Hình ảnh PIER / Getty
Virus Covid-19 đã phá vỡ và sắp xếp lại trật tự vận hành công việc với tốc độ chóng mặt. Trong vòng một tuần, các tổ chức trên mọi lĩnh vực đã phải cho hàng triệu nhân viên về nhà làm việc từ xa. Bất lợi từ việc không có bất kỳ sự chuẩn bị hay lời cảnh báo dưới bất kỳ hình thức nào - các nhà quản lý lần đầu tiên đối mặt với thách thức làm việc hoàn toàn trên công nghệ thực tế ảo.
Làm việc từ xa đưa ra những thách thức về quản lý bản thân trong thời gian cách ly mà không cần sự tương tác trực diện của con người theo cấu trúc điển hình như một ngày làm việc tại văn phòng. Giờ đây, làm việc từ xa lại càng khó khăn hơn khi các nhà quản lý phải kiêm nhiệm việc quản lý một nhóm theo các điều kiện nghiêm ngặt và khó khăn, đặc biệt là khi bạn chưa bao giờ thực hiện việc này trước đây. Nếu nói chính xác hơn, việc này có lẽ ít nhiều khiến chúng ta nản chí trong những ngày đầu tiên.
Điều kiện áp lực, độ chính xác không cao, và cảm giác xa lạ trong tổng thể cách thức vận hành công việc làm cho mọi thứ trì trệ thậm chí còn khó khăn hơn. Theo kết quả quá trình kiểm tra hiệu suất làm việc cho thấy mọi khía cạnh vai trò của người quản lý đều chịu tác động rất lớn từ sự thay đổi đột ngột này. Điều một người quản lý cần làm là đặt lại kỳ vọng về cách thức thực hiện công việc và điều chỉnh phong cách quản lý của bạn trong bối cảnh mới.
Những người quản lý mới cần làm quen với giai đoạn này - ngay cả khi bạn là một nhà quản lý đầy kinh nghiệm cũng cần vài gợi ý hữu ích để ứng phó và vượt qua cách ly mùa dịch bởi rất có thể Covid-19 sẽ làm các doanh nghiệp, cá nhân mất hết tất cả nền tảng làm việc xây dựng từ những ngày đầu. Dưới đây là những đề xuất của tôi nhằm giúp các nhà quản lý tiếp tục học hỏi và mang lại cảm xúc cho nhân viên của bạn.
1. Đặt lại kỳ vọng của bạn. 
Hầu hết mọi người đều đã quen thuộc với khái niệm nhóm làm việc theo hướng tiêu chuẩn xã hội hóa và đồng bộ hóa. Con người làm việc cùng nhau, trong cùng một văn phòng, trong cùng điều kiện làm việc, với cùng một lịch trình làm việc. Trong một môi trường cách ly, các nhà quản lý phải giúp nhóm của họ chuyển ngay sang làm việc từ xa và việc cá nhân hóa không đồng bộ. Bạn sẽ cần đặt lại kỳ vọng về cách hoàn thành công việc, và cho phép các thành viên trong nhóm hoàn thành trách nhiệm theo các điều khoản của riêng họ. Điều này có nghĩa là bạn cần tập trung vào hiệu suất và linh hoạt hơn trong việc quản lý.
2. Giữ liên lạc thường xuyên. 
Sociometric research chứng minh rằng chu kỳ thời gian giao tiếp ngắn hơn sẽ có hiệu quả hơn trong việc xây dựng và duy trì tinh thần làm việc. Đừng để một nhân viên đi nửa ngày mà không đăng ký lịch làm việc, phải đảm bảo rằng bạn và họ luôn giữ liên lạc thường xuyên bằng cách sử dụng tin nhắn qua mạng. Chúng ta thật sự đang đề cập đến truyền thông nội bộ, ở một cấp độ hoàn toàn khác trước đây. Bạn có thể tổ chức một cuộc trò chuyện mỗi ngày, lý tưởng nhất là hình thức video calling, người quản lý đóng vai trò là host của cuộc trò chuyện đó. Hãy đặt kỳ vọng rằng mọi người đều có mặt và không bị phân tâm bởi các tác động môi trường ngoài. 
"Hãy coi giao tiếp là một con đường hai chiều"
Giao tiếp rõ ràng là điều cần thiết để xác nhận sự minh bạch trong thời gian thay đổi cách làm việc nhanh chóng này. Thiết lập và hướng dẫn cách thức để truyền đạt thông tin cho nhân viên và đối tác kinh doanh về các kế hoạch ứng phó với dịch bệnh truyền nhiễm của bạn. Trang web mạng nội bộ đóng vai trò là kênh truy cập uy tín để nhân viên có thể tìm hiểu chính sách và thông tin làm việc tại nhà mùa COVID-19.
Một yếu tố quan trọng không kém trong truyền thông nội bộ là tránh truyền thông sai lệch thông tin và tránh tin giả mạo (An infodemia 'là một sự thừa thãi thông tin, một số thông tin chính xác và một số không phải là điều khiến mọi người khó tìm được nguồn dữ liệu và hướng dẫn đáng tin cậy khi họ cần).
Các nhà quản lý sẽ nhận ra rằng nhân viên sẽ có nhiều mối quan tâm về tác động đối với ngày làm việc tại nhà của họ, và lâu dài hơn là tác động đối với nền kinh tế và công việc của họ. Truyền thông sớm và thường xuyên về tác động của đại dịch đối với doanh nghiệp, những kỳ vọng cho nhân viên, và thiết lập các kênh phản hồi cho những nhân viên có mối quan tâm,...là cách thức góp phần bình ổn những lo lắng mơ hồ của nhân viên trong giai đoạn này. Bản thân người quản lý cần giữ liên lạc với nhân viên và nhân viên cũng thế, họ cũng cần những thông tin cập nhật liên tục để củng cố niềm tin.
3. Hỗ trợ nhân viên học tập nâng cao kiến thức chuyên môn trong thời gian ngắn hạn. 
Việc học tập luôn không có giới hạn, đặc biệt thời gian này chính là lúc thích hợp nhất để nhân viên có thể bổ sung kiến thức vi mô - microlearning (mảng kiến thức nhỏ, cụ thể, tập trung vào một lĩnh vực nhất định). Mỗi ngày, bạn hãy tập trung vào việc chia sẻ các bài học ngắn về một chủ đề từ 5 đến 10 phút. Chúng có thể bao gồm một công cụ mới, yếu tố hành vi hoặc kỹ năng cụ thể. Việc cung cấp xoay vòng các bài học này giữa các thành viên trong nhóm và cho phép họ xác định các chủ đề mà họ quan tâm để đào tạo là điều nên quan tâm hơm cả. Bạn có thể yêu cầu một thành viên khác trong nhóm tìm hiểu bài học và dẫn dắt một cuộc thảo luận ngắn về mức độ ứng dụng, sự liên quan và ý nghĩa những gì mọi người đã học.
4. Chỉ định một cá nhân đồng cấp để hỗ trợ lẫn nhau trong việc quản lý. 
Giải quyết tất cả vấn đề phát sinh trong giai đoạn khó khăn này cộng thêm việc tự thích ứng với thách thức quản lý mới sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt năng lượng của các nhà quản lý. Để giảm bớt áp lực đó, hãy xếp các thành viên thành từng nhóm và chỉ định một người làm trưởng nhóm hoặc quản lý hộ. Mô hình lãnh đạo phân cụm này tạo ra lớp thứ hai hỗ trợ lẫn nhau và tăng tương tác đội nhóm giúp chống lại sự cô lập về cảm xúc. Mỗi ngày, những quản lý hộ này kiểm tra và đánh giá tổng thể ở phương diện tích cực làm việc và mức độ hạnh phúc với công việc. Nếu mọi người vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ của mình, quản lý hộ có thể cung cấp cho họ một số hướng dẫn hữu ích. Tổng hợp lại tất cả các báo cáo của trưởng nhóm/quản lý hộ, các nhà quản lý có thể gián tiếp theo dõi tiến độ làm việc của bộ phận mình phụ trách.
5. Dùng giai điệu và giọng nói để phản hồi như khi làm việc trực tiếp. 
Thật khó để hiểu ý nghĩa những tín hiệu cảm xúc của mọi người khi bạn không ở cùng một không gian làm việc. Thay vì dựa vào các báo cáo dữ liệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ cơ thể, giờ đây bạn phải dựa vào các chỉ số ủy thác khác như văn bản, giọng nói và giao tiếp video. Hãy chú ý đến các yếu tố: cách thức giao tiếp trong giọng điệu văn bản; tốc độ, âm lượng, cao độ và sự biến hóa trong giao tiếp thoại; và bất kỳ cử chỉ vật lý trong giao tiếp video. Nếu bạn hiểu rõ nhân viên của mình, những thay đổi trong các yếu tố này sẽ giúp bạn sớm xác định rằng thành viên đó có thể cần một số hỗ trợ bổ sung.
6. Tạo tiền đề lạc quan và rút cạn sự sợ hãi của nhóm làm việc. 
Làm việc với một người lạc quan, những người còn lại cũng rất dễ ảnh hưởng sự lạc quan đó. Các nhà lãnh đạo thể hiện sự hy vọng và tự tin có khả năng tốt hơn để giúp các thành viên trong nhóm của họ tìm thấy ý nghĩa và mục đích công việc trong tương lai, đặc biệt là trong điều kiện làm việc căng thẳng. Và đừng quên sử dụng sự hài hước như một van cứu trợ. Nên nhớ rằng thay vì lo sợ đóng băng sáng kiến, hãy gắn kết sự sáng tạo và mang lại sự tuân thủ thay vì cam kết. Cuối cùng, hãy xem xét rằng các ràng buộc thường là yếu tố cho phép thúc đẩy sự đổi mới. 
7. Luôn cập nhật ngay cả khi không có thông tin mới. 
Sự không chắc chắn vô hình gây ra những lo lắng. Bạn càng giao tiếp và chia sẻ, khoảng trống thông tin trong nhóm của bạn càng nhỏ. Hãy duy trì việc giao tiếp thường xuyên ngay cả khi bạn không có thông tin mới để chia sẻ. Duy trì tính minh bạch thông qua một cuộc khủng hoảng với các thông tin mới được cập nhật thường xuyên là biểu hiện cuối cùng của đức tin tốt, sự đồng cảm và mối quan tâm thực sự cho nhóm của bạn.
8. Liên tục đánh giá mức độ căng thẳng và mức độ tham gia. 
Ngay từ đầu, hãy xác định rõ với các thành viên trong nhóm của bạn rằng mối quan tâm chính của bạn là hạnh phúc của họ. Dành thời gian để theo dõi sự tham gia của họ bằng cách định kỳ hỏi mỗi thành viên trong nhóm hai câu hỏi nhanh. Đầu tiên, trên thang điểm từ 0 đến 10, hãy đánh giá mức độ căng thẳng mà họ hiện đang cảm thấy. Thứ hai, sử dụng cùng một tỷ lệ, đánh giá mức độ tham gia tổng thể của các thành viên trong nhóm. Cảm giác trực quan hoặc ấn tượng của bạn về cá nhân đó có thể sai, vì vậy việc đánh giá mức độ nầ có tác dụng như một phản ứng định lượng (là điều tra thực nghiệm có hệ thống về các hiện tượng quan sát được qua số liệu thống kê, toán học hoặc số hoặc kỹ thuật vi tính).
Con người luôn khao khát trở thành  những sinh vật xã hội cấp cao. Điều quan trọng nhất ( ngay cả trong điều kiện cách ly) bao gồm vấn đề: an toàn tâm lý, an toàn để học hỏi, an toàn để đóng góp và an toàn để thách thức hiện trạng - những thứ mà các thành viên trong nhóm của bạn đều mong nhận được tất cả mà không sợ bị xấu hổ, bị gạt ra bên lề, hoặc bị trừng phạt theo cách nào đó. Khi bạn tạo ra và duy trì các điều kiện này, bạn cho phép nhân viên của mình tiếp tục thực hiện và đóng góp, và có lẽ, quan trọng nhất là vào thời điểm như thế này, bạn thừa nhận đức tính tốt đẹp của họ.
COVID-19 sẽ thay đổi tương lai của công việc như thế nào?
Không thể dự đoán được những tác động lâu dài của sự thay đổi lớn, đột ngột ngày nay đối với bài toán làm việc từ xa, nhưng một vài kết quả khác vẫn có thể xảy ra. Một là các nhân viên và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ mở rộng tầm nhìn về giá trị có tìm ẩn nào đó khi mỗi cá nhân có quyền tự do làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào. Có thể đó là nơi có ý nghĩa nhất, ở nhà riêng trong một khoảng thời gian kéo dài. Tuy nhiên, có vẻ như chúng ta sẽ thật sự tìm ra hướng đi mới, đúng đắn từ thời kỳ này. Ngay chính cả sự khao khát được tương tác trực diện cũng sắp bị bỏ lỡ, thay vào đó là dung nạp thêm sự hiểu biết rộng hơn về cách không gian vật lý ảnh hưởng đến cách chúng ta cảm nhận và làm việc mỗi ngày. Các nhà quản lý chiến lược kinh doanh sẽ có một vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong việc định hình tương lai của các địa điểm và không gian nơi chúng ta có thể cùng nhau kết nối, làm việc hiệu quả và được truyền cảm hứng.
Chuyển ngữ và tổng hợp: Hoàng Thy