh/chị đã mở hàng đặt câu hỏi hôm nay”, hoặc “Câu hỏi vừa rồi insightful quá”).

Chọn những khoảng trống sau sự kiện để trao đổi thêm về bài vở. Hỏi các anh chị về nội dung có thể sử dụng được, có cần thêm thông tin gì không, hoặc thảo luận thêm về hướng đi bài. Đây là lúc quan trọng để chốt trước về mặt nội dung với anh chị, vừa để agency aware được bài vở sắp được sản xuất, vừa để anh chị phóng viên dễ xử lý nội dung hơn, và cũng là cơ hội để chỉnh sửa hướng nội dung kịp thời trước khi sản xuất. 

Ngoài ra, trong quá trình này, người làm PR cũng cần chuẩn bị một số thông tin, fact bên lề, một số câu hỏi,… để phục vụ quá trình giao tiếp với anh chị phóng viên. Nhất là khi mọi người chưa quen nhau nhiều, những câu chuyện tưởng chừng vô thưởng vô phạt, thậm chí nhạt nhẽo, cũng sẽ giúp không khí thoải mái dễ chịu hơn rất nhiều. Đừng lo lắng vì sẽ bị phán xét, các anh chị đều sẽ cởi mở, đón nhận, phản hồi những câu chuyện của mình. Thực tế thì đây là phương án backup, nhưng trong phần lớn trường hợp, các anh chị cũng sẽ tự vun vào câu chuyện và giúp không khí vui vẻ hơn nhiều. Miễn là nhớ một điều: Nhạt nhẽo okay, nhưng cố gắng đừng vô duyên.

Sau sự kiện, nhắn tin cảm ơn anh chị đã dành thời gian tham dự chương trình. Hỏi nhẹ về feedback sau sự kiện để hoàn thiện hơn cho những chuyến đi sau.